通知类-XX集团协同OA项目启动会通知书

上海协达软件科技有限公司

XX集团协同办公系统

项目启动会通知书

建立日期: 2009年10月9日

修改日期: 2009年10月14日

文控编号: CTOP-OA_BL(项目名称)-02(阶段序号)_0910

咨询顾问：肖应胜

日期：2009年10月9日

项目经理：彭捷

日期：2009年10月14日

保密声明

此项目启动会通知书包含了商业机密信息，接受此通知书表示同意对其内容保密，并且未经上海协达软件科技有限公司的书面认可，不得复制、泄露或散布此建议书。如果你不是有意接受者，请注意对此建议书内容的任何形式的泄露、复制或散布都是被禁止的。

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项目启动会通知

尊敬的用户：

您好！上海协达软件实施部XX集团协同OA项目组定于2009年月日上午/下午

在贵公司举行项目启动会。为了更好地组织开展好贵公司信息化项目，在项目正式启动

前需贵公司配合作好项目准备工作，具体准备内容如下：

一、会议参加人员

协达方项目组：项目总监、项目经理、实施顾问、技术顾问

贵公司项目组：项目总监、项目经理、项目关键用户、项目组成员

请按照本通知及《项目公约》的要求安排组建贵方项目组成员。项目总监（或组长）必

须由贵公司一把手或主管信息化的高层领导担任；必须安排1-2名项目关键用户全程参

与项目组工作（专职在项目组工作）。

（附：项目关键用户系指单位内部精通各自业务流程的人员，一般由部门主管或业务骨干组成，是

项目实施团队成员之一，是实施顾问和企业之间的关键性桥梁，也是企业上下级、部门领导与企业

更高层之间的桥梁。）

二、会议程序安排

1、会议主持人开场白（时间：5分钟）：

2、贵公司项目总负责人或公司主管信息化高管发言（时间：20分钟）：

（1）阐述实施该项目的背景、意义、目标

（2）进行项目总动员；

（3）宣读项目组织结构及角色成员名单并进行项目授权。

3、协达公司项目总监主旨演讲--“优化管理，赢在执行”（时间：60分钟）：

（1）协同OA发展历程及认知；

（2）企业信息化及现状与思考；

（3）XX项目背景分析、建设目标探讨、项目成功要素保障；

（4）信息化建设经验分享。

4、协达公司项目经理发言（时间：20分钟）：

（1）介绍协达项目组成员构成及工作职责；

（2）讲解协达公司实施方法论、项目的管理和控制；

（3）《项目实施主计划》总体介绍；

（4）项目公约内容介绍。

5、XX项目负责人/项目经理/会议主持人会议总结（时间：20分钟）：

（1）对会议目标、意义、内容等进行总结陈述；

（2）从“制度、组织、资源、技术、培训”等方面及公司各部门协同配合等角度提出要求并作部署。

6、会议主要成果（时间：10分钟）：

（1）“项目公约”签约仪式；

（2）项目组成立及项目组例会；

（3）《项目实施主计划》确认。

例会注意事项：

主会议不宜太长，以解决关键问题为主；客户方项目组成员都要参加，信息化“一把手”工程，客户方项目组及公司领导出席直接关

系到项目成败。

主会议计划总用时：135-150分钟

三、项目例会或项目培训会（启动会分组会议）

如有必要或主会议时间有限或其他原因，在主会议结束后，可依次组织项目组例会

（项目启动例会）--项目启动会附加会议

1、XX项目总监/经理发言（时间：30分钟）：

（1）传达或强调项目启动会会议精神；

（2）分析项目阶段及目前状况，部署下阶段工作；

（3）明确项目目标，提出项目要求。

2、协达方项目负责人发言（时间：30分钟）：

（1）协达公司实施方法论、项目的管理与控制原则及项目实施要求；

a.双方严格按照签字确认的《项目公约》及《项目实施主计划》执行；

b.项目里程碑介绍：四个阶段，项目准备阶段、项目建设阶段、项目交付阶段、项目验收阶段，

项目每阶段结束务必由双方项目经理签字确认，每阶段工作推进务必以签字确认为节点进行下一

阶段工作流转，层层推进，循序渐进；

c.项目组成员要求相对稳定，关键人员不得随意变动，成员变动必须填写《项目实施人员变更记

录》，说明原因及对项目进度的影响，并经双方项目经理签字确认后方可执行；

d.项目主计划变动，必须填写《项目实施变更记录》，说明原因以及对项目整个进度的影响，并

经双方项目经理签字确认后方可执行；

e.每周工作计划和总结例会：协调、解决项目中的问题，总结上周工作计划执行情况及安排本周

的工作计划。

f.项目验收定义：系统稳定运行，无中断性BUG

要求文档：项目准备阶段、项目建设阶段、项目交付阶段的各项确认单、《项目验

收报告》、《项目最终验收单》

（2）《项目实施主计划》每个项目阶段任务的详细讲解；

（3）前阶段工作总结及下阶段工作计划安排。

3、自由发言与讨论时间（时间：20分钟）：

项目实施内容答疑及工作交流

分会议计划总用时：80分钟

五、会议准备

1、会议室准备1个；

2、投影仪1台；

3、会议宣传条幅；

若有任何问题，请与协达项目组负责人彭捷及时联系。联系电话：XX

E-Mail：XX

谢谢！