通知类-XX集团协同OA项目启动会通知书

上海协达软件科技有限公司
XX集团协同办公系统
项目启动会通知书
建立日期: 2009年10月9日
修改日期: 2009年10月14日
文控编号: CTOP-OA_BL(项目名称)-02(阶段序号)_0910
咨询顾问：肖应胜
日期：2009年10月9日
项目经理：彭捷
日期：2009年10月14日
保密声明
此项目启动会通知书包含了商业机密信息，接受此通知书表示同意对其内容保密，并且未经上海协达软件科技有限公司的书面认可，不得复制、泄露或散布此建议书。

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项目启动会通知
尊敬的用户：
您好！上海协达软件实施部XX集团协同OA项目组定于2009年月日上午/下午
在贵公司举行项目启动会。

为了更好地组织开展好贵公司信息化项目，在项目正式启动
前需贵公司配合作好项目准备工作，具体准备内容如下：
一、会议参加人员
协达方项目组：项目总监、项目经理、实施顾问、技术顾问
贵公司项目组：项目总监、项目经理、项目关键用户、项目组成员
请按照本通知及《项目公约》的要求安排组建贵方项目组成员。

项目总监（或组长）必
须由贵公司一把手或主管信息化的高层领导担任；必须安排1-2名项目关键用户全程参
与项目组工作（专职在项目组工作）。

（附：项目关键用户系指单位内部精通各自业务流程的人员，一般由部门主管或业务骨干组成，是
项目实施团队成员之一，是实施顾问和企业之间的关键性桥梁，也是企业上下级、部门领导与企业
更高层之间的桥梁。

）
二、会议程序安排
1、会议主持人开场白（时间：5分钟）：
2、贵公司项目总负责人或公司主管信息化高管发言（时间：20分钟）：
（1）阐述实施该项目的背景、意义、目标
（2）进行项目总动员；
（3）宣读项目组织结构及角色成员名单并进行项目授权。

3、协达公司项目总监主旨演讲--“优化管理，赢在执行”（时间：60分钟）：
（1）协同OA发展历程及认知；
（2）企业信息化及现状与思考；
（3）XX项目背景分析、建设目标探讨、项目成功要素保障；
（4）信息化建设经验分享。

4、协达公司项目经理发言（时间：20分钟）：
（1）介绍协达项目组成员构成及工作职责；
（2）讲解协达公司实施方法论、项目的管理和控制；
（3）《项目实施主计划》总体介绍；
（4）项目公约内容介绍。

5、XX项目负责人/项目经理/会议主持人会议总结（时间：20分钟）：
（1）对会议目标、意义、内容等进行总结陈述；
（2）从“制度、组织、资源、技术、培训”等方面及公司各部门协同配合等角度提出要求并作部署。

6、会议主要成果（时间：10分钟）：
（1）“项目公约”签约仪式；
（2）项目组成立及项目组例会；
（3）《项目实施主计划》确认。

例会注意事项：
主会议不宜太长，以解决关键问题为主；客户方项目组成员都要参加，信息化“一把手”工程，客户方项目组及公司领导出席直接关
系到项目成败。

主会议计划总用时：135-150分钟
三、项目例会或项目培训会（启动会分组会议）
如有必要或主会议时间有限或其他原因，在主会议结束后，可依次组织项目组例会
（项目启动例会）--项目启动会附加会议
1、XX项目总监/经理发言（时间：30分钟）：
（1）传达或强调项目启动会会议精神；
（2）分析项目阶段及目前状况，部署下阶段工作；
（3）明确项目目标，提出项目要求。

2、协达方项目负责人发言（时间：30分钟）：
（1）协达公司实施方法论、项目的管理与控制原则及项目实施要求；
a.双方严格按照签字确认的《项目公约》及《项目实施主计划》执行；
b.项目里程碑介绍：四个阶段，项目准备阶段、项目建设阶段、项目交付阶段、项目验收阶段，
项目每阶段结束务必由双方项目经理签字确认，每阶段工作推进务必以签字确认为节点进行下一
阶段工作流转，层层推进，循序渐进；
c.项目组成员要求相对稳定，关键人员不得随意变动，成员变动必须填写《项目实施人员变更记
录》，说明原因及对项目进度的影响，并经双方项目经理签字确认后方可执行；
d.项目主计划变动，必须填写《项目实施变更记录》，说明原因以及对项目整个进度的影响，并
经双方项目经理签字确认后方可执行；
e.每周工作计划和总结例会：协调、解决项目中的问题，总结上周工作计划执行情况及安排本周
的工作计划。

f.项目验收定义：系统稳定运行，无中断性BUG
要求文档：项目准备阶段、项目建设阶段、项目交付阶段的各项确认单、《项目验
收报告》、《项目最终验收单》
（2）《项目实施主计划》每个项目阶段任务的详细讲解；
（3）前阶段工作总结及下阶段工作计划安排。

3、自由发言与讨论时间（时间：20分钟）：
项目实施内容答疑及工作交流
分会议计划总用时：80分钟
五、会议准备
1、会议室准备1个；
2、投影仪1台；
3、会议宣传条幅；
若有任何问题，请与协达项目组负责人彭捷及时联系。

联系电话：XX
E-Mail：XX
谢谢！
附件：
一、项目小组工作制度建议要求
1、项目小组考勤制度：早*：**到下午*:**(以客户的工作时间为准)；
2、工作制度严格按照客户方的工作制度执行，在办公区不许抽烟；
3、互相尊敬，相互帮助；
4、项目小组工位保持清洁，离位后注意椅子和杂物归位；
5、工作过程中不许大声喧哗，打电话以不影响他人为准；
6、定期开展活动，交流感情。

二、项目小组工作环境建议要求
为了保证项目的顺利进行，特对工作地点做如下要求：
1、项目小组每人一个单独的工作台。

备电源、电话（IDD）；
2、项目小组成员配备一个文件柜以及文件夹若干；
3、项目小组公用传真机打印机一台；
4、讨论黑板、笔；
5、到达桌面的internet网口，以及内部100M局域网接入；
6、饮水机以及日常办公用品若干（笔记本、书写笔）。

三、项目组工作环境设备清单
地点：（单独的工作环境）
白板、油笔插线板2个
桌椅6套 PC机4台
投影仪1台文件柜2个
交换机1台电话2部
打印机1台双面胶、打印纸若干。