采购管理规范详解

1. 目的

旨在通过系统有效的采购程序及清晰的管理制度指引，在合理及最大效益地使用公司资源的同时，为公司各部门及时提供所需之物品及服务，确保公司之正常运作。

2. 方针

2.1 公司所有员工应严格遵守及执行本规范，如违反本规范，公司有权对采购物品

及所需服务拒绝付款。该笔款项将由违反规范的有关人员支付。

2.2 采购人员应以公平、公正之原则对待公司内部的采购需求及外部的供应商。

2.3 综合部负责统筹所有关于办公室行政功能、部门专用物品及日常一般物品之采

购。此举旨在提高公司之议价能力，以获得最高之经济效益。

2.4 请购部门需搜集有关其专用物品的资料。由于该类物品牵涉专门知识，各部门

应提供足够资料予综合部，以便采购。

2.5 采购决定必须以公司利益为大前题，负责员工于决策过程中决不可牵涉任何利

益冲突或获取个人利益。无论在任何情况下，员工不得以暗示、威吓、敲诈或其他方法向供应商索取或接受礼品、佣金、酬劳或实物/服务馈赠。

2.6 当进行采购行动前，请购部门需明确阐述所需物品或服务之规格、目的及必要

性。

2.7 认可供应商必须诚实可靠，所提供之物品或服务需具备优越品质，才能与公司

继续维持商业伙伴关系。

2.8 公司现存之物品必须物尽其用，各部门不得以追赶潮流为理由，申请购买新型

物品。

3. 适用范围

综合部负责统筹所有关于办公室行政功能、部门专用物品及日常一般物品之采购。如：

3.1 固定资产及办公室/员工宿舍设备

3.2 低值消耗品或及办公室补给材料

3.3 部门专用物品

3.4 办公设备维修及保养服务

3.5 办公室租赁、装修或修葺工程

3.6 车辆维修及保养服务

4. 规范内容

4.1基本原则

4.1.1遵循公开、公平、公正原则，维护公司利益，保证行政效率，最大限度地提高资金的使用。

4.1.2采购应当符合节能和环境保护的要求，价格同等原则上优先采购低能耗低污染的货物和工程。

4.1.3综合部作为采购工作的管理和执行部门，须详细进行采购物资的成本核算，可根据各部门的具体使用情况选择产品的品牌、档次及供货渠道，从而控制产品价位，降低物资成本。

4.1.4 在物资采购过程中要做到采购经手人员、保管人员、审批人员分离制度。

5．采购方式

5.1 年度采购原则上在指定的采购定点单位实施采购，采购定点单位由综合部两人以上考察，并按采购规定及程序报批后实施采购；即时采购原则上遵循货比三家原则，按采购流程及程序报批后实施采购。

5.2 即时采购以竞争性谈判采购、询价采购为主，同时，可根据采购金额大小及具体情况采取公开招标采购、邀请招标采购和直接采购等方法。

5.2.1采购物品金额超过200000元，应采用公开招标/邀请招标方式进行采购；

采购物品金额低于200000元，可采用竞争性谈判采购或询价采购；

5.2.2公开招标采购指招标人以公告的方式邀请不特定的法人或其它组织参与投标；

邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其它组织投标。5.2.2.1招标委员会成员包括：综合部负责人、计财部主管经理及使用部门主管经理。

5.2.2.2参与招标的供应商应经过初步审核并符合基本要求，名单由招标委员会批核5.2.2.3综合部应将需采购物品的要求(如:规格、型号、功能等)、其他条款要求（如

回标中需包括投标公司加盖公章的营业执照复印件、法人代表证明文件等资质相关文件）清楚列明于招标邀请信内。招投标的管理参照招投标管理制度执

行。

5.2.2.4所有回标必须以密封方式在投标截止时间前交回综合部，以传真或其他方式

递交之标书将不受理。综合部负责人需以《标书邀请记录表》登记所有发标及回标的资料。

5.2.2.5所有标书需由投标委员会监督开启，并在标价页上由综合部负责人填写的

《开标记录表》上即时签署确认。《开标记录表》交行政专员作标书分析及评估。

5.2.2.6行政专员做《标书分析及评估报告》，由投标委员会签署后按财务审批权限

进行批核。

5.2.3竞争性谈判采购是直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购。实

行竞争性谈判采购的项目，应当遵循下列基本程序：

5.2.3.1确定采购谈判小组成员（一般情况下由综合部负责人、行政主管、及行政专

员组成）、谈判程序、谈判内容、定标准等。

5.2.3.2行政专员拟定合同条款，提出邀请参加谈判的供应商名单交谈判小组审核。

5.2.3.3参加谈判的所有供应商应在规定时间内提出最后报价及有关承诺，谈判小组

据此确定中标供应商。

5.2.4 询价采购是对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保竞争性价格的采

购。实行询价采购的项目，应当遵循下列基本程序：

5.2.4.1行政专员收到采购申请后，查询过往是否有购买记录，对已合作供应商/经常

询价供应商/网络搜索等渠道寻找的相关供应商进行询价，至少找三家以上供

应商询价；

5.2.4.2询价活动必须公平进行，询价人应要求供应商以书面一次报出不得更改的价

格，询价人确定的中标人是符合采购要求且报价最低的供应商。

5.2.4.3 如物品金额超过5000元的，需与询价中标供应商签订合同，采购合同按合同

审批流程审批同意后方可签置。

5.2.5直接采购是指采购人向供应商（厂家）直接购买的方式。行政专员直接采购时

应尽量去正规商场采购,并做到货比三家严格控制采购物品的质量、价格及售后服务。

6.采购程序

6.1计划采购申请

6.1.1属行政采购项目，如办公用品、耗材等，申请部门须拟订本部门月度采购计

划，并详细填写《每月办公用品、耗材申报表》，列明所需物品名称、型号、数量、使用人等有关信息，于每月25日前报综合部。综合部仓管员先审核是否有库存调配，以及是否有必要购买后，制作《办公用品申购单汇总表》报综合部负责人审批。

6.1.2综合部行政专员根据已经审批同意的《办公用品申购单汇总表》向定点供应商

下单采购。在次月5日由各部门统一在仓管员处领取，仓管员做好领用登记手续。