展会现场管理制度

展会现场管理制度
篇一：展会现场管理计划
展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

一、观众登记和入场管理
观众登记处——
为了提高工作效率，绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。

为了消磨人们在登记处的等待时间，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

二、展览会现场广告管理
在一次大型展览活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等，
但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。

即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。

三、参展商行为管理
参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。

在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。

必要时主办单位可以
采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。

四、安全管理
1. 制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信心和决心。

2. 防止危险品进入展场。

在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口通道、进出只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。

3. 安全责任实行问责制。

根据展览活动消防安全管理的相关规定，以及大型社会活动治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作，实行问责制，并配备一定数量的、具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。

五、展会设备设施管理
1. 设备管理：保养、修理、更新等
2. 环境管理：养护、保洁、绿化等
六、媒体的接待和管理
展会开幕前，与有关媒体取得联系，邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。

七、交通、物流管理
对现场物流和交通的控制是展览会全面控制的至关重要的部分，事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。

展览会现场的物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。

对于大型展览活动而言，现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：
■一份相关名单；
■场馆地图；
■展品抵达场馆的时间；
■现场交通规划草图；
■紧急情况应对计划；
■现场联络点，包括安全和志愿者。

八、餐饮管理
餐饮服务是展览会质量的一个重要环节。

展览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。

在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。

还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

九、证件管理
通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制 6种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。

另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。

如果展览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。

十、参展商和观众投诉处理
在展览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接
到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

例如，在第二届中国（深圳）消费商品采购大会上，组委会在总服务台设立了问询投诉处，负责回答参展商和观众的问询，并处理各种投诉，收到了比较好的效果。

十一、新闻管理
一般来说，国内 1 万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。

新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。

十二、知识产权保护工作
一般来说，国内 1 万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。

新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。

十三、现场保洁管理
1. 主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。

2. 基本原则：
1) 坚决反对利用展览侵犯知识产权。

2) 用证据讲话。

3) 被告方
如有异议，有申辩权利，但须提供证据。

否则暂时撤下有疑问的展品。

3.双方应在展后诉诸法律解决。

4.现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。

展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。

展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。

特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。

展览会布展和撤展管理
一、布展管理
布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。

譬如，大型汽车展或机械展往往需要近一个星期的时间，而消费品或珠宝首饰等主题的展览会通常只需要一两天的时间。

对于主办单位而言，布展就是对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕做好准备的筹备阶段。

表1 布展期间的主要工作内容
篇二：地方性展会及广告宣传管理制度
展会推广会及广告宣传活动管理制度
一、活动审批
1、具备下述条件之一的区域可申请办理展会或专业招商广告：
a. 区域网络发展不全，区域经理有业绩证明自己能有效管理和跟踪展会信息及广告活动效果的区域；
b. 当前业绩较好，市场前景广阔的区域；
c. 当前市场空白，但经公司管理层分析确定具有发展价值的区域；
d. 具有较强的周边辐射能力的区域。

2、展会及广告宣传活动由活动举办地区域经理向市场部提出书面申请，内容包括：
a. 主办单位组织能力分析，包括历届主办类似展会情况，宣传力度，客户
群体分析；
b. 主办场所和时间分析，主要考虑是否有利于吸引更多的客户；
c. 向参展企业调查：历届参展企业的活动效果；
d. 费用预算和预期效果分析。

3、申请报告由企划部、市场部共同初审，分管副总复审，总经理批准后实施。

二、展会前期准备流程
三、展会现场管理流程
四、展会及广告宣传活动由企划部进行方案设计和成本控制，由市场部和区域
经理共同做好前期筹备工作。

建议招商部提交展会方案，企划部提供成本预算，经L总、G总、J总审批。

五、活动过程的基本工作要求展会
1、活动应确定负责人，统一指挥现场工作；
2、活动期间参与人员必须统一穿着公司服装，维护公司良好的品牌形象；
3、活动负责人在正式活动前及活动期间（每天一次）及时召开会议，修正活动过程中的不足，确保会议效果；
4、展会现场禁止参观者对产品工艺进行近距离拍照，摄像（有专人负责，所有参展人员提高警惕）；
5、做好现场的信息收集和分类工作，所有信息必须统一收集于市场部，由相关管理人员处理后存档后，分发到各区域进行跟踪。

广告宣传
1、市场部经理为活动负责人，宣传期间确保招商电话的畅通；
2、招商接听电话人员必须经过部门主管严格培训方可上岗；
3、市场部做好电话记录和整理，并及时分发给各相关区域。

六、展会及广告宣传所获得信息由招商部进行统一整理，并分活动结束、结束
后1个月、3个月、6个月四个阶段进行跟踪分析，向分管副总提交分析
报告。

七、考核
1、经市场部整理确认的客户信息由区域经理负责跟踪和开发，市场部负责监管各区域跟踪工作；
2、各区域必须在收到客户信息后1个月内进行100%的回访，做好回访记录，经抽查回访率低于80%的，公司将转拨10%的活动费用计该区域销售费用，回访率低于50%的，转拨30%的活动费用计该区域销售费用；
3、回访率达不到第2条所规定标准的区域，必须在收到信息的第2个月内进行补救，仍不达标的区域，再转拨20%的活动费用计该区域销售费用；
4、各区域在全部信息跟踪完毕后3日内向市场部提交跟踪分析报告；
5、活动结束3个月后，可签订合作协议或有确切合作意向的客户不得低于总有效信息的20%（采用四舍五入的方式计算）。

经考核，责任区域每低2个百分点转拨5%的活动费用计入区域销售费用；
6、活动结束6个月内，区域产生的新客户销售额不得低于活动费用的5倍，未达标的区域转拨20%的活动费用计入区域销售费用；
7、活动收益区域为多个时，按以下方式计算活动费用：
设总费用为X，总信息量为Y，甲、乙、丙三个区域收到的信息量分别为A、B、C，则甲、乙、丙三个区域活动费用分别为：
A*X∕Y，B*X∕Y，C*X∕Y；
8、上述考核由市场部和人事部共同完成。

篇三：会展服务与现场管理
会展组织与管理：对会展进行计划和决策、组织、领导、控制、创新的总称，包括会展项目管理、会展场馆管理、会展人力资源管理、会展危机管理、现场管理、会展物流管理和会展信息管理。

项目管理：项目管理者运用系统观点、理论和方法，对执行中的会展项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和鼓励，以实现其目标的各项活动的总称。

会展现场管理：是指会展项目的主办方、承办者及会展场馆商为完成既定的会展目标，对发生在会展活动场所（会议室、展览厅、礼堂
等）的会展活动所实施的一系列的组织、控制、沟通、服务等工作的过程。

专业观众：是指从事展会上所展出的商品或服务的设计，开发，生产，销售或者提供相关服务的专业人士或者用户。

专业观众又称贸易观众。

新闻发布会：也称记者招待会，他是会展主办方向记者、媒体宣传。

说明有关事宜的活动，是以记者为主要受众的信息发布活动。

会展电子商务服务：指会展企业、会展场馆、参展商通过以互联网为主的各种电子通信手段为会展产品消费者开展的一种新型会展商务服务。

VIP接待：对会展而言，VIP接待一般指会展行业内的机构代表、高级官员、赞助商等的接待。

会展主办方要落实名单并多方面沟通，派专人接待，事先制定接待计划，考虑座席排位，成立安全小组进行安全管理等。

专业观众组织的基本程序：1.制定专业观众的组织方案，对招商的总体安排与把握；2.建立专业观众数据库，科学分类，易于查找；3.专业观众分析，便于搜寻观众来源；4.选择组织手段，如电视报纸网络媒体等吸引观众；5.专业观众的现场登记与管理；6.展后跟踪工作，便于开展新一轮组织工作；
会展观众的分类：1.目标客户2.观展迷3.好奇心强的人4.求职者5.赠品收集者
6.纸张收集者
7.兜售者
8.闲逛者
9.不感兴趣者10.无关紧要者11.窥探者参展商的工作进程及展台工作：1.接待客户2.与客户洽谈3.记录4.联络和公关
5.展场调研
6.操作示范
7.资料管理
8.相关活动
9.现场销售
简答：招商方案的拟定工作：1.行业信息分析2.客户信息分析3.展区与展位的划分4.招展价格的制定5.招展函的制定与发送6.招展宣传推广7.招展预算8.招展工作进度计划
会展场馆内安保工作的内容：1.上岗前自我检查，按规定着装，仪容仪表端庄，做好上岗签名2.精神饱满，站姿端正，真诚微笑，规范认真的执行安全保卫任务3.遇不明身份者问清情况，与保安区内人员联系，办理有关手续后方可入内，建立岗位记事本，发现可疑情况不论如何处理，都应有记录4.必须有礼貌的执行验证工作5.严格执行各项规章制度，严格工作作风，树立保安的良好形象。

参展选择应避免哪些问题：1. 因为被邀请就匆忙选择该展会；2.因为费用低而选择该展览会3.因为评价好就不加分析地选择该展览会；4.因为竞争对手参加而选择该展览会。

会展物流的服务与管理：定义：会展物流是指以会展为中心，所涉及的会展辅助设施、产品的物理运动过程。

包括对会展辅助设施和产品的运输、保管、配送、包装、拆卸、搬运、回收及相关信息处理等。

特征：1.专业化2.信息化3.及时性4.稳定性物流服务包括：1.运输服务2.贵重物品运输搬运服务3现场搬运及安装服务4.仓储保管服务5.报关代理服务6.保险代理服务总体要求：迅速、准确、安全、方便。

考虑运输路线、运输日程、运输费用。

注意事项：1.
使用新的纸板箱2.遵守“后入先出”原则3.确保货物安全4.确保地址标签正确
5.要留多种
6.避免纠纷和争吵
7.妥善交接提货单
8.评估和实时监控物流管理的要求：1.高效供应链2.成本优化3.质量第一4.绿色物流；主要环节：1.展品包装与装箱2.运输代理与保险3.展品运输物流信息管理技术：
1.条形码技术
2.EDI（电子数据交换）技术
3.GPS技术
会展设计与搭建服务：概念：指在会议、展览及节事活动中，利用空间环境，采用建造、工程、视觉传达等手段，借助展具设施、高科技产品，将所要传播的信息和内容呈现在公众面前。

包括展台设计、空间布局设计、平面设计、照明道具设计及相应展馆设计等。

展位设计类型：1.岛型展位2.排式展位3.半岛型展位4.环形展位；展示空间的分类：1.大众空间2.信息空间3.辅助功能空间展示设计的准则：1.空间配置与场地分配2.时序与动线；人员素质要求：
1.良好的艺术素养
2.专业艺术设计知识和艺术创造力
3.对新技术的了解和认识
4.公关协调能力和合作意识；工作阶段：分为接洽、设计、签约、制作、现场施工、会展期间及撤展阶段。

基本流程：1.接受项目订单，明确和及内容
2.制定设计计划
3.目标问题提出，发现设计问题
4.提出目标提案，分析目标问题
5.展开设计研究，完善设计方案
6.提交设计草图，集中方案评估
7.明确设计方案，深入优化设计
8.提交效果展示，制作三维草模
9.集中方案评估，人机色彩分析10确定设计材料，方案可行评估11修改设计细节，确认设计方案12绘制展示制图，模型沙盘展示展台搭建程序：1.图纸审核2.办理搭建手续3.熟悉时间安排4.现场施工5.会展期间现场应急服务和增值服务6.配合展品离场和现场拆除7.费用结算。

如何做好接待工作：1. 交通保障，实行单号单日、双号双日行驶2. 餐饮保障将检验数据直接上传至北京市工商局、卫生局、食药局。

3. 医疗保障，做好详细应急预案，以应对预防、处置公共突发事件。

4. 安全保障，首都交管部门的交警全员停休上路，加勤站岗、疏导交通，制定安全保障和应急方案；外围防控，保障寄递物品安全规范寄递市场经营秩序5.服务保障，组织工作人员和志愿者进行了外交礼仪、宗教知识、餐饮文化、安保等多项培训工作，对APEC期间面客
岗位服装进行设计，进行工服更换；6.统筹保障，各单位要进一步统一思想、提高认识，切实加强组织领导，密切协调配合，确保各项工作统一指挥，整体推进7. 从工程设备、食品安全、消防安全及网络安全等方面进行了严格落实。

8. 打造中国特色，从服饰、餐饮等展示中国文化，彰显大国气魄。

如何做好南博会接待工作：1. 做好昆明安保维稳、市容市貌整治、市场化运作、招商招展、氛围营造等有序推进，要深入开展环境综合整治，抓好卫生保洁，加强市容市貌整治，以良好的城市形象迎接各方宾客；2.要热情周到地做好接待服务，展现我们的工作水平，展示昆明的良好形象，让客人高兴而来、满意而归；
3.要抓住机遇，加大宣传推介，努力引进一批大项目、好项目；要强化责任落实，密切协调配合，把各项工作部署抓实、抓细、抓到位。

4.落实责任。

做好执法检查，确保寄递渠道安全畅通。

5.要加强应急值守，落实值班制度，做好应急处置准备。

6.加强信息报送，确保通讯畅通。

实行每天零报告制度，适时掌握情况。