学习使用组织结构图

学习使用组织结构图Newly compiled on November 23, 2020学习使用组织结构图概述......................................................生成图表..................................................层次结构 ..............................................添加形状 ..............................................添加名称 ..............................................组织结构图的画布 ......................................调整字体大小 ..........................................缩放图表 ..............................................板式和颜色................................................图表的组成部分采用不同的分支...........................自动套用样式 ..........................................手动设计样式 ..........................................使用“自选图形”编辑图表..................................关闭自动功能 ..........................................移动或添加形状 ........................................隐藏连接符 ............................................移动或添加形状 ........................................将形状组合在一起以便同时移动...........................课程摘要卡 - 使用母版进行有效设计.........................图表总结 ..............................................版式和设计 ............................................在关闭“自动版式”的情况下编辑图表.....................概述使用 Microsoft Office 制图工具可以在 Microsoft Office PowerPoint 2003 中创建组织结构图。

您可以生成图表和设置版式，并有效地设置样式，还可以获得编辑提示以帮助您对图表做进一步的调整。

课程目标在完成本课程之后，您将能够：⏹生成组织结构图层次结构并填入名称。

⏹使用垂直和水平版式获得最佳的视觉效果。

⏹按级别为图表着色，并增添具有专业水准的样式。

⏹使用“自选图形”和连接符来调整图表，使其符合组织的需要。

如果您需要在幻灯片中包括组织结构图图表，请考虑在 PowerPoint 中创建该图表。

理想的 PowerPoint 组织结构图是一种结构相当平坦的图表，在每个级别上的人员数目都不太多。

您还可以将组织结构分成几个部分显示，这样，就能把图表放在不同的幻灯片上。

在 PowerPoint 中绘制图表的优点是，图表将采用它所在的幻灯片的配色方案，并且，当您使用不同的配色方案时，颜色会自动更新。

本课程将引导您生成一个组织结构图，然后设置它的样式，并更改它的结构。

生成图表有几种进入图示库的方法。

下面列出了其中的一种方法，以及随后如何在幻灯片上插入组织结构图：在“绘图”工具栏上单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。

双击库中的组织结构图缩略图，即会插入一个图表。

正如所谓的殊途同归，在 PowerPoint 中，您也可以从几个不同的位置打开包含组织结构图的图示库。

在下面这几个位置，您都能找到一个小的图示按钮：⏹在“绘图”工具栏上，如左图所示。

⏹在一组幻灯片版式中。

⏹在“插入”菜单上，“图示”命令的旁边。

层次结构头：所有图表均从头开始。

“助手”位于其上司及该上司下属的中间。

下属向更高层的某人报告，其同事与之并排排列。

小灰点表示已选定该形状，并可以向其添加相关的形状。

在 PowerPoint 中，组织结构图用于显示公司内部的员工以及他们之间的相互关系。

插入的默认组织结构图只有几个形状：顶部的一个形状代表老板，在它下面的三个形状代表下一级别的员工。

您可以在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图：⏹助手该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。

⏹下属该类型的形状恰好位于其上司的下方，并且以水平或垂直方向上（取决于您的选择）的分支表示多个形状。

⏹同事该类型的形状与同一级别的形状并排排列。

还可以将它们作为下属添加到同一个上司的下面。

添加形状图 1向组织结构图中添加“助手”形状单击要向其添加“助手”图形的形状。

被选定的项将带有灰点边框。

在工具栏的“插入形状”菜单上，单击“助手”。

（请注意，对于此形状而言，“同事”不可用，原因在于您无法在顶部自动添加第二个最高级别的人。

）图 2添加操作之后的“助手”形状。

通过“组织结构图”工具栏（每当选定该图表时，即显示该工具栏）向图表中添加新形状（即组织中员工的位置）。

若要向图表中添加新形状，需要单击要与新形状相关的形状，然后从工具栏中单击下列类型之一：“下属”、“同事”或“助手”（参见图 1 和 2）。

快捷方式⏹添加“下属”的快捷方式是单击工具栏上的“插入形状”按钮。

这会在所选的任意形状下面添加一个“下属”形状，并且您可以省略从菜单中选择“下属”的步骤。

⏹请用鼠标右键单击某个形状，您将在快捷菜单上获得所有相关的形状类型。

灰点边框形状周围的灰点表示该形状被选定，而不是该形状中的文本被选定。

您必须先执行该选定操作，然后才能：⏹删除形状。

⏹使用 Tab 遍历多个形状。

⏹选定多个形状（单击这些形状的同时按 Ctrl）。

⏹使用“格式刷”按钮，将样式从一个形状复制到另一个形状。

⏹用鼠标右键单击某个形状时，将在快捷菜单上得到图表选项。

添加名称若要添加文本，请在形状内部单击（形状周围将出现一个阴影线边框），并键入文本。

若要添加名称和其他文本，请在形状内部单击并键入相应的文本。

按 Enter 可在形状内部换行。

阴影线边框输入文本时，该形状周围将变为一个阴影线边框（参见左图）。

注意到这一点很重要，因为在对文本执行特定操作时（如编辑文本，或复制文本以便将其粘贴到其他位置），必需先执行这种选定（与灰点边框相反）。

对于某些涉及形状的操作（比如使用 Tab 切换到各个形状），则不应当让此边框出现。

例如，如果在形状的周围出现阴影线边框，并且您按了 Tab，则该形状中的文本将被缩进。

组织结构图的画布观察形状在画布内部调整大小的方式。

首先突出显示画布区域，然后添加形状，并且图表调整大小以适应画布，最后形状和文本都变得更小。

稍微变一下思路，查看一下组织结构图周围的区域和边框。

这是它的“画布”，一个为了生成图表而保留的绘图区域。

组织结构图必须位于该区域内部，以便每当您向图表中添加形状时，图表都可以相应地重新调整自身的大小。

结果，随着您向该图表中添加更多的形状，您将看到形状和文本变得更小。

稍后，将介绍通过缩放功能以及使用“组织结构图”工具栏上的“适应文字”按钮来调整图表的大小。

调整字体大小如果插入形状之后文本变得太小，可使用“适应文字”使字号增大一个字号。

生成图表时，形状内部的文本可能变小。

使用“适应文字”按钮可以对此加以补救。

选中图表后，在“组织结构图”工具栏上单击此按钮，字号将增加一或两磅（取决于形状中的可用空间）。

有时，这是需要进行的唯一调整。

如果希望文本比“适应文字”所设置的大小更大，则始终可以使用“字体”对话框（“格式”菜单上）来选择字号。

但您可能需要首先使形状变大一些。

请通过缩放功能完成此操作（请参阅下一节）。

注意使用“适应文字”也能够使文本变得小一些。

例如，如果某些太大的文本在形状中放不下，则“适应文字”将按照在该形状中容纳这些文本所需的大小使所有文本都变小。

在这种情况下，使用“适应文字”前最好先将该图表适度地放大。

缩放图表通过向下拖动尺寸控点放大图表。

形状变大后，将为大字体文本腾出更多空间。

拖动尺寸控点时指针变成十字形。

虚线轮廓显示图表的放大幅度。

如果希望图表中的形状变大或变小，可以缩放该图表。

若要执行缩放，请将鼠标指针指向画布边框上的白色尺寸控点之一，当指针显示为双向箭头指针时，将边框向内或向外拖动。

拖动时指针将变成十字形。

若要仅在一侧或从一角调整图表的大小，只需拖动尺寸控点。

若要在两侧或从所有角调整图表的大小，请在拖动的同时按 Ctrl。

如果您在早些时候单击了“适应文字”以放大图表中的字号，然后将该图表放大，则再次单击“适应文字”仍然会使字体变得更大一些。

移动图表只需使用四向箭头指针在边框拖动该图表。

您首先必须单击该图表以选定它。

板式和颜色在此图表中，形状颜色各不相同，以便表示不同的工作等级；同时，还使用多种分支样式以提高可读性（“经理”行水平放置，而“下属”则垂直放置）。

版式和设计，可以使图表变得赏心悦目。

版式是指您如何分布图表中的各种形状。

就是说，是将其逐行排列，还是垂直堆放，或者同时采用这两种方式。

设计是指用于形状和连接符的颜色和样式。

颜色可作为在图表中区分位置或级别的方法。

诸如斜体和阴影这样的样式元素会使图表看起来更为优美和专业，但是不可以滥用。

图表的组成部分采用不同的分支此图表中的所有级别都有“标准”分支，这种版式较为水平，并强调组织的级别。

此图表的底部分支使用“左侧下垂”和“右侧下垂”版式，从而使版式更加丰富，空间利用效果更好，并重点强调单个报告组而不是报告级别。

严格的“水平”类型的图表结构倾向于以笔直的行来强调组织中的级别；缺点在于您可能很快用完从左到右的空间。

如果您想使图表富于变化，以及需要优化空间使用效率，可以使组织中的某些级别垂直排列。

要这样做，请单击要重新分支的形状的上方位置，然后转至“组织结构图”工具栏上的“版式”按钮。

在此选择一个选项，如“左侧下垂”或“右侧下垂”。

重新分支操作只影响所选的组。

默认的结构为“标准”，它将应用水平结构。

自动套用样式组织结构图样式库。

“自动套用格式”按钮用于打开图表样式库。

样式库中可用样式的示例。

要进行“颜色处理”并设计该图表中的形状，或简或繁可由您自由掌握。