文件的分类与编号
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000 年前的文件按“卷”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（ C ）、短期（D) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C ）一个流水号、短期(D)一个流水号。
按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4 位，如“0134”目录号：3 位，如“001”案卷号：4 位，如“0001”顺序号：3 位，如“001”2000 年后的文件按“件”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30 年（D30)、10 年（D10) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编 3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号， 30 年（D30)一个流水号，10 年（D10)一个流水号。
按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号全宗号：4 位，如“0134”年度：4 位，如“2013”保管期限： 1 或 3 位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期 30 年“D30”、定期10 年“D10”。
机构或问题：2 位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。
件号：4 位，如“0001”二、会计档案：按卷“”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐 K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、 25 年、15 年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号 - 目录号-年度-案卷号全宗号：4 位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4 位，如“2009”案卷号：4 位，如“0001”。
三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）、信访档案。
文件分类及编码细则
修改记录:1.目的：为规范公司文件编码，便于文件检索管理，制定本制定。
2.适用范围：公司所有管理类文件。
3.定义：无。
5.程序：5。
1公司文件分为四级,一级管理手册,二级程序文件，三级作业指导书、制度，四级表单、记录。
如图1：图1：5。
2公司总经办文控中心负责文件的编号，各部门编制的文件经评审通过后，提报总经办文控中心进行编号。
5。
3文件编号规则：5。
3.1一级文件的编码□□-□□—□□□□年代号第一位英文字母第二位阿拉伯数字表示管理手册的版本和修订次数QMOEnM：质量、环境、职业健康安全、能源管理体系手册的缩写5.3。
2 二级文件的编码□□—□□.□□-□□□□年代号后2位阿拉伯数字表示程序文件的顺序号前2位阿拉伯数字表示管理手册的条款号P:程序Procedure的缩写5.3.3三级文件的编码：年代号 流水号（4位)文件所属职能缩写5。
3.4四级管理类文件的编码：流水号（4位） 表单首字母简写55。
4以公司名义的文书编号：（一般为红头文件的通知/报告/通报/公告/公函等)1) 以公司名义的策略发文，用“ ［策]字××××年[××］号”；取号：总经办文控中心 2) 以公司名义的人事任免发文，用“ [人]字××××年[××]号”;取号:人力资源部 5.5外来文件的编号：外来文件沿用文件原编号，无适当编号的由控制部门负责编写。
5。
6技术文件编号：由总经办文控中心负责根据编号规则制定技术文件编号规则（包括图纸、BOM 、企业标准等）。
5.7文件的版本：5.7.1文件的版本用A 、B 、C ……表示.5.7。
2当内容经多次修订后视需要重新更换版本。
5。
7。
3外来文件的版本依外来文件原订的版本/生效日期，外来文件控制部门应及时与外部联络以确保获得外来文件的现行版本。
5.8各部门现场使用的文件均需为受控有效版本,总经办文控中心在监督检查中发现的不受控文件予以没收，并对使用、制定部门进行2分/次的乐捐。
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX（D10)件号年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。
件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。
案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。
档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。
7。
1、JJ2、JJ3、2为SB文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。
载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。
1、实物档案按卷整理，目录号为SW。
档号构成：全宗号—分类号—年度—件号。
2、印章档案按卷整理。
目录号为YZ。
案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号。
合同归档管理的文件分类与编号标准
合同归档管理的文件分类与编号标准1. 引言合同是商业活动中不可或缺的重要文件，它记录着各方之间的权益和责任。
为了有效管理合同文件并方便查找和归档，合同归档管理的文件分类与编号标准是必不可少的。
本文将探讨合同归档管理的文件分类与编号标准，以帮助组织和企业建立一套有效的合同管理系统，提高工作效率和信息安全性。
2. 文件分类合同归档管理的文件分类有助于组织和整理合同文件，以便于快速检索和归档。
下面是常见的合同文件分类：2.1 合同分类根据合同的性质和用途，可以将合同进行分类。
常见的分类包括销售合同、采购合同、租赁合同、人力资源合同等。
每种合同分类下可以进一步细分，以满足具体的管理需求。
2.2 合同状态分类根据合同的执行状态，可以将合同进行分类。
常见的分类包括已执行合同、未执行合同、即将到期合同等。
这种分类可以帮助组织及时处理需要执行或续签的合同，并减少合同过期的风险。
2.3 合同层级分类根据合同的层级关系，可以将合同进行分类。
常见的分类包括总合同、分合同、补充合同等。
这种分类有助于管理各级别的合同，并保证各种合同之间的一致性和连贯性。
2.4 合同主体分类根据合同涉及的主体，可以将合同进行分类。
常见的分类包括内部合同、外部合同、客户合同、供应商合同等。
这种分类有助于将合同归档到对应的业务或合作方，方便日后查询和跟踪。
3. 编号标准3.1 组织简称合同编号的开头可以采用组织的简称，以便于识别合同所属的组织或企业。
3.2 年份编号合同编号的第二部分可以采用年份编号，以便于将合同按年份进行归档。
3.3 类别编号根据合同的分类，可以采用不同的编号以体现合同的类别。
例如，销售合同可以用。
文件资料分类及编码规则
文件资料分类及编码规则
一、文件资料分类规则：
1.按照文件类型进行分类：可以将文件根据其性质和形式分为各种类型，例如合同文件、报告文件、会议文件、培训文件等。
2.按照文件内容进行分类：可以将文件根据其内容分为不同的类别，
例如财务文件、人力资源文件、市场调研文件等。
4.按照文件重要性进行分类：可以将文件根据其重要性分为重要文件、一般文件、临时文件等，以便更好地管理和保护重要文件。
5.按照文件时效性进行分类：可以将文件根据其时效性分为永久文件、长期文件、短期文件等，以便更好地组织和销毁文件，节约存储空间。
二、文件资料编码规则：
2.编码长度：编码长度应根据文件数量和分类层次来确定，一般来说，编码长度不宜过短，以免出现重复和混淆；也不宜过长，以免造成编码复
杂和难以记忆。
3.编码规则：编码规则应简单明了，易于理解和操作，通常遵循以下
原则：从顶层开始逐级编码，使用逻辑顺序的字符，避免含糊不清的词汇
和字符，避免使用特殊字符，保持编码稳定性等。
4.编码示例：例如，对于合同文件分类，可以采用以下编码规则：第
一层级为合同，使用"C"表示；第二层级为合同类型，使用数字表示，如"1"表示销售合同，"2"表示采购合同等；第三层级为具体合同编号，采用
字母组合表示，如"SA001"表示销售合同001
总结起来，文件资料分类及编码规则的目的是为了更好地管理和检索文件资料，提高工作效率和准确性。
不同的机构和企业可以根据自身的需求和实际情况确定适合自己的分类和编码规则，以便更好地组织和管理文件资料。
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（丫）、长期（C）、短期（D）,在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，长期（C）一个流水号、短期（D）一个流水号。
按“卷”整理档号构成为：全宗号一目录号一案卷号一顺序号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：3位，如“ 00T案卷号：4位，如“ 000T顺序号：3位，如“ 00T2000年后的文件按“件”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y）、30年（D30）、10年（D10）,在每一个保管期限内，按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，30年（D30）一个流水号，10年（D10）一个流水号。
按“件”整理档号构成为：全宗号一年度一保管期限一（组织机构或问题）一件号全宗号：4位，如“ 0134”年度：4位，如“ 2013”保管期限：1或3位，如永久“ Y”，长期“C',短期“D'，定期30 年“D30'、定期10 年“D10'。
机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ ZZ'表示。
件号：4位，如“ 000T二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“ 2009”案卷号：4位，如“ 0001”。
三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）信访档案。
文件分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
方案文档序号规则
方案文档序号规则在项目管理和文件管理中，为了方便管理和查找文件，我们通常会给每个文档分配一个唯一的序号。
本文将介绍一些常见的方案文档序号规则。
一、顺序编号法顺序编号法是最常用的方案文档序号规则之一。
按照文件建立或接收的时间顺序，给每个文档分配一个独立的编号，如1、2、3...。
这种序号规则简单明了，方便管理，但缺点是无法反映文件的具体内容。
二、分类编号法分类编号法是按照文件所属的不同分类来进行编号。
我们可以将文件分为不同的类别，如技术类、市场类、财务类等，然后给每个类别中的文件进行编号，如T001、T002、M001、M002、F001、F002...。
这种序号规则可以更好地反映文件的分类和归属，方便查找和管理。
三、日期+序号编号法日期+序号编号法是一种结合了时间信息的序号规则。
将文件的建立或接收日期与顺序编号相结合，给每个文档分配一个唯一编号，如20190101_001、20190102_001、20190102_002...。
这种序号规则可以更准确地反映文件建立的时间顺序，方便按日期检索文件。
四、项目编号法项目编号法是在项目管理中常用的序号规则。
每个项目都有一个唯一的项目编号，而项目中的文档可以通过在项目编号后加上顺序编号来进行编号，如P001-001、P001-002、P002-001...。
这种序号规则可以更好地反映文件与项目的关联，方便项目管理。
五、版本编号法版本编号法适用于需要对文档进行多次修改和更新的情况。
每个文档都有一个初始版本，之后的每次修改都会增加一个版本号，如V1.0、V1.1、V2.0...。
这种序号规则可以清楚地反映文档的版本历史，方便了解文档的演变过程。
六、混合编号法混合编号法是将多种序号规则相结合使用的方法。
根据实际需求和文件管理的特点，可以灵活地采用不同的序号规则。
如某公司可以将文件按照分类进行编号，同时在每个类别中再按照顺序进行编号，如T001、T002、M001、M002，同时也可以给每个文档添加一个版本号，如M001-V1.0、M001-V1.1。
文件分类编码规定
1．目的：建立企业GMP文件系统的分类规则，便于文件的统一管理，并保持相关一致性。
2．范围：适用于企业GMP文件系统的每个文件的分类编码。
3．职责：负责编码的管理人员，文件制定、文件管理部门对本规定的实施负责。
4．内容：4.1文件分类编码的类目设置4.1.1一级类目：以GMP管理标准类文件的分类为依据，分为：技术标准（STP）、管理标准（SMP）、操作标准（SOP）、记录（RD）四个类目。
4.1.2二级类目：以公司管理职能的区分为依据，分为行政（C）、生产管理（P）、质量管理（Q）、工程设备管理（E）、物料管理（M）、财务管理（F）、销售管理（S）、验证管理（V）八个类目。
4.2标准文件类目的标识、编码构成：4.2.1采用缩写的英文字母（以下简称字母）与阿拉伯数字（以下简称数字）结合构成编码标识。
4.2.2一级类目以字母为标识（STP、SMP、SOP）。
4.2.3二级类目以各自相应的英文单词的第一个字母为标识(详见分类编码表)。
4.2.4二级以下为文件顺序号和文件版本号。
4.2.5文件的编码构成：一级类目号+二级类目号+文件顺序号＋文件版本号（详见编码举例）。
4.3记录（凭证）的分类、编号构成：4.3.1记录（凭证）的分类从属于该记录相关的管理文件。
4.3.2记录（凭证）的编号标识：由记录标识RD+文件的二级类目标识+顺序号＋文件版本号构成，并打印在记录（凭证）的右上角。
4.4修改号的标识、编号：4.4.1版本号用以表示该文件的状态，以二位数字（××）表示，00表示第一版，修改次数按流水号编号。
4.4.2版本号作为文件系统编码的成分之一，与相关文件的编号共同组成一个文件的编码（文件编号加“-XX”，见编码举例）。
4.5分类编码表4.6编码举例：4.6.1文件编码举例：SOP--P--01--00标生文版准产件本操管序号作理号程文序件6.2记录（凭证）编号举例RD--P--01--00记生记版录产录本管序号理号文件。
文件的分类和编号管理制度
标准管理规程1 目的规范文件的分类和编号，便于文件管理的标准化。
2 适用范围本公司现有的文件。
3 责任者质量管理部.4 内容4。
1 本公司GＭP文件系统包括标准和记录两部分，分类如下:岗位职责技术标准——工艺规程、批生产记录、质量标准、验证方案标准标准管理规程—－生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量标准操作规程－-生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量记录-—生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量、行政、财务4.２每一文件必须有一个确定的编号和版本号。
文件的版本号用大写英文字母表示,新订文件的版本号为A，第一次修订则为B,照此类推。
4。
3 标准类文件编号4.3.1 组成由文件代码、类别代码和类别项下的编号组成,如X—Y—ＺZZ表示,X为文件代码，Y为类别代码，后三位是流水编号,为001～999.例如：SOP—MF－1０１表示生产类标准操作规程,编号为１01。
具体的文件代码、类别代码列表如下：标准管理规程4。
３。
2 类别项下的编号分类4．3。
2.1 岗位职责类文件(文件代码为RS）,各部门流水编号均为００1~999。
4。
３。
2。
2 管理制度类文件(文件代码为ＳMP),各部门流水编号均为００1~９99.4.３．2。
3 标准操作规程类文件（文件代码为SOＰ），按以下分类：类别代码为QA、MM,流水编号均为00１～999。
标准管理规程注:如增加产品,流水编号依次增加。
有限公司标准管理规程4.４记录类文件的编号4。
４。
1 与标准类文件编号相同，由文件代码、类别代码和类别项下的编号组成，如Ｒ－Y－ZＺZ形式, R代表记录文件，Ｙ为类别代码，后三位是流水编号，为0０1~９99。
4。
4。
2 同一类别的文件所属的记录编号应连续。
例如：R—MF—001表示生产类（类别代码MＦ）的第一份记录表格。
4.４。
3 记录文件的编号在表格的右下角标注。
４.５文件的格式4。
5.1 文件首页题头:具体样式见附表1、２;次页提头省略制订人、审核人、批准人、生效日期、颁发部门、分发部门等，具体样式见附表３。
公司文件与档案管理规定
公司文件与档案管理规定一、文件管理规定公司文件管理是组织和协调文件的活动，确保文件的有效利用和妥善保管。
以下是公司文件管理的规定：1. 文件分类与编号所有公司文件根据内容和用途进行分类，并分配唯一的编号。
文件分类可以包括财务文件、人力资源文件、行政文件等。
编号可以采用年份+文件类型+序号的形式，例如2021-HR-001。
2. 文件备份与存储公司文件应定期进行备份，并存储在安全可靠的地方。
电子文件可以备份到服务器或云存储中，纸质文件应存放在防火、防潮的文件柜中。
3. 文件流转与审批文件在流转过程中应明确责任人，并按照工作流程进行审批。
相关部门经理或领导应审批同意文件的相关行动或决策。
4. 文件保密与权限控制对于涉及商业机密和个人隐私的文件，应采取严格的保密措施，并设立权限控制机制，确保只有授权人员可以访问相关文件。
5. 文件归档与销毁公司文件根据保管期限进行归档，并确保文件的可检索性。
过期或不再需要的文件应及时予以销毁，以防止信息泄露。
二、档案管理规定档案管理是对公司历史记录和重要文件的保存和利用，用于保留公司的历史和证明其业务活动。
以下是公司档案管理的规定：1. 档案分类与整理档案应按照一定的分类系统进行分类，并进行科学、系统的整理。
可根据档案的种类、时间、地点、主体等进行分类，方便档案的检索和利用。
2. 档案保管与存储档案应存放在专门的档案室中，设置防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。
重要档案应备份电子版，以保证档案的长期保存。
3. 档案检索与利用档案管理人员应建立档案检索系统，确保档案的快速准确检索。
公司员工在需要利用档案时，应提出申请，并取得相应的批准。
4. 档案保密与权限控制对于涉及商业机密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，并设立权限控制机制，确保只有授权人员可以访问相关档案。
5. 档案销毁与移交档案保管期满或不再需要的，应根据相关规定进行销毁。
公司合并、重组或解散时，档案应按照法定程序移交给接手单位或档案馆。
企业文件分类、编码、下发、管理原则
4.1.2.5标准、规范、图样等相关环境职业健康安全管理技术性文件；
4.1.2.6相关环境与职业健康安全的外来文件；
4.1.2.7环境职业健康安全记录表式等其它文件。
4.1.3公司文件分类分为公司级文件和部门级文件
4.1.3.1公司级文件定义为需要一个部门制定或一个部门主导，多个部门辅助共同制定完成，文件内容涉及多个职能部门职责，并经多部门会审反馈意见并签批，需董事长/总裁/管理层/副总经理批准下发。文件批准下发后需要发放公司多部门执行的制度、流程、规范、明细、标准参照表等；
三、职责范围
3.1质量部负责质量管理手册、程序文件、检验文件，以及过程实验室、计量室文件的控制与管理；
3.2质量部安全管理办负责管理环境、职业健康与安全管理手册、程序文件、作业指导书的控制与管理。
3.2研发部负责产品性能、配方、材料标准资料、配料、热压工艺文件的管理与控制，以及研发实验室、理化实验室文件；
c.试验规程；
d.材料规范；
e.各种质量计划（包括流程图、控制计划、FMEA等）；
f.有相关客户要求的计划单；
g.质量程序文件要求的记录、报告。
4.1.2环境职业健康安全管理体系的文件
4.1.2.1 环境方针和环境目标；
4.1.2.2环境职业健康安全管理手册；
4.1.2.3环境职业健康安全程序文件；
42—QEOP□□
QEO：质量/环境/职业健康安全；P：程序；□□：序列号
公司代码：济南XXXX刹车系统有限公司
4.2.1.3质量体系程序文件编码
42—QP□□
Q：质量；P：程序；□□：顺序号
公司代码：济南XXXX刹车系统有限公司
文件管理规定要求标准(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，确保文件的安全、准确、及时传递和使用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件管理应遵循以下原则：1. 安全性：确保文件内容的安全，防止泄露、丢失或损坏；2. 准确性：确保文件内容的真实、准确，便于查阅和使用；3. 及时性：确保文件传递和使用的高效、快捷；4. 规范性：确保文件管理工作的规范、有序。
第二章文件分类与编号第四条文件分类：1. 行政文件：包括公司章程、规章制度、决议、通知、请示、报告、函件等；2. 业务文件：包括合同、协议、项目方案、技术文件、报表、统计资料等；3. 日常文件：包括会议记录、工作总结、汇报材料、请销假单等；4. 其他文件：包括奖惩文件、宣传资料、培训资料等。
第五条文件编号：1. 文件编号由类别编号、年份、序号组成；2. 行政文件类别编号为“OA”，业务文件类别编号为“OB”，日常文件类别编号为“OC”，其他文件类别编号为“OD”；3. 文件编号格式：OA/年份/序号，OB/年份/序号，OC/年份/序号，OD/年份/序号。
第三章文件起草与审核第六条文件起草：1. 文件起草人应具备相关业务知识和写作能力；2. 文件内容应真实、准确、简洁、明了；3. 文件格式应符合国家有关规范要求。
第七条文件审核：1. 文件起草完成后，应提交给相关部门或负责人审核；2. 审核人员应认真审查文件内容，确保文件符合国家法律法规、公司规章制度和实际需求；3. 审核通过的文件，由起草人进行修改和完善。
第四章文件传递与分发第八条文件传递：1. 文件传递应采用安全、快捷的方式，如电子邮件、传阅、快递等；2. 文件传递过程中，应确保文件安全，防止丢失、损坏或泄露。
第九条文件分发：1. 文件分发应按照文件内容、重要性、紧急程度等因素确定分发范围和对象；2. 文件分发应采用规范、有序的方式进行，确保文件及时、准确地到达相关人员。
GMP文件分类与编码管理规程
题目GMF P C件分类与编码管理规程共4页编勺Q/HZYY版本号：替代号：-起草人部门审核QA审核批准人起草日期审核日期审核日期批准日期颁发部门质量部复印份数6生效日期分发部门行政部、质量部、生产音队设备部、销售部、物控部、档案室1. 目的建立文件分类与编码管理规程，便于文件的分类、查阅、存档和使用。
2. 范围适用于公司所有GMRt件。
3. 责任各部门GM以:件起草者、审核者、批准者对本规程的实施负责。
4. 内容4.1. 编码原则书面文件应统一采用以下格式（表格、记录、标签、账、卡除外）。
4.1.1. 系统性：统一分类和编码，按照文件系统建立编码系统。
4.1.2. 准确性：文件与编码---- 对应，做到一文一码，一旦文件撤销，此文件编码也随之作废，不得再次使用。
4.1.3. 可追踪性：制订编码系统时，必须考虑到可随时查询文件的演变历史。
4.1.4. 识别性：制订编码系统时，必须考虑到其编码能便于识别文件的文本和类别。
4.1.5. 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给予新的版本号。
4.1.6. 发展性：制订编码系统规定时，要考虑公司将来的发展及管理手段的改进。
4.2. 文件系统的组成与分类4.2.1. 文件系统的组成。
GM便件按其属性分为标准性文件和记录两大类。
标准性文件可分为：管理规程（SMP）、技术标准（STP）和操作规程（SOP）。
4.2.1.1. 管理规程（SMP）:是指经批准用于行使生产、计划、指挥控制等管理职能而制订的书面要求，为一般的管理制度、标准、程序等。
4.2.1.2. 技术标准（STP）:包括产品生产工艺，物料（原料、辅料、包装材料）与产品（中间产品、成品）的质量标准。
4.2.1.3. 操作规程（SOP）:是指经批准用以指示操作的通用性文件或管理方法。
如按工艺流程制订生产操作的标准规程，主要设备、检验仪器、检验方法的标准操作规程等。
4.2.1.4. 记录（SOR :括生产操作记录（批生产记录、批包装记录、生产操作记录）、质量管理记录、物料管理记录、设备管理记录及各种台帐、凭证等。
文档编号规则范文
文档编号规则范文
1.顺序编号：文档按照创建或接收的时间顺序进行编号，例如第一份
文档为001，第二份为002，以此类推。
这种编号规则简单易行，但不方
便进行分类和检索。
2.分类编号：文档按照分类进行编号，例如其中一类文档编号为
A001，另一类文档编号为B001，以此类推。
这种编号规则便于进行分类
管理和检索，但可能需要一个分类编码表以便识别每个分类。
3.混合编号：结合了顺序编号和分类编号，可以根据具体需求设计编
号规则。
例如其中一类文档编号为A001，第二类文档编号为B001，第三
类文档重新从A001开始编号，以此类推。
这种编号规则可以同时满足分
类管理和顺序检索的需求。
除了以上规则，还可以根据特定需求制定其他规则，如根据文档类型、项目名称或部门编号等进行编号。
无论采用哪种编号规则，都应确保唯一性、连续性和易于识别。
文档编号通常用于标识文档，方便进行文件管理和查找。
同时，可以
根据编号追踪文档的流转和修改历史，以保证文档的完整性和追溯性。
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：２0０0年前得文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Ｙ）、长期(Ｃ)、短期(D），在每一个保管期限内,按照XＸ单位得《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y）一个流水号，长期(C）一个流水号、短期（D）一个流水号.按“卷"整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4位，如“0134"目录号：3位，如“00１”案卷号：4位，如“０００1”顺序号：３位,如“０0１”2000年后得文件按“件"整理，按年度—保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y）、30年(D30）、10年（Ｄ10),在每一个保管期限内，按照XＸ单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久(Ｙ）一个流水号,30年(D3０)一个流水号,１0年(D10)一个流水号.按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限-(组织机构或问题）—件号全宗号：4位,如“0１34”年度:４位，如“２０１3”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“Ｃ”，短期“D”，定期30年“D30”、定期10年“D１0”。
机构或问题：２位,如无该项内容,则用“ＺZ”表示。
件号：4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理，有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类得顺序排列。
档号构成:全宗号－目录号—年度－案卷号全宗号:4位,如“01３４”目录号：2位，如:“K１"年度:4位,如“2009”案卷号:4位，如“000１"。
三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案.1、民政(低保困难家庭档案）:按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期.案卷级档号构成：全宗号-目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号-目录号-案卷号—顺序号2、统计档案:按“卷"整理,一个目录号一个流水，保管期限为永久。
标准文件分类和编码及页面格式设置规则
5.2
小标 题
5.2.1 □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □
□□□□□□□ □□□□ □□□□□□□□□ □
5.2.2
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□ □□ □□□□□□
-” 公元年号前加 “ 与序号分隔开。
--9⒎
=:=∴ ∷∷ ∷
燕∷ 勰 黥勰 绒 骢∫ 昆
标准文件分类和编码及页面格式设置规则
5
标准条文示例
标准条文编排示例
1
Ⅱ 目自 勺 □口□□□ □□ □□□ □□□□□ □□□ □□□□□□ □ □ □□□ □□□□□口 □□□□□□□□ □□ □□□□□□□□□
6.1
封面设置 左边距 2,5厘 米 、右边距 2.5厘 米 、上边距 2.5厘 米 、下边 距 2.5厘 米 ;页 眉 厘米 、页脚 1.70厘 米 。装 订线 0.3厘 米 ,居 左 。 、 整页设置 黑体 刂 一 号 行 间距 为多倍行 距 3倍 。 文件 名位 置在第 四行及 以下 、 居 中。 最下部 为 :靠 左 边编制 日期 、靠右边编制部 门 ,黑 体 、 小 三 、居 中 。 页眉:内 容为公司标识 (锁 定纵横比例,高 1,OB厘 米 、宽 6.22厘 米 )、 文件编号 (黑 体、小 三号)、 居中。页脚 :无 。不编制页码 。
5,3.2 5.3.3
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□ □□ □□□□□□
□□□□□□□□□□ □□□□□□□□□□□ □□□□□□□ □□□□□□□□□□□□ □□ □□ □□□ □□□□□
文号管理制度范文
文号管理制度范文为规范文件管理工作，提高工作效率，保障信息安全，根据我司的实际情况，特制订本制度。
一、文件的分类和编号1. 一般文件按照公文分类管理，分为文件、函件、通知、报告、简报等，每个类别都有单独的文号系统。
2. 文件编号的原则是连续编号，不间断，便于查找和归档。
3. 文件的编号原则上由文件管理部门统一编制，每个部门需提前申请文号才可以进行文件的编制。
4. 对于特殊文件或重要文件，由领导批准后再进行编制。
5. 文件的编号采用数字和字母组合，便于识别和检索。
二、文件的归档和保管1. 文件的归档原则是按照文件的类别和编号进行分类，保证文件的整齐和方便查找。
2. 文件的保管要求是密封存放，防止文件的遗失和泄漏。
3. 文件的保管责任由文件管理部门负责，对于文件的借阅和归还要进行登记和监管。
4. 对于长期保存的文件，要进行定期检查和整理，确保文件的完整性和安全性。
5. 文件的销毁应按照规定的程序进行，对于保密文件要进行粉碎处理，防止泄密。
三、文件的流转和审批1. 文件的流转要遵循审批程序，确保文件的合法性和规范性。
2. 文件的签发和审核要按照规定的程序进行，对于重要文件需要领导签字确认。
3. 文件的传递要及时，确保文件的及时处理和反馈。
4. 文件的抄送和传阅要明确责任人，及时落实工作要求。
5. 文件的处理和结论要及时反馈，对于需要回复的文件要按时回复。
四、其他相关规定1. 文件的秘密等级要根据文件内容和重要性确定，严格保密，防止泄露。
2. 文件的打印和复印要节约用纸，提倡双面打印，减少资源浪费。
3. 文件的电子存储要建立备份和归档系统，确保信息安全和可靠性。
4. 文件的管理要遵循文件管理规范和相关法律法规，不得私自处理和篡改文件。
五、总则本制度自颁布之日起执行，凡因不遵守本制度引起的问题，由相关责任人承担责任，为保证文件管理工作的正常进行，特制订本制度。
特此公告。
文号管理制度范本公司名称：XXXXX 公司制定单位：文件管理部制定日期：XXXX年XX月XX日生效日期：XXXX年XX月XX日制度编号：XXX-XX-XX制度修订：无审批人：XXX （签字）文号管理制度.doc以上为文号管理制度范本，以供大家参考。
档案分类排列编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号。
按“卷”整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4位,如“0134”目录号:3位,如“001”案卷号:4位,如“0001”顺序号:3位,如“001”2000年后的文件按“件”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号。
按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限—(组织机构或问题)—件号全宗号:4位,如“0134”年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。
件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类的顺序排列。
档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1”年度:4位,如“2009”案卷号:4位,如“0001”。
三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案。
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文件的分类与编号
1.范围
本规程规定了GAP文件分类
本规程规定了GAP文件的编号
2.规范性引用文件
下列文件中的条款通过本规程引用而成为本规程的条款。
凡注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用本标准。
凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
3.定义
3.1文件
文件是一切涉及中药材生产和管理的书面标准和试验记录。
4.文件的分类
文件是一切涉及中药材生产和管理的书面标准和试验记录，大致分为以下四大类：
4.1阐明要求的文件
主要是指规范、标准、规章制度等，具体分为以下：
4.1.1技术标准（TS）：中药生产技术活动中，国家、地方、行政及企
业颁布和制定的技术性规范准则、办法、规格标准、规程和
程序等书面要求，
例如《中华人民共和国药典》国家标准（GB）行业标准，企业产品质量标准，产品工艺规程等
4.1.2标准管理规程（SMP）企业为了行使生产计划，指挥控制等管
理职能，对每一项独立的管理过程所制定的书面标准程序例如：中药材种植各环节的质量管理规定，GAP文件系统
管理规程，员工上岗培训规程等
4.1.3标准操作规程（SOP）企业内部对每一项独立的生产作业所制定
的书面标准程序或对岗位人员的工作范围，职责及工作内容
考核所规定的书面标准及程序
例如：各种中药材的种植初加工类各种标准操作的规程4.2阐明推荐建议的文件—指南类
例如：参考文献，资料等
4.3规定组织质量管理的文件—质量手册
例如：标准规范，关于质量管理
4.4阐明所得到结果或指提供所完成活动证据的文件
—记录，凭证，报告等
4.4.1记录包括生产操作记录，批生产记录，批包装记录，初加工记
录，产品批档案各种报表，产品留样检测记录各种台账等4.4.2凭证包括表示物料设备环境等状态的单证牌以及各类证明文件
类等
例如：中药材成品仓库合格不合格状态记录牌等
4.4.3报告类：
例如：中药材GAP认证申请报告、国家环保部门对中药材生产
基地环境评估报告、产品质量综合分析报告等
5. 文件的编号
5.1文件编号的原则
所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存。
5.2文件分类编码
由文件大系统分类+文件子系统+文件性质分类+修改次数组成5.2.1文件大系统分类：
A表示GAP管理系统文件
5.2.2文件子系统分类：
ZL表示质量类
SC 表示种植生产类
WJ物料管理（仓储）
CJ初加工类
5.2.3文件性质分类：
T表示技术标准
M表示管理规程
O操作规程
5.2.4修改次数
N表示修改次数
0表示新版文件
其余修订次数用阿拉伯数字组成
5.3文件编号的组成
所有编号都是组合：
例如：
AZL-质量类
AZLMN-质量管理类
AZLON –质量检验操作规程类
AZLTN-企业质量标准类
ASC- 种植类
ASCMN-种植生产管理
ASCON—种植生产操作规程
AQT-其他类
AQTMN-其他管理规程
5.2文件与类号，顺序号
例如：
-01-1
-01-为该系统分类号
-1为该子系统中文件顺序号
5.3附件与记录的编号规则
5.3.1附件：在文件代码编号中的N位置写F,另在相关文件的顺序号后增加附件顺序号-1
5.3.2记录：在文件代码编号中N位置写J ，另在相关文件的顺序号后增加附件顺序号-1。