(精编)办公室内务管理办法

办公室内务管理办法

一、院办电话处理

㈠接电话

1.接电话时必须问清单位、姓名，重要通话内容应做好记录，并提出拟办意见。

2.对上级部门来电，应问清对方单位并记录部门、姓名、电文，然后及时报告院办主任，转有关领导。

来电记录表密级（绝密、机密、秘密、普通）缓急（特急急一般）来电时间,年月日时分,来电号码, 来电单位,,联系人,

来电内容, 处理意见, 处理结果, 受电单位,,受电人, 备注, ㈡打电话传达院领导指示，发布电话通知，要求对方复诵内容、通报姓名，记录备查。

二、文件、信函、通知、材料的发送

㈠凡“党字”、“院字”文件，均由秘书填写好文件发送单，按文件发送单的发送范围和份数下发。对外发送的文件由文书写好信封，装好文件交收发室，一般按挂号信寄出。

㈡院内下发的书面通知、公务信函由文书填写好文件发送单后，按照规定必须及时送出，并请接件人在发文单上签字，最后将发文单存档备查。

㈢外单位寄来的公函，若需有关职能处或系承办处理的，由文书将函件送至相关部门。且必须登记备查。

三、办公室资产与办公用品管理

院办的资产管理包括：行政办公、旅差经费的使用，固定资产的管理，津

贴、补助的发放，特支经费的管理与使用；（包括院领导办公室的资产）办公用品管理等。

㈠行政经费的使用和管理

1.院办的行政办公、出差经费控制，由院办主任负责。

2.院办添置新设备，购买消耗品，出差借款等，均须由院办主任事先请示

主管院长，征得同意后，按规定的额度支出。

㈡固定资产的管理

1.归口管理及院办使用的固定资产的管理由院办固定资产管理员负责。固

定资产管理员应认真将固定资产登记造册。凡新添置的设备均须由固定资产管理员验收登记，本人签名并注明领用时间，然后交给领用人员保管和使用。

2.院办的消耗用品，应经常清点，发现遗失和损坏，当事人应说明原

因，院办行政事务干事要及时报告院办主任消耗品的需求情况

3.固定资产的添置应由院办主任请示主管院长后方可购置。

㈢特支经费的使用和管理

学院特支经费由院办主任统一管理。各部门因工作需要宴请或对来宾进行伙食补贴的须先行书面报告，提前送交院办主任报分管领导批准，然后由主任办理来宾用餐通知单，部门送往食堂准备客饭或外出宴请。

㈣办公用品的管理

院办行政事务干事负责办公用品的购买和发放。

1.行政事务干事应注意掌握院领导及院办办公用品的需求情况，及时购买。

2.行政事务干事购买办公用品后应登记造册。院办人员领用时应填写名称、数量、领用时间。

3.除打字室用的纸张、打字蜡纸领回交打字室保管外，其余均存放于办公室

库房内，行政事务干事一定要妥为保管，不能自行处理，领用时，需经过主任同意。

4.介绍信由文书管理和使用。

四、车辆管理

1.院办小车是专为院领导服务的工作用车，原则上不向外派车；面包车可安排部门使用。

2.安排用车范围：院党政领导、党委和行政重大活动用车统一由院办安排。其它情况用车由车队长安排。

3.安排用车程序：院领导用车可经院办主任或行政干事通知司机，亦可自行

通知；学院重大活动涉及到的用车，须经车队长通知司机；其它情

况用车亦须车队长批准

4.各单位用车直接与车队长联系。

五、院办打字室管理㈠学院党委和院行政文件由院办文书统一登记、编号，

送打字室安排打印。打字室系机要重地，未经同意请勿进入打字室。

㈡打字室一般只负责以下材料的打字：

1.以“中共山东外贸职业学院委员会” “山东外贸职业学院”名义制发的党政公文

2.院党政单位起草的、必须打印的文件文字材料

3.院领导指示打印的各种文字材料㈢校对、送印一般由拟文单位负责。

六、催办

㈠催办目的

及时了解各项工作的执行情况和各有关部门的基本工作情况，确保上级下达

的各项任务和院领导交办的各项工作能保质保量地按时完成。

㈡催办范围

1.上级下达的各项任务；

2.党委会、党政联席会和院长办公会议决定的工作；

3.院领导交办的工作。

㈢催办单的处理

催办单（形式如后）由文书根据领导要求填写后交院办主任。院办主任

根据工作性质，确定催办人办理

㈣催办人职责

接到通知后，及时了解情况与承办单位取得联系，落实工作项目负责

人，在完成期限前进行催办，及时向领导反映执行中出现的问题并协助解决，填好催办记录，工作完成以后向领导汇报。

附件1 ：

行政会议决定事项催办登记簿() 办第号

会议名称,,会议时间,

主持人,,记录员,

会议决定

事项摘要

办理部门或人员,

催办情况,

备注,

山东外贸职业学院会议管理办法及组织程序

一、学院大型会议的筹备

㈠大型会议的类别

学院大型会议包括党代会、教代会、校庆、团代会、经验交流会等。

㈡会议的组织与筹备

1.组成秘书机构。

会前组成秘书班子，分设文字组、行政组、组织组、宣传组和保卫组总称会议秘书处。

①文字组，负责撰写工作报告、决议、决定草案、会议总结报告的初

稿、会议典型的选择、发言稿等，安排日程表及文稿打字、校对、印刷、装订、分发、印发大会手册、简报、文件袋、发言目录、会议名单等。

②行政组，负责印制会议代表证、列席（特邀）代表证、工作人员证、会议通知、安排食宿、医疗、车辆、会场、文娱活动等。

③组织组，负责印制选举名单、选票、准备票箱，起草选举主持人主持词，组织实施选举等。

④宣传组，负责新闻报道、会场音响，书写并张挂（贴）会标，散发会

议宣传材料，注意调查研究，使会议更具有针对性。

⑤保卫组，负责会议的安全保卫工作。

2.会前准备工作。

①预案制定，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示、起草会议预算、发出会议通知和向来宾发送请柬等。