人事档案的收集与鉴别

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一、人事档案的收集与鉴别

人事档案一般包括个人基本材料、主要经历、相关考核和评价等几大部分。人事档案是全面反映一个员工的历史和现实情况的材料，分为类，是一个员工的全部原始材料的总和。具体内容如下：

第一，履历材料：员工登记表、简历表，有关学历考核等个人简历。

第二，自传材料：

第三，鉴定材料：工作鉴定、工作调动鉴定、学生的学年鉴定、毕业鉴定和每年年终鉴定等。

第四，考核材料：在校学习的成绩册、成绩单，著作论文书目、科研与技术革新评定登记表、德能勤绩考核材料等。

第五，政治历史问题审查材料及甄别，复查资料、审查结论、审查报告、证明材料、检举材料、申诉材料等。

第六，奖励及英雄模范先进材料：先进工作者登记表、科技和业务奖励奖状、证书等。第七，工资、职务和职称等方面材料：任免呈报表、晋升技术职称审批表、学位申请表、审报表、调整工资审批表、工资级别登记表、离休、退休、退职审批表、停薪留职审批表等。

第八，其他可供组织上参考的材料：包括组织人事、保卫部门认为应该存档的材料。

副本是概括反映一个员工历史和现实中情况的材料，由员工人事档案正本主要材料的复制件构成。包括：一，近期履历材料；二，主要鉴定、考核材料；三，学历学位、评聘专业技术职务的材料；四，奖励材料；五，任免呈报表和工资待遇的审批材料；六，其他重要材料。人事档案的收集应严格按照员工人事档案的分类进行。在收集必要的鉴定甄别工作也必不可少，鉴别归档材料的具体做法如下：

第一，判定材料是否属于该员工的材料及应归入员工档案的内容

第二，审查材料是否齐全，完整

第三，审查材料是否手续完备

第四，鉴别中发现涉及员工历史问题或其他重要问题，需查清而未查清的材料及未办理完毕的材料不能归入人事档案，应交有关人员处理。

第五，鉴别时发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

经过鉴定以后，不属归档范围的材料不得归档，对清理出来需要销毁的材料，须详细登记，并报请主管负责人审查批准，方可销毁。履行这一程序，是为了防止随意销毁人事档案材料造成不可挽回的损失，任何个人不得私自销毁档案材料。

二、人事档案的整理

员工档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个员工的档案材料进行鉴别，分类，编目，技术加工和装订成卷，并此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。通过整理，使原来凌乱的档案材料转化为能反映员工情况的系统，，条理的专门案卷。同时，员工人事档案材料的整理工作又贯穿于员工档案立卷的全过程。因此它是员工人事档案业务建设中一项很重要的基础工作。

每类员工档案材料整理后，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，在每份材料的右上角偏上类号和顺序号在右下角偏写页数，每卷员工档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地认真进行填写。

三人事档案的利用

员工人事档案管理的最终目的是为了更好地利用员工人事档案，开展人事工作，管理人力资源。人事档案的利用必须按照员工管理权限确定的范围进行。因工作需要才能查阅和借阅员工人事档案，并且必须遵守下列规定：

第一，查阅时应填《查阅员工档案审批表》，按照有关规定办理审批手续。不能仅凭调查证明材料，介绍信直接查阅员工档案。

第二，档案管理单位有权限根据规定，确定是否提供哪些材料。

第三，凡查阅员工人事档案利用单位应根据有关部门的具体规定，派可靠人员到保管单位查阅室查阅。

第四，档案一般不借出使用。如有特殊情况借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，借阅单位不得擅自转借他人。

第五，查阅档案必须严格遵守保密制度和严禁涂改，圈画，抽取，撤损档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第六，借用，查阅档案的单位或个人，不得擅自复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示员工档案部门审查批准后才能复制（拍摄）。