信贷业务档案管理办法

信贷业务档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为了进一步规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据《信贷管理基本办法》、《贷后管理基本办法》等规定，制定本办法。

第二条本办法所称信贷业务档案是指本公司在办理信贷业务过程中形成的，用以记录和反映信贷业务全过程的真实记录资料，包括借款人和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料等重要文件、凭据和图表、声像。

第三条信贷业务档案管理要遵循以下原则：
（一）及时完整、真实有效原则。

信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责；综合档案部门负责客户信贷业务档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对移交后的客户信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

（二）保密性原则。

信贷业务档案涉及国家、本公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

（三）规范管理原则。

信贷业务档案管理是本公司综合档案管理体系的一部分，信贷部门应配合综合档案部门，按照法人客户信贷业务档案由县级联社集中统一管理和其它信贷业务档案属地管理的原则进行规范化管理。

做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化，档案管理电子化。

第二章信贷业务档案管理职责
第四条本公司以客户为单位建立信贷业务档案，落实专门部门和人员统一管理。

第五条客户经理职责。

客户经理负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。

抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库管理，纳入表外科目核算。

第六条信贷部门职责。

信贷业务档案形成后、移交档案库前，信贷部门负责收集管理信贷业务档案。

信贷部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性、完整性和保密工作负责。

信贷管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。

第七条不良贷款按规定移交给综合部后，由该部门履行客户档案管理职责。

第八条信贷业务档案库管理员职责。

信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。

信贷业务档案库管理员有
权对相关机构和部门的信贷业务档案管理工作进行指导和监督。

第三章信贷业务档案内容
第九条信贷业务档案资料分为五类：
（一）权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处置权的要件；
（二）要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件；
（三）管理类：法人客户的基本资料；
（四）保全类：贷后管理及资产风险管理的相关资料；
（五）综合类：本公司内部管理资料。

第十条信贷业务档案按照客户建立，一户一档，一笔（项）一卷，即一个客户除权证类原件（只保存复印件）以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔），每个客户档案内再分权证区、要件区、管理区、保全区和综合区，分别存放各区规定的资料。

第十一条权证类档案包括：抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证的复印件（原件入会计部门金库保管），抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物清单，法人客户贷款的抵押（质押）公证书，有权机关办理的抵(质)押登记表。

第十二条要件类档案包括：
（一）企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类法人客户信贷业务申请报告和申请书、各类法人客户信贷业务调查报告、各类法人客户信贷业务调查审查审批表、审贷会会议纪要；
（二）贷款意向书、贷款承诺函、各类法人客户信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质）押核实书、以保证保险为担保的保证保险合同、贷款法律审查意见、保证金进账证明资料、外汇贷款（转贷款）和对外担保在外汇管理局登记的证明文件或上级联社下发的生效通知，以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。

（三）非融资类担保业务还应包括担保涉及的有关合同、协议、标书及其他能够证明真实、合法交易背景的资料。

融资类担保业务应包括政府有关部门批准的年度融资计划，担保项目可行性研究及批复，担保涉及事项按照规定需事先获得有关部门批准或核准的，应有有关部门批准或核准的文件。

第十三条管理类档案包括：
（一）借款人和担保人的相关资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》（国税、地税）复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、事业法人证书复印件、民办非企业法人登记证书复印件、及某些行业必备的卫生许可证复印件、前置许可证明复印件；
贷款卡证明材料复印件以及最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料；
法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或
代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，借款人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件；
企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。

（二）自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。

第四章信贷业务档案管理
第十七条信贷业务档案的整理、移交和归档。

（一）信贷业务档案的整理及移交。

信贷部门经办人员要按信贷业务档案内容的分类要求对档案资料逐笔整理、排序、组卷，编制归档目录，及时移交。

信贷业务档案库管理员要及时对相关部门移交的档案资料进行收集整理，归档入库；建立目录索引，记录信贷部门移交的信贷业务档案资料，审核确认移交档案资料的规范性和完整性，并与移交人员共同在移交档案目录(一式两份，各留存一份)上签字。

（二）信贷业务档案的归档。

档案资料归档要便于保管、查找和利用。

1．立卷、建档要求：档案资料要按户编号建档，专盒(或夹)保管，标明客户全称和立档时间。

档内有多笔业务的，要按笔立卷，以信贷业务审批时间排列卷号。

卷内资料按照信贷业务档案内容的分类要求进行排序。

客户基本资料可以归集后独立组卷，作为首卷；授信、最高额抵押担保作为单笔业务立卷。

2．目录、标注要求：以方便检索为目的，分层次建立三级目录。

一是建立档案库客户目录，检索定位到客户层次，法人客户及个人客户分开编目。

二是以客户为单位建立档案目录,检索定位到单笔业务，档案目录应包括客户名称、卷号、卷名(包括审批时间、业务品种、金额、期限)等，并注明卷与卷之间的从属关系。

三是建立卷内目录，检索定位到具体业务资料。

3．装订要求：已结清信贷业务要按卷装订成册，以运作程序及资料形成时间编制页码。

4．贷款台账等难以逐户归档的信贷业务档案以及核销客户档案等重要档案另柜存档。

《贷款审查审批表》、会议纪要、会议记录本等贷审会档案，以会次装订成册，逐年建档。

第十八条贷后检查记录、贷款五级分类资料、企业各期财务报表、各种证书的年检证明复印件等业务后续资料，应及时移交。

即主管信贷员（客户经理）取得资料后，实时或批量移交给原信贷档案接收部门的贷后监督检查部门指定人员，双方签字确认。

贷后监督检查部门在规定时间内审核完毕后，次日由指定人员将全部资料移交给综合部。

第十九条信贷业务档案的借阅
（一）内部人员借阅信贷业务档案。

借阅本人经办业务资料的，信贷业务档案库管理员负责登记借阅人员名单、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认。

因工作需要借阅他人经办业务资料的，应由借阅人出具借条，并由借阅部门负责人签字同意方可借阅。

借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。

（二）外部人员借阅信贷业务档案。

信贷业务档案要严格保密，原则上不
对外借阅。

当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明。

查阅时，本公司应有专人在场陪同，不得将原件借出。

如遇特殊情况，确需外借的，需经档案保管部门负责人和主管档案工作的领导签字同意后，方可外借。

外借档案必须填写档案外借单，登记外借人姓名、外借日期、外借档案内容、外借原因及归还日期等。

存放在金库的权证类档案，一律不得外借第二十条。

要建立信贷业务档案调阅登记制度。

第二十一条档案库房建设及档案存放。

档案库房要按照当地政府档案行政管理部门的相关要求设置。

档案库应配置相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施。

第二十二条档案保管。

档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违规借出或透露档案内容。

主管部门要定期检查信贷业务档案的保管情况，检查间隔期为每半年一次，并书面记录检查结果。

档案保管期限：短期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少5年；中长期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少10年；信贷业务到期时未结清，其后以现金或以资抵债方式收回的，短期信贷业务档案再保管期限为至少10年，中长期信贷业务档案再保管期限为至少15年；信贷业务到期未结清、至今未收回的(包括已核销的信贷业务)信贷业务档案、各种报表的年度汇总表、档案保管及销毁清册要永久保管。

第二十三条信贷业务档案的销毁。

保管期满的法人客户信贷业务档案要按照以下程序销毁：
（一）档案管理部门提出销毁意见，编制法人客户信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）经档案保管部门的负责人同意，并在法人客户信贷业务档案销毁清册上签署意见。

（三）档案管理部门和信贷管理部门共同派员监销。

监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管信贷管理部门的负责人。

第二十四条对于未按本规定履行职责，造成档案损毁、遗失，及擅自销毁、擅自对外提供、涂改、伪造客户信贷业务档案和擅自透露客户信贷业务档案信息的行为，视情节轻重，按有关规定对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第五章附则
第二十五条信贷业务档案必须严格按照本办法进行管理。

第二十六条以录音、录像、扫描、缩微等方式保存的客户信贷业务档案也要集中到综合档案部门保管。

个体工商户、自然人贷款业务档案管理参照本章有关规定执行，农户贷款业务档案管理比照此办法，并可适当简化。