文件控制程序3

1. 目的

确保质量体系有效运行,在公司的各个场所都能使用有效文件,并及时从所有发放使用场所撤走失效和作废文件,以防误用。

2. 范围

本程序适用于质量体系中的文件和技术文件资料的控制。

3. 术语

.1 内部技术文件和资料(以下简称内部文件):公司内部形成的各种文件。如产品图、技术标准、工艺文件、工装模具图、工艺规

范、作业指导书、检验指导书。各种管理性、日常性通知、要

求、办法、规定等。

.2 外部技术文件资料(以下简称外来文件);由外部来的国家标准、行业标准，其它标准和顾客提供的产品图，产品标准，技术质

量要求，更改通知等和其它外部转来的文件、资料。

4. 职责

4.1 在管理者代表组织下,质量部负责编制公司质量保证手册。

4.2在管理者代表组织下,质量部负责统筹指导，各相关部门负责编制相关程序文件。

4.3技术部负责组织技术性文件的编制。

4.4 总经理负责质量手册的批准发布。

4.5 管理者代表负责对程序文件的批准发布。

4.6 技术部负责人负责对技术性文件的批准发布。

4.7 管理性文件由各部门主管审核报管理者代表或总经理批准发布。

4.8 质量部负责对质量体系的一层二层及管理性文件的编制、发放回收并进行管理。

4.9技术部负责所有技术文件的编制、发放、收回和管理。

4.10质量部质量部负责对各类文件和资料进行存档。

5．工作程序

5.1 文件和资料的控制范围和分类

5.1.1 文件和资料的分类

a. 质量保证手册

b. 程序文件

c. 基础性文件

1）管理性文件

2）技术性文件：公司标准、图样、工艺文件、作业指导书、

检验指导书、操作规程。

d. 外来文件： 各种外来标准、图样如国家标准、行业标准、

顾客标准，顾客有关技术、质量、包装、交付、服务等要

求的文件、资料

e. 公文性文件。

5.1.2 文件和资料的控制状态分为“受控和非受控”两种。

5.1.2.1 质量手册、程序文件、基础性文件作为受控文件进行管理。质

量手册、程序文件盖有“受控”章，内部技术文件盖“有

效”章标识,管理性文件盖有“受控”章标识。

5.1.2.2 外来文件、外来标准、图纸、技术要求等，经评审后，确认为

是最新有效的版本，由公司采用清单管理方式，进行受控管

理，不在做其它任何标识。

5.1.2.3 公司公文类文件，以授权人签批做为受控标识。

5.2 文件和资料的批准和发放及管理。

5.2.1 质量手册的批准和发放及管理。

5.2.1.1 在管理者代表组织下,质量部负责编写质量手册,经总经理批

准后发布。

5.2.1.2 质量部负责质量手册的发放、受控、标识等工作。质量部负责

填写《文件/资料分发审批登记表》报总经理批准后，按范围登

记发放，予以控制。

5.2.1.3 质量手册的批准稿由质量部负责登记交公司质量部保存。

5.2.2 程序文件的批准和发放及管理。

5.2.2.1 在管理者代表组织下,质量部负责统筹指导，各相关部门负责编

制程序文件,经管理者代表批准后发布实施。

5.2.2.2 质量部负责程序文件的发放、受控、标识等工作。质量部负责

填写《文件/资料分发审批登记表》报管理者代表批准后，按范

围登记发放，予以控制。

5.2.2.3 程序文件的批准稿由质量部负责登记交公司质量部保存。

5.2.3 管理性文件的批准和发放及管理。

5.2.3.1各相关部门负责编制管理性文件，由各部门主管审核后报总经理

批准实施。

5.2.3.2 质量部负责管理性文件的发放、受控、标识等工作。质量部负

责填写《文件/资料分发审批登记表》报总经理批准后，按范围

登记发放，予以控制。

5.2.4 技术文件的批准和发放及管理。

5.2.4.1技术部负责编制技术文件，经管理者代表批准后实施。编制部门

负责填写《文件/资料分发审批登记表》报管理者代表批准后，

按范围登记发放，予以控制。

5.2.4.2 技术文件的发放由文件的发放部门负责按“文件/资料分发审批

登记表”上记录的发放范围进行发放，并履行签批手续。

5.2.4.3 技术性文件的原始件应由技术部登记交质量部保存。

5.2.5 外来文件的批准和发放及管理。

5.2.5.1 外来文件由收到部门到质量部登记,由质量部组织相关部门进行

评审确认后，经管理者代表批准后，由质量部存档，并列入清

单进行管理，清单须有编制、审核、批准签名方能投入使用。

5.2.5.2 外来文件发放、收回、归档由公司质量部负责。

5.2.6 公司公文类文件的管理

5.2.

6.1 公司行政公文的下发经总经理签发,由质量部负责按《文件资料

下发登记表》进行签字下发。

5.2.7 公司质量手册、程序文件、管理性文件、技术文件的发放、存

档，应在批准发布后五个工作日内完成。

5.3 文件和资料的更改。

5.3.1 质量手册、程序文件的更改,由质量部负责填写“文件更改

单”，经总经理、管理者代表批准后，由质量部负责组织修改。

经修改后的质量手册、程序文件更改页码、文件名称列入清单，

报总经理、管理者代表批准后按原发放部门进行发放，并作好回

收工作。

5.3.2 技术文件的更改由技术文件原编制部门提出，并填写“文件更改

单”报管理者代表批准后进行更改.

5.3.3 管理性文件更改由文件原编制部门提出，并填写“文件更改

单”，报总经理批准后进行更改。

5.3.4 文件更改包括局部更改和换页两种形式，局部更改可采用在原处

划改并签署更改人姓名及日期，适用于更改文字数少的情况，当

更改处或更改文字较多，采用换页更改形式。

5.3.5 文件更改批准后,由文件原发放部门按“文件/资料分发审批登记

表”上的发放名单发放“文件更改通知单”，换页的随通知单换

发新页，同时收回作废页文件，更改应标注更改标识，更改时间

及实施日期。

5.3.6 当顾客提供的任何工程图样、规范、标准、程序等发生变更时，

接收变更信息部门，须在接到信息后立即组织对更改的内容评

审，拟订相关文件的更新修订方案，报管理者代表批准后，对相

关文件进行更新修订，并按原审批程序审批后由质量部按5.3.5要求分发，同时在文件更改通知单和更改文件上注明实施日期。全

部工作应在接到顾客提出变更信息日起8个工作日内完成。

5.3.7 如果更改的内容影响生产件批准或批量认可文件(如控制计划

FMEA等)时,须同时更新生产件批准/批量认可文件。

5.4 作废文件资料的管理

5.4.1 作废文件资料由发放部门依据“文件/资料分发审批登记表”上