地方铁路建设项目单位档案管理问题与对策分析

地方铁路建设项目单位档案管理问题与

对策分析

摘要：近年来，随着铁路吸收社会资本参与铁路建设发展的投融资体制改革，地方铁路发展逐渐壮大，企业参与或者独立建设的铁路工程项目逐渐增加，地方

铁路作为提高铁路经营活力的新兴企业，在建设过程中，产生很多文件资料，同

时也面临着文件资料的管理问题。基于这种情况，需要地方铁路企业成立相关的

档案资料管理机构，为铁路建设项目的档案管理及其有效资料的收集、整理与利

用提供专业的指导和支持。

关键词：地方铁路建设项目单位；档案管理；对策

引言

铁路建设项目档案具有原始性、系统成套性、完整准确性、不可再生性等特征。地方铁路建设项目单位档案部门对建设项目档案负有接收、保管、保护与提

供利用的职责。如何做好地方铁路建设项目档案管理工作，保证建设项目档案的

真实性、完整性、可用性和安全性，需要深刻认识建设项目档案管理的重要意义，深化此类档案管理存在的重大问题的研究，并积极探索相关改进的措施，寻求未

来管理中瓶颈的突破。

一、档案管理的含义

档案管理亦称档案工作，是档案管理部门直接对档案实体和档案信息进行管

理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。一方面，铁路档案管理有利于铁路工作顺利进行；另一方面，还有利于地方铁路

企业梳理发展历史。而铁路档案管理的信息化在当今互联网时代是十分必要的，

铁路档案管理需要紧跟时代步伐，进行档案管理信息化建设，使地方铁路企业的

各项工作能够更加顺利地开展，使相关资料的查阅更加便捷，对铁路的良好发展

有着不可或缺的作用。

二、地方铁路建设项目单位档案管理实践中存在的问题

2.1没有建立起科学的档案工作机制

地方铁路建设项目单位虽然有部门负担档案责任，但多数单位没有形成规范的档案管理机制，管理类文件、施工文件、会计档案以及合同等各种文件材料多由业务部门保管，没有建立定期向档案部门移交的制度约束。在这种情况下，因为铁路工程建设的特点，铁路建设项目单位各部门以及参建单位的各级归档人员流动性大，人员素质和专业能力参差不齐，再加之责任心和档案意识的原因，极易造成文件材料不能及时收集、收集后没有进行预立卷以及在人员变动时没有履行规范的交接手续等现象的发生，导致重要的文件材料遗落在个人手中，后人不知前事，从而影响了企业档案工作效果。

2.2档案意识相对弱化，全过程管理亟待加强

地方铁路建设单位领导和项目管理人员的工作重心一般都在项目的设计、施工等关键环节上，其他环节和内容，如综合性管理、财务管理、档案管理等工作则容易被置于次要地位。特别是档案工作，一般在项目进入竣工验收阶段才会被重点关注，档案意识不强。许多单位未能从立项阶段起，将档案工作纳入到整体进程，项目实施过程中档案工作处于边缘地位。此外，建设项目档案工作往往由工程技术部门的工作人员兼任，他们的时间和精力主要集中于建设任务上，项目建设过程中“重建设、轻档案”的现象普遍存在。许多工程资料形成后，未能及时收集、整理、归档，而是保存在不同的工作人员手中，时间一久便容易散失，特别是跨时较长的铁路建设项目，项目档案工作人员更迭频繁，项目档案资料缺失现象更是突出，全过程管理亟待加强。

2.3档案管理人员素养有待提升

地方铁路档案管理是一项对专业与技术能力要求较高的工作，档案管理人员不仅要具备精通的档案业务能力及获取判断、综合处理信息的能力，还要熟悉铁路专业知识，并掌握一定的计算机操作技能。但受传统用人体制制约，档案工作人才竞争难以顺利展开，加之档案管理人员不受重视、待遇不高、小众等特点，难以吸引优秀人才进来，进来后又难以留住，致使基层档案部门人才队伍青黄不

接。例如，有的地方铁路企业不设置专职的档案员，兼职档案管理人员短期内频

繁更换，新入职人员往往没有经过专业培训，受个人知识结构及专业能力限制，

档案基础管理工作相对薄弱。

三、地方铁路建设项目单位档案管理对策分析

3.1健全档案规范体系

地方铁路企业要加强顶层设计，成立专职档案管理部门，定期制定和公布档

案标准体系建设方案，加大对不同业务领域的档案标准供给，重点推进建设项目

档案、电子档案、档案资源共享服务、档案安全保护及风险防控、数字档案馆建

设等标准供给，使档案标准化建设有章可循、有规可守。同时，动态做好档案基

础制度相关规范性文件的立、改、废、释等工作，及时清理、修订与现实需要不

相适应的规章和规范性文件，制定出符合基层管理实际的具体办法和措施，规范

和指导铁路基层单位档案规范化建设、运行、管理和维护。

3.2建立项目档案工作管理网络

地方铁路建设项目类档案的管理是一个繁杂的系统性工程，仅仅依靠档案部

门管理人员是不够的，还要提高各参建部门的档案留存意识及归档管理的水平。

因此，就必须把各方力量充分调动起来，建立一个有工程管理相关部门和参建单

位共同参与的工作网络。这个网络由甲方单位牵头，管理范围延伸到设计、施工、监理等各个参建单位，并在日常工作中保持及时，形成有效的协调机制。

3.3激发积极性，不断提升档案管理人员的综合业务素质

地方铁路建设项目档案管理工作内容繁杂、工作量大、涉及多个专业领域，

应加强对档案管理人员进行档案专业知识培训，同时加强项目建设领域业务素质

提升。培训中关于思想认识方面的内容很少，甚至被忽略，而这却正是大多数建

设项目档案管理人员的短板，只有注重教育引导档案管理人员在思想上认识到档

案工作的重要性，才能激发其对项目建设档案工作的积极性，调动其在后续的工

作中不断自主学习、深入学习、广泛研究建设项目各个相关专业知识的积极性，

才能逐步建立起档案管理人员深入实地、敢于面对挑战、敢于组织协调、敢于解