工程总承包项目信息文控管理流程

工程总承包项目信息文控管理流程

17．2．1项目信息的收集项目信息的收集是项目信息管理的基础。在项目信息管理过程中，要培养和树立项目全员信息管理意识，保证所收集信息的全面性、准确性和有效性。在项目信息收集过程中，要按照项目信息标准化的要求，形成标准的原始信息，为项目信息管理的传递、处理、反馈和存储提供方便。信息的积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围之中，并有相应的检查、控制及考核措施。

(1)收集范围

凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有利用价值的各种载体的信息，都应收集齐全，归入建设项目档案。

(2)收集时间

应按信息形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

(3)各方职责

>项目准备阶段形成的前期信息应由业主各承办机构负

责收集、积累并确保信息的及时性、准确性。

>EPC总承包商负责项目建设过程中所需信息的收集、积累，确保信息的及时性、准确性，并按规定向业主档案部门提交有关信息。

>各分包商负责其分包项目全部信息的收集、积累、整理，

并确保信息的及时性、准确性。

>项目监理负责监督、检查项目建设中信息收集、积累和齐全、完整、准确情况。

>紧急(质量、健康、安全、环境)情况由发现单位迅速上报，具体按照EPC总承包商项目经理部质量管理体系文件和HSE管理体系文件中的相关程序执行。

17．2．2项目信息的处理

(1)外部信息

EPC总承包商接收到的外部信息，在进行处理和传递分发之前必须审查其有效性。如发现收到的文件和资料在有效性存在问题，应立即与发放信息的单位联系，取得有效的证据。对于接收到的外部信息由信息文控中心接收并确认其有效性，进行编码，再根据文件类别填写“来文登记表”，登记过的文件由信息文控人员呈交项目经理审阅、批办或转批。然后交信息文控中心复印，原件存档，复印件按照“文件发放登记表”分发到相关各部，或提交有关部门处理，必要时报送业主。

(2)内部信息

内部信息按照EPC总承包商项目经理部要求起草后形成正式文件，由项目经理审批后再由信息文控中心登记、编码、复印，然后按照“文件发放登记表”分发到相关各部，必要时报送业主。项目的所有信息资料，在使用前应由有关的责任

部门或人员进行评审。如发现错误或疑问，应及时与提供部门联系，协商解决，以确保质量。

17．2．3项目信息的发送与回执

(1)项目信息的发送

>发往外部的所有报批文件、信函、传真、会议纪要等应使用信息文控中心制订的统一文件格式和文件编码。经发件部门经理、项目经理签字批准，由信息文控中心登记编码后统一发送、存档。

>传真应以固定的标识和格式明确文件主题、发文号、收发件人等内容，要求对方回复的事项应明确回复时间和相关要求。发往外部的信函中要求对方回复的事项应明确要求回复时间和相关要求。

>报批文件由各部门准备(内容涉及其他部门时，由文件编制部门牵头会签)，连同由部门经理签字的“文件传送单”送信息文控中心向业主提交。

>EPC总承包商项目经理部与业主例会的会议纪要由信息文控中心整理完成，征求各部门意见后交业主审阅修改，无异议后双方签字认可，传送各相关部门。

(2)项目信息的回执

>各部门应按照职责要求，要及时准确地对接收到的项目信息及时进行处理及反馈。

>各部门设置专门文控人员定时查看信息平台通知栏和

公文办理模块，定时查看信息、下载，系统自动回执，并对系统自动回执信息下载保存，日后跟踪和追溯。

>技术类文件、程序类文件、管理类文件、设计变更、组织设计报批文件等特殊要求的纸质传真类文件，在收到对方“文件传送单”或传真文件后，第一时间在“文件传送单”或其要求的回执签字处签署，按文件分类规定进行分类归档。

17．2．4项目信息的存储

总承包项目中流动的各类信息最终都会以各类文件的形式进行存储保存。针对项目信息的存储管理也即为对于项目文件的管理。

(1)档案管理基本要求

>对于所有的项目竣工资料都要按项目文档编码体系要求进行编码。

>归档竣工资料要按照相关文件的编制要求，由EPC总承包商项目信息文控中心在开工前对文档管理职责进行划分。

>要保证项目档案资料的原始性及真实性，各部门都必须指定专人负责收集和整理。

>项目资料的整理应按项目文档管理程序要求，保证各部分之间有机联系，分类科学、组卷合理。

(2)项目文件的归档

>归档文件必须完整、成套、系统；必须记述和反映建设

项目的全过程；必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。

>各部门完成本业务范围的资料的收集、整理，移交信息文控中心进行分类、编号、整理、立卷、编目，经EPC总承包商项目经理审核签认后，由项目信息文控中心存档。

>对于电子文件，文件的形成部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向信息文控中心移交，并按相应管理规定的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

>竣工资料的编制整理必须符合相关管理规定。

(3)项目文件的借阅

EPC总承包商项目经理部应建立一套高效简洁的内部文件流转程序。对所有接收和发出的文件，建立严格的登记制度与借阅制度，各部门借阅信息文控中心保管的项目文件时，应填写“项目文件借阅单”，由部门经理签字批准方可借阅。另外，还要注意文件存放的安全性，尤其是防盗、防火和防潮问题。以上制度建立后由专人进行监督执行。

(4)项目信息的保密

根据总承包项目部有关保密的要求和规定，为保证总承包项目的各方利益，一定要认真做好保密工作，与项目有关的技术、商务、招投标等文件以及重要信息严禁对外泄露和传播。