会计电算化实务第五章 会计报表管理系统
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会计电算化教程：5 财务报表管理系统
（4）工具栏，显示当前状态下可用的工具按钮。单击工具栏中的按钮可 执行相应的命令。 （5）状态栏，动态显示操作的相关信息。 2．报表窗口 在“文件”菜单中单击“新建”菜单，或者单击“新建”按钮，将出现 报表窗口。在窗口中显示一个系统自动创建的名为“reportl”的报表文 件，如图 5 – 2 所示。 可以看出，报表窗口除了与上述系统窗口相同的部分外，还增加了以下 部件： （1）全选钮、行标、列标和当前单元 ·全选钮在报表的左上角，单击全选钮之后，当前表页的所有单元全部被 选中 ·行标为按钮，用鼠标单击行标，可选中整行，在行标按钮上拖动鼠标可 选中一个多行区域。 ·列标为按钮，用鼠标单击列标，可选中整列，在列标按钮上拖动鼠标可 选中一个多列区域。
页标为白色，表示这张表页为当前表页，相应的页号显示在编辑栏中的名 字框中。想要对某张表页进行操作，首先要单击它的页标，使它成为当前 表页。 （4）页标滚动钮。当表页数较大时，所有的页标不可能同时显示，使用 页标滚动钮可使要找的表页页标显示在屏幕上。注意，使用页标滚动钮时 ，页标随之移动，当前表页不变。 （5）水平滚动条。水平滚动条的两端有两个按钮，按向左按钮可使屏幕 显示表页左面的内容，按向右按钮可使屏幕显示表页右面的内容。水平滚 动条中有一个滚动块，把鼠标放在滚动块上，按住拖动滚动块也可左右移 动显示表页。
第五章 财务报表管理系统
【学习目标】 1．全面掌握财务报表的功能和应用 2．熟悉财务报表的操作流程、操作方法 3．了解报表模板的作用和利用报表模板生成报表的方法 【能力目标】 1．熟练操作财务报表软件 2．能够使用财务报表软件编制财务报表 【任务导入】
保定冀新封头制造有限公司完成了总账管理的相关工作，准备编制财 务报表。账套主管张育红负责编制财务报表，会计刘佳参与学习编制报表 ，编制简易资产负债表如表 5 – 1 所示。
会计电算化实务项目五报表处理
各种其他报表的作用也不尽相同，但 都是为了反映企业财务状况、经营成 果和成本费用等方面的信息，帮助企 业做出决策和规划。
05
会计电算化实务项目报表处理的问题 与对策
报表处理过程中可能遇到的问题
01
财务报表数据不准确
02
报表格式不规范
由于数据处理错误、公式错误或数据 源有误等原因，可能导致财务报表数 据不准确。
报表处理的流程和规范
流程
会计电算化实务项目报表处理的流程主要 包括以下步骤：1）设计报表格式和计算 公式；2）采集和录入报表数据；3）审 核报表数据；4）自动计算和汇总报表数 据；5）输出报表结果。
VS
规范
在进行报表处理时，需要遵守以下规范： 1）保证报表数据的真实性和可靠性；2） 报表格式和计算公式要符合企业会计准则 和相关法规要求；3）报表数据的审核要 严格把关，确保数据的准确性；4）输出 的报表结果要清晰明了，易于理解和分析 。
2023
《会计电算化实务项目五 报表处理》
目录
• 会计电算化概述 • 会计电算化实务项目报表处理概述 • 会计电算化实务项目报表处理具体内容 • 会计电算化实务项目报表处理的案例分析 • 会计电算化实务项目报表处理的问题与对策
01
会计电算化概述
会计电算化的定义与特点
会计电算化定义
会计电算化是指利用计算机信息技术处理、分析、管理和存 储会计数据的一系列过程。
会计电算化特点
会计电算化具有高效性、自动化、实时性和智能化等特点， 可以大大提高会计工作的效率和准确性。
会计电算化的发展历程
会计电算化的起源
会计电算化起源于20世纪50年代，最初使用电子计算机进行简单的会计核算 。
会计电算化的发展
05
会计电算化实务项目报表处理的问题 与对策
报表处理过程中可能遇到的问题
01
财务报表数据不准确
02
报表格式不规范
由于数据处理错误、公式错误或数据 源有误等原因，可能导致财务报表数 据不准确。
报表处理的流程和规范
流程
会计电算化实务项目报表处理的流程主要 包括以下步骤：1）设计报表格式和计算 公式；2）采集和录入报表数据；3）审 核报表数据；4）自动计算和汇总报表数 据；5）输出报表结果。
VS
规范
在进行报表处理时，需要遵守以下规范： 1）保证报表数据的真实性和可靠性；2） 报表格式和计算公式要符合企业会计准则 和相关法规要求；3）报表数据的审核要 严格把关，确保数据的准确性；4）输出 的报表结果要清晰明了，易于理解和分析 。
2023
《会计电算化实务项目五 报表处理》
目录
• 会计电算化概述 • 会计电算化实务项目报表处理概述 • 会计电算化实务项目报表处理具体内容 • 会计电算化实务项目报表处理的案例分析 • 会计电算化实务项目报表处理的问题与对策
01
会计电算化概述
会计电算化的定义与特点
会计电算化定义
会计电算化是指利用计算机信息技术处理、分析、管理和存 储会计数据的一系列过程。
会计电算化特点
会计电算化具有高效性、自动化、实时性和智能化等特点， 可以大大提高会计工作的效率和准确性。
会计电算化的发展历程
会计电算化的起源
会计电算化起源于20世纪50年代，最初使用电子计算机进行简单的会计核算 。
会计电算化的发展
会计电算化第五章精品文档21页
数据处理（在数据状态下进行） • 追加表页、录入关键字、图形处理
二、报表管理的工作过程
一种：启动UFO—“新建” 。默认的状态栏为格式状态。 另一种：利用报表模板生成报表 在格式状态下
格式-报表模板 选择行业及要调用的报表模板，打开模板 修改报表格式及个别公式 保存模板 在数据状态下 录入关键字 自动生成报表
(二)主要概念
1、格式状态和数据状态 (1)格式状态: 在格式状态下设计报表的表样; 该状态不能进行数据的录入,计算等操作; 该状态下所做的操作对所有表页起作用。
(二)主要概念
(2)数据状态 管理报表的数据; 该状态下不能修改报表的格式; 该状态下所做的操作只对本表页有效。
格式状态界面
数据状态界面
二、报表管理的工作过程
3、数据定义 数据定义指对单元确定其数据的来源或计算方法。其中，对固定单
元一般直接输入文字等内容，而对变动单元则往往是指定一个计算公式， 由公式确定具体的数值。
单元数据公式一般由运算符号、常数、变量或函数构成。其中，变 量可以是单元引用，函数用于从账簿或其他报表取数。多数报表系统规 定单元公式以“=“号打头。例如：
在数据状态下 录入关键字 自动生成报表
复习思考题
1.在报表系统中单元数据有哪些来源?与哪些系 统有联系?
2.给出用友软件的总账取数函数格式。 3.举例说明公式向导的使用方法。 4.简述资产负债表与利润表的编制方法。
谢谢！
(二)主要概念
2、单元:由行和列交错而确定的空格,是组成报表的最小 单位。
有三种类型: 表样型
在格式状态下输入和修改 字符型
在数据状态下输入和修改 数值型（默认数据类型） 在数据状态下输入和修改报表数据。
(二)主要概念
二、报表管理的工作过程
一种：启动UFO—“新建” 。默认的状态栏为格式状态。 另一种：利用报表模板生成报表 在格式状态下
格式-报表模板 选择行业及要调用的报表模板，打开模板 修改报表格式及个别公式 保存模板 在数据状态下 录入关键字 自动生成报表
(二)主要概念
1、格式状态和数据状态 (1)格式状态: 在格式状态下设计报表的表样; 该状态不能进行数据的录入,计算等操作; 该状态下所做的操作对所有表页起作用。
(二)主要概念
(2)数据状态 管理报表的数据; 该状态下不能修改报表的格式; 该状态下所做的操作只对本表页有效。
格式状态界面
数据状态界面
二、报表管理的工作过程
3、数据定义 数据定义指对单元确定其数据的来源或计算方法。其中，对固定单
元一般直接输入文字等内容，而对变动单元则往往是指定一个计算公式， 由公式确定具体的数值。
单元数据公式一般由运算符号、常数、变量或函数构成。其中，变 量可以是单元引用，函数用于从账簿或其他报表取数。多数报表系统规 定单元公式以“=“号打头。例如：
在数据状态下 录入关键字 自动生成报表
复习思考题
1.在报表系统中单元数据有哪些来源?与哪些系 统有联系?
2.给出用友软件的总账取数函数格式。 3.举例说明公式向导的使用方法。 4.简述资产负债表与利润表的编制方法。
谢谢！
(二)主要概念
2、单元:由行和列交错而确定的空格,是组成报表的最小 单位。
有三种类型: 表样型
在格式状态下输入和修改 字符型
在数据状态下输入和修改 数值型（默认数据类型） 在数据状态下输入和修改报表数据。
(二)主要概念
会计电算化应用教程基于用友U8 V10.1版本第五章 UFO报表系统
实验准备
1.引入“D :\999账套备份\华晟公司（4-5） 总账期末业务处理”的备份数据，或引入 光盘中的“华晟公司（4-5）总账期末业务 处理”中的数据。 2.将系统日期修改为“2015年1月31日”，以 账套主管“001”仲木的身份登陆企业应用 平台进行本节的学习。
实验内容
一、自定义报表 二、利用UFO报表模板生成报表
用友ERP-U8 V10.1
自定义报表
一、自定义报表
1.设置自制报表表尺寸 。 2.设置行高、列宽 。 3.设置表格线 。 4.定义组合单元 。 5.录入报表内容
一、自定义报表
6.设置单元属性 7.定义关键字 8.录入单元公式 9.报表格式保存 10.录入关键字生成报表数据 11.生成报表数据保存
用友ERP-U8 V10.1
利用UFO报表模板生成报表
二、利用UFO报表模板生成报表
1.建立“资产负债表” 。 2.设置编辑单位 。 3.录入关键字并计算报表 。 4.保存报表 。 5.报表Excel输出
用友ERP-U8 V10.1
UFO 报 表 系统
Hale Waihona Puke 概述• UFO报表管理系统是用友软件股份有限公司开发 的通用电子表格软件，它既可以独立使用，也可 以和其他模块结合使用。 • UFO报表管理系统独立运行时，适用于处理日常 办公事务。可以完成制作表格、数据运算、做图 形、打印等电子表的所有功能。 • UFO报表管理系统与用友其他系统同时运行时， 可作为通用财经报表系统使用，适用于各行业的 财务、会计、人事、计划、统计、税务、物资等 部门。
会计电算化课件(第5章UFO报表系统)
UFO报表系统日志管理
UFO报表系统提供详细的日志管理，记录了系统中的重要操作，帮助用户清晰
的了解系统的使用情况。
UFO报表系统权限管理
UFO报表系统权限管理是系统中的重要组成部分，可以有效地保护系统的安全性和用户的隐私。
UFO报表系统数据备份与还原
UFO报表系统提供全面的数据备份与恢复服务，可以为用户的数据安全提供更
发展的先导。
UFO报表系统的优缺点和使用体验
优点 ✅
•
拥有强大的功能，包括
缺点 ❌
•
报表设计、数据分析、
预算管理等。
•
导出、数据查询等操作。
优美的报表效果，提供
多种报表样式和图表展
示，美观易读。
•
•
UFO报表系统操作简单，
够自由化。
功能强大，易于上手，
对于大数据量的处理和
让用户能够轻松进行数
据分析、报表设计等操
适合展示数据的趋势、
变化、阶段性等。
•
可以进行平滑曲线、数
据点连接等操作。
UFO报表系统基础设置
基础设置是UFO报表系统中最基本、最重要的环节，正确的基础设置可以使后续的操作更加顺畅和高效。
1
修改用户信息
可以修改用户信息，包括用户名、密码、
修改系统参数
2
角色等。
可以修改UFO报表系统的各种参数设置，
设计可以为不同的用户提供数据访问的自由。
UFO报表系统预算管理
预算管理是企业财务分析的重要组成部分，UFO报表系统可以为企业的预算制
定、执行和控制等提供一个全过程服务。
UFO报表系统品牌管理
品牌管理是企业市场营销的重要环节，UFO报表系统提供品牌管理报表设计，可以对市场营销活动进行精细化
会计电算化课件(第5章UFO报表系统)
常见问题排查与解决
常见问题分类
将用户在使用过程中遇到的问题进行分类整理，形成常见问题库。
问题排查方法
针对用户反馈的问题，通过查看错误提示、检查系统日志、重现问 题等方式进行排查。
问题解决方案
根据问题性质和影响程度，制定相应的解决方案，如修复系统漏洞、 调整系统参数、提供操作指导等。
版本升级与迁移策略
在完成安装和配置后，进行测试以确保系统 正常运行。
用户培训与指导
培训内容与目标
向用户介绍UFO报表系统的基本功能、操作方法和使用技巧，确 保用户能够熟练掌握系统操作。
培训形式与时间
可采用现场培训、在线培训或视频教程等多种形式，根据用户实际 情况安排培训时间。
培训效果评估
在培训结束后，进行培训效果评估，收集用户反馈，以便持续改进 培训内容和方式。
报表输出与分析
介绍了如何将ufo报表系统中的报表导出为Excel 、PDF等格式，以及如何进行报表数据的分析和 挖掘。
行业发展趋势分析
智能化发展
随着人工智能技术的不断发展，未来的ufo报表系统将更加智能化， 能够自动识别和分析财务数据，提供更为精准和个性化的报表服务。
云端化应用
云计算技术的普及将推动ufo报表系统向云端化发展，实现 数据的实时共享和协同工作，提高工作效率和便捷性。
02 UFO报表编制流程
初始化设置
确定报表期间
选择需要编制报表的会计期间。
设置报表格式
选择报表类型（如资产负债表、利润表等），并设置相应的格式， 如表格大小、字体、颜色等。
定义报表公式
根据会计制度和核算要求，定义报表项目的数据来源和计算公式。
报表模板设计
01
设计报表布局
会计电算化教程(第二版)-09第五章报表管理(二)
取数函数的作用是提供数据来源、类别、所 属的会计账套、所属的会计期间等各项信息，引 导系统准确地从数据源取出所需要的数据。
本节小结（续）
运算公式用于报表内部数据之
间的运算；审核公式用于依据报
表内部数据之间的勾稽关系对报
表进行检查。
讨论题：
1．“用友通”财务报表的数据有
哪几个来源？
2．什么是取数函数？“用友通”
单击转入下一张片
函数名
QC QM FS LFS TFS DFS JE HL WQC WQM WFS
意义
函数名
意义
期初余额 SQC 期末余额 SQM 发生额 FS 累计发生额 SLFS 条件发生额 STFS 对方科目发生额 SDFS 净额 SJE 汇率 XJLL 外币期初数 WLFS 外币期末余额 WTFS 外币发生额 WDFS QJE 单击返回
会计电算化教程（第二版）
主 讲：
第五章 报表管理
第二节 取数函数
一、取数函数的概念
取数函数的作用是提供数据来源、类 别、所属的会计账套、所属的会计期间 等各项信息，引导系统准确地从数据源 取出所需要的数据。 报表中数据的来源大致有以下４个方 面：一是从总账系统取数；二是从其他 子系统中取数；三是从财务报表系统自 身取数；四是从系统外部取数。
[账套号]参数项：
[账套号]是指取哪个账套的数。
缺省时指注册登录的账套。
单击返回
[会计年度]参数项：
[会计年度]指取哪个会计年度 账上的数，4位数；可缺省。
单击返回
[编码1]和[编码2]参数项：
[编码1]，[编码2]是指辅助核算项目。
可选。
如果表达式中指定的科目有两种辅助
核算，则必须按以下先后顺序排列： 部门、个人、客户、供应商、项目。
本节小结（续）
运算公式用于报表内部数据之
间的运算；审核公式用于依据报
表内部数据之间的勾稽关系对报
表进行检查。
讨论题：
1．“用友通”财务报表的数据有
哪几个来源？
2．什么是取数函数？“用友通”
单击转入下一张片
函数名
QC QM FS LFS TFS DFS JE HL WQC WQM WFS
意义
函数名
意义
期初余额 SQC 期末余额 SQM 发生额 FS 累计发生额 SLFS 条件发生额 STFS 对方科目发生额 SDFS 净额 SJE 汇率 XJLL 外币期初数 WLFS 外币期末余额 WTFS 外币发生额 WDFS QJE 单击返回
会计电算化教程（第二版）
主 讲：
第五章 报表管理
第二节 取数函数
一、取数函数的概念
取数函数的作用是提供数据来源、类 别、所属的会计账套、所属的会计期间 等各项信息，引导系统准确地从数据源 取出所需要的数据。 报表中数据的来源大致有以下４个方 面：一是从总账系统取数；二是从其他 子系统中取数；三是从财务报表系统自 身取数；四是从系统外部取数。
[账套号]参数项：
[账套号]是指取哪个账套的数。
缺省时指注册登录的账套。
单击返回
[会计年度]参数项：
[会计年度]指取哪个会计年度 账上的数，4位数；可缺省。
单击返回
[编码1]和[编码2]参数项：
[编码1]，[编码2]是指辅助核算项目。
可选。
如果表达式中指定的科目有两种辅助
核算，则必须按以下先后顺序排列： 部门、个人、客户、供应商、项目。
会计电算化课件报表处理-课件
§ 4、文件的导入、导出：多个财务系统产生的报表 文件相互转换 “标准财务软件接口规范”
导入：另一软件数据—标准财务数据—本软件数据 “导入”—打开需转换的文件—导入
导出：将本软件文件转换ຫໍສະໝຸດ 标准文件格式。 “导出”—定义导出文件名
END
例：报表模板 § 五、报表管理 1、表页管理：插入 交换 删除 排序：按关键字或一个单元值的大小排序 查找：查找条件 如月<10 即10月以前的 汇总：汇总值存在本表或形成一个新表，“表页汇
总”，选择保存位置（本表最后一行或形成新 表），表页汇总条件，
可变区汇总方式 § 2、编辑报表
格式状态：插入行 追加行：在表的最后一行后加一行 交换行 删除行 § 3、文件功能： 口令：设置或修改文件口令 格式加锁：“格式”中“加锁”、解锁
套号]，[会计年度]） § 函数名：QC( ), QM( ),FS( ),LFS( ),JE( )
a.会计期间可以是年、月等，也可以用数字表示。 b.方向为借、贷，可以省略。 c.账套号为数字，省略表示第一帐套。 d.会计年度可以省略，表示本年。
例： QC（“1001”，月，，，，，）
QM（“1001”，月，，，，，）+ QM（“1002”， 月，，，，，）+ QM（“1003”，月，，，，，）
建议使用函数向导输入。
§ 2、审核公式 算数表达式,relation <关联条件＞，message，<提
示信息> § 例：c9=c5+c6+c7 mess “一季度合计不等“
C5=“x1.rep”—>c5 mess”一季度数据与x1数 据不等“
§ 3、舍位平衡：元换算成千元， 需要舍3位 定义：舍位表名、舍位范围、舍位位数 如：sw1，c5：g9，3 平衡公式：c9=c5+c6+c7+c8+c9 d、e、f、g同样
会计电算化实务项目五 报表处理
学习任务二 利用报表模板生成报表
知识准备与业务操作
UFO 报表提供了 20 多个行业的各种标准财务报表， 报表编制的另一种方法可以根据所在行业挑选相应 的报表，套用其格式及计算公式自动生成报表。但 在执行该功能之前，应确定是否在进入系统时正确 设置了本账套的行业性质。
项目小结
பைடு நூலகம்
学习任务一自定义报表
知识准备与业务操作
一、格式状态下的报表操作
（二）报表公式定义 • 1、单元公式：单元公式是指为报表单元赋值的公式，它是报表的 取数函数。利用它可将单元赋值为数值，也可赋值为字符。对于 需要从报表本身或其他模块，如总账、薪资管理、成本、固定资 产等模块中取数以及一些小计、合计、汇总等数据的单元，都可 利用单元公式完成。 • 2、审核公式：审核公式不是直接用于运算的公式，其由验证关系 公式和提示信息组成，用于验证报表数据之间的勾稽关系。 • 3、舍位平衡公式：舍位平衡公式是用来调整报表数据进位之后平 衡的公式。比如将以“元”的金额单位转换为“千元”或者“万 元”的单位，进位之后，原来的报表平衡关系可能会破坏，因此， 需对进位后的数据平衡进行调整。
学习任务一自定义报表
知识准备与业务操作
一、格式状态下的报表操作
（一）报表格式设计 • 4、定义组合单元：在自定义报表中，有些内容如标题、编制单位、 日期及货币单位等信息可能在一个单元容纳不下，所以，为了实 现这些内容的输入和显示，需定义组合单元。 • 5、输入表间文本：报表格式定义好后，可直接在表头、表体、表 尾的单元格输入相关文字内容。 • 6、设置报表关键字：在UFO报表系统中，要在结构相同的多张表 页中准确地确定某张表，对其进行定位，就需要为每张表页设立 一个定位标志，在UFO中，这个定位的标志称为关键字。
会计电算化实务项目五报表处理
02
报表的创建和编辑
报表的创建步骤和要点
确定报表类型
设置报表格式
输入数据
审核数据
根据需求选择合适的报表类型， 如资产负债表、利润表等。
根据报表类型，设置合适的格式 ，如表格、文字、图形等。
根据会计凭证和其他相关资料， 输入报表所需的数据。
对输入的数据进行审核，确保准 确无误。
报表的编辑方法和技巧
报表打印和输出的常见问题及解决方案
报表打印问题
打印不全：可能是由于页面设置不正确或打印机的限制 导致的。解决方法是检查页面设置和打印机的设置。
打印模糊：可能是由于打印机的墨盒不足或打印纸质量 不好导致的。解决方法是更换墨盒或使用更好的打印纸 。
导出格式错误：可能是由于软件版本或操作不当导致的 。解决方法是检查软件版本和操作流程是否正确。
方法步骤
• 获取报表：首先需要获取需要审核的报表。- 检查 报表内容：检查报表的内容是否正确、完整，是否 有逻辑错误。- 比对数据：将报表中的数据与凭证 、科目余额表等数据进行比对，检查数据是否一致 。- 勾稽关系检查：检查报表内部以及报表之间的 勾稽关系是否正确。- 异常检查：对于一些异常数 据，需要进一步核实其真实性、准确性。
使用公式
数据排序
利用公式函数进行数据的计算和处理，如求 和、平均值等。
对数据进行排序，以便更好地展示数据。
数据筛选
使用图表
对数据进行筛选，以便更好地分析数据。
利用图表展示数据，如柱状图、折线图等。
报表的格式设置和美化
调整列宽
根据需要调整列宽，使报表更加美观。
设置边框样式
根据需要设置边框样式，如粗细、颜色等 。
2023
《会计电算化实务项目五 报表处理》
会计电算化系统实务操作教程5
会计电算化系统实务操作教程51. 导言本教程是会计电算化系统实务操作系列的第五篇文章，将介绍一些高级的操作技巧和功能。
在使用会计电算化系统时，掌握这些技巧和功能将大大提高工作效率和准确性。
2. 自动化数据分析在会计电算化系统中，可以利用自动化数据分析功能对大量数据进行分析和汇总。
这个功能可以帮助会计人员更快地理解和解释数据，并提取有价值的信息。
以下是一些常见的自动化数据分析功能：2.1. 透视表透视表是一种将大量数据汇总和分析的方法。
通过透视表，用户可以根据需要选择并汇总数据，并根据不同维度进行分组和计算。
透视表功能可以帮助用户更好地了解数据之间的关系和趋势。
2.2. 数据筛选和排序会计人员经常需要根据特定的条件或需求筛选和排序数据。
会计电算化系统提供了强大的筛选和排序功能，可以根据各种条件和规则来筛选和排序数据。
这些功能可以帮助用户更方便地找到所需的数据，提高数据的准确性和可靠性。
2.3. 数据分析和计算会计电算化系统还提供了各种数据分析和计算功能，可以帮助用户进行复杂的数据分析和计算。
通过这些功能，用户可以方便地进行财务分析、成本分析、预测分析等，进一步提高会计工作的质量和效率。
3. 电子档案管理会计电算化系统提供了强大的电子档案管理功能，可以方便地管理和存储大量的电子文档和文件。
这个功能可以帮助会计人员更好地组织和查找文档，并提高工作效率。
以下是一些常见的电子档案管理功能：3.1. 文档分类和归档会计电算化系统可以根据用户的需求和规则自动分类和归档文档。
用户可以根据自己的需要创建文件夹和分类，并将文档归档到相应的文件夹中。
这样可以方便用户查找和管理文档。
3.2. 文档检索和审阅会计人员经常需要查找和审阅文档。
会计电算化系统提供了强大的文档检索和审阅功能，用户可以根据关键词、时间范围等条件来检索文档，并对文档进行在线检阅和批注。
这样可以大大提高文档的检索速度和准确性。
3.3. 文档共享和协作会计电算化系统还支持文档共享和协作。
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5.3.4建立三维表
维是数据分类方法的关键成分或特征， 在报表系统用来确定某一数据位置的要素 就是“维”。而所谓三维表就是查找某一 数据时不仅需要“行”和“列”两个要素， 还需要增加一个要素“表页号”，简单来 讲，三维表就是表页的叠加。
图5-9对齐页签
5.2.2设计报表公式
报表公式是指报表或报表数据单元 的计算规则，主要包括单元公式、审 核公式和舍位平衡公式。
1.单元公式
单元公式是指为报表数据单元进行赋值 的公式，它的作用是从账簿、凭证、本表 或其它报表等处调用运算所需要的数据， 并填入相应的报表单元中。
1.单元公式
单元公式一般由目标单元、运算符、函 数和运算符序列组成。
5.3报表数据处理
• UFO将含有数据的报表分为报表格式设计和 报表数据处理两部分，报表数据处理是在报表的 数据状态下进行的。报表的数据包括报表单元的 数值和字符，以及游离于单元之外的关键字，数 值单元和字符单元可以由公式生成也可以由键盘 输入，而关键字的值则只能由键盘输入。
• 报表数据处理主要包括生成报表数据（即编 制报表）、审核报表和舍位平衡操作等工作。由 计算机根据已定义的单元公式、审核公式和舍位 平衡公式自动进行数据采集、审核及舍位等操作。
目标单元是指用行号、列号表示的用于 放置运算结果的单元；运算符序列是指采 集数据并进行运算处理的次序。
单元公式的输入有直接输入公式和利 用函数向导输入公式两种方式。
2.审核公式
报表中的各个数据之间一般都存在某 种勾稽关系，利用这种勾稽关系可定义审 核公式进一步检验报表编制的结果是否正 确。
审核公式是把报表中某一单元或某一区 域与另外某一单元或某一区域或其它字符 之间用逻辑运算符连接起来。
5.2.3报表关键字设置
关键字的设置主要包括设置关键字和调整关键字在表 页上的位置。 • （1）一个关键字只能在一个表中定义一次，即同表中不 能出现重复的关键字。 • （2）关键字在格式状态下设置，在数据状态下录入。 • （3）关键字在设置以后可能会重叠在一起，可以通过设 置关键字的偏移来错开，负数表示相左移，正数表示向右 移。 • （4）由于利润表反映的是一定期间的经营成果，所以关 键字设置到“年”或“月”，而资产负债表反映的是某一 时点的资产负债状况，因此关键字设置到“日”。 • （5）已设置的关键字可以在格式状态下取消。
1 100200.00
应收账款
8 180000.00
资产合计 会计主管：
制表人：
标题 表头
表体 表尾
2.设置报表大小
报表的大小包括报表的行数和列数（又 称表尺寸）、行高以及列宽。 （1）设置表尺寸
是指设置报表的行数和列数。设置前可 事先根据所要定义的报表大小计算所需的 行、列，然后再设置。 （2）设置行高和列宽
5.2.1设计报表格式
1.通用报表的结构
通用报表一般由标题、表头、表体和表 尾四个基本要素组成（又称报表结构）， 如表5-1所示。不同的报表上述四个基本要 素是不同的。
表5-1通用报表结构
资产负债表
主管部门
单位：元
编制单位： XXX 公司 2003年04月31日
资产
行次 期初数
期末数
流动资产：
货币资金
图
区 域 画 线
5-5
4.组合单元
主要操作步骤： 选中需要合并的区域，例如：“A1:C1”，选
择【格式】|【组合单元】，进入组合单元窗口， 如图5-6所示。单击【整体组合】或【按行组合】 按钮，这几个单元即合并成一个整体。
图
组 合 单 元
5-6
5.输入内容
主要操作步骤： 选中需要输入内容的单元或组合单元，
根据所给资料输入相关内容，如图5-7所示。
图
输 入 内 容
5-7
6.设置单元属性
（1）选中A1单元，选择【格式】|【单元属性】，进入单元 属性窗口，单击【字体图案】按钮，选择“楷体”字体、 “28”号字，如图5-8所示。
图5-8 字体图案页签
6.设置单元属性
（2）单击【对齐】按钮，选择水平方向“居中”及垂直方 向“居中”，如图5-9所示，单击【确定】按钮即可。
5.1.1会计报表管理系统功能概述
文件管理功能 格式管理功能 数据处理功能 图表功能
5.1.2与其它系统的主要关系
总账系统
其它报表
人工输入
采购管理
薪资管理 固定资产
UFO报表
销售管理 库存管理
应收应付 项目管理 成本管理 预算管理 存货核算
5.2 会计报表系统的初始化
设计报表格式 设计报表公式 报表关键字设置
在设置好的“图5-3 24*3表格”界面，选中 需要调整的单元所在行，例如：“Ａ１：Ｃ１”， 选择【格式】|【行高】，进入行高窗口，如图54所示。
图5-4 设置行高
3.画表格线
主要操作步骤： 选中报表需要画线的区域，例如：
“A3:C23”，选择【格式】|【区域画线】，进 入区域画线窗口，如图5-5所示。选择相应画线类 型，单击【确认】按钮即可。
5.3.1生成报表
生成报表又称为编制报 表，是制作报表中不可 缺少的重要环节。
5.3.2审核报表
报表的审核就是根据报表中已经设置的 勾稽关系即审核公式，对已经生成的报表 进行审核，以验证报表的正确性。通过审 核不仅可以找出一张报表内部的问题，还 可以找出不同报表的问题。
5.3.3舍位平衡报表
报表的舍位平衡就是系统按定义的舍 位关系对指定区域的数据进行舍位，并按 平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平 衡，然后将经舍位平衡处理后的数据存入 指定的新表中去，并将舍位后的报表置于 当前活动报表。
（1）设置表尺寸操作步骤
1）在新表创建完成之后，选择【格式】| 【表尺寸】，进入表尺寸窗口，如图5-2所 示。
图5-2设置表尺寸
（1）设置表尺寸操作步骤
2）在行数、列数后输入所要设置的数据，单 击【确认】按钮，即可得到如图5-3所示的 表格。
图
表 格
5-3 24*3
（2）设置行高和列宽操作步骤
3.舍位平衡公式
在报表汇总时，各个报表的数据计量单 位有可能不统一，这时，需要将报表的数 据进行位数转换，如将“元”单位转换为 “千元”或“万元”单位。这种操作有可 能会因为小数位的四舍五入而破环原来的 平衡关系，因此需要调整舍位后的数据平 衡关系，使舍位后的数据符合指定的平衡 公式。
舍位平衡公式指的就是对报表数据舍位 及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式。