声像档案整理

永久
会议类
各种重要会议的声像信息材料
永久/长期
参观视察类 业务活动类 荣誉类 文体活动类
上级机关领导或社会知名人士来本单位视察、 检查工作的声像信息材料
本单位重大活动、重要外事活动及职能活动的 声像信息材料
被评为市级以上先进集体及各种奖项、称号的 荣誉实物的声像信息材料
本单组织的各项文娱体育活动的声像信息材料
⑤ 保管期限：归档录音、录像的保管期限。
⑥ 件号:归档录音、录像的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内，按归档录音、 录像排列顺序从“1”开始标注。
2、编目（著录） 每件录音、录像都应按分类方案，在相关的管理 软件上著录各项目要素，并打印出归档目录。录 音、录像档案目录包括档号、责任者、题名、时 间长度、起始标志、结束标志、现存载体编号、 原存载体编号、参见号、规格、备注。
永久/长期 永久/长期 永久 长期
4、声像材料的归档制度 （1）凡属归档范围的录音、录像，必须按有关规
定向本单位档案部门移交，实行集中统一管理， 任何个人不得据为已有或拒绝归档。
（2）收集的录音、录像没有标明主题（内容） 和时间的，移交人员应在移交时予以补充完 整。 录音应整理出文字材料随同移交。
声像档案整理
一、声像档案的概念
1、是指国家机构、社会组织以及个人在社会 活动中形成的，有保存价值的，以影像、 声音等方式记录信息的特殊载体，并辅以 文字说明的历史记录。
2、包括照片、录音带、录像带、光盘、唱片、 影片等，是整个社会档案的有机组成部分。
3、声像档案的特点 （1）直观的形象性。 （2）收集、保管的特殊性。 （3）是其他载体档案的必要补充。
(3) 排列
根据分类方案，每件归档录音、录像在最低一 级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有 如下三种：
格式①：全宗号—录音（录像）—年度—保管 期限—件号。
格式②：全宗号—录音（录像）—年度—类别 （或机构）—保管期限—件号。
格式③：全宗号—录音（录像）—项目—保 管期限—件号。
（4）编号
根据排列方式，编制由全宗号、录音（或录 像）、年度、类别（或机构）、问题代号、 期限、件号等各选项组成的序列号，即编 制档号。
1、光盘目录
以盘为单位分类、编号、编目、排列
2、记录摄影信息的光盘，参照照片档案整理方 法，按全宗号、保管期限、起止盘号、盒号 排列
摄影光盘应一式3套，2套封存保管，1套 提供使用
3、记录录音、录像信息的光盘，参照录音、录 像档案整理方法，按全宗号、保管期限、分 类号、起止盘号、盒号排列
⑧ 原存载体编号：指归档录音、录像原存贮载体的 编号。
⑨ 参见号：与本件录音、录像有密切联系的其他载 体档案的档号。
⑩ 规格：载体的格式，如录像带、DVD、CD类型 等。
⑩备注：注释录音、录像需说明的情况。 (6)装盒、打印目录、填写封面、填写备考表
光盘档案的整理、编目
光盘档案包括记录摄影、录音、录像等信息， 依赖计算机等设备阅读、处理，并可在网络 中传递的数据。
二、声像档案收集归档
1、凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证 和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘 等材料，应归档保存。
2、根据国家档案局《照片档案管理规范》及 各单位具体对声像档案归档的要求，进行这 部分档案进行归档。
3、为了确保本单位声像信息材料的完整、准确、 系统，各单位都要根据本单位实际情况制定声 像档案归档制度和保管期限表。
① 档号：归档录音、录像的归档号。 ② 责任者：制发录音、录像的组织或个人。 ③ 题名：录音、录像标题。 ④ 时间长度（分、秒）：录音、录像录制
（或播放）的时间长度。
⑤ 起始标志：录音、录像起始的标志。 ⑥ 结束标志：录音、录像结束的标志。 ⑦ 现存载体编号：指经迁移后的归档录音、
录像存贮载体的编号。
档案部门要采取一定措施引导与控制声像材料的 流向，保证收集工作的落实。收集工作要着眼 于平时。
序号 1
2 3 4 5 6 7
属类名称
内容
保管期限
建设面貌类 本单位建设面貌的声像信息材料（包括：地理 永久 概括、城乡建设、工程项目、名胜古迹、自然 风光、办公环境等）
人物类
本单位历任领导班子照片（单人照）
(3)归档录音、录像应确保可读性，并保持整洁、 无破损。
(4)对具有归档保存价值的录音、录像，单位或个 人应及时整理、移交档案室归档一般不应跨 年度。
三、声像档案的整理、鉴定和编目
声像档案
底片 照片档案 照片
文字说明 光盘档案
录音档案 录音录像档案
录像档案
录音录像档案的整理、编目
录音录像档案：是指采用专门的器械和材料， 用录音、录像的方法，记录下声音和图像的 一种特殊载体的档案。
①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 ② 录音（录像）：录音档案用“录音”两汉字
的第一个汉语拼音字母表示，并固定使用， 即“LY”；录像档案用“录像”两汉字的第 一个汉语拼音字母表示，并固定使用，即 “LX”。
③ 年度：归档录音、录像形成的年度。采用 公元纪年，如“20060101”。
④ 类别（或机构）: 将归档录音、录像按问 题（或机构）进行分类。
(一) 录音、录像档案的整理、要求：
整理原则: 录音、录像的整理应遵循保持录音、录像的 有机联系、便于保管和利用的原则。
1、 归档录音、录像整理 将归档录音、录像以件为单位进行鉴定、分 类、排列、编号、著录、上架，使之有序化 的过程。
件: 归档录音、录像的整理单位。一般以能完整 的、相对独立的记录某一事件的录音或录像 材料为一件。
（1） 鉴定 根据本单位的归档范围，对每一件录音、录 像进行鉴定，判断其是否应当归档。 对存有真伪疑义的录音、录像应采取必要措 施进行鉴定。
归档录音、录像的保管期限参照文书档案 保管期，划分为永久、30年、10年3种。
（2） 分类 归档录音、录像应在其全宗—录音、录像类 内，按照年度—保管期限、年度—机构—保 管期限或按照项目(问题)进行分类。