瓦楞纸箱订单流程作业指导书参考版

XXXX包装有限公司

订单流程作业指导书

发放号：持有者：

编制：日期：2017 年1月20日

审核：日期：2017 年1月20日

批准：日期：2017 年1月20日

发放范围： 2017年1月20日生效

目录

1.目的 (1)

2.适用范围 (1)

3.职责 (1)

4.工作程序 (1)

4.1核价、报价 (1)

4.2接单 (2)

4.3开单 (3)

4.4下单 (4)

4.5排程 (5)

4.6生产 (9)

4.7出货跟踪 (9)

4.8货款回笼 (10)

4.9产品管理 (10)

4.10订单管理各环节运作流程图示 (10)

5相关文件和表单 (13)

附件

1.目的

规范部门管理制度，完善订单运作流程，健全质量控制体系，提高内勤作业质量。

2.适用范围

适用于订单部核价、报价、接单、下单、生产交货、跟踪反馈等整个订单运作流程。

3.职责

4.工作程序

4.1核价、报价

4.1.1箱板类

4.1.1.1客户直接要求核价或打样时，订单员应立即电话通知销售员，并电话征得销售经

理同意和公司认可后，再要求销售员通过电话或填写《样箱信息表》方式提供产

品资料、合同用料、规格型号及性能特殊要求等核价相关信息。

4.1.1.2销售员要求核价或打样时，订单员应在电话征得销售经理同意和公司认可后，再

要求销售员通过电话或填写《样箱信息表》方式提供产品资料、合同用料、规格

型号及性能特殊要求等核价相关信息。

4.1.1.3订单员根据《样箱信息表》或销售员电话，将产品资料、合同用料、规格型号及

客户性能特殊要求等相关信息输入《成本分析单》，并及时通知核价员进行成本核

算。

4.1.1.4核价员依照订单员或销售员提供的核价信息进行成本分析和核算，完成之后将成

本分析单打印1份，在“核价员意见”一栏中签名确认（核价员意见主要体现客

户订单的基本价格情况和生产可能遇到的实际困难等内容）。

4.1.1.5根据成本分析单价位高低，由订单员负责完成《成本分析单》的分级审批工作。

如价格不符合公司要求，应及时将核价信息电话反馈给销售员；如销售员要求下

单生产，则必须经过公司主管领导签字认可。新客户核价最终确认为副总经理，

但必须保证销售价格在最低价以上，销售价格在最低价以下的情况必须总经理签

署审批。

4.1.1.6 《成本分析单》完成最终审批后，由核价员一复4份并分发财务、技术、内勤、

排程各一份，原稿个人留底存档。

4.1.1.7新产品经过核价和审批后，核价员填写《核价单》（纸箱和纸模报价单格式大致相同），

交销售员向客户报价、确认。如果印版和模具费用由客户承担的，则必须在《报

价单》中注明。

4.1.2纸模类

4.1.2.1销售员（或客户）提出报价需求并填写《纸模报价申请单》，申请时必须提供图纸、

样品或产品等相关资料。

4.1.2.2销售员把报价申请单提供给纸模厂，由纸模厂为产品进行设计和确定技术指标，

并签署意见。

4.1.2.3营销部审核报价申请表并签署意见。

4.1.2.4订单部审核报价申请表并签署意见。

4.1.2.5副总裁审核报价申请表并签署意见，副总裁不在公司由副总审核并签署意见。

4.1.2.6核价员按照报价申请表确认的价格填写《报价单》。订单员了解报价单内容后以传

真的形式向客户报价。

4.1.2.7核价员保存好报价单并附相应的报价申请单原稿，留底存档。

4.2接单

4.2.1顾客可能通过电话、传真、电子邮件、IVR（Interactive Voice Response）或公司

网站下订单。在电子商务交易中，采购商还可能使用EDI（Electronic Data Exchange）或多种网络协议下达订单，订单员要根据不同情况选择不同方式承接订单，并及时与客户进行核对。

4.2.2新客户新产品接单时作业程序及注意事项

4.2.2.2客户直接要求下单或打样，订单员应立即电话通知销售员，并征得销售经理同意

和公司认可，再要求销售员提供详细地客户资料，具体包括营业执照（副本）、税务登记证、知识产权、销售合同、印版模具承诺书、送卸货方式、付款方式、开票资料等等。

4.2.2.3销售员要求下单或打样，订单员应先电话征得销售经理同意和公司认可，之后再

要求销售员提供详细地客户资料，具体包括营业执照（副本）、税务登记证、知识产权、销售合同、印版模具承诺书、送卸货方式、付款方式、开票资料等等。

4.2.2.4.书面通知核价员进行成本核算和报价。

4.2.2.5订单员采取发文登记的形式把客户提供的营业执照（副本）、税务登记证、知识产

权、销售合同、付款方式、开票资料等经营相关资料转交给销售内勤保存，由销售内勤在ERP系统内进行新单位登记；印版模具承诺书提供给财务；送、卸货方式填写《新客户送货、卸货申请单》并提供给运输调度员；纸箱技术要求方面的资料提供给技术部门。

4.2.2.6客户有数量控制需求的，订单员应说服客户接收余量并在工艺单上注明数量要求。

4.2.2.7需要预付货款的零星小客户，订单员必须等货款、知识产权、开票资料等客户相

关资料全部到位后方可下单。

4.2.3接到老客户新产品的订单，同样，订单员首先应将订单及产品资料递交核价员进行

成本核算，在确认价格符合标准后方可开单；如价格不符合公司要求，应及时将相关信息电话反馈给销售员；如销售员要求下单生产，则开单前必须经过副总裁和董事长的签字认可。

4.2.4接到老客户老产品的订单，与客户确认无误后可直接下单生产。

4.2.5纸模类产品，客户或销售员有订单计划则必须以书面的形式下订单给订单员，订单

员做好订单接收和发货的记录（电子稿），同时下达《纸模生产通知单》给纸模厂（传真形式）

。

4.2.6接到非常规订单时，订单员必须填写《订单评审表》，待实施订单评审并确认后再下

单生产。

4.2.7风险客户或无合同客户在下单前必须填写《风险客户下单申请单》和《无合同下单

申请单》，经公司审批认可后方可下单。

4.2.8如客户要求我司提供油压车、订机等配套辅助设备或材料，订单员应填写《客户配

套辅料申请表》报公司审批。

4.3开单

4.3.1订单员在开具《生产工艺单》前先分析相关《成本分析单》的具体信息。如果是新

单位，销售员提供合法的客户资料和具备下单的规范资料并必须在销售部进行新单位登记，。新单位在开单的时候要注意印刷版面是否有注册商标出现，如果有注册商标则必须由销售员提供相应的证明和手续。如果是老单位老产品，开单前应仔细核发现异常，应及时与客户确认，确保万无一失。

4.3.2开单时必须明确销售员提供的尺寸类型（内径、外径、外型）

4.3.3选择正确的箱型，如果产品为全模生产就选择模切生产，放好毛料板片。

4.3.4确认客户的箱型（有样箱可以参照样箱），确认客户订单数量以及纸箱的瓦楞方向（直瓦还是横瓦）。