项目沟通管理培训PPT
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
合肥工业大学管理学院
13 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3. 项目沟通管理
项目沟通管理包括确保及时、正确地产生、收集、 发布、存储、和最终处理项目信息所需的过程。 3.1 Communications Planning-沟通计划 3.2 Information Distribution-信息发布 3.3 Performance Report-绩效报告 3.4 Administrative Closure管理收尾
前期问题解决的情况
项目实施的计划完成情况及其与计划的差距
–成本、进度
–质量、范围、风险(包括新风险以及缓解措施无效 的风险)
计划采取的改进措施
主要交付成果的里程碑表并与计划比较,批准的完工 日期和当前的预测完工日期
备用金使用情况
项目财务状况
本期发生的问题,以及需要管理层协调的问题
下一报告期要达到目标
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
6
项目管理知识
1.3 沟通模型
反馈
信息 编码 信息传递
解码
信息
发送者
沟通渠道 （干扰）
接收者
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
内容包括：范围；进度；成本；质量等。
合肥工业大学管理学院
20 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.3 绩效报告
输入
1 项目计划 2 工作结果 3 其他项目记录
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
工具与技术
1 绩效审查会议 2 偏差分析 3 趋势分析 4 挣值分析 5 信息分发的工 具和技术
工作结果 项目计划
绩效 报告
绩效报告 变更请求
绩效报告工具 & 技术
接受
管理 收尾
合肥工业大学管理学院
15 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.1 沟通计划编制
沟通计划编制
通过项目干系人分析的方式来确定项目干系人的沟 通需求，确定What, Who，Which type,When?
7
项目管理知识
1.4 沟通类型
按表现方式
听说读写；口头沟通；书面沟通；非语言沟通
信息获取效果：肢体语言55%；语调28%；内容：17%
记忆效果：听觉 25％； 视觉 35％；听觉＋视觉73％
空间距离、时机把握、外表形象、手势姿态
按沟通的对象
内部沟通；外部沟通
按沟通性质
正式沟通（绩效报告、年度总结）；非正式沟通
合肥工业大学管理学院
23 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.4 管理收尾
管理收尾的结果
（1）项目档案
经过索引的项目记录，包括项目计划、财务记录、 状态报告、验收文件、项目设计文件等
（2）正式验收文件
由顾客或项目发起人签署的文件，它表明项目已经 完成并被接纳。
按信息流动方向
垂直沟通；水平沟通
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
8
项目管理知识
1.4 沟通障碍与过滤
沟通障碍是指那些导致信息失真、影响沟通有效性的因素。 沟通障碍的影响 冲突的增加 克服沟通障碍的方法 充分应用反馈：消除误解 驾驭语言和词汇：使信息清楚、明确 积极使用非语言沟通：强化语言沟通的作用 过滤 指信息在沟通过程中损失掉的现象，它既可能发生在沟通 的上行过程中，也可能发生在沟通的下行过程中。
合肥工业大学管理学院
22 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.4 管理收尾
管理收尾 指对项目或项目阶段进行总结，并对项目结果进行 归档，以获得客户或项目发起人对项目产品的正式 接收。 管理收尾的内容 （1）收集项目记录 （2）验证项目产品是否满足规范和要求 （3）进行项目结果分析和效率分析 （4）总结经验教训 （5）将以上信息形成文档，已备日后参考使用。
合肥工业大学管理学院
10 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
1.5 项目沟通
沟通目的： - 保持项目进展 - 识别潜在问题 - 征求建议以改进项目绩效 - 满足客户需求 - 避免意外 项目早期，高度的面对面沟通对促进团队建设、发 展良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的！ 组织结构与沟通
合肥工业大学管理学院
11 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
1.5 项目沟通
项目会议与沟通 人们对会议的态度 会议的目的：沟通；例如：开工大会 会议管理的原则：
制定会议管理政策/真正需要＋结局实际问题 确定会议目标/明确参加会议的人员 准备会议议程和会议材料/严格遵守会议的时间 鼓励与会者积极参与/掌握和控制会议的议题 结束时进行总结，编写会议纪要
Management School Hefei University of Technology
3
项目管理知识
WHY?
1.1 为什么沟通
沟通的目的 （1）建议
目的是改变人们的行为方式，如“我建议你在需 求评审后再做测试用例” （2）影响 用积极或消极的方式激发、劝说或是鼓励他人， 如“你的程序再增加10%的注释就更好了”
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
9
项目管理知识
1.5 项目沟通
项目管理是一个协同的工作，需要有效的沟通，通 过适当和及时地生成、采集、储存、处理和发布有 关的项目信息，确保适当的项目干系人能够在
适当的时间 适当的地点 以适当的方式 获得正确的信息 的管理过程和活动。
（4）获取信息： - 提问：“你用什么方法过滤到作废的IP地址” - 需求：“我想知道你周三的安排” - 表白：“我很想听听你对我的看法”
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
5
项目管理知识
1.2 什么是沟通
The exchange of thoughts, messages, or information, as by speech, signals, writing, or behavior. 通过说话、信号、书写或行为交换思想、消息或信息 是指信息通过预先设定好的符号系统在个人间传递的 过程。 是为了设定的目标，把信息、思想和感情在个人或群 体间传递的过程。
工具与技术
1绩效报告的工 具和技术 2项目报告 3项目说明
输出
1项目档案 2验收文件 3经验教训
合肥工业大学管理学院
25 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
课程内容总结
什么是沟通？ 项目沟通管理的4个过程？ 发送者—接收者模型？ 沟通技巧？
项目管理知识
项目沟通管理
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
1
项目管理知识
内容提纲
1.项目沟通的基本概念 2.项目经理作用和角色 3.项目沟通管理内容 3.1沟通计划编制 3.2信息发布 3.3绩效报告 3.4管理收尾
项目文件与沟通 主要有：项目计划；项目进展报告
合肥工业大学管理学院
12 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
2.项目经理在沟通中的作用
项目经理的沟通对象 高层经理；职能经理；其它项目经理；客户；项目 团队等 角色 领导者； 主持协调者；沟通仲裁者；冲突解决者； 聆听者； 解释者 责任 保证干系人了解项目情况 与客户沟通时，是高级管理层的代表 与客户维持开放、友好的关系 是项目团队与客户的桥梁
（3）经验教训总结
所有的项目干系人都要参加；列出运作良好的项
目过程；列出运作不良好的项目过程；进行趋势和
原因分析。
合肥工业大学管理学院
24 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.4 管理收尾
输入
1绩效评估文档 2项目产品文 档 3项目记录
沟通计划编制的步骤
（1）识别项目干系人
（2）识别各项目干系人的沟通需要
（3）需要收集哪些信息
（4）如何收集
（5）信息加工
（6）以什么方式提供给项目干系人
合肥工业大学管理学院
16 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.1 沟通计划编制
合肥工业大学管理学院
14 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
沟通管理过程
项目干系人分析
沟通 管理
需求
技术
沟通管理计划
工作结果
限制
沟通
假设
计划
项目计划
沟通技巧 信息检索系统 信息发布系统
信息 发布
项目记录
绩效评审 差别分析 倾向分析 挣值分析 信息发布工具 & System
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
4
项目管理知识
WHY?
1.1 为什么沟通
（3）提供信息： - 事实：“我们的开发成本控制在预算的90%以内” - 意见：“为什么我们不采用模糊查询技术” - 解释：“我迟到的原因是时间变化没有人通知我” - 感受：“显而易见我们应该改善界面管理”
输入
.1沟通需求 .2沟通技术 .3约束条件 .4假定
工具与技术
.1项目干系人 分析
输出
.1沟通管理 计划
合肥工业大学管理学院
17 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.2 信息分发
信息发布
根据沟通管理计划的要求或者对突发的沟通需求做 出回应，把项目信息以适当的方式发送给相关的项 目干系人，是项目沟通的一个重要环节。
是整指理对、项输汇目总出的、信对息比进和行分收析集，、
并将各种分析结果以报告的 形式进行展示
1 绩效报告
2 准备变更申请
合肥工业大学管理学院
21 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.3 绩效报告
项目绩效报告内容
自上次报告以来的主要绩效成果
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
2
项目管理知识
WHY?
1.1 为什么沟通
人类是沟通的动物 管理者70%的时间用于与人沟通 项目经理需要花费90%或更多的时间来沟通 - “伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通”
合肥工业大学管理学院
合肥工业大学管理学院
26 Management School Hefei University of Technology
绩效评估
指项目绩效信息的收集与发布，其目的是为了使项目 干系人了解项目在实现其目标的过程中项目资源的使 用情况。项目计划、工作结果是编写项目绩效报告的 主要依据。
绩效报告由三部分组成
状态报告：描述项目的当前状态，处在哪个阶段
进展报告：描述项目团队已完成的工作的情况 预测：对项目将来的状态和进展情况进行预测。
信息发布系统
信息查询系统
沟通的技巧
– 做一个积极的倾听者 – 改善写作技巧—信息清晰、准确、完善 – 表达技巧—体态语言、直观手段的设计 – 进行有效的信息反馈
项目记录
合肥工业大学管理学院
18 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.2 信息分发
输入
1沟通管理计 划 2工作结果 3项目计划
工具与技术
1沟通技能 2信息检索系 统 3信息分发方 法
输出
1项目记录 2项目报告 3项目说明
合肥工业大学管理学院
19 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.3 绩效报告
13 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3. 项目沟通管理
项目沟通管理包括确保及时、正确地产生、收集、 发布、存储、和最终处理项目信息所需的过程。 3.1 Communications Planning-沟通计划 3.2 Information Distribution-信息发布 3.3 Performance Report-绩效报告 3.4 Administrative Closure管理收尾
前期问题解决的情况
项目实施的计划完成情况及其与计划的差距
–成本、进度
–质量、范围、风险(包括新风险以及缓解措施无效 的风险)
计划采取的改进措施
主要交付成果的里程碑表并与计划比较,批准的完工 日期和当前的预测完工日期
备用金使用情况
项目财务状况
本期发生的问题,以及需要管理层协调的问题
下一报告期要达到目标
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
6
项目管理知识
1.3 沟通模型
反馈
信息 编码 信息传递
解码
信息
发送者
沟通渠道 （干扰）
接收者
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
内容包括：范围；进度；成本；质量等。
合肥工业大学管理学院
20 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.3 绩效报告
输入
1 项目计划 2 工作结果 3 其他项目记录
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
工具与技术
1 绩效审查会议 2 偏差分析 3 趋势分析 4 挣值分析 5 信息分发的工 具和技术
工作结果 项目计划
绩效 报告
绩效报告 变更请求
绩效报告工具 & 技术
接受
管理 收尾
合肥工业大学管理学院
15 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.1 沟通计划编制
沟通计划编制
通过项目干系人分析的方式来确定项目干系人的沟 通需求，确定What, Who，Which type,When?
7
项目管理知识
1.4 沟通类型
按表现方式
听说读写；口头沟通；书面沟通；非语言沟通
信息获取效果：肢体语言55%；语调28%；内容：17%
记忆效果：听觉 25％； 视觉 35％；听觉＋视觉73％
空间距离、时机把握、外表形象、手势姿态
按沟通的对象
内部沟通；外部沟通
按沟通性质
正式沟通（绩效报告、年度总结）；非正式沟通
合肥工业大学管理学院
23 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.4 管理收尾
管理收尾的结果
（1）项目档案
经过索引的项目记录，包括项目计划、财务记录、 状态报告、验收文件、项目设计文件等
（2）正式验收文件
由顾客或项目发起人签署的文件，它表明项目已经 完成并被接纳。
按信息流动方向
垂直沟通；水平沟通
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
8
项目管理知识
1.4 沟通障碍与过滤
沟通障碍是指那些导致信息失真、影响沟通有效性的因素。 沟通障碍的影响 冲突的增加 克服沟通障碍的方法 充分应用反馈：消除误解 驾驭语言和词汇：使信息清楚、明确 积极使用非语言沟通：强化语言沟通的作用 过滤 指信息在沟通过程中损失掉的现象，它既可能发生在沟通 的上行过程中，也可能发生在沟通的下行过程中。
合肥工业大学管理学院
22 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.4 管理收尾
管理收尾 指对项目或项目阶段进行总结，并对项目结果进行 归档，以获得客户或项目发起人对项目产品的正式 接收。 管理收尾的内容 （1）收集项目记录 （2）验证项目产品是否满足规范和要求 （3）进行项目结果分析和效率分析 （4）总结经验教训 （5）将以上信息形成文档，已备日后参考使用。
合肥工业大学管理学院
10 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
1.5 项目沟通
沟通目的： - 保持项目进展 - 识别潜在问题 - 征求建议以改进项目绩效 - 满足客户需求 - 避免意外 项目早期，高度的面对面沟通对促进团队建设、发 展良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的！ 组织结构与沟通
合肥工业大学管理学院
11 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
1.5 项目沟通
项目会议与沟通 人们对会议的态度 会议的目的：沟通；例如：开工大会 会议管理的原则：
制定会议管理政策/真正需要＋结局实际问题 确定会议目标/明确参加会议的人员 准备会议议程和会议材料/严格遵守会议的时间 鼓励与会者积极参与/掌握和控制会议的议题 结束时进行总结，编写会议纪要
Management School Hefei University of Technology
3
项目管理知识
WHY?
1.1 为什么沟通
沟通的目的 （1）建议
目的是改变人们的行为方式，如“我建议你在需 求评审后再做测试用例” （2）影响 用积极或消极的方式激发、劝说或是鼓励他人， 如“你的程序再增加10%的注释就更好了”
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
9
项目管理知识
1.5 项目沟通
项目管理是一个协同的工作，需要有效的沟通，通 过适当和及时地生成、采集、储存、处理和发布有 关的项目信息，确保适当的项目干系人能够在
适当的时间 适当的地点 以适当的方式 获得正确的信息 的管理过程和活动。
（4）获取信息： - 提问：“你用什么方法过滤到作废的IP地址” - 需求：“我想知道你周三的安排” - 表白：“我很想听听你对我的看法”
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
5
项目管理知识
1.2 什么是沟通
The exchange of thoughts, messages, or information, as by speech, signals, writing, or behavior. 通过说话、信号、书写或行为交换思想、消息或信息 是指信息通过预先设定好的符号系统在个人间传递的 过程。 是为了设定的目标，把信息、思想和感情在个人或群 体间传递的过程。
工具与技术
1绩效报告的工 具和技术 2项目报告 3项目说明
输出
1项目档案 2验收文件 3经验教训
合肥工业大学管理学院
25 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
课程内容总结
什么是沟通？ 项目沟通管理的4个过程？ 发送者—接收者模型？ 沟通技巧？
项目管理知识
项目沟通管理
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
1
项目管理知识
内容提纲
1.项目沟通的基本概念 2.项目经理作用和角色 3.项目沟通管理内容 3.1沟通计划编制 3.2信息发布 3.3绩效报告 3.4管理收尾
项目文件与沟通 主要有：项目计划；项目进展报告
合肥工业大学管理学院
12 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
2.项目经理在沟通中的作用
项目经理的沟通对象 高层经理；职能经理；其它项目经理；客户；项目 团队等 角色 领导者； 主持协调者；沟通仲裁者；冲突解决者； 聆听者； 解释者 责任 保证干系人了解项目情况 与客户沟通时，是高级管理层的代表 与客户维持开放、友好的关系 是项目团队与客户的桥梁
（3）经验教训总结
所有的项目干系人都要参加；列出运作良好的项
目过程；列出运作不良好的项目过程；进行趋势和
原因分析。
合肥工业大学管理学院
24 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.4 管理收尾
输入
1绩效评估文档 2项目产品文 档 3项目记录
沟通计划编制的步骤
（1）识别项目干系人
（2）识别各项目干系人的沟通需要
（3）需要收集哪些信息
（4）如何收集
（5）信息加工
（6）以什么方式提供给项目干系人
合肥工业大学管理学院
16 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.1 沟通计划编制
合肥工业大学管理学院
14 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
沟通管理过程
项目干系人分析
沟通 管理
需求
技术
沟通管理计划
工作结果
限制
沟通
假设
计划
项目计划
沟通技巧 信息检索系统 信息发布系统
信息 发布
项目记录
绩效评审 差别分析 倾向分析 挣值分析 信息发布工具 & System
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
4
项目管理知识
WHY?
1.1 为什么沟通
（3）提供信息： - 事实：“我们的开发成本控制在预算的90%以内” - 意见：“为什么我们不采用模糊查询技术” - 解释：“我迟到的原因是时间变化没有人通知我” - 感受：“显而易见我们应该改善界面管理”
输入
.1沟通需求 .2沟通技术 .3约束条件 .4假定
工具与技术
.1项目干系人 分析
输出
.1沟通管理 计划
合肥工业大学管理学院
17 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.2 信息分发
信息发布
根据沟通管理计划的要求或者对突发的沟通需求做 出回应，把项目信息以适当的方式发送给相关的项 目干系人，是项目沟通的一个重要环节。
是整指理对、项输汇目总出的、信对息比进和行分收析集，、
并将各种分析结果以报告的 形式进行展示
1 绩效报告
2 准备变更申请
合肥工业大学管理学院
21 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.3 绩效报告
项目绩效报告内容
自上次报告以来的主要绩效成果
合肥工业大学管理学院
Management School Hefei University of Technology
2
项目管理知识
WHY?
1.1 为什么沟通
人类是沟通的动物 管理者70%的时间用于与人沟通 项目经理需要花费90%或更多的时间来沟通 - “伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通”
合肥工业大学管理学院
合肥工业大学管理学院
26 Management School Hefei University of Technology
绩效评估
指项目绩效信息的收集与发布，其目的是为了使项目 干系人了解项目在实现其目标的过程中项目资源的使 用情况。项目计划、工作结果是编写项目绩效报告的 主要依据。
绩效报告由三部分组成
状态报告：描述项目的当前状态，处在哪个阶段
进展报告：描述项目团队已完成的工作的情况 预测：对项目将来的状态和进展情况进行预测。
信息发布系统
信息查询系统
沟通的技巧
– 做一个积极的倾听者 – 改善写作技巧—信息清晰、准确、完善 – 表达技巧—体态语言、直观手段的设计 – 进行有效的信息反馈
项目记录
合肥工业大学管理学院
18 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.2 信息分发
输入
1沟通管理计 划 2工作结果 3项目计划
工具与技术
1沟通技能 2信息检索系 统 3信息分发方 法
输出
1项目记录 2项目报告 3项目说明
合肥工业大学管理学院
19 Management School Hefei University of Technology
项目管理知识
3.3 绩效报告