接待服务工作标准化手册
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
接待工作标准化手册
编写说明
接待工作是xx有限公司(下简称“公司”)管理的重要内容,是展示企业的窗口。为更好地促进我公司接待工作程序化、规范化,保障接待工作的质量和效率更好地为树立良好的企业形象,根据有关规定,结合我公司实际情况,编写了《xx有限公司接待服务工作标准化手册》。
本手册从公司实际出发,对接待工作的业务标准、业务流程进行规范,明确工作内容,健全完善工作模板和范本,控制关键点,实现接待工作的精细化、标准化、流程化、规范化。
本手册适用于总部各部门及各项目公司,既是公司组织接待活动的“工作指南”,又是开展标准化建设的基础知识读本。请广大员工特别是接待人员认真学习和使用好本手册。同时,各项目公司各部门应结合自身工作实际,在手册的基础上修订完善本部门接待管理标准,编写接待细则,全面提高我公司的接待工作水平,全力服务于公司接待工作。
本手册为首次编写,由于时间仓促,编制中难免存在诸多问题和不足之处。希望在执行中不断发现问题,及时提出整改、完善意见,逐步完善接待工作。
目录:
第一章:接待基础管理第二章:接待工作管理第三章:座次安排
第四章:应急机制
第五章:资料
第一章接待基础管理
一、使用范围
适用于xx有限公司总部及下属各项目公司。
二、职责分工
1.领导组
负责审定接待方案,处理接待中出现的问题,并解释解决和指导。
确定工作组成员,并对各小组成员工作内容进行规划与要求。
全方位监督、检查各项接待工作的落实情况。
2.工作组
负责接待活动具体工作,各小组具体分工如下:
三、工作原则
1.热情周到原则:尊重来宾生活、工作习惯及政治、宗教信仰,回避民族、生活和工作忌讳
2.厉行节约的原则:规范接待程序,控制活动规模,注重成本核算,合理控制费用
3.保密原则:严格执行公司保密规定。不得以任何形式透露公司商业、技术秘密;尊重和保护宾客隐私。
4.责任落实的原则:接待工作组组长直接对领导组负责,各工作小组成员直接对工作组组长负责。各项工作分工明确。
5.把握关键的原则:接待活动中的重要环节和关键点要配置AB角(即除该项工作责任人以外再确定一人作为工作接替者,并熟悉该项工作责任人的工作内容。A角遇特殊原因离开岗位时,B角要及时到位,保证工作不断不乱),强化闭环管理,做到事前有布置,事中有控制,事后有反馈,对在过程中出现的异常情况有效控制,严密监控。
6.资源共享的原则:建立健全本单位接待资源体系,充分利用本单位内部的人力、车辆、设施、设备等,力求经济合理配置。
四、接待人员要求
1.熟悉接待方案及活动相关安排,掌握来宾相关信息,清楚自己的工作任务及时间节点。
2.尊重来宾生活、工作习惯及政治、宗教信仰,回避民族、生活和工作忌讳。来宾无论职务高低,都要热情相待,言谈举止要注意符合礼仪规范。
3.活动之前要检查通讯工具电量是否充足,确保活动期间24小时通信通畅。
4.在确保分工任务完成的情况下,随时为其它环节补位补漏。要及时向接待工作组长及相关人员通报接待变动信息。
5.各环节工作人员要提前到位,关键环节、岗位实行AB角管理。要在安排好上一环节的活动后,立即开始检查下一环节活动的准备情况。
6.按照统一要求着装,佩戴工作证。
7.严格执行保密规定。不得随意对外泄露接待活动相关信息。接待过程中向宾客随意透露公司机密信息;也不得随意向他人透露来宾信息及接待内容。
8.学习有关接待、礼仪及综合知识,关注公司最新动态,熟悉各常规参观场所和各种参观活动中对外介绍公司的相关材料,不断提高
工作能力。
第一章接待工作管理一、信息处理
(一)参观接待类信息处理
(二)会议接待类信息处理
(二)庆典活动类信息处理
二、协调策划与方案制定
根据接待需求成立工作小组,召集有关部门协调安排活动策划分工,制定接待方案,整理详尽接待工作推进表(附件),提出具体工作要求,责任落实到人。
准备工作完成后,应从头到尾将整个接待方案梳理一遍,查漏补缺。主要关注整个接待流程安排是否合理、是否遗漏某个环节等,确保每个环节应出席的人员和需要的物资都已落实。提前半天须再次落实人员、地点、车辆和物品等准备情况。
(一)参观接待类
(二)会务接待类
(三)庆典仪式类
三、接待准备及实施(一)相关资料及物品准备
(二)接送安排
(三)住宿安排
(四)餐饮安排
(五)车辆安排
(六)后勤保障
(七)参观安排
(八)会议安排
(九)庆典活动安排
三、接待后总结工作(一)接待总结
(二)资料归档
第三章座次安排
(一)用餐座次安排
1.桌次和座次安排原则
(1)因地制宜
桌次和座次的安排应根据来宾级别、陪同领导和人员级别以及餐厅现场实际情况确定。
(2)右高左低
当两人一同并排就座时,通常以右为上座,以左为下座。(3)中座为尊
三人一同就餐时,居中坐者在位次上要高于在其两侧就座之人。
(4)面门为上
倘若用餐时,有人面对正门而坐,有人背对正门而坐,依照礼仪惯例则应以面对正门者为上座,以背对正门者为下座。
(5)观景为佳
如用餐时有优美的景致或高雅的演出可供用餐者观赏,此时应以观赏角度最佳处为上座。
(6)临墙为好
在某些餐厅用餐时,为防止过往侍者和食客的干扰,通常以靠墙之位为上座,靠过道之位为下座。
(7)临台为上
宴会厅内若有专用的讲台时,应该以靠讲台的餐桌为主桌,如果没有专用讲台,有时候以背邻主要画幅的餐桌为主桌。
(8)各桌同向
如为宴会场所,各桌上的主宾位都要与主桌主位保持同一方向。
(9)以远为上
当桌子纵向排列时,以距离宴会厅正门的远近为准,距门越远,位次越高。