2017年差旅费报销单据粘贴填写流程

差旅费报销单据粘贴填写流程

差旅费报销单据粘贴填写流程

为了更好的管理财务工作，配合各部门审批方便简洁化，提高工作效率，现拟定《报销单据粘贴填写流程》，请各部门仔细阅读并执行。相关费用请在次月26号寄回公司审核（驻地的同事），请遵照以下正确填单样式填写报销单。

一、单据填写细则：

1、报销部门以及职别：与工资条上的部门和职位相对应。

2、姓名：与身份证上相同，请勿填写英文名或者职位名。

3、出差事由：销售部出差按照实际业务开发填写，培训部出差按照实际促销或者日常销售填写。

4、出差起止日期：按当月第一天出差日期计算到最后一天的累计天数。

5、出差日期：与车票的日期相同。

6、起讫地点：与车票的出发地到目的地相同。

7、天数：出差天数，包含住宿天数。

8、车船费：出差相同地方的长途车费累计。

9、市内交通费：按照公司《出差制度》规定，每月交通费补贴必须拿取发票,无发票不允许报销。

10 、住宿费：出差有住宿的才按实际住宿天数填写费用，出差若无住宿的则无需填写费用，按《出差制度》规定住宿标准内实报实销。①住宿费需提供付款凭证，如银联卡支付小票、支付宝、微信支付凭证，网上预订等截图，连同出差行程表上传人易网站；②如在小地方无住宿发票的，请事先在钉钉申请，走审批流程（人力审核考勤，财务审核真实情况），经核实后，可提供收据加盖公章以及等报销级别额度的其他区域增值税发票。

11 、出差补助：即出差误餐补贴，当天往返且符合早9：00前出发晚16：00后回程的按1天计算，出差且符合早9：00后出发晚16：00前回程的按照半天计算。

12 、住宿节约补助：公司是大家共同经营维护的，主张出差员工开源节流，切莫铺张浪费。

13 、其他：指的是话费补贴，按《出差制度》规定各部门职位人员的报销金额填写。

14 、出差人：务必出差人亲自填写，不可找人替代填写。

15 、部门主管：由地区经理先审核并在人易系统上部门审核去打√通过，再由大区经理签名复核，最后由部门总监审批。

16、审核：行政部门根据当月出差考勤记录进行审核。

17、会计：先由费用会计审核单据的合理性，包括发票号码是否连号，发票真假查验，发票章盖章清晰与否等等。再由总账会计进一步审核无误后交给出纳审核出差是否有预支，做到收支金额准确无误。18、负责人：总经理审批。

备注：费用发票必须与本人劳动合同对应的公司一致，如发现发票上公司名称错漏一律不予报销。

费用审核中如发现虚报费用的，则追究于报销人及其直属上级，各扣除双方绩效10分。

二、差旅报销单填写及黏贴样式：

1.汇总表及汇总费用单的填写方式：

首先把当月出差的明细填入“出差情况汇报表（附表）”，没有此表的可以到公司QQ群文件里面下载或找财务领取，如下图所示

填好上图所示的报表后，则要把报表里的费用总数汇总填写到“差旅费报销单“或者“费用报销单”，两者选其一即可，无需两个都填写，如下图所示

上图所示的“差旅费报销单”和“费用报销单”都只需填写汇总的金额即可，无需填写明细，明细以“出差情况汇报表（附表）”为准。以上费用单填写完毕后，开始黏贴单据，

2.正确的住宿及餐费等发票的黏贴方式如下图所示：

住宿费总金额不可超过《出差制度》所规定的级别标准。比如：长沙住宿费标准160元/天，住宿天数为5天，则住宿费总金额为800元，住宿费发票若超过800元则个人承担，公司不给予报销。

住宿费粘贴在同一张上面，发票长度超过粘贴单的宽度则横向粘贴，住宿发票必须有清晰的发票专用章，如上图所示

先用一张白纸粘在最下面，白纸的大小不能超过费用单，超出部分需要裁剪掉，然后把发票黏贴在裁剪好的白纸上，因发票宽度超出了费用单，所以下面需要折起一部份，如果长度超出了费用单，也需要把超出部分往里面折一点，如宽度和长度都没有超出，则不用折起。黏贴的时候，不用全部涂上胶水，只需在最左上角涂上一点，粘紧即可，如上图所示（如有两张发票以上，对齐贴好即可，不能粘成鱼鳞状）。

2.1住宿发票错误的粘贴样式，如图所示：

3、过路费、过桥费、火车票、交通车票、停车费等正确的黏贴方式（需黏贴鱼鳞状）如下图所示：

首先用一张白纸粘在最下面，白纸的大小不能超过费用单，超出部分需要裁剪掉，然后把发票黏贴在裁剪好的白纸上，因是小型定额发票，所以黏贴方法不能跟之前一样，全部对齐的粘在一起，需要贴成鱼鳞状，如果发票太多，一张白纸不能全部贴完，可以再重新用一张，以此类推至贴完为止，不用贴的太厚，如上图所示。

4、全部单据黏贴方式。

首先放在最上面的第一张是“差旅费报销单”或者“费用报销单”→“出差情况汇报表（附表）”、因报表的大小已超过费用单，所以需要把超出部分折起，折叠方式如下图所示：

如上图所示，折叠好之后就粘在费用单后面→最后把所有的发票黏在贴报表后面。黏贴的时候记得旁边无需全部涂上胶水，只需在左上角涂上一点黏贴在一起即可。

三、报销单据填写注意事项：

1、金额合计小写使用人民币符号¥。例如：¥1847.00

2、金额合计大写使用人民币符号¥。例如：¥万壹仟捌佰肆拾柒元零角零分。切记不要用或一条横线

代替零。

3、预支与补助：出差前有预支的才填写预支的金额，无则所示划掉；补助是实际报销扣减预支的余额。

4、常用金额大写字及单位：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、元、角、分、整。如图所示：

四、人易报销系统填写：

1、登录人易账号，选择费用管理→费用明细列表→新建→填写详细的费用明细→保存→单据编号填写在报销单的右上角：

此差旅费报销单据粘贴填写流程2017年3月15日起执行，请严格遵照，多谢配合！

财务部

2017年3月14日