采购内部审计

采购审计

在一些采购审计中，很多审计经理会把审计的重点放在采购的价格上，认为通过自己的询价，就能发现问题。殊不知通过电话询价可能会存在误导。以XX资讯网为例，因为其本身是不出售物品的，只是一个中间商。网站的管理员仅仅只是打电话问个价格，并未到该地区去了解销售真实的价格。网站的报价往往被当地的大的经销商垄断，比如经销商想出货就价格低，囤货就价格高。网站价格只能作为参考，并不能作为实际采购的价格。

这个价格的标准，并不能被采购人员所接受，容易被反驳。采购的价格是由很多种因素决定的，网站的采购价格并不能直接被采用。所以最直接的方式，就是采用采购认可的方式，就是对同一种产品的供应商进行询价。

上面提到的审计方法只适合于标准化产品，如果放到生产制造业，其采购的物品往往会涉及到定制化的产品。也就是说，物品全部是按研发图纸定制生产。遇到这种情况，审计人员往往就不知所措，如果一拿图纸去询价，那么供应商就会认出来是公司的产品，所以有些审计人员认为这种定制化的产品采购就没必要审计了。

有个审计经理提到，采购审计装装样子就行，公司有上万的物料，怎么查，就算抽查1%，100个都要查3天。他认为采购审计只有在得到举报的时候，才能有重大发现，平时就不要自找麻烦做价格审计，那纯粹是浪费时间。

到此为止，我们举了一堆审计人员对采购审计的一些看法，到底该如何进行采购审计？就像我们经常提只要是采购，肯定会收回扣，这种业内行规，审计人员是否可以熟视无睹。

一、概述

本章节介绍了采购审计的基础入门知识、审计方法，并通过几个案例来说明一些常见的采购审计的审计思路。

二、基础知识

在这里我们介绍一个集团性的公司的采购，按照采购物品的金额与重要性，将物品分为招投标类、比议价类、定点采购三类。

招投标（大宗采购）：适用于主辅材料、服务类。通过招投标选择主供应商，另外选择1-2家供应商，每年的采购份额按照一定的比率在主辅供应商之间进行分配。与主副供应商签订框架协议，一年一签。这种适合年度销量稳定或者预算完善的公司。如果是服务类采购，入围的就是最终的，不会选择备选供应商。根据招标的繁琐程度，又划分为公开招标、邀请招标以及竞争性谈判等等。

比议价：适合办公设备的采购，比如电脑、打印机这种。每次提出申请之后需要三家或者多家比价的。一般是先询价，之后会进行多次的比议价，而且这个比价是需要审批的，并非采购一人决定。

定点采购（零星采购）：适合单独供应商或者零星采购的物品，研发用的材料、垄断的供应商、价格低于一定金额的物品且采购次数低。

小公司的物资采购，往往只有比议价或者干脆只在公司附近采购的，就不属于本次的讨论范畴。

接下来，我们在上面的三种采购模式下，看看各自的采购过程是如何实现。

2.1 招投标（大宗采购）

大宗采购按照行业性质，需要分两种，一种是按照销售订单，这种是无法预测销售情况，也就是销方市场；另外一种是按照年度的销售预算，这种适合饮料、服装等这种连锁、快消类企业，也就是供方市场。

先谈谈供应商的确认：

（1）通过相关平台发布相关信息→资格预审→现场开标评标→发中标通知→签订合同

（2）接收供应商的申请→组成评选小组（生产、技术、采购、质量部）→到供应商现场审核→质量部对客户提供样品质检→录入合格供应商名录。

这下来是对物品的采购是这么实现的。

按照是否存在系统，如果是使用系统的，其采购的流程是这样子进行的：系统根据安全库存的设定定期向供应商发订单→仓库收货→质量部检验→财务付款→费用月结

如果非系统的，则按照下面的方式进行：销售人员将本月的销售计划发给生产部→生产部向仓库进行物料申报→仓库结合库存→向采购提出采购申请→采购员下订单→仓库收货→质量部检验→财务付款→费用月结

采购价格是通过框架协议进行。如果涉及到市场因素需要进行采购价格的调整，需要供应商提供调价函。而采购方则需要根据调价函同意涨价，或者选择备选供应商的产品，或者调整产品的物料，使用替代物料，选择更加廉价的物料。

2.2 比议价

比议价这种方式在商业企业、服务类的企业中最多。

供应商的确认：要求供应商提供税务登记证、营业执照、机构代码证、确认为合格供应商。但是下次采购的时候，仍旧选择三家以上，并要求重新报价。也就是说这里的确认供应商，并非唯一供应商。

需要关注的是，有些供应商不是直接的生产厂商，可能就是一个代理商或者中介商，而且也不是厂家直接授权的供应商，这一块就是需要注意的。很有可能就是采购人员搞的供应商或者相关的供应商。

采购的流程如下：

需求部门提出采购需求→部门经理签字确认→采购人员询比议价→按照采购金额设定的权限审批→仓库验收→财务付款。

部分公司在采购审批权限这一块会加入财务模块，看是否在预算内。这个意义不是很大。

通过比议价确定的物品的价格是不固定，而按照每次比议价确定一个最终价格。但是有时过度看中价格的高低，往往会导致价格降下来，质量也低下了。

2.3 定点采购

定点采购分两种，一种是垄断产品，另外一种是零星采购的。

对于生产制造企业，定制化生产某些产品，那么其采购就分为两种，一类是研发部门开发的供应商，另一类是产品量产之后的供应商。

在垄断价格这一块，往往存在研发技术人员捆绑采购。比如研发人员指定合格供应商，其他原材料采购，往往研发人员说质量不合规。在实际操作过程中往往是这样子的。

研发往往会经过小试、中试、投产、量产，其中小试和中试环节的物料是研发人员选择供应商，而投产和量产的物料则是由采购部门选择供应商。这样就可以起到牵制的作用。

由于研发时使用的材料是小批量而且是不确定，所以价格肯定是按照零售价来进行的。而量产之后的供应商，会由采购部门直接接手，价格就是批发价。如果研发材料的价格等于或者反而低于量产供应商的材料价格，这个就是不合理。

垄断产品定制的采购的流程：

我方的发图纸给供应商→供应商打样→我方对打样的产品进行确认→验收入库→财务付款

零星采购主要是一些备品备件、办公用品之类的购置。零星采购的供应商一般以超市、五金用品超市、易迅网、京东网为主，很少是淘宝网或者阿里巴巴采购的，主要原因是假货太多，影响使用质量：接下来看一下采购流程，我们以办公文具的采购为例：

部门后勤人员收集本部门的文具需求→行政人员汇总统计需求，编制汇总表，发给供应商→行政人员验货→与供应商进行款项结算（月度、年度）。

零星采购的物品的物品的价格是不固定，每个月或者每季度，供应商会提供新的报价单或者价目表。所以定点采购，采购就没必要每次都需要供应商的报价单三家比价，然后审批下单。零星采购的供应商集中于超市、网络商城或者是公司附近的供应商。