企业会议管理的构成要素

会议日程表的设计
❖ 会议的日程一般采用简短文字或表格形式， 将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚 上三个单元里，将会议的议题具体化。
会议日程的样式
❖ 天地公司新产品销售展示会日程安排 ❖ 日期时间内容安排地点参加人自责人备注2003年
11 月 12日 8：30报到员工餐厅门厅全体员工9： 00销售主管做介绍公司会议厅全体员工9：50休息 10：00新产品展示——技术总监主讲和演示公司 会议厅全体员工11：00销售活动录象员工餐厅三层 自由参加12：00自助午餐员工餐厅二层13：30员 工自由观看和动手操作新产品员工餐厅三层自由参 加14：30销售部人员讲解广告宣传单公司会议厅全 体员工15：30分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由 参加16：30散会
会议的主要种类
❖ 按组织类型：可分为内部会议和外部会议，正式会 议和非正式会议；
❖ 按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类； ❖ 按出席对象：可分为联席会（由若干单位共同召集
并参加）、内部会、代表会、群众会等； ❖ 按功能性质：可分为决策性（必有决议、决定）、
讨论性、执行性（分配工作、布置任务、执行政策 ）、告知性（发布会、说明会）、学术性、协调性 、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；
公司常见会议的种类与作用
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经理例会与特别会议
经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经 营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的， 通常每月一次或每周一次，与会者和会议地点都相对 固定。
经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转 机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解 决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究 和解决新问题，做出相应的对策。
公司常见会议的种类与作用
❖ 部门员工例会 是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加
的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般 起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的 作用。 ❖ 股东大会和董事会议
股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议 ，一般每年召开一次，有股东参加，决定股份公司 的最高执行方针。秘书通常在会前三到四个星期就 要将会议通知邮寄给参会人员。董事会分例会和特 别会议。
公司常见会议的种类与作用
❖ 公司年会 用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一年
的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总结 表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。 ❖ 客户咨询会
这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单位 代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、 建议，对客户提出的问题集中给予解答。这类会议 的与会者来自方方面面，有本地区的，也有外埠的 ；有本国的，也有外国的；规模比较大，工作量难 度较大，要求高。
注意事项
❖ ⒈会议议程和日程、程序三种会议文件的功能是不 同的，应抓准三种文件所传达的会议信息的侧重点 。
❖ ⒉会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应 再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如 遇到一些变化，可相应调整。
❖ ⒊会议的议程与日程的安排必须吻合。 ❖ ⒋会议的议程、日程表制定后，必须经主管领导审
核ห้องสมุดไป่ตู้可实施。
发送会议通知
学习目标
❖准确地发送会议通知
发送形式
❖ 正式通知 为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之
外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电 子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。 ❖ 非正式通知
非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随 后再寄备忘录或信函。
会议议程表的设计
正确的设计方法： ❖ ①编制会议议程表时，首先应注意议题所涉
各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对 会议议程顺序的明确规定。 ❖ ②议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨 论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列 在一起。 ❖ ③保密性较强的议题，一般放在后面。
会议议程的样式
天地公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司 总部的三号会议室举行。 ⒈宣布议程 ⒉说明有关人员缺席情况 ⒊宣读并通过上次会议记录。 ⒋通信联系情况 。 ⒌东部地区销售活动的总结。 ⒍销售一部关于团队沟通问题的发言。 ⒎公司销售人员的招聘和重组。 ⒏销售二部经理的人选。 ⒐下季度销售目标。
会议的主要种类
❖ 按议题性质：可分为专业性（解决专门领域问题） 、专题性、综合性等；
❖ 按照规模大小：可分为特大型（万人以上）、大型 （数千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人 或数人）等；
❖ 按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播会、 电话会、电视会等；
❖ 按与会者的国籍及议题的范围：可分为国内会议和 国际会议等。
会议筹备
拟订会议议程和日程
学习目标 掌握会议议程和日程表的设引方法。
❖ 会议议程
会议议程是对会议所要通过的文件、 所要解决的问题的概略安排，并冠以序 号将其清晰地表达出来，会前发给与会 者。
❖会议日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表 后，会前发给与会者。 ❖ ⑴宣布议程 ❖ ⑵说明人员缺席情况 ❖ ⑶宣读并通过上次会议的记录 ❖ ⑷财务主管报告 ❖ ⑸其他报告 ❖ ⑹新的议题 ❖ ⑺有关人事任命 ❖ ⑻提名并选举新的负责人 ❖ ⑼通知有关事项 ❖ ⑽宣布休会
企业会议管理的构成要素
会议的概念
会议是人类群体有组织的会晤、 议事行为或过程。
会议的构成要素
❖ 会议的要素即会议的组成因素。 ❖ 分为基本要素和其它要素两大类。 ❖ 基本要素即所有会议必有的要素（目的、时
间、会址、主持者、组织者、与会者、议题 、议程）。 ❖ 其他要素即可供选择的、并非为所有会议所 共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、 经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗 性材料）。
公司常见会议的种类与作用
❖ 产品展销定货会 这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段，
一般由销售部门负责人操办。 ❖ 业务洽谈会
是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益的 关键。企业的领导人常常亲临此类会议。 ❖ 新产品新闻发布会
企业研制出新产品并准备将其推入市场时。常常采 用新闻发布会的形式进行宣传。