电子文件归档与管理细则

电子文件归档与管理细则

3 管理体制和职责

3.1 各单位应根据本细则，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。

3.2 文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效

性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检

测数据等要求。

3.3 为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管

理，以确保其不散失、不损毁、不失真。

3.4 归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能

有效机读。

4 电子文件的收集

4.1 收集范围

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：

4.1.1 文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

4.1.2 图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。

4.1.3 图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

4.1.4 影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。

4.1.5 声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

4.1.6 多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像

等两种以上的复合信息形式。

4.1.7 超媒体链结文件: 指用超媒体链结技术制作的文件。

4.1.8 计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑

软件等。

4.1.9 数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

4.2 电子文件收集要求

4.2.1 归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。

4.2.2 在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱

机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

3.5 文本文件收集时应统一将其转换为TXT 文档或XML 文档。

3.6 静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、JPEG。

3.7 影像文件收集时应统一转换为MPEG、AVI 格式。

3.8 声音文件收集时应统一转换为WAV、MP3 格式。

3.9 自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。

3.10 归档的电子文件如果采用不符合本细则要求的格式，收集时应转换成本细则要求的格式。

3.11 各单位应依据本细则，结合实际情况，制定本单位、本系统电子文件收集的具体范围。

5 电子文件的归档

4.3 归档要求

文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，每月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。

4.4 归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子

文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

4.5 电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，依照附录A 要求进行著录并填写《归档电子文件登记表》（见GB/T 18894-2002 表A.4、表A.5）。归档电子文件应逐件编目。

4.6 文件形成部门应于每月初将上月形成的经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在

脱机载体上，并一式两份向档案部门移交。

4.7 档案管理部门应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移

交、接收检验登记表》（见GB/T 18894-2002表A.3）。登记表一式两份，一份由档案部门保存，另一份由文件形成部门保存。

6 归档电子文件的移交、接收与存储

各单位应在每年9 月底前将经过检验合格后的归档电子文件移交同级国家综合档案馆，集中保管。4.1.10 电子文件的移交、接收要求严格按GB/T 18894-2002 执行。

4.1.11 归档电子文件的存储

4.2.3 一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的电子文件不应存储在

一盘载体中。

4.2.4 本细则推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文

件长期保存的载体。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。

4.2.5 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，注明全宗号、归档年度、盘号和套别（见7）。

3.12 信息组织结构

每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。每盘存储载体应具有如下信息组织结构：

4.8说明文件

4.1.12文件名：README

4.1.13文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制

作人、检查人、制作时间。

4.1.14文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。

字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。

4.9著录文件

4.2.6文件名：DESCRIPT.XML

4.2.7文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。

4.2.8文件格式：XML 文件（具体格式见附录B）。著录文件包含项目同《归档电子文件登记表》。4.10归档电子文件子目录

6.2.4.3.1目录名：DATA

6.2.4.3.2目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一件电子文件保存在一个子目录中，子目

录名为全宗号+归档年度+保管期限+件号，如00012002100001，其中第1?４位为全宗号，第５?８位为归档年度，第９位为保管期限（永久为1，长期为2，短期为3），第10?14位为件号。

7 归档电子文件的保管

归档电子文件要一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。

附录A

电子文件著录项目

下列著录项目标注“*者”为必著项，其它为选著项。

A1 文件信息

A1.1 发文登记号：发文单位已发文件登记的顺序号。

A1.2 收文登记号：收文单位收到文件登记的顺序号。

A1.3 拟稿人：拟稿人员姓名。

A1.4 拟稿时间

A1.5 部门责任人：拟稿人员所在部门责任人姓名。