浅谈管理人员的应用文写作

浅谈管理人员的应用文写作

引言

大家一定还对我们培训班最后一堂课记忆犹新，对了，就是沈宝良教授上的“培训的语言艺术”。不知大家是否还记得他讲过这样一句话：“说话是用嘴作文，写作是用笔说话”。他讲课的主要内容是演讲，特别是即兴演讲的语言艺术及技巧的运用。对于一名管理人员来讲，会“用嘴说话“是一个方面，能“用笔说话”是与其相辅相成的另一方面。今天，我想讲的就是“用笔说话”——“管理人员的应用文写作”。

一、什么是应用文写作？

1、公文分类

在行政管理过程中所形成的公文可以分为两大类：行政公文和应用文。

行政公文：是具有法定效力和规范体式的公务文书，一般称为“公文”。

行政公文：是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章、施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

按照国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定：

行政公文可分为十三类：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要。

应用文种类有：工作计划、工作总结、调查报告、专用书信等文体。

行政公文运用在正式的公务场所，具有规范的、特定的格式，而且，一般而言是不能轻易改变的，今天我们暂时不谈这个，想与大家一起探讨的是与我们的日常工作有着紧密联系的应用文。

2、应用文写作

是我们平时经常要使用的文体的写作。

管理人员所承担的工作与专业技术人员的工作有所不同，专技人员侧重于解决具体设备中的问题，使用的是专业工具，而行政人员所要打交道的是与上下级之间的信息沟通、起到上情下达、下情上达的作用以及对人员、对技术工作的管理，运用的是特殊的工具——各种文体。

3、应用文写作的特点

•有特定的作者

不同的种类对应不同的作者

•有特定的对象

呈报不同的部门和人员

•有明确、具体的实用目的

一文一事、或围绕一个主题、解决某个实际问题

•有相对比较统一的格式

同一类文体可以有一个规范的格式

•语言简要、确切，文风平实、庄重

讲清事实，说明道理，指出方向

•拟稿迅速，讲求实效

有明显的时限要求

二、为什么管理人员要掌握一些应用文写作的知识和技巧？

•从应用文所具有的作用来看：

1、领导与指导作用

2、宣传教育作用

3、公务联系作用

4、相互交流、促进提高作用

•行政管理工作中经常要使用应用文

1.年初、年末对工作的计划、总结

2.为解决某一实际问题进行调查研究后形成的报告（调查报告）

3.单位之间、部门之间信息的沟通、交流（简报、会议纪要）

4.上级有关文件、精神的传达（通知、简报）

5.召开会议、举办活动的告知（通知、专用书信）

•管理人员自身素质的体现

工作中，管理人员起着管理、沟通、协调等作用，需要管理人员具备相应的各种能力，其中文字工作能力就是必备能力中的一项。

要准确地传达相关的信息，必须注意语言文字的规范与精确、格式的恰当与准确。这就需要掌握一些应用文写作的知识和技巧。

俗话说得好：“字如其人，文如其人”。

三、几种常见应用文的写作

●工作总结

1.意义和作用：知得失、寻规律、利再战

2.基本内容：基本情况；成绩、做法和经验体会；存在缺点、问题和教训；

今后的努力方向

4.常用结构形式：条列式、小标题式、全文贯通式

5.写好工作总结的基本要求

要以单位、部门的中心工作、职责为指导

要掌握全面情况，突出重点

要总结出规律性的认识

要实事求是、“一分为二”

●调查报告

1.种类：反映基本情况的调查报告、总结经验的调查报告、研究问题的调

查报告、反映新生事物的调查报告、历史事件的调查报告

2.结构：标题、正文（开端、主体、结尾）、署名

3.写作要求

深入调查、充分占有材料

分析研究、找出规律性的东西

用事实讲话、把材料和观点统一起来

4．常见毛病

材料不足、内容空泛

现象罗列、中心不明

议论太多、喧宾夺主

结构松散、条理不清

●简报

1.概念和特点

是单位内部向上反映情况、向下指导工作或向平级单位沟通信息时经常使用的一种简便的文字材料。

特点：简、真、快

2.格式与写法

格式：报头、正文、报尾

写法：标题、正文、按语

3.常见毛病

不真实、不具体、不简要、不通顺

◆思考题

•调查报告的种类和结构

•写好工作总结的基本要求是什么？谈谈自己的体会

•自选题材，编写一份简报。要求内容真实、具体，符合格式，字数在500字左右。