工作分析与工作说明书1(1)

任职者记录在一定期间内所有从 事的工作。
这种方法是要求任职者记下一天
当中所从事的活动，包括花费的
时间。这有助于工作分析员充份
了解该工作，然后再与任职者之
直属上司访谈，以确认资料之真
确性。
36
工作分析资料搜集方法-3
日记法相当耗时，且所收集的 资料无法全面反应出工作分析 中所需要的资料，必须再辅以 访谈，才能确认日记表上所提 供资料之真实性，并补充不足 的资料，因此并不常被使用。
提供所需行政支持。 协助跨部门的沟通。 协助搜集资料。 协助澄清矛盾的资料。
52
人力资源（人事）部门的责任-2
提供意见，协助完成工作分析结果 建议报告。
负责执行报告之决议。 在必要时或可能的状况下，应培育
部属在未来担任工作分析员。 执行结案后所订定之定期稽核修订
办法。
53
工作小组的责任
z 五、藉由各职位工作分析的过程与 结果使部属与主管明确知道彼此工 作内 容与目标，作为绩效考核依据 之标准及修正之基础。
4
工作分析方案执行之目的(一)
z 六、藉由工作分析对各部门、职位 之工作职责进行确认和划分，以奠 定日后营运之顺畅。
5
工作分析方案执行之目的(一)
z 七、其它 工作经过详细分析后，还有许多其
19
工作分析所需搜集之资料-1
岗位概述及工作内容
组织及岗位位阶 主要工作职责 执行工作职责处理时间及频率 参与之会议／活动 保管之财物／文件 负责编制之报告/文件
20
工作分析所需搜集之资料-2
工作行为及工作特性
工作环境 工作时间 使用工具、设备、
辅助设施器材 所循例规
21
工作分析所需搜集之资料-2
决定工作分析之目的与用途 成立工作小组 对工作小组实施训练 选择样本职位进行分析
10
工作分析的操作手法
对部门／单位主管召开说明会 指派样本职位代表人员 确认所需搜集之资料 选择搜集资料之方法及使用之相关表
格
11
工作分析的操作手法
对部门／单位主管及样本职位代表人 员实施训练
进行资料搜集 搜集背景资料 确认所搜集到的资料
45
工作分析的方法-4
综合法：综合上述方法，互相搭配 运用，以得到最精确之分析结果及 最佳之可行修正方向建议。
46
工作分析的角色与分工
高阶领导的责任 人力资源（人事）部门的责任 工作小组的责任 部门／单位主管的责任 样本岗位代表人员
47
高阶领导的责任
确定工作分析之目的与用途。 会同管理顾问及人力资源（人事）
工作分析与工作说明书
工作分析的定义 工作分析的目的与用途 工作分析的基本程序 工作分析的操作手法 工作分析所需搜集之资料 工作分析资料搜集方法 工作分析的方法
1
工作分析的定义
工作分析是用来识别、搜集、检 视及记录工作职责内容的一套程 序管理工具。
工作分析是指利用各种调查方法 搜集与工作有关的信息并界定执 行工作所需要的资格条件。
37
工作分析资料搜集方法-4
观察法 工作分析员观察任职者工作状况并记 录之。 观察法可以与询问访谈法并用，以做 补强之用。一种方式是先观察记录， 再进行访谈，以弥补在此观察时间内 未被执行的工作项目之状况及其它有 关之资料。
38
工作分析资料搜集方法-5
综合法 即将上述方法综合运用，以确保可 搜集到最完整最真确的资料。 在上述各种方法中，经常被使用及 较容易执行，且较为有效的方法为 问卷调查法及询问访谈法，在必要 时再辅以观察法以进一步确认资料 之真确性及涵盖面。
检讨与修正 工作说明书初稿完成后，由分析人员分 别与各部门主管进行面谈，以确定整理 之内容维持原意，并对于疑虑之处加以 厘清及做进一步之确认，最后进行职务 说明书之修正。
18
工作分析所需搜集之资料
岗位概述及工作内容 工作行为及工作特性 工作产出 业务接触 职责程度 任职者所需特质及资格条件
7
工作分析的基本程序
搜集背景资料 选择具有代表性的岗位来分析 搜集工作分析资料 资料检视与分析 撰写工作说明书及职级规范
8
工作分析的基本程序
为了使工作分析执行顺畅，及确保分析 结果之有效性，在执行工作分析前应先 有计划，规划好整个工作分析流程，方 能有效获取资料及进行分析。
9
工作分析的操作手法
12
工作分析的操作手法
检视／分析所搜集到的资料 进行工作分析结果及建议讨论 与部门／单位主管讨论并确认工作分析
结果及建议 公司高阶主管签核
13
进行工作分析
1.在工作分析问卷进行发放前，由人力资 源主管于主管会议中提出整体规划之流 程与配合事项，在获得高阶主管及各单 位之主管认同与支持后，由各单位主管 代为发布及协助员工进行配合事项，以 便于进行下一阶段之分析工作。
它的效用，如有助于工作权责权范 围的划定；改善劳资关系，避免员 工双方无方因工作内容定义不清晰 而产生的抱怨及争议。此外，工作 分析亦有助于人力资源研究与管理 、工作环境不适、人事经费、转调 与升迁等问题都有莫大的助益。
6
工作分析的意义
工作分析公式(job analysis formula) ：
••员工为什么要做？(目的；why) ••员工要做什么 ？(内容；what) ••员工如何做？(方法；how) ••所需技术如何？(程度；skill)
24
工作分析所需搜集之资料-4
业务接触 内部关系 单位内 部门内 公司内 企业集团内
25
工作分析所需搜集之资料-4
外部关系 顾客 政府机关 竞争厂商 广告公司/宣 传媒体
供货商 社会/工会 学校/顾问 其它
26
工作分析所需搜集之资料-5
职责程度 年度费用 年销售额 客户数目 销售区域 产品线 年产量
与高阶领导及管理顾问共同商讨 并确认工作小组名单。
成立工作小组。
50
人力资源（人事）部门的责任
提供公司内部人力资源政策／制度 之资料。
协助举办工作小组及参与工作分析 作业人员之训练与说明会。
协助选定进行工作分析之样本职位。 接受工作分析实施之训练，担任工
作分析员。
51
人力资源（人事）部门的责任-2
wk.baidu.com43
工作分析的方法-3
组织模拟法：搜集相同产业的其 它企业组织之资料，做为规划组 织与岗位之参考。
专家座谈法：邀请有关专家，以 座谈方式针对所搜集到之资料， 进行问题讨论及可行性建议之拟 订。
44
工作分析的方法-4
验证法：将所获得之个别工作分析 资料，与不同层次之人员做必要之 验证。
比较法：在分析时由多人完成之同 一件工作，比较每人之负荷或时间， 或一人担任多项工作时对每一工作 所需时间之比较。
4.问卷填写时间以二星期为限，填答者须 在此二星期内填答完毕并交由主管审核 ，确定无误后再统一收集交回人力资源 部。
16
进行工作分析
资料整合与分析 各单位交回之工作分析之问卷回收后 ，由工作分析人员进行相关资料与问卷 的整理，并检查各项之填写是否完整， 若有不清楚之处，再发回重新填写。
17
进行工作分析
41
工作分析的方法-2
样本职位标准评鉴法 先在组织内选取若干重要且有多人从 事同一工作之岗位。 确立这些岗位的职责、与上司、部属 权责关系、合理工作负荷及符合职位 所需之任职资历。
42
工作分析的方法-2
以这些职位资料为标准去比对组 织内其它岗位，以修订不合理的 工作安排，并维持组织内各岗位 工作内容之合理性。
39
工作分析的方法
书面资料评估法 样本职位标准评鉴法 组织模拟法 专家座谈法 验证法 比较法 综合法
40
工作分析的方法-1
书面资料评估法 检视所收集到之书面资料，确定 每个职位之职责明确合理、工作 负荷适当、任职者的资格条件明 确且适当。 将所搜集到的资料转化为岗位说 明书的内容。
2
工作分析方案执行之目的(一)
z 一、建立一套完整的职务说明书， 作为公司经营与人力资源规划之基 础。
z 二、建立各职位明确之任用条件， 达到人才选用之适用性，对招募制 度加以调整、补充
z 三、依据工作内容、及考核标准建 立公平性与激励性之薪资制度。
3
工作分析方案执行之目的(一)
z 四、配合训练发展与职涯管理制度， 使公司每一位同仁，了解其角色、 定位与未来发展路径与条件。
部门领导商讨并确认工作小组名单。 明令公司政策配合实施。 主动向公司员工宣导沟通以强化承
诺。
48
高阶领导的责任
公开对工作分析方案实施者之授权。 定期检视工作进度。 审核工作分析结果建议报告并做成
决议。 对决议做承诺并明令实施。
49
人力资源（人事）部门的责任
与高阶领导及管理顾问共同商讨 及确认工作分析目的与用途。
55
部门／单位领导的责任
参与工作分析作业说明，接受工作 分析作业之训练。
确认样本岗位之主要工作职责。 指派样本岗位代表人员。 提供组织图与工作流程图。 向下沟通、解释配合事项与原因。
56
部门／单位领导的责任
督导样本岗位代表人员完成工作分 析调查工作。
审核及修订样本岗位人员所填写的 工作资料调查文件。
担任工作分析员角色，接受工作分 析员训练。
确认工作分析方法、所需收集之资 料及相关使用之文件表格。
选定工作分析之样本岗位。 跨部门沟通与确认工作流程。
54
工作小组的责任
搜集资料并澄清矛盾的资料。 审核工作分析调查所搜集到之资料
并进行分析。 讨论工作分析结果及建议。 建立与实施定期稽核办法。
33
工作分析资料搜集方法-2
集体访谈是在一群员工从事同样的 职位下使用。通常也邀请其主管参 加，若其主管无法出席也应在访谈 后与主管讨论所收集到的资料。
34
工作分析资料搜集方法-2
主管访谈是找一位或多位主管访 谈以了解某个职位，这些主管对 该职位必须有相当的了解。
35
工作分析资料搜集方法-3
日记法（附录二）
30
工作分析资料搜集方法-1
问卷的格式最好有结构性问题(如： 需多久时间的经验才足以担任本 职位)，也有开放式的问题(如： 请叙述工作中的主要职责）。
31
工作分析资料搜集方法-2
询问访谈法 工作分析员对任职者进行访谈以 取得所需之资料。 访谈有三种型式:
32
工作分析资料搜集方法-2
个别员工访谈在询问访谈进行时，必须 注意的是不要让受访员工有被考核工作 表现的感觉，应在一开始时即让受访者 了解访谈之理由与目的。
提供相关意见给管理顾问及工作小 组。
澄清工作上的专业技术问题。 配合执行结案报告的各项相关事项。
57
样本岗位代表人员的责任
接受工作分析作业之训练。 按工作分析调查问卷填写问卷，或
接受访谈回答问题，或逐日记录工 作情况。 填写及／或提供工作实况的详细说 明。
58
样本岗位代表人员的责任
确认所提供资料之正确性。 提供往后修正工作内容的资料。 确认工作分析结果涵盖之周延性。 配合执行结案后公司所相应订定
基本动作 体力、注意力、心智活动的投入等 工作压力 工作限制 期望行为
22
工作分析所需搜集之资料-3
工作产出 产品 服务 研发 知识 其它产出
23
工作分析所需搜集之资料-3
工作标准 产量、产值 销售量、销售额 毛利、净利（率） 正确率、错误率 进步率、满意度 其它绩效衡量指针
27
工作分析所需搜集之资料-6
任职者所需特质及资格条件
专业技能
工作经验
沟通技能
管理技能
人格特质
体能体力
其它要求
28
工作分析资料搜集方法
问卷调查法 询问访谈法 日记法 观察法 综合法
29
工作分析资料搜集方法-1
问卷调查法 使用标准表格收集资料。（附录 一） 使用问卷法须先确定问卷的结构 性程度及应该包括那些问题，尽 可能把执行每项工作职责所需的 时间填上。
14
进行工作分析
2.在问卷发放上采渐进方式进行工作分析 问卷的填答。由于公司部门单位及职位 数很多，加上各单位间工作内容不同， 为使工作分析之结果符合公司现状与未 来需要，故以单位为基准，采取渐进方 式进行。
15
进行工作分析
3.在进行工作分析填写之前先向填写者说 明此次活动之目的，并说明填写项目之 意义与原则，并带领填写者以范例之内 容流览一次问卷之全部内容。
／修定的各项政策及作业。
59
工作分析步骤及分工汇总表
Ｓ：是对该项工作的「督导或 审核」。 Ｐ：是对该项工作的「计划」。 Ｅ：是对该项工作的「实际执 行」。
60
工作分析步骤及分工汇总表