归档文件整理规则
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永久 2004年 机关党委 办公室 人事处 法规 处 ……
长期 2004年 机关党委 办公室 人事处 法规 处 ……
短期 2004年 机关党委 办公室 人事处 法规 处 ……
②按问题排列
二、传统立卷文书档案整理
一、分类 采用“保管期限－年度－问题”分类法 二、组卷 1、卷内文件材料齐全完整 2、保持卷内文件材料之间的有机联系 3、卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用 三、卷内文件材料的排列 四、卷内文件的编号
永久
1.2 大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办 理结果，简报，快报
永久
1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程形成的文件，小组会议记录、
会议服务机构的计划、总结等文件材料
30年
1.3 讨论未通过的文件
10年
2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、 工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常委 会、办公会议的文件材料
委
）
会办 议公
会 议
厅 、 局 务
部 、 委 、 办
二是要注意文种。党组（党委）会议、办公会议、厅（局）务会议，形 成的文件主要有会议记录和会议纪要。会议记录和会议纪要是两个文种， 保管期限一致，但在归档时应作为两份文件整理归档，很多单位把会议 记录与会议纪要合二为一，即将两份作为一份文件合并整理归档，这种 做法不可取。这一点请在实际工作中要引起注意。
七、归档文件的排列
㈠事由原则
即同一事由的相关文件应当排列在一起。
通过界定“事由”使密切相关、参照性强的文件从 实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目 内归档案文件之间的有机联系，方便检索利用。
㈡排列方法
⒈同一事由内的归档文件排列
⒉不同事由的归档文件排列
不同事由的归档文件排列可采取按不同事由形成时 间的先后顺序、事由的重要程度、事由具有共同属 性分别集中等三种方法的一种进行排列。
传统立卷文书档案整理
五、填写卷内目录 六、填写备考表 七、案卷排列 八、填写案卷封皮及脊背 九、案卷及卷内文件的装订 十、编制案卷目录 十一、档号
文书档案保管期限表条款解读
1 本级党的代表大会（含纪检）、人民代表大会、政治协商会议，工会、 共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨 论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
4.3 小组会议记录（如有就归）
10年
5 机关联合召开会议的文件材料
所谓联合会议，是指由两个或两个以上单位联合召开的会议。如《贵州省 社区档案工作会议》由贵州省档案局与贵州省民政厅联合召开的会议。又 如《贵州省农业农村档案工作会议》是由贵州省档案局与贵州省农业厅联 合召开的会议。联合会议通常由主办单位和协办单位组成。会议形成的文 件，在主办、协办单位中的保管期限是不同的，这与过去老的保管期限表 对会议文件保管期限划分是有区别的，请各单位引起注意。
第一讲：文书档案管理 《归档文件整理规则》讲座
一、适用范围
适用于各级机关、团体、企业、事业单位和其他社 会组织
必须是采用计算机管理档案的单位
二、归档文件整理的组织工作 ㈠确定整理工作环节 整理工作环节一般有集中式、分散式、集中与分散 结合式。 ㈡重视归档文件的平时积累 ㈢建立相关制度 ㈣整理工作的指导、监督
㈡档案盒封面、脊背、备考表填写 ⒈封面的填写
（全宗名称）
⒉脊背的填写
全宗号 年度 保管期限 机构（问题）
起室
止
件 号
馆
盒号
㈢备考表
备考表
盒内文件情况说明
整理人： 检查人：
年月日
事由共同属性分别集中排列方法就是按照内设机构或问 题集中排列。
①按内设机构排列
例：分类方案采用“保管期限 — 年度分类法” ，排列 时就应该是：
五、归档文件的整理单位与装订 ㈠整理单位 整理单位应为“自然件”（即单份文 件） ⒈文件正本与不同稿本 ⒉正文与附件 ⒊正文与文件处理单 ⒋原件与复制件 ⒌转发文与被转发文 ⒍报表、名册、图册 ⒎来文与复文
㈡文件的装订 ⒈件内排序 ⒉装订
六、归档文件的分类
《规则》中规定：年度分类法和保管期限分类法是 复式分类法的必选项，机构（问题）分类法是选择 项。
16mm
㈢盖章位置 ㈣归档章的填写方法
九、归档文件的编目 ㈠归档文件目录的项目 ㈡归档文件目录的格式
归档文件目录
件号 责任者 文号
题名
日期 页数 备注
目录封面
归档文件目录
全宗名称： 年 度： 保管期限： 机构（问题）：
十、归档文件的装盒
㈠装盒要求
装盒时，应按分类方案将不同类别的归档文件装入 不同的档案盒。即不同形成年度的归档文件不应放 入同一档案盒，不同保管期限的归档文件不应放入 同一档案盒，分机构（问题）的情况下，不同机构 （问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、 参加人员名册
永久
2.2 讨论未通过的文件
10年
3 本级机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会议的会议纪 要、会议记录 永久
本条规定应当注意两点：一是会议的种类。在一个机关的核心会 议主要三种，即：
会议种类
党
会
组 （
议党
三、《规则》中的基本概念
㈠归档文件
指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应 作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
㈡归档文件整理
指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、 编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
四、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用
4 本机关召开的工作会议、专题（专业）会议的文件材料
如贵州省档案局每年度召开的《全省档案工作局馆长会议》属于工作会 议，而《档案管理模式改革会议》、《全省农业农村档案工作会议》、 《全省社区档案工作会议》等等属于专题会议。尤其是专题（专业）会议 种类很多，应当注意把握好。这里所说的专题（专业）会议是指带有全局 性质的，即涉及本行政区域内事务的，非指本机关内设机构就某个问题所 召开的会议。各种研论会可参照专业(专题)会议执行。
⒊会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案 件材料等成套性文件可集中排列。这实际上也是事 由原则的一种体现。
八、归档文件的编号 ㈠编号项目 ⒈全宗号 ⒉年度 ⒊保管期限 ⒋机构（问题） ⒌室编件号 ⒍馆编件号
㈡归档章格式
15mm
8mm
全宗号
年度 室编件号
源自文库
机构 （问题） 保管期限 馆编件号
45mm
长期 2004年 机关党委 办公室 人事处 法规 处 ……
短期 2004年 机关党委 办公室 人事处 法规 处 ……
②按问题排列
二、传统立卷文书档案整理
一、分类 采用“保管期限－年度－问题”分类法 二、组卷 1、卷内文件材料齐全完整 2、保持卷内文件材料之间的有机联系 3、卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用 三、卷内文件材料的排列 四、卷内文件的编号
永久
1.2 大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办 理结果，简报，快报
永久
1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程形成的文件，小组会议记录、
会议服务机构的计划、总结等文件材料
30年
1.3 讨论未通过的文件
10年
2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、 工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常委 会、办公会议的文件材料
委
）
会办 议公
会 议
厅 、 局 务
部 、 委 、 办
二是要注意文种。党组（党委）会议、办公会议、厅（局）务会议，形 成的文件主要有会议记录和会议纪要。会议记录和会议纪要是两个文种， 保管期限一致，但在归档时应作为两份文件整理归档，很多单位把会议 记录与会议纪要合二为一，即将两份作为一份文件合并整理归档，这种 做法不可取。这一点请在实际工作中要引起注意。
七、归档文件的排列
㈠事由原则
即同一事由的相关文件应当排列在一起。
通过界定“事由”使密切相关、参照性强的文件从 实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目 内归档案文件之间的有机联系，方便检索利用。
㈡排列方法
⒈同一事由内的归档文件排列
⒉不同事由的归档文件排列
不同事由的归档文件排列可采取按不同事由形成时 间的先后顺序、事由的重要程度、事由具有共同属 性分别集中等三种方法的一种进行排列。
传统立卷文书档案整理
五、填写卷内目录 六、填写备考表 七、案卷排列 八、填写案卷封皮及脊背 九、案卷及卷内文件的装订 十、编制案卷目录 十一、档号
文书档案保管期限表条款解读
1 本级党的代表大会（含纪检）、人民代表大会、政治协商会议，工会、 共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨 论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
4.3 小组会议记录（如有就归）
10年
5 机关联合召开会议的文件材料
所谓联合会议，是指由两个或两个以上单位联合召开的会议。如《贵州省 社区档案工作会议》由贵州省档案局与贵州省民政厅联合召开的会议。又 如《贵州省农业农村档案工作会议》是由贵州省档案局与贵州省农业厅联 合召开的会议。联合会议通常由主办单位和协办单位组成。会议形成的文 件，在主办、协办单位中的保管期限是不同的，这与过去老的保管期限表 对会议文件保管期限划分是有区别的，请各单位引起注意。
第一讲：文书档案管理 《归档文件整理规则》讲座
一、适用范围
适用于各级机关、团体、企业、事业单位和其他社 会组织
必须是采用计算机管理档案的单位
二、归档文件整理的组织工作 ㈠确定整理工作环节 整理工作环节一般有集中式、分散式、集中与分散 结合式。 ㈡重视归档文件的平时积累 ㈢建立相关制度 ㈣整理工作的指导、监督
㈡档案盒封面、脊背、备考表填写 ⒈封面的填写
（全宗名称）
⒉脊背的填写
全宗号 年度 保管期限 机构（问题）
起室
止
件 号
馆
盒号
㈢备考表
备考表
盒内文件情况说明
整理人： 检查人：
年月日
事由共同属性分别集中排列方法就是按照内设机构或问 题集中排列。
①按内设机构排列
例：分类方案采用“保管期限 — 年度分类法” ，排列 时就应该是：
五、归档文件的整理单位与装订 ㈠整理单位 整理单位应为“自然件”（即单份文 件） ⒈文件正本与不同稿本 ⒉正文与附件 ⒊正文与文件处理单 ⒋原件与复制件 ⒌转发文与被转发文 ⒍报表、名册、图册 ⒎来文与复文
㈡文件的装订 ⒈件内排序 ⒉装订
六、归档文件的分类
《规则》中规定：年度分类法和保管期限分类法是 复式分类法的必选项，机构（问题）分类法是选择 项。
16mm
㈢盖章位置 ㈣归档章的填写方法
九、归档文件的编目 ㈠归档文件目录的项目 ㈡归档文件目录的格式
归档文件目录
件号 责任者 文号
题名
日期 页数 备注
目录封面
归档文件目录
全宗名称： 年 度： 保管期限： 机构（问题）：
十、归档文件的装盒
㈠装盒要求
装盒时，应按分类方案将不同类别的归档文件装入 不同的档案盒。即不同形成年度的归档文件不应放 入同一档案盒，不同保管期限的归档文件不应放入 同一档案盒，分机构（问题）的情况下，不同机构 （问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、 参加人员名册
永久
2.2 讨论未通过的文件
10年
3 本级机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会议的会议纪 要、会议记录 永久
本条规定应当注意两点：一是会议的种类。在一个机关的核心会 议主要三种，即：
会议种类
党
会
组 （
议党
三、《规则》中的基本概念
㈠归档文件
指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应 作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
㈡归档文件整理
指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、 编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
四、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用
4 本机关召开的工作会议、专题（专业）会议的文件材料
如贵州省档案局每年度召开的《全省档案工作局馆长会议》属于工作会 议，而《档案管理模式改革会议》、《全省农业农村档案工作会议》、 《全省社区档案工作会议》等等属于专题会议。尤其是专题（专业）会议 种类很多，应当注意把握好。这里所说的专题（专业）会议是指带有全局 性质的，即涉及本行政区域内事务的，非指本机关内设机构就某个问题所 召开的会议。各种研论会可参照专业(专题)会议执行。
⒊会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案 件材料等成套性文件可集中排列。这实际上也是事 由原则的一种体现。
八、归档文件的编号 ㈠编号项目 ⒈全宗号 ⒉年度 ⒊保管期限 ⒋机构（问题） ⒌室编件号 ⒍馆编件号
㈡归档章格式
15mm
8mm
全宗号
年度 室编件号
源自文库
机构 （问题） 保管期限 馆编件号
45mm