体系文件基础知识培训

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体系文件的架构
程序文件
• 程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针 程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说, 对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此 工作如何来做. 工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目 的和范围;做什么事情和由谁来做; 的和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由 谁来做；应使用什么材料、设备和文件， 谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对 活动进行控制和记录等。 活动进行控制和记录等。
作业时，按文件规定佩戴防护设施
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4.2.3文件控制的要求 ISO9001:2008 4.2.3文件控制的要求
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体系文件的重要性
体系文件的重要性
• 体系文件在ISO9000、ISO14000及OHSAS18001体系建立和运行的过 体系文件在ISO9000、ISO14000及OHSAS18001体系建立和运行的过 ISO9000 程中扮演着相当重要的角色： 程中扮演着相当重要的角色：
• 符合标准要求
在ISO9001和ISO14001的标准条文中,均要求组织“建立并保持书 ISO9001和ISO14001的标准条文中,均要求组织“ 的标准条文中 面的体系,以全面满足此标准的要求” 面的体系,以全面满足此标准的要求”.
• 工作的依据
建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循, 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和 稳定的工作方式, 稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致 的工作方式和标准, 的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明 确和清楚. 确和清楚.
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文件的内容
参考文件资料
• 用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最 用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时, 好将文件的编号同时附在文件名之后会易查找, 好将文件的编号同时附在文件名之后会易查找,但是不可将文 件版本附上. 件版本附上.
附件
• 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单, 有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后, 有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是 也不可以附版本. 也不可以附版本.
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使用部门的文件管理
分发的各类文件， 分发的各类文件，由使用单位应进行分 编目和标识并妥善保管； 类、编目和标识并妥善保管； 文件如发现有破损、缺页、字迹模糊不 文件如发现有破损、缺页、 清等，应交文控部申请更新重发； 清等，应交文控部申请更新重发； 任何人不得在受控文件上涂画或作任何 标记。 标记。
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文件的分类
外部文件
体系文件
客户资料 国家标准 国际标准
参 考 文 件
暂时有效 参考使用 用完即废
受 控
行业标准
文 件
内部文件
书面文件 受版本版次更 改限制。由文 控中心负责 硬件拷贝 电子媒体
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文件管控的目的
1、有章可循 2、照章办事 3、有案可查 4、利于追踪
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按章作业，有据可依
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文件的内容
一份完整的文件应有以下部份组成： 一份完整的文件应有以下部份组成：
• 1.目的 1.目的 • 2.范围 2.范围 • 3.职责 3.职责 • 4.定义 4.定义 • 5.运作程序 5.运作程序 • 6.附件 6.附件
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文件的内容
现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述: 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述:
以上是一份文件的完整结构, 以上是一份文件的完整结构,但是并非所有的文件都应依循 此固定的结构, 此固定的结构,鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不 适用的项目,但是为了整齐亦可统一文件结构. 适用的项目,但是为了整齐亦可统一文件结构.
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文件的内容
一个完整的文件还应该包括:公司名 一个完整的文件还应该包括: 文件名称、文件编号、版本号/ 称、文件名称、文件编号、版本号/ 修订状态、正文、页码/页数、 修订状态、正文、页码/页数、编制 审核、批准、日期等内容。 、审核、批准、日期等内容。
• 一阶文件:手册 一阶文件: • 二阶文件:程序 二阶文件: • 三阶文件:作业指导书 三阶文件: • 四阶文件:表单和表格 四阶文件:ห้องสมุดไป่ตู้
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体系文件的架构
• 手册
• 对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律 对于一个国家来说，宪法是他的根本大法， 的制订都必要依宪法的要求来拟制， 的制订都必要依宪法的要求来拟制，而对于一间公司 业说，手册即是公司在管理制度上的根本大法， 业说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会 叙述公司在体系运行上的大纲要求。
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文件的内容
• 3.职责 3.职责
• 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责, 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责, 一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略 叙述, 叙述,但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导 部门和相关部门的. 部门和相关部门的.
• 4.定义 4.定义
• 亦即名词解释,针对文件中用到的专业术语,英文 亦即名词解释,针对文件中用到的专业术语, 缩写的做明确说明,会令文件内容更清楚明白. 缩写的做明确说明,会令文件内容更清楚明白.
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作废文件的管理
当文件不适用需作废时， 当文件不适用需作废时，由相关部门的 负责人填写《文件制定、更改、 负责人填写《文件制定、更改、作废申 请单》说明作废原因及更改内容， 请单》说明作废原因及更改内容，由相 关部门最高管理者审核， 关部门最高管理者审核，管理者代表或 厂长批准。文件作废申请批准后， 厂长批准。文件作废申请批准后，由文 控员对文件进行回收， 控员对文件进行回收，并在回收文件上 盖红色“作废文件” 盖红色“作废文件”章。
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文件的版本控制
文件的版本以英文字母和阿拉伯数字表 文件初始版本为A0 如文件修订, A0。 示，文件初始版本为A0。如文件修订, 则该文件版本递增A1 A1版 则该文件版本递增A1版，如修订次变更 超过04次时， 04次时 超过04次时，则整份文件版本上升一级 即从A4版升至B0 A4版升至B0版 ，即从A4版升至B0版，原版次文件作 换发新版本，并更新生效日期。 废，换发新版本，并更新生效日期。
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体系文件的重要性
提升管理技术水平的基础
• 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基 当所有的工作要求都文件化后, 础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求. 础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.
防止经验的流失
• 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导 致经验的流失,从而造成运作上的困难. 致经验的流失,从而造成运作上的困难.
• 1.目的 1.目的
• 应叙述编制此文件的作用和目的,即“做这件事是为了 应叙述编制此文件的作用和目的, 什么” 什么”?
• 2.范围 2.范围
• 规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文 规定此文件应用的场合和时机, 件的功能范围,所以编写时应注意它的涵盖性. 件的功能范围,所以编写时应注意它的涵盖性.
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分工明确，各司其职
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编写文件的六忌
忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。 忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。 忌过于弹性化，失去可操作性。 忌过于弹性化，失去可操作性。 忌理想主义化，导致无法实施。 忌理想主义化，导致无法实施。 忌部门主义化，导致其他部门无法配合。 忌部门主义化，导致其他部门无法配合。 忌咬文嚼字，理解困难。 忌咬文嚼字，理解困难。 忌语言口头化，导致文件内容模糊，不严谨。 忌语言口头化，导致文件内容模糊，不严谨。
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青梅煮酒论英雄－谁与争锋
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要善于模仿
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文件的审核、 文件的审核、批准权限
****有限公司文件核准权限 ****有限公司文件核准权限
文件类别 手册 程序文件 作业指导书 质量检验标准 工程图纸 记录表格 编 写 审 核 批 准 管理者代表 部门相关人员 部门相关人员 品质部相关人员 相关人员 部门相关人员 部门最高管理者 部门主管 部门主管 生产跟单 部门最高管理者 总经理 管理者代表 部门最高管理者 部门最高管理者 厂长 厂长
****（深圳） ****（深圳）有限公司
体系文件基础知识培训
文控部
20122012-3-17
1
目
录
一、文件管理 二、记录管理
2
一、文件管理
3
文件的定义
“文件”：信息及其承载媒体。 文件” 信息及其承载媒体。 媒体可以是纸张，计算机磁盘、 注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光 盘或其他电子媒体，照片或标准样品， 盘或其他电子媒体，照片或标准样品， 或它们的组合。 或它们的组合。
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更改文件的管理
当文件需要更改时， 当文件需要更改时，由相关部门的负责 人填写《文件制定、更改、 人填写《文件制定、更改、作废申请单 说明更改原因及更改内容， 》说明更改原因及更改内容，由相关部 门最高管理者审核， 门最高管理者审核，管理者代表或厂长 批准。文件更改申请批准后， 批准。文件更改申请批准后，由文控员 实施更改， 实施更改，更改完成后按权限签批再交 文控部受控发放。 文控部受控发放。
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新增的文件管理
当需要新增文件时， 当需要新增文件时，由相关部门的负责 人填写《文件制定、更改、 人填写《文件制定、更改、作废申请单 说明新增原因， 》说明新增原因，交由相关部门最高管 理者审核，管理者代表或厂长批准。 理者审核，管理者代表或厂长批准。申 请批准后， 请批准后，由申请人实施新增文件编写 。编写完成后按权限签批再交文控部受 控发放。 控发放。
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文件的架构
宗旨，方向 目标 宗旨 方向与目标 方向 外来文件
Manual
描述体系结构---纲要 纲要 阐述部门间运作程序 运作程序 阐述某项具体操作 具体操作
Procedure
Work Instruction
Record
体系运作----证 据 证
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体系文件的架构
目前建立的体系文件, 目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构 分为四个层次, 分为四个层次,即:
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体系文件的架构
工作指导书
• 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的 工作指导书是工作的明确指示， 工作如何来执行和操作， 工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业 标准。 标准。
表单
• 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时， 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时， 就应适当的设计用以做记录的表格， 就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的 或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率， 或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计 表格应力求共用，在表达明白的前提下， 表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目 和内容。 和内容。
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文件的内容
5.运作程序 5.运作程序
即工作执行的方法、过程和要求, 即工作执行的方法、过程和要求,一般将作业内容的编写分为两部 分. • (1)流程图:以流程图的形式描述工作进行的程序,会更容易了 (1)流程图:以流程图的形式描述工作进行的程序, 流程图 解文件内容,但是并非每份文件都需流程图, 解文件内容,但是并非每份文件都需流程图,完全视乎文件的 类型. 类型. • (2)文件内容:在编写文件内容时,一定需注意 (2)文件内容:在编写文件内容时, 文件内容 WHAT,WHY,HOW)结合 结合, 5WIH(WHO,WHEN,WHERE, WHAT,WHY,HOW)结合, 即由谁(WHO)在何时(WHEN),在何地(WHERE), (WHO)在何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事 即由谁(WHO)在何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事 (WHAT)为什么做(WHY),怎样(HOW),缺少任何一个 为什么做(WHY),怎样(HOW),缺少任何一个W (WHAT)为什么做(WHY),怎样(HOW),缺少任何一个W或H, 都有可能使文件的内容不易理解. 都有可能使文件的内容不易理解.
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体系文件的重要性
改善人际关系
• 用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大 用于工作的依据全部在书面上有明确的指令, 减少了口头式的命令和沟通, 减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机 会.
增加员工的责任心和荣誉感
• 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容, 自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感. 自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.