进销存之库存管理制度

一、库存管理制度

商业企业库存管理活动可分为商品入库、商品存储保管、商品出库和辅助决策四个部分。

其具体功能如下：

（1）商品入库信息系统

商品入库作业是商业企业库存管理的开始，包括商品的接运、卸货、搬运、清点数量、商品验收、整理、堆码、办理入库手续等一系列的操作过程。它是根据商品储存计划和入库凭证安排的，按照规定的程序，仓库进行收货的业务。入库信息系统的处理范围包括从接收入库开始确认存储位置，到更新库存的处理。

接收入库：商业企业从供应商那里事先获得到货预订信息并存储在计算机系统中。实际到货时，通过扫描读取该条码检索出到货单位所对应的该商品信息，经过信息的确认后就可以完成接收货物的作业。

存放指示：使商品存储的位置通过计算机系统自动进行分配，并输出存储位置的指示书，向作业人员进行指示。

更新库存：在分散处理时，更新库存分为中央和分散两次更新库存。如果在入库的商品立即出库的系统中，在分散计算机中更新所掌握的不同保管位置的库存，然后联网更新在中央计算机系统中所掌握的不同仓库的库存。在入库的商品不需要立即出库的情况下，在分散计算机系统中立即进行更新处理。为了使中央和分散两方的库存保持一致，需要建立日常能够进行两方库存对账的功能。

入库确认：入库确认主要是核对录入的各种入库信息是否正确，如果出现了错误，要回到取消接收入库信息的状态，重新从接收入库开始修改。如果全部正常处理，根据入库确认输出实际入库的信息。

信息生成：为入库处理的最后步骤，要生成接收累计的会计信息，用以反映会计系统的接收台账、库存账，将信息存储到相应的数据库。

（2）储存保管信息系统

储存保管阶段是商业企业库存管理作业的重要环节。这一阶段商品在整个储存期间，为保持商品的原有使用价值，仓库需要采取一系列保管、保养措施。在库信息系统的处理范围包括事先设定库存的指标，到盘点管理等。

检索库存：让业务人员知道正确的库存量，判断是否与订单相对应。在电子商务环境下，商业企业充分利用通畅的网络渠道，可以及时地检索到公司在各地的库存及供应链上其他企业的与库存相关的库存最新资料。

输出收付管理资料：商品入库和出库时要登记实物的卡片，在计算机系统中为了正确的管理库存，存储着入库的纪录。计算机系统生成收付表单，并根据收付的实际业绩掌握将来的业务量。

补充库存：商业企业库存补充可以分为定期补充和紧急补充。定期补充是按照所确定的安全库存，根据库内储存的商品进行补充的汇总，指示完成补充库存的处理。紧急补充是以出库预定的数据为基础的，当进行商品分配时，拣货货区不足由存储库区紧急补充。

盘点：查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因，并应进行相应的账务处理，调整存货的实存数，使存货的账面记录与库存实物相符。计算机系统中，根据库存数据库对仓库、不同货架存储的商品进行盘点，事先要输出有关盘点清单。

（3）商品出库信息系统

商品出库作业是商业企业库存管理业务的最后一个环节。这一阶段是根据出库凭证，为使商品准确、及时、安全地发放出去所进行的一系列作业活动。对商品出库，要求发货准确、及时，保质保量地交给仓单持有人；出库的商品必须包装完整、标记清楚、数量准确。出库信息系统的处理范围包括从按订单准备出库开始，实际的货物出库到向会计系统传送已经出库的信息为止。

汇总出库数据：对商品分配结束之后的订单数据进行汇总，从中央计算机系统得到出库数据，确认数据的内容，按照出库数据的顺序进行排列替换并编辑有关内容。为进行单据拣货的仓库生成处理的单据，在进行配车处理的同时对配车处理传送出库数据。在电子商务环境下，商业企业通过网络可以汇总出公司各地仓库的出库数据，汇总后的数据为企业决策提供依据。

拣货处理：汇总的拣货清单按照商品单位合计出库数据，与作业人员的作业单位匹配输出商品的分类。单据拣货时，在汇总出库数据之后，考虑配送业务按照不同的方面排列替换出库单据，以单据为单位输出拣货清单并进行拣货处理。

分拣处理：分拣处理是集合拣货的后处理作业。在以商品的总量为单位进行拣货之后，再按照不同的订单分配商品。生成分拣货架和订单，以及这些内容的商品所联系的分拣清单，按照拣货的顺序参考分拣清单，向分拣货架分配商品。

生成出库单据：计算机进行出库作业指示，即对拣货、分拣等进行出库作业指示的订单进行生成出库单据的准备，与出库单据的形式相吻合，加工订单信息，随时输出单据。

出库确认：确认出库处理，以接受订单检索出预定出库的出库数据，对出库单据和商品、数量等是否一致、实物和数量是否一致进行确认。有关集合包装的订单，由于在包装时确认内容，只确认包装的个数，所以在出库区放置货物时，读取货物标签的条码进行出库确认。

传送数据：在分散计算机系统中处理完成的出库数据要传送到中央计算机系统中，并在中央计算机系统中更新库存。向结算系统中传送支付信息，附加销售信息、内部的交易信息等对会计的必要项目生成传送文件。

（4）辅助决策子系统

辅助决策的功能是对数据的分析和决策功能，这部分功能是该系统的核心功能，它包括

库存决策的建立和库存决策运行。为了更方便快捷地进行库存决策，将商品和某种库存模型建立关联。具体建立过程为，根据对历史数据和现行数据分析，确定或预测商品的需求量和需求速度，根据合理的决策模型，以及合理确定模型的参数，将此作为该商品的库存决策方案保存下来。

预警提示：根据限额的数据设计出库存量预警提示。

订货决策：根据预警提示的某种商品，对其库存数据录入后，进行决策分析，并能够进行订货数量的相关决策最后制定库存订货决策。

数据管理：数据管理功能是对预警提示信息和订货决策数据的存储管理，对这些数据的存储与维护是实行科学决策所必须的，是辅助管理决策系统的基础性功能。