归档文件整理规则
2归档文件整理规则
2归档文件整理规则一、文件分类标准1.按文件类型分类：将文件按照种类分类，例如合同、报告、会议纪要、项目文件等。
2.按时间先后分类：将文件按照时间顺序分类，例如年度文件、季度文件、月度文件等。
3.按项目或部门分类：将文件按照项目或部门进行分类，例如销售项目文件、行政部门文件等。
4.按重要性分类：将文件按照重要性或紧急程度进行分类，例如重要文件、一般文件、临时文件等。
二、文件整理步骤2.命名文件夹：对每个文件夹进行命名，应使用简洁明了的名称，便于识别和查找。
3.清理文件：将文件整理到相应的文件夹中，同时删除重复或无用的文件，保持文件夹的整洁和干净。
4.整齐摆放文件：将文件夹中的文件按照一定的顺序进行整齐摆放，例如按照字母顺序、数字顺序或时间顺序等。
5.文件记录：建立文件索引或目录，记录每个文件夹的名称和内容，方便查找和管理。
6.定期检查和更新：定期检查文件夹中的文件，删除过期或无用的文件，更新文件夹的内容和顺序。
三、文件存放和保管1.选择合适的文件柜或文件夹：选择适合存放文件的文件柜或文件夹，根据需要选择不同大小和类型的存储设备。
3.定期整理和清理：定期整理文件柜或文件夹，清理过期或无用的文件，保持整洁和有序。
四、文件查找和检索1.使用文件索引或目录：根据文件索引或目录，快速查找和检索需要的文件。
2.标记文件位置：对常用或重要文件进行标记，以便快速找到和使用。
3.使用文件夹颜色分类：根据文件夹的颜色进行分类，例如红色代表紧急文件，蓝色代表一般文件等。
4.使用电子文档管理系统：如果条件允许，可以使用电子文档管理系统进行文件的存储和检索，提高工作效率。
五、文件保密和备份1.文件保密：对涉及机密或敏感信息的文件，应采取相应的措施进行保密，例如加密、权限设置等。
2.文件备份：定期对重要文件进行备份，以防文件丢失或损坏导致数据丢失。
以上是一个简要的归档文件整理规则，具体的整理方法可根据实际需要进行调整和完善。
归档文件整理规则
• 归档文件整理:是指立档单位在其职能活 动中形成并办理完毕、应作为文书档案 保存的各种纸质文件材料，以件为单位， 进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
• 以件为单位整理：按照文件材料形成和 处理的基本单位进行整理。其基本保管 单位是“件”。
整理原则
• 遵循文件材料的形成规律，保持文件之 间的有机联系；
归档文件目录封面
归 档 文 件 目 录
全宗名称:泰州市教育局 年 度：2011 保管期限：永久 机 构：办公室
八、装盒
• 不同年度形成的归档文件不得放入同一 档案盒（请示与批复、跨年度召开的会 议等文件除外） • 不同保管期限的归档文件 • 不同机构（问题）的归档文件 • 根据文件的厚度选择厚度适宜的档案盒， 最好使用同一尺寸 • 备考表 卷内备考表.doc
五、排列
• 归档文件的排列就是将同一年度、同一类别、 同一保管期限内的文件材料按照成文日期先后 顺序进行排列。
• “事由”原则。事由是指一件具体的事，或一 个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。
• 由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用 将其排在同一年度、同一类别、同一保管期限 的最后，并在备考表中加以说明。
•谢谢大家！
全宗号 年度 室编 件号
总页数 • • • • • 1、全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的可以暂时不填。
2、年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○九年表示为“2009”，不能简化为“09”。 3、室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从"１"开始逐件编 号，不同类目不能混合编号。 4、保管期限：归档文件保管期限统一为“永久”、“30年”、“10年"标识。 5、机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；按问题分类的，用中文 填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的"问题"可以填写原大类代号。 6、馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。
归档文件整理规则
归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。
8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则
附件黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则第一章总则第一条为规范归档文件的整理方法，加强档案基础业务建设，提高全省档案工作标准化、规范化、信息化水平，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），结合我省实际，制定本细则。
第二条本细则适用于黑龙江省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理，其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
第二章术语和定义第三条本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
第四条本细则所称归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
第五条本细则所称件是归档文件的整理单位。
第六条本细则所称档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
第三章整理原则第七条本细则规定作为文书档案保存的归档文件整理工作要符合“简化整理、深化检索”的原则。
第八条归档文件收集应齐全完整，保管期限划分应客观准确。
各立档单位按照国家档案局的相关要求，结合本单位职能和各部门工作实际，及时修订完善本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报送同级档案行政管理部门审查同意后执行。
第九条归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
第十条归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
第十一条归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
第十二条归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四章整理的一般要求第十三条组件（件的组织）（一）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件，法律法规等重要文件的历次修改稿数量多的，可各为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；未装订、式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件。
归档文件整理规则具体操作指南课件
3、用铅笔、圆珠笔抄与或者字迹模糊不清 的文件定稿，应退回文件撰写部门重新 抄写后再收。
4.签发手续不全和张 残缺的文件材料应补 齐后再收。
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（一）是做好归档文件登记、收 集工作。
5、正文和附件要同时收。 6.文件处理单要同文件一起收。 7、请示与批复要收齐。口头、电话
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1.整理单位“件”的确定
❖ （一）、文件正本与不同稿本。
❖
同一文件除正本外, 在撰写、印刷过程中
形成的不同稿本, 包括历次修改稿、讨论稿、征
❖ 求意见稿、定稿等, 也可能需要留存。一般来
❖ 说, 文件的正本与定稿为一件, 但定稿过厚不
❖ 易装订的, 也可单独作为一件；重要文件（如
❖ 法律法规等）须保留历次修改稿的, 其正本与
信访工作材料;
本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;
本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;
本单位外事活动中形成的文件材料位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件;
下级单位报送的法规性备案文件等.
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4.相关文件
普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等.
料。
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2.收集应注意的问题
数量: （1）归档文件材料一般为一份，重要
的、利用频繁的和有特殊需要的可适 当增加份数；---指发文需2套 （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸质文 件一并归档。
归档文件整理规则
归档文件整理规则一、文件分类文件分类是指将文件按照一定的标准和原则进行归纳和划分。
常见的文件分类方式有按照文件类型、主题、年份等进行分类。
1.按照文件类型分类将文件分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案等不同类型，方便查找和管理。
2.按照主题分类将文件按照具体的业务主题或项目来分类，如市场营销、研发项目、客户关系等。
3.按照年份分类将文件按照年份进行分类，方便对历史资料和档案进行归纳和查阅。
二、文件整理文件整理是指对文件进行规范的排列和整理，确保档案的整齐、清晰和易于管理。
1.文件编号为每个文件分配唯一的编号，方便快速查找和追溯。
编号规则可以包括文件类型、时间和序号等元素。
2.文件封面为每个文件制作封面，标明文件编号、标题、起草单位、起草日期等重要信息。
3.文件内部排列按照时间顺序和文件编号将文件依次排列，确保文件之间的逻辑顺序和完整性。
三、文件存档文件存档是指将已整理好的文件进行归档和存储，以确保文件的安全和长期可存取。
1.档案室设置建立专门的档案室，并配备相应的存储设施，如文件架、文件盒等。
2.档案柜管理为每个文件类型或主题分配特定的档案柜，并标明相应的分类和编号规则。
3.档案盒标识四、文件管理文件管理是指对归档文件进行监管和维护，以确保文件的保存、归档和使用的合规性和有效性。
1.档案借阅制度制定档案借阅的规程和流程，包括借阅申请、批准、登记和归还等环节。
2.档案定期检查定期对档案进行检查和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。
3.档案保密措施对涉密文件进行特殊管理，确保档案的保密性和安全性。
4.档案销毁规定确定档案销毁的标准和条件，包括文件保存期限、销毁申请、审核和执行等环节。
综上所述，归档文件整理规则是一个系统的文件管理体系，通过文件分类、整理、存档和管理四个方面的手段和方法，实现对文件的规范、有效和安全的管理。
只有建立科学的文件整理规则，才能提高档案管理的效率和准确性，减少工作的复杂度和出错的可能性。
《归档文件整理规则》
五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹，每个活动再建立一 个文件夹，标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
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2、档案排列：先排文书档案，可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架， 这种排架方法的优点是不用倒架，节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法，即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列，每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
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6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
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三、数码照片的整理
１、鉴定：归档的数码照片原则上为原件， 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
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装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说，采用左上角装订 的，应将左上角对齐；采用左侧装订 的，应将左下角对齐。
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装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
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4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
4.3 小组会议记录（如有就归）
10年，是指由两个或两个以上单位联合召开的会议。如《贵州省 社区档案工作会议》由贵州省档案局与贵州省民政厅联合召开的会议。又 如《贵州省农业农村档案工作会议》是由贵州省档案局与贵州省农业厅联 合召开的会议。联合会议通常由主办单位和协办单位组成。会议形成的文 件，在主办、协办单位中的保管期限是不同的，这与过去老的保管期限表 对会议文件保管期限划分是有区别的，请各单位引起注意。
传统立卷文书档案整理
五、填写卷内目录 六、填写备考表 七、案卷排列 八、填写案卷封皮及脊背 九、案卷及卷内文件的装订 十、编制案卷目录 十一、档号
文书档案保管期限表条款解读
1 本级党的代表大会（含纪检）、人民代表大会、政治协商会议，工会、 共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨 论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料
永久
1.2 大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办 理结果，简报，快报
永久
1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程形成的文件，小组会议记录、
会议服务机构的计划、总结等文件材料
30年
1.3 讨论未通过的文件
10年
2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、 工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常委 会、办公会议的文件材料
永久 2004年 机关党委 办公室 人事处 法规 处 ……
长期 2004年 机关党委 办公室 人事处 法规 处 ……
短期 2004年 机关党委 办公室 人事处 法规 处 ……
②按问题排列
二、传统立卷文书档案整理
一、分类 采用“保管期限－年度－问题”分类法 二、组卷 1、卷内文件材料齐全完整 2、保持卷内文件材料之间的有机联系 3、卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用 三、卷内文件材料的排列 四、卷内文件的编号
⒊会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案 件材料等成套性文件可集中排列。这实际上也是事 由原则的一种体现。
八、归档文件的编号 ㈠编号项目 ⒈全宗号 ⒉年度 ⒊保管期限 ⒋机构（问题） ⒌室编件号 ⒍馆编件号
㈡归档章格式
15mm
8mm
全宗号
年度 室编件号
机构 （问题） 保管期限 馆编件号
45mm
五、归档文件的整理单位与装订 ㈠整理单位 整理单位应为“自然件”（即单份文 件） ⒈文件正本与不同稿本 ⒉正文与附件 ⒊正文与文件处理单 ⒋原件与复制件 ⒌转发文与被转发文 ⒍报表、名册、图册 ⒎来文与复文
㈡文件的装订 ⒈件内排序 ⒉装订
六、归档文件的分类
《规则》中规定：年度分类法和保管期限分类法是 复式分类法的必选项，机构（问题）分类法是选择 项。
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、 参加人员名册
永久
2.2 讨论未通过的文件
10年
3 本级机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会议的会议纪 要、会议记录 永久
本条规定应当注意两点：一是会议的种类。在一个机关的核心会 议主要三种，即：
会议种类
党
会
组 （
议党
第一讲：文书档案管理 《归档文件整理规则》讲座
一、适用范围
适用于各级机关、团体、企业、事业单位和其他社 会组织
必须是采用计算机管理档案的单位
二、归档文件整理的组织工作 ㈠确定整理工作环节 整理工作环节一般有集中式、分散式、集中与分散 结合式。 ㈡重视归档文件的平时积累 ㈢建立相关制度 ㈣整理工作的指导、监督
委
）
会办 议公
会 议
厅 、 局 务
部 、 委 、 办
二是要注意文种。党组（党委）会议、办公会议、厅（局）务会议，形 成的文件主要有会议记录和会议纪要。会议记录和会议纪要是两个文种， 保管期限一致，但在归档时应作为两份文件整理归档，很多单位把会议 记录与会议纪要合二为一，即将两份作为一份文件合并整理归档，这种 做法不可取。这一点请在实际工作中要引起注意。
4 本机关召开的工作会议、专题（专业）会议的文件材料
如贵州省档案局每年度召开的《全省档案工作局馆长会议》属于工作会 议，而《档案管理模式改革会议》、《全省农业农村档案工作会议》、 《全省社区档案工作会议》等等属于专题会议。尤其是专题（专业）会议 种类很多，应当注意把握好。这里所说的专题（专业）会议是指带有全局 性质的，即涉及本行政区域内事务的，非指本机关内设机构就某个问题所 召开的会议。各种研论会可参照专业(专题)会议执行。
㈡档案盒封面、脊背、备考表填写 ⒈封面的填写
（全宗名称）
⒉脊背的填写
全宗号 年度 保管期限 机构（问题）
起室
止
件 号
馆
盒号
㈢备考表
备考表
盒内文件情况说明
整理人： 检查人：
年月日
事由共同属性分别集中排列方法就是按照内设机构或问 题集中排列。
①按内设机构排列
例：分类方案采用“保管期限 — 年度分类法” ，排列 时就应该是：
三、《规则》中的基本概念
㈠归档文件
指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应 作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
㈡归档文件整理
指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、 编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
四、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用
七、归档文件的排列
㈠事由原则
即同一事由的相关文件应当排列在一起。
通过界定“事由”使密切相关、参照性强的文件从 实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目 内归档案文件之间的有机联系，方便检索利用。
㈡排列方法
⒈同一事由内的归档文件排列
⒉不同事由的归档文件排列
不同事由的归档文件排列可采取按不同事由形成时 间的先后顺序、事由的重要程度、事由具有共同属 性分别集中等三种方法的一种进行排列。
16mm
㈢盖章位置 ㈣归档章的填写方法
九、归档文件的编目 ㈠归档文件目录的项目 ㈡归档文件目录的格式
归档文件目录
件号 责任者 文号
题名
日期 页数 备注
目录封面
归档文件目录
全宗名称： 年 度： 保管期限： 机构（问题）：
十、归档文件的装盒
㈠装盒要求
装盒时，应按分类方案将不同类别的归档文件装入 不同的档案盒。即不同形成年度的归档文件不应放 入同一档案盒，不同保管期限的归档文件不应放入 同一档案盒，分机构（问题）的情况下，不同机构 （问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。