员工档案管理规程
档案管理制度及规程
一、总则为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度及规程。
二、档案管理原则1. 集中统一管理：本单位的全部档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为已有。
2. 安全保管：加强档案库房管理，做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作，配置必要的保护设备。
3. 规范操作：严格按照档案管理程序进行档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
4. 保密制度：严格执行档案保密制度，确保档案信息安全。
三、档案管理职责1. 档案管理部门负责制定、实施和监督档案管理制度，组织开展档案管理工作。
2. 各部门负责按照档案管理制度，做好本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
3. 档案工作人员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
四、档案管理程序1. 档案收集：各部门按照档案收集范围，对工作中形成或使用的具有查考利用价值的文件、资料等进行收集。
2. 档案整理：档案工作人员对收集到的档案进行分类、编目、编号、装订等整理工作。
3. 档案归档：整理好的档案按照规定的时间、要求，送交档案管理部门归档。
4. 档案保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整。
5. 档案利用：档案管理部门根据档案利用规定，提供档案查阅、复制等服务。
6. 档案销毁：对失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定、销毁。
五、档案保密制度1. 档案工作人员要严格遵守保密规定，坚持原则，认真执行各项保密制度。
2. 档案库房和档案柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员保管。
3. 档案人员工作调动时，必须办理档案交接手续。
4. 档案管理人员不得擅自将文件、档案资料带离岗位，确有工作需要，应经单位分管领导审批、登记备案。
5. 不得擅自翻印、复印涉密文件或资料，不得在私人通信（含QQ、微信等）、普通电话或网络中涉及档案秘密。
公司员工档案管理方法与制度
公司员工档案管理方法与制度一、概述公司员工档案是公司管理的重要组成部分，对于管理人员和HR部门来说，应当高度重视和科学管理员工档案。
因此，在公司建立健全的员工档案管理方法与制度，对于提高管理效率，推动人力资源管理的科学化、规范化具有重要意义。
本文旨在探讨公司员工档案管理的方法与制度，为建立高效、规范的员工档案管理提供参考。
二、招聘时的信息采集与整理公司应当在员工入职之前，对员工进行合规的招聘和背景调查。
在这个阶段，应当将招聘过程中的信息进行采集和整理，并建立完整的员工档案。
员工档案的内容包括但不限于以下要素：1. 个人信息：包括员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等基本信息。
2. 教育背景：包括员工的学历、教育背景、毕业学校等信息。
3. 工作经历：包括员工的工作经验、工作单位、工作职位等信息。
4. 证书资质：包括员工的专业证书、资质证书等相关信息。
5. 薪资福利：包括员工的薪资等级、奖金、福利待遇等信息。
6. 健康状况：包括员工的体检报告、健康状况等信息。
三、员工档案的储存与保密公司应当建立健全的员工档案储存与保密制度。
在储存方面，可以采用数字化存储方式，将员工档案以电子文档的形式进行保存，并建立相应的档案管理系统。
通过这种方式，可以提高档案的整理、查阅、修改的效率，并且可以防止纸质档案的丢失和损坏。
在保密方面，公司应当加强对员工档案的权限管理，只有指定的管理人员才能查阅和修改员工档案。
此外，还应当建立严格的安全措施和备份制度，确保员工档案的安全、完整性和可靠性。
四、员工档案的更新与维护公司应当建立员工档案的更新与维护机制，及时更新员工档案中的信息。
一般来说，员工档案中的个人信息、教育背景、工作经历等应当及时更新，并及时记录员工在公司的表现、晋升、离职等信息。
同时，公司应当建立员工档案的备份制度，以备不时之需。
五、员工档案的使用与查询公司应当建立科学的员工档案使用与查询制度，合理利用员工档案作为管理工具。
公司人事档案管理办法规章制度（5篇）
公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。
在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。
____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
员工个人安全档案管理制度
第一章总则第一条为加强员工个人安全管理，保障员工的生命财产安全，提高公司安全管理水平，根据国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括在职员工、试用期员工和实习学生。
第三条员工个人安全档案是公司安全管理的重要组成部分，应遵循真实性、完整性、保密性原则。
第二章档案内容第四条员工个人安全档案主要包括以下内容：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、年龄、民族、籍贯、政治面貌、学历、婚姻状况、联系方式等。
2. 健康体检档案：包括员工入职体检、定期体检、特殊岗位体检等体检结果。
3. 安全培训档案：包括员工安全教育培训记录、考核成绩、安全操作技能证书等。
4. 安全事故档案：包括员工发生的安全事故、违章行为、事故原因分析、处理结果等。
5. 罚款、奖励档案：包括员工违反安全规定所受的罚款、奖励情况。
6. 其他相关资料：如劳动合同、岗位说明书、安全操作规程等。
第三章档案管理第五条员工个人安全档案由人力资源部负责管理，各相关部门配合。
第六条员工个人安全档案实行一人一档，档案资料应真实、完整、准确。
第七条员工个人安全档案的归档、整理、保管、查阅等工作，应按照档案管理相关规定执行。
第八条员工个人安全档案的查阅，需经公司分管领导批准，查阅人需填写查阅登记表，并在查阅完毕后及时归还。
第九条员工个人安全档案的保管期限为员工在职期间，离职后档案归档至公司档案室。
第十条员工个人安全档案的保密，公司应采取有效措施，确保档案资料的安全。
第四章奖励与处罚第十一条对认真执行本制度，在安全管理工作中做出显著成绩的员工，给予表彰和奖励。
第十二条对违反本制度，造成安全事故或违章行为的员工，依照公司相关规定进行处罚。
第五章附则第十三条本制度由公司人力资源部负责解释。
第十四条本制度自发布之日起实施。
工厂员工登记档案管理制度
工厂员工登记档案管理制度一、总则为了规范和规范工厂员工的登记档案管理工作，保障员工的合法权益，提高员工档案管理的效率和质量，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有工厂员工的登记档案管理工作，包括招聘登记档案、个人信息档案、劳动合同档案、工资证明档案等。
三、登记档案管理程序1. 招聘登记档案管理在员工被录用之后，工厂人力资源部门要及时将其个人信息、身份证复印件、社保证明等登记档案进行备案。
并建立员工档案，包括入职登记表、照片、身份证、学历证明、职业资格证书等。
2. 个人信息档案管理员工个人信息档案管理包括个人基本信息、家庭住址、联系电话、家庭成员等。
工厂要建立科学完善的个人信息档案管理制度，保证员工个人信息的安全性和保密性。
3. 劳动合同档案管理工厂与员工签订的劳动合同是员工的法定权益保障，工厂要建立健全的合同档案管理制度，及时归档、保管员工的劳动合同。
4. 员工培训档案管理员工培训是工厂提升员工技能和素质的重要途径，工厂要建立培训档案管理制度，包括培训记录、培训证书等档案的归档和保管。
5. 工资证明档案管理工资是员工劳动的报酬，工厂要建立工资证明档案管理制度，及时归档和保存员工的工资证明。
6. 档案查询和利用员工对自己的登记档案有权查询和利用，但必须经过工厂人力资源部门的书面申请和审核。
7. 档案借阅和调阅工厂要建立档案借阅和调阅制度，严格控制档案的借阅和调阅权限，提高档案管理效率和安全性。
8. 档案销毁管理员工离岗后，工厂要对其登记档案进行及时的销毁处理，严格按照规定程序进行销毁，以保障员工信息的安全性和保密性。
四、监督和检查工厂要建立档案管理的监督和检查制度，定期对各项档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时进行整改和处理。
五、违纪处理对于违反本制度规定的员工，工厂要根据情节轻重进行相应的处理，包括警告、记过、罚款、停职、解雇等。
六、制度的实施与修改本制度自颁布之日起正式实施。
工厂可根据实际情况对本制度进行调整和修改，但必须经过相关部门的审批。
人员档案管理规章制度
人员档案管理规章制度第一章总则第一条根据国家法律法规和公司制度，为规范管理公司人员档案，确保人员档案的完整性、安全性和合法性，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作，包括建立、整理、存储、查询、利用、转移和销毁等工作。
第三条公司人事档案管理工作应遵循“依法管理、科学合理、保密安全、服务管理”的原则，确保人事档案的真实、完整、准确和及时。
第四条公司人事档案管理工作由人力资源部门负责，各部门及员工应配合完成相关工作，确保人事档案管理工作的顺利开展。
第五条本规章制度的修订和解释权归公司人力资源部门，如有需要，可根据实际情况进行修改和完善。
第二章人事档案建立第六条公司在录用新员工时，应按照规定，建立其个人档案。
个人档案内容包括员工基本信息、学历、工作经历、培训情况、考核评定等。
第七条公司要求新员工提供真实、完整的个人信息和相应证明材料。
公司人力资源部门在收到材料后，及时建立员工档案并建档登记。
第八条公司应保障员工个人信息的隐私和安全，严格控制员工档案的查阅范围，并建立相应的安全保密措施。
第九条公司要求员工不得私自更改或篡改员工档案内容，如发现有违规操作，将按公司规定进行处理。
第十条公司要求员工如实填写个人信息表，并及时更新自己的个人信息，以保障档案信息的真实性和准确性。
第十一条公司鼓励员工主动参与自己档案的建立和管理工作，增强员工的管理意识和自我管理能力。
第三章人事档案管理第十二条公司要求各部门和员工严格按照规定，履行好档案管理的各项工作，确保档案的安全和完整。
第十三条公司要求各部门建立完善的人事档案管理制度和流程，规范管理员工档案信息，避免信息泄露和丢失。
第十四条公司人事档案应按照员工的姓名、工号、部门等信息进行分类存储，建立档案目录，并定期进行档案整理和清点。
第十五条公司规定员工档案的查阅范围和权限，只有经过授权和审批的人员才能进行档案查阅，并应按规定的程序操作。
第十六条公司要求各部门定期对员工档案进行审核和更新，核实员工信息的真实性和准确性，保证档案信息的及时更新。
企业职工档案托管管理制度
为了更好地规范企业职工档案托管管理工作，保障员工个人信息的安全和保密，提高档案管理效率和服务质量，制定本制度。
一、总则1.1 为了规范企业职工档案托管管理工作，保护员工个人隐私，本制度适用于公司内所有雇员的档案托管管理工作。
1.2 公司对职工档案的托管和管理将严格按照国家法律法规，公司内部规章制度和保密要求进行。
1.3 公司负责设立并管理职工档案托管管理办公室，负责全公司员工档案的统一管理。
二、职工档案的建立2.1 入职时，员工需提交个人身份证、户口本等有效证件和相关资料，公司将按规定建立员工档案。
2.2 员工档案包括个人简历、入职审批表、学历证明、工作证明、离职审批表等各类文件，所有文件由职工档案托管管理办公室进行信息归档整理和存放。
2.3 员工的个人信息属于保密范畴，公司对此类信息承诺严格保密。
三、职工档案的保管3.1 公司设立专门的档案管理室，确保员工档案的安全保管。
3.2 档案管理室要求有专门的人员进行管理，管理人员需要经过严格的安全教育培训，了解档案管理的重要性和安全要求。
3.3 档案管理室要保证室内环境整洁，保持档案整齐、清晰、便于查找。
3.4 档案管理室要有严格的管理规章制度，规定档案使用的权限和范围，对外不得随意泄露员工档案信息。
四、职工档案的使用4.1 公司内部各部门根据工作需要，可向档案管理室提出申请，申请使用员工档案。
4.2 档案管理室要对部门的申请进行审核，审核通过后，方可将员工档案送交申请部门。
4.3 使用部门必须按照规定使用档案，不得随意将档案外借或复制。
4.4 使用部门必须严格按照档案管理室的规定进行使用，不得擅自更改或损坏档案文件。
5.1 职工档案的存档期限为员工离职后的五年，存档后的档案应经过严格保管。
5.2 档案管理室应对存档档案进行定期检查，确保档案的完整性和安全性。
5.3 存档期满后，档案管理室应按规定程序对档案进行销毁处理。
销毁包括彻底销毁纸质文件和清空电子文件，以确保员工个人信息的安全和保密。
员工安全技术档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工安全技术档案管理，确保安全生产，提高员工安全素质，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有在职员工的安全技术档案管理。
第三条员工安全技术档案是公司安全生产管理的重要基础性工作，是保障员工生命财产安全的重要措施。
第二章档案内容第四条员工安全技术档案应包括以下内容：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、联系方式、学历、职称、入职日期等。
2. 健康体检档案：包括入职前和定期体检报告，重点关注职业病危害因素接触史、职业禁忌证等。
3. 安全教育培训档案：包括安全教育培训记录、考核结果、培训证书等。
4. 安全操作技能档案：包括操作技能考核记录、技能鉴定证书等。
5. 安全事故档案：包括事故发生时间、地点、原因、损失、处理结果等。
6. 安全生产奖惩档案：包括安全生产先进事迹、奖励情况、处罚情况等。
7. 安全生产岗位责任制档案：包括岗位职责、安全操作规程、安全管理制度等。
8. 其他相关档案：包括安全设施使用、安全防护用品配备、安全检查记录等。
第三章档案管理第九条员工安全技术档案由公司人力资源部门负责管理，设立专人负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
第十条员工安全技术档案应按照以下要求进行管理：1. 档案资料齐全、真实、准确，不得伪造、篡改。
2. 档案应分类存放，便于查阅和保管。
3. 档案保管应符合国家档案管理的有关规定，确保档案安全。
4. 档案借阅需经相关部门负责人批准，并做好借阅登记。
5. 档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。
第四章档案使用第十一条员工安全技术档案主要用于以下方面：1. 安全生产管理：为安全生产提供依据，分析事故原因，制定预防措施。
2. 员工培训：为员工提供培训内容，提高安全素质。
3. 事故调查：为事故调查提供证据。
4. 人力资源配置：为员工岗位调整、晋升提供依据。
员工个人档案管理制度
员工个人档案管理制度一、总则为规范员工个人档案管理工作，加强员工信息的收集、保存和使用，保护员工的个人隐私权，维护公司利益，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工的个人档案管理工作。
三、档案管理部门公司设立人力资源部，负责员工档案的管理工作。
人力资源部负责建立档案管理制度，管理员工的个人档案，保护员工的个人隐私权，并协助其他部门对员工档案的使用和管理进行监督。
四、档案内容1. 员工个人档案包括以下内容：（1）个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号等；（2）教育和工作经历，包括毕业院校、学历、专业、工作经历等；（3）培训记录，包括参加过的培训和培训成绩；（4）奖惩记录，包括受到的奖励和受到的处分；（5）健康档案，包括体检记录、病史等；（6）家庭成员情况，包括配偶、子女、父母等家庭成员的基本情况。
2. 公司应当依法合规收集存储员工个人档案信息，不得收集与员工工作无关的信息，尊重员工的个人隐私权。
五、档案保存1. 公司应当建立员工档案库，存放员工个人档案。
档案库应当设有保密措施，保护员工个人隐私信息。
2. 公司应当建立档案保存期限制度，对于不再使用的员工档案，应当按照有关规定及时销毁。
六、档案查阅1. 员工有权查阅自己的个人档案，并有权要求复印、提供档案复印件。
2. 公司应当保护员工的个人隐私权，不得随意向他人提供员工的个人档案信息。
3. 公司可以在必要情况下向其他部门提供员工的个人档案信息，但必须经过员工本人的同意。
七、档案使用1. 档案管理部门应当建立档案使用制度，明确有权使用员工档案信息的部门和人员。
2. 档案使用应当符合法律法规和公司规定，不得违反员工的个人隐私权和公司的利益。
3. 如有出现档案信息泄露、滥用、篡改等情况，档案管理部门应当及时进行调查处理，并对违规人员进行相应处理。
八、制度宣传公司应当通过内部通知、员工培训等形式，对员工档案管理制度进行宣传，使所有员工了解和遵守本制度规定。
人事档案管理规程
人事档案管理规程第一章总则第一条为规范和加强人事档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，依法行使人事管理职责，特制定本规程。
第二条本规程适用于本单位所有员工的人事档案管理工作。
第三条人事档案是对本单位员工的个人信息和工作记录等相关资料的归档和管理。
人事档案的管理应遵守国家有关法律法规和规定，同时结合本单位的实际情况，确保人事档案的完整性和保密性。
第二章档案的建立与归档第四条入职申请表、录用通知书等与员工入职相关的材料，应作为档案的起始资料。
第五条在员工入职后，应将员工的个人基本信息、教育背景、工作经历以及其他相关证明材料及时归档，并进行编号和分类存储。
第六条员工的培训记录、考核评价以及奖惩记录等工作记录应当及时归档，并标明相关时间、人员和具体内容。
第七条临时工、实习生等非正式聘用人员的相关资料也应当按照相应程序进行归档。
第八条档案归档应采取安全可靠的方式，确保档案资料不被篡改、丢失和泄露。
第三章档案的查询与利用第九条员工在需要查询档案资料时，应提出书面申请，并准备相关证明材料。
第十条档案管理部门应及时对员工的档案进行查询，并提供相关资料。
第十一条档案不得用于违法活动和侵犯员工合法权益的行为，不得将档案资料外借、买卖或泄露。
第十二条档案管理部门可以根据工作需要，进一步利用档案信息进行人才培养和选拔等工作。
第四章档案的保管与销毁第十三条档案管理人员应做好档案资料的保管工作，确保档案的安全可靠。
第十四条档案应按照文件管理的要求进行保管，定期进行整理和验收，并记录相关信息。
第十五条档案的销毁应符合相关法律法规的规定，且须经过审批程序。
销毁过程应保留相关记录并进行备案。
第五章风险与责任第十六条档案管理人员应严格履行管理职责，对档案进行认真审核、整理和存储，并确保档案的安全性。
第十七条员工在办理离职手续时，应清理个人档案，并移交给档案管理部门。
第十八条对于档案丢失、损坏或泄露等问题，档案管理人员应及时报告上级，并依法承担相应责任。
员工档案管理规程(最新根据2010年版GMP修订)
目的：建立一个员工档案管理规程，加强对全厂档案的管理。
范围：本公司全体员工档案的管理（人事档案、健康档案、培训档案）。
责任者：人力资源部、档案管理员。
内容：
1.人力资源部应为全公司每一位员工建立培训档案、人事档案、健康档案。
档案内容真实、可靠。
2.培训档案
2.1个人培训档案
2.1.1内容包括：个人培训统计表、人员上岗考评表、个人培训考核表、考试试卷、培训效果调查表等；
2.1.2员工外出参加培训，培训结束后应将培训合格证书复印件一起交人力资源部存入培训档案。
2.2公司培训档案：包括年度培训计划表、培训教材、培训安排表、培训记录统计表、培训总结等文件材料。
3.人事档案
3.1内容包括
3.1.1员工招聘表
3.1.2员工工作履历表
3.1.3员工的毕业证明及职称证明复印件
3.1.4与人事有关的其它档案
3.2新员工经聘用后，由人力资源组为其建立人事档案，将工作履历表及毕业证明、职称证明复印件归入档案。
3.3工作过程出现的重大人事变动也应由人力资源部门并入档案中。
4.健康档案
4.1 内容包括
4.1.1人员建康统计表
4.1.2人员体检表
4.1.3其它有关健康证明
4.2 康复后员工重新上岗应将其患病情况和体检证明归入档案中。
5. 培训档案、人事档案、健康档案应分类保存，保存在人力资源部门。
6.档案内容不得随意更改。
已保存好的档案未经批准，不得随便翻看。
7.任何对本文件的改变或修正都必须起到改善的作用，并详细记录文件的修订及变更历史，并且在执行以前必须取得批准，下表仅记录修订变更主要内容。
电子厂员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强电子厂员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我厂实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于电子厂全体员工档案的管理。
第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、保密性原则。
第二章档案收集与整理第四条档案收集1. 新员工入职时，人力资源部负责收集以下档案材料：（1）身份证复印件；（2）学历证明复印件；（3）学位证明复印件；（4）就业协议书或劳动合同；（5）健康体检报告；（6）其他相关证明材料。
2. 在职员工档案的收集，由人力资源部根据员工个人情况，定期或不定期进行。
3. 离职员工档案的收集，由人力资源部在员工离职前完成。
第五条档案整理1. 档案材料应按照档案分类标准进行分类、编号、归档。
2. 档案分类标准：（1）按时间顺序分类；（2）按部门、岗位分类；（3）按档案材料性质分类。
3. 档案整理要求：（1）档案材料应整齐、清洁、无破损；（2）档案材料应使用规范的档案袋、文件夹；（3）档案材料应标注清晰、准确的分类、编号信息。
第三章档案保管与使用第六条档案保管1. 档案保管应遵循“集中管理、分级保管、责任到人”的原则。
2. 档案保管人员应具备相应的专业知识，熟悉档案保管要求。
3. 档案保管场所应满足以下条件：（1）环境整洁、干燥、通风；（2）温度、湿度适宜；（3）具备防盗、防火、防潮、防虫等安全设施。
4. 档案保管期限：（1）永久保存的档案：国家法律法规规定的、具有历史价值或特殊意义的档案；（2）长期保存的档案：对员工个人、企业、行业具有重要意义的档案；（3）短期保存的档案：其他档案。
第七条档案使用1. 档案使用应遵循“依法、合规、便民、高效”的原则。
2. 任何单位和个人使用档案，必须经档案管理部门批准，并办理相关手续。
3. 档案使用人员应遵守以下规定：（1）不得擅自复制、借阅、泄露档案内容；（2）不得擅自修改、销毁档案；（3）使用档案后应及时归还。
公司员工安全档案管理制度
一、目的为加强公司员工安全管理，确保员工生命财产安全，提高公司整体安全水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括全职、兼职、实习等人员。
三、安全档案管理内容1. 基本信息档案（1）姓名、性别、年龄、民族、身份证号码、联系方式等个人基本信息。
（2）入职时间、离职时间、岗位、部门等职业信息。
（3）劳动合同、社会保险、住房公积金等证明材料。
2. 健康体检档案（1）入职体检报告。
（2）定期体检报告。
（3）疾病治疗记录。
3. 安全培训档案（1）入职安全培训记录。
（2）在职期间安全培训记录。
（3）安全培训考核成绩。
4. 事故记录档案（1）工伤事故记录。
（2）交通事故记录。
（3）其他安全事故记录。
5. 安全奖惩档案（1）安全先进工作者表彰。
（2）安全违规行为处罚。
四、安全档案管理职责1. 人事部门（1）负责员工安全档案的收集、整理、归档工作。
（2）负责员工安全培训的组织和实施。
（3）负责安全奖惩的执行。
2. 安全管理部门（1）负责制定公司安全管理制度和操作规程。
（2）负责组织安全检查，发现安全隐患，及时整改。
（3）负责安全事故的调查和处理。
3. 员工（1）自觉遵守公司安全管理制度和操作规程。
（2）积极参加安全培训，提高安全意识。
（3）发现安全隐患，及时报告。
五、安全档案管理要求1. 安全档案应实行一人一档，档案内容应真实、完整、准确。
2. 安全档案应分类存放，便于查阅和管理。
3. 安全档案应定期进行审查、更新，确保档案的时效性。
4. 安全档案的查阅、借阅应严格按照规定程序进行，未经批准，不得擅自借阅、复制。
5. 安全档案的保管应确保档案的完整、安全，防止丢失、损坏。
六、附则1. 本制度由公司安全管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
如有未尽事宜，由公司安全管理部门负责修订。
3. 各部门应认真贯彻执行本制度，确保公司员工安全档案管理工作的顺利开展。
员工档案管理制度
员工档案管理制度员工档案管理制度（通用8篇）在社会发展不断提速的今天，制度的使用频率呈上升趋势，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。
想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是员工档案管理制度1一、劳动合同：1、签订劳动合同的原则（1）本着平等自愿和协商一致的原则。
要求劳动合同的内容必须公正、诚实、守信。
（2）遵守国家法律、法规和政策。
（3）以书面形式明确规定双方的责任、权利和义务。
（4）双方严格执行。
劳动合同签订后，双方都应严格按照合同规定的内容遵照执行，任何一方违约，都将按规定追究违约责任。
（5）以酒店经营目标为中心。
2、劳动合同的订立（1）原在册的劳动合同制员工以及新进酒店的人员。
（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店与其他人员签订劳动合同。
（3）劳动合同期限分为有固定期限、无固定期限和完成一定的工作为期限三种。
其中有固定期限的劳动合同是指：签订一年以上有期限的劳动合同；无固定期限的劳动合同是指：在签定劳动合同时不明确终止期；完成一定的工作为期限的劳动合同是：指合同当事人双方完成某一工作为期限的劳动合同是指合同当事人双方或某一工作的起讫的时间为条件的。
（4）新进员工应根据签订劳动合同的年限与有关规定，确定试用期，试用期最长不得超过2个月。
（5）劳动合同的变更、续订、终止和解除，均应按《劳动法》的有关规定办理。
3、签订后的劳动合同甲乙双方各持一份。
人事部将员工合同书按部门、按序编号归档保存。
4、合同到期不续签的或已解除的劳动合同书均保存2年。
二、员工档案管理制度根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定，酒店的人事部做好有关档案的管理工作。
档案管理实行“统一领导，分节管理”的原则，维持档案的真实、完善与安全，便于将来使用。
1、员工档案员工档案由酒店的人事部统一管理，人事部全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。
单位内部职员档案管理制度
单位内部职员档案管理制度一、总则为规范单位内部职员档案管理工作，保护职员合法权益，维护单位利益，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有职员档案管理工作。
三、职员档案的建立和保管1. 职员档案内容包括个人基本信息、工作履历、学历、职称、奖惩记录、考核评定等。
2. 职员档案应按照姓名、编号、档案组成部分等方式进行分类，建立档案卷宗。
3. 档案室应设置专门的人员进行管理，并定期进行巡查和保管，确保档案的安全性和完整性。
4. 离职的职员档案应及时整理归档，并按规定保存年限进行保管。
四、职员档案的查阅和使用1. 档案室设置档案查阅区，职员可以通过书面申请向档案室提出查阅申请。
2. 档案室对职员的档案查阅和使用应当保密，严禁将档案内容进行外传或泄露。
3. 档案的复印、借阅等行为必须经过审批，并做好记录。
五、档案的整理和销毁1. 档案室应定期进行档案的整理工作，严格按照规定将档案进行整理分类，清除无效文件。
2. 到期的职员档案应按照规定进行销毁，销毁后须进行完整的记录并报告单位领导。
六、职员档案的安全保密1. 档案室负责人应制定安全防护措施，加强档案室的保安工作，确保档案的安全性。
2. 职员档案内容属于机密的，应严格控制档案的查阅和使用，确保机密信息不被泄露。
七、档案管理的责任和制度监督1. 档案室负责人应严格遵守有关档案管理的法律法规和制度，落实档案管理工作责任。
2. 领导部门应对档案室的工作进行定期检查和督促，确保档案管理工作符合相关规定。
3. 对档案室工作人员进行培训，提高其档案管理的专业能力。
八、违反规定的处理措施对于违反档案管理规定的行为，档案室负责人有权根据情节轻重进行相应的处理措施，并且应当向上级主管部门报告。
经过以上制度的规范，单位内部职员档案管理工作将得到更好的保障，保证了档案的安全和完整性，进一步加强了对职员档案的管理和使用的规范。
同时落实了对档案管理工作的监督和检查，确保了档案管理工作的合法性和规范性。
员工安全档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强员工安全管理工作，确保员工人身安全和公司财产安全，依据《中华人民共和国安全生产法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生等。
第三条员工安全档案是公司安全管理的重要组成部分，对公司安全生产工作具有指导、监督、考核作用。
第二章档案管理内容第四条员工安全档案主要包括以下内容：（一）员工基本信息：姓名、性别、出生年月、民族、身份证号码、联系方式等。
（二）员工健康检查记录：包括入职体检、定期体检、职业健康检查等。
（三）员工培训记录：包括安全教育培训、操作技能培训、专项安全培训等。
（四）员工违章违纪记录：包括违反安全生产规章制度、操作规程等行为。
（五）安全事故及处理情况：包括事故发生的时间、地点、原因、损失、处理结果等。
（六）员工奖惩记录：包括安全先进、优秀员工、安全事故责任追究等。
第三章档案管理职责第五条公司人力资源部负责员工安全档案的收集、整理、归档和管理工作。
第六条各部门负责对本部门员工的安全档案进行监督和管理，确保档案真实、完整、准确。
第七条员工本人应积极配合公司对安全档案的管理工作，如实提供相关信息。
第四章档案管理要求第八条员工安全档案实行一岗一档，确保档案的独立性、完整性和连续性。
第九条员工安全档案应按照时间顺序进行归档，确保档案的有序性。
第十条员工安全档案的保存期限，根据国家有关规定和公司实际情况确定。
第十一条员工安全档案的查阅、复制、借阅等，应遵守国家保密法律法规和公司保密制度。
第五章奖励与处罚第十二条对在安全管理工作中表现突出的员工，给予表彰和奖励。
第十三条对违反安全生产规章制度、操作规程的员工，给予批评教育、经济处罚或纪律处分。
第十四条对因安全管理不善导致安全事故的，依法追究相关人员责任。
第六章附则第十五条本制度由公司人力资源部负责解释。
第十六条本制度自发布之日起施行。
注：本制度范本仅供参考，具体内容可根据公司实际情况进行调整。
员工档案管理制度政策文件
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，确保档案的完整性、真实性和安全性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工档案的管理工作，包括员工入职、离职、异动、绩效、培训等各方面的档案资料。
第三条员工档案管理应遵循以下原则：（一）真实性：档案资料必须真实反映员工的实际情况，不得伪造、篡改；（二）完整性：档案资料应齐全、完整，不得遗漏；（三）安全性：加强档案的保密和安全管理，防止档案丢失、损坏；（四）及时性：档案资料应及时收集、整理、归档；（五）便捷性：提高档案的查询和利用效率。
第二章归档范围第四条员工档案归档范围包括：（一）员工入职档案：应聘登记表、面试评估/录用审批表、录用通知书、员工信息登记表、入职承诺书及员工保密协议、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职称复印件）、原单位离职证明/解除劳动合同保证书、劳动合同、健康体检证明（有特殊要求的岗位）；（二）绩效管理档案：员工绩效考核相关的档案资料按月份归档；（三）员工异动档案：试用期员工转正表、内部调动审批流程表、竞聘相关资料；（四）员工离职档案：员工离职申请表、员工离职面谈记录表、员工离职调查表、员工离职工作交接表、解除劳动合同协议书、离职保密协议（部分岗位）、离职证明（单位存档）。
第三章档案管理职责第五条人力资源部负责公司员工档案的归口管理，具体职责如下：（一）建立健全员工档案管理制度，制定相关操作规程；（二）负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）定期对员工档案进行清理、鉴定和销毁；（四）对员工档案进行保密，确保档案安全；（五）指导、监督和检查各部门员工档案管理工作。
第六条各部门负责人对本部门员工档案管理工作负总责，具体职责如下：（一）按照公司规定，及时收集、整理和报送员工档案资料；（二）配合人力资源部做好员工档案的归档、保管和利用工作；（三）加强对员工档案的保密管理，防止档案丢失、损坏。
企业职工档案管理制度
企业职工档案管理制度一、总则为规范企业内部管理，保障职工权益，提高工作效率，特制定本档案管理制度。
二、管理范围本档案管理制度适用于企业内所有在职职工的档案管理工作，不包括外包人员和临时工。
三、职工档案的内容1. 个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号、婚姻状况等；2. 教育背景：包括学历、毕业院校、专业等信息；3. 工作经历：包括曾经工作单位、职务、工作时间等信息；4. 培训情况：包括参加的各类培训、获得的资质证书等信息；5. 健康档案：包括体检情况、疾病史等信息；6. 奖惩记录：包括获得的奖励、受到的处罚等信息。
四、档案管理责任人企业应设立专门的人力资源部门或档案管理部门负责职工档案的管理工作，包括档案的归档、整理、保管和查询等工作。
五、档案管理流程1. 档案的建立：企业应在职工入职时及时建立职工档案，并确保档案内容的真实性和完整性；2. 档案的保管：企业应建立档案保管制度，确保档案的安全和保密；3. 档案的查询：职工有权查询自己的档案，但查询他人档案需经过本人同意；4. 档案的归档和销毁：企业应根据档案管理制度对职工档案进行定期整理、归档和销毁。
六、档案管理的规范1. 档案的真实性：企业应保证档案内容的真实性，不得篡改或虚假；2. 档案的保密性：企业应建立档案保密制度，对职工档案内容应严格保密；3. 档案的完整性：企业应确保职工档案内容的完整性，不得遗漏任何重要信息；4. 档案的规范性：企业应制定档案管理规范，对档案管理流程进行标准化和规范化。
七、档案管理的监督企业应建立档案管理监督制度，对档案管理工作进行定期检查和考核，确保档案管理工作的规范和有效。
八、违规处理对于违反档案管理制度的行为，企业应进行严肃处理，包括警告、记过、降职或解除劳动合同等。
九、制度的实施本档案管理制度自颁布之日起正式实施，未来如有任何修改需经企业主管部门审核批准，并通知全体职工。
以上所述即是本企业职工档案管理制度，希望全体员工认真遵守，确保档案管理工作的顺利进行。
人员档案管理规程
人员档案管理规程文件编码版号：01xx'xxxxx有限公司人员档案管理规程审核及批准清单本文件自xxx年xx月xx日起生效页码：5 of 51 目的加强员工GMP档案管理，保证档案的完整、规范和标准，特制定本规程。
2 范围本规程适用于公司所有员工的档案管理。
3 依据《药品生产质量管理规范》2010年版及附录4 职责综合部人员负责员工档案（人事档案、健康档案、培训档案）的管理，并及时更新相关内容。
5 规程5.1 人事档案5.1.1员工入职前需提供本人身份证、学历证书、专业技术等级证书、职业资格证书、职称证书、培训证书等相关证件复印件。
5.1.2 员工工作期间的人事任命、奖惩情况等相关资料。
5.1.3工作经历。
5.2健康档案员工上岗前后所进行的历次体检记录。
5.3 培训档案员工自进入公司工作开始所参与过的各种培训活动进行登记，包括该员工接受各种专业培训课程的课程名称、时间、对该员工的培训结论，取得的证书等。
5.4档案管理5.4.1 员工上岗前需进行体检、岗位培训，经体检、培训考核合格方准予上岗，同时建立员工GMP档案。
5.4.2 员工离职后，其档案保存3年。
5.4.3 综合部人员及时更新相关档案内容。
5.5个人档案信息登记表内容包括但不限于以下内容，如附件1所示格式：5.5.1个人资料：姓名、出生日期、部门、岗位、和入职日期。
5.5.2教育经历：所有包括高中及以上的教育情况，以时间顺序先后编排。
5.5.3工作经历：所有工作经历，包括在本公司内及其他公司的，以时间顺序先后编排。
5.5.4培训情况：按时间顺序列出所有相关内部及外部培训课程。
5.5.5健康体检时间、结果。
5.6 人员档案更新如该员工职位、岗位发生变动，应该及时更新。
6 附件附件1：YZGT-SC-02-03-f1 个人档案信息登记表附件1个人档案信息登记表。
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1.目的
建立员工档案管理规程，加强对全公司员工档案的管理。
2.范围
本公司全体员工档案的管理，包含人事档案、健康档案、培训档案。
3.职责
3.1.人力资源部负责员工档案的管理。
3.2.质保部QA负责监督本规程执行情况。
4.规程
4.1.人力资源部应为全公司每一位员工建立培训档案、人事档案、健康档案。
档案内容真实、可靠。
4.2.培训档案
4.2.1.人员培训档案内容包括：
1)文件培训记录
2)培训记录表
3)转岗培训记录
4)外部培训申请表
5)培训考核表
6)个人培训总结表
4.2.2.员工外出参加培训，培训结束后应将培训合格证书复印件一起交人力资源部存入培训档案，参考《人员培训管理规程》要求。
4.2.3.人力资源部定期收集各部门员工培训记录，完善培训档案。
4.3.人事档案
4.3.1.内容包括
1)应聘人员面试评价表
7)录用通知书
8)身份证复印件
9)最高学历毕业证书复印件
10)最高学位证书复印件
11)职业资格证书复印件
12)解除劳动关系的证明
13)员工入职培训计划表
14)培训记录
15)培训考核表
16)人员试用期评价表
4.3.2.新员工经聘用后，由人力资源组为其建立人事档案，将工作履历表及毕业证明、职称证明复印件归入档案。
4.3.3.工作过程出现的重大人事变动也应由人力资源部门并入档案中。
4.4.健康档案
4.4.1.员工健康档案内容包括：
1）人员健康统计表
2）健康证
3）体检报告
4）其它有关健康证明
4.4.2.康复后员工重新上岗应将其患病情况和体检证明归入档案中。
4.5.培训档案、人事档案、健康档案应分类保存，保存在人力资源部门。
4.6.档案内容不得随意更改。
已保存好的档案未经批准，不得随便翻看。
5.记录
无
6.相关文件
人员培训管理规程 HYT/SMP-RY-HR-002
人员健康管理规程 HYT/SMP-RY-HR-003
新员工入职及转正管理规程 HYT-SMP-RY-HR-004
7.参考文献
8.修订历史。