公司文件管理制度

文件编号：生效时间：

修订时间：总页数：

拟定部门：签发：

公司文件管理制度

一、总则

1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

3、公司文件由办公室统一管理和存档。

一、文件的分类

1、外收文：公司从外部接收的政府文件。

2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。

三、内行文的管理

1、内行文的范围：

凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

2、内行文的编号

各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份（见附件一《编号规则》）。

3、格式要求（附件二）

⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。

⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“（）”括起。

⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。

⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。

⑸、正文使用小四或四号宋体，行间距1.5倍。

⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。

⑺、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。

注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。

4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。

5、内行文发文流程

⑴、起草人→部门负责人（审核）→办公室（审核）→分管领导（审核）→总经理（签发）→办公室（存档发放）

⑵、说明

a、各部门如需发文，赢事先向办公室申请编号并填写《内行文审批

单》（见附件三）。

b、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。

c、文件由总经理签发。

d、文件由办公室统一发放并在《文件收发记录》上登记（见附件四）。

e、办公室负责流转。

f、办公室负责督办并定期组织评估和修订。

四、外收文的管理

1、外发文的接收

⑴、凡邮寄公司的文件（领导亲启的除外）均由办公室登记签收。

⑵、公司上级主管部门发布的相关信息资料由办公室统一整理并发布。

⑶、各部门接收的函件一律先交至办公室编号并存档。

⑷、公司外出人员开会带回的文件应及时送交办公室鉴别，对有价值的由办公室编号并存档。

2、外收文的管理

⑴、办公室根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写《外收文流转单》（见附件五），分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。

⑵、一般函、电等，由办公室直接分转处理。

⑶、如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室负责督办。

3、外收文的归档按《档案管理制度》执行。

四、外发文的管理

1、外发文的范围

(1)、公司对外界公共媒体发布的信息。

⑵、向政府有关部门提交的说明、请示、报告等。

2、外发文的程序

⑴、发文程序参照内行文的发文程序。

⑵、经总经理审批，办公室加盖公章存档后方可对外移交。

五、附则

本管理制度自发布之日起执行。

附件一：

文件编号规则

一、编号格式

FHYL【XXXX】第XXX号。

二、格式说明

1、FHYL：表示沈阳枫桦园林公司

2、【XXXX】：表示年份

3、第XXX号：表示发文顺序号。

文件编号：生效时间：

修订时间：总页数：

拟定部门：签发：

标题（小二宋体加黑、居中）

正文（小四或四号宋体）

沈阳枫桦园林公司

二零XX年X月X日

主题词：

抄报：

抄送：

内行文审批单

文件发放记录单

外收文文件流转单