客户服务管理规定

客户服务管理规定 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

目的：为强化客户服务意识，不断地开拓市场，加强与客户业务联系，树立良好的企业形象，特制订本办法。

适用范围：适用于惠州市爱浦瑞灯饰有限公司有关售前、售中、售后、及客户投诉等事务的处理服务过程。

内容：

售前服务：指新、老客户在没有下产品定单之前，为使客户顺利下产品定单，所采取的一系列公关活动及在客服方面给予配合支持的各项工作。

当新客户（指没有同公司发生过业务关系的客户），通过电话咨询公司的相关产品或公司的相关销售政策时，业务人员应当以圆美的声音通过电话向客人作详细的介绍，包括产品的款式、价格、材质、相关销售政策等。同时要礼貌地了解客人的基本情况和需求情况及联系地址、电话等。介绍完毕应礼貌地向客户道别，等客人先放下电话后再挂断电话，对每一次的来电均要有记录，及时向相关负责人通报情况，并请有关人员跟进。

当有新客户通过网络和传真来咨询公司的相关产品和相关的销售政策时，业务人员应在第一时间给予回复，必须附上公司的联系电话、联系人和联系地址，并在回复后马上进行电话跟进联系，传真和邮件要复印或打印出来存档，重要客户资料立即呈报部门领导处理。

当新、老客户来公司考察或拜访时，业务人员应在第一时间了解客人的来意，做出相应的准备（来厂时间、车站机场、来客人数、考察天数、食宿安排、车辆安排及其它行程需求等），同时把客人来访情况向部门领导和总经理书面请示汇报，协助有关工程技术人员和管理部做好接待工作，并通知工程部做好样品室的整理、整顿，生管部产线和仓库的5S整理工作。在客人到达前一天（特殊情况，如熟客除外）按客人需求安排好产品的画册、资料、样板及公司PPT和翻译人员，做出接待的详细书面方案（水果、礼品、餐食等请示报告）报部门领导核准。

、愉快的会谈环境。

在客人到达公司时，业务人员要主动出门迎接并引导客人到会客室就坐，向客人致意问候，有必要的情况下向客人详细介绍公司和产品的情况，如：公司的规模、发展史、管理模式、产能、质

量标准等等。必要时放PPT进行介绍或赠送公司产品画册及纪念品。按客人需求，陪同客人参观样板和生产现场同时向客人作详细介绍。

当客人有住宿需求时，业务人员应协助管理部做好后勤接待工作，按相关接待流程和酒店合作协议提前做好酒店安排，如客人房间需求标准、随陪人员安排、业余活动、客人返程的机（车）票预定、在当地出行的车辆安排等。

在客人考察快要结束时，要有礼节地在适当时机征询客人对公司的印象和服务意见，以了解判断客人的合作意向。当客人结束考察离开公司时，要配合有关陪同人员向客人礼貌地道别，并表示欢迎下次再来。

在客人考察过程中，业务接待人员对客人的一些请求、支持事务等在力所能及的情况下，尽量给予及时解决，解决不了的要向客人解释清楚，并及时向有关领导汇报请示。整个服务过程要表现得不亢不卑，有礼有节，使客人感到我们公司待人接物可亲可敬，待人真诚。同时最主要的是向客人展现出我们公司的实力、产能、品质及高品位的人员素质。

客人需要样板或产品报价时，业务人员应按相关规定及时向客人提供优质服务，并协调好报价过程的跟进事务。

售中服务：指客户正式选中我司样品或客人带样品过来并接受公司产品报价，并向我公司正式下样品订单直至下批量订单和出货这段时间，公司为满足客户的各类要求进行的一系列活动，及需业务人员配合的各项支持工作。

当客户正式向公司下样品订单之后，业务人员应依打样进度随时向客户通报样品进展情况，通报时要讲究说话方式，用邮件要注意礼节称呼，做到使客户理解、支持、信任。

当样板按时完成，业务人员要及时寄送客户，获得客户的书面认同，并及时跟进客户下达大货产品订单。

正式下达大货订单后，业务人员及时跟进大货生产进度，并随时向客户通报进展情况，因客户的原因对订单进行调整或订单异常时，业务人员接到客户的通知后，要及时向部门领导汇报并向相关部门通报情况，进行充分的沟通，协助相关部门对生产计划进行适当的调整。

当生产出现异常影响到正常交货时，业务人员要协助PMC进行生产协调，确保按时出货。若经过协调确实无法保证货期时，要及时向客人通报生产异常的原因和解决的情况，并向客人提出延期请求，向客人通报情况时，一定要讲究说话的方式、语气，做到婉转、主动、热情，在不引起客户的误会和不安的情况下通报事情，以取得客户的理解和支持。

在生产完成即将出货时，对来公司进行验货的客人，业务人员要按公司规定进行接待，热情妥善地安排好验货人员的食宿，向验货人员介绍订单生产情况，协助他们搞好验货工作，确保按时出货。

对客户因业务需要安排的驻厂跟进订单人员，业务人员必须协助驻厂人员与生产、品质等相关部门积极协调，并妥善安排好客人的食宿，关心他们驻厂期间生活上的困难，以示公司的关怀。

当产品验货完成，业务人员应及时与客户沟通产品的出货时间、数量及一些业务数据及运送的车、船期。如不能按客人指定的日期出货，应提前与客户沟通协调，重新商定出货的日期、运送的方式，及时做好相关部门的通报工作。

对生产过程中出现的异常情况，经客户同意更改的出货日期、出货数量等资料，必须有客户的书面签字确认，并呈请部门经理审核，妥善保管好。

无论何种原因，在产品生产过程中对于客户提出的一些要求，无论我方接受与否，都必须热情、耐心地向客人作合理的解释、答复，绝不允许态度粗暴，语气尖酸刻薄或搪塞、拖延客户的要求。

售后服务:指公司按销售合同或出货协议的规定把产品交付对方以后，因产品或其它原因造成客户误解或不满，需业务人员进行协调的工作。

在服务期内，对客户因产品的质量、交期、服务质量等原因的投诉时（含抱怨、扣款等），业务人员要认真做好记录，认真聆听客户的意见，以婉转的语气向客户作出解释，不可造成客人的误解，使问题复杂化，要尽量化解事态，取得客户的谅解和满意是最终的目的。

对因产品质量问题造成的投诉，要详细记录情况并第一时间向部门经理汇报，通知品管部拿出方案进行解决，并把公司作出的解决方案及时转告给客户，以维护双方利益。