办公平台系统管理制度

办公平台系统管理制度

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制作：徐春明日期： 2014年4月26日审核：日期：

核准：日期：

文件/表单变更记录

加强办系统的管理，规范各办公平台操作使用，针对公司现有的办公系统平台，拟制以下管理办法。

1.企业邮箱

目的：加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行。

范围：规定企业邮箱账号的申请流程，邮箱使用着的权利和义务，文件适用于集团公司各部门。

1.1 企业邮箱的申请

1.1.1 公司各分厂、各中心、各部门申请企业邮箱账户必须填写申请单，由申

请人提出申请→部门负责审核→分厂\中心审核→行政部门审核→人力资源备案→信息中心审核后予以开通。申请单（见附表1）必须填写详细的需求原因。

1.1.2 企业邮箱仅限分配给频繁与外单位有业务往来的员工，以及副部级以上

管理人员。

1.2企业邮箱的账号管理

1.2.1 企业邮箱账号的分配管理，包括账号的新增、修改、删除由信息中心邮

箱管理专员进行操作。

1.2.2 邮箱管理员在进行邮箱账号的操作处理时必须有依有据，严禁私下进行

账号的调整。

1.2.3 人力资源建立企业邮箱账号明细账。离职人员在办理离职手续时，根据

明细账查询是否存在企业邮箱账号，存在账号的应及时通知信息中心进

行账号的处理。

1.2.4 离职人员邮箱自离职日期起，邮件内容保留30天，账号及密码由信息

中心保管，需查阅该邮箱的内容需填写联络单，并由部门负责人进行审核。

1.2.5 由于实际业务调整不再需要邮箱，需由员工所在部门负责人审核确认无

重要信息后，方可注销。

1.2.6 信息中心每月月底进行一次用户账号与人力资源台账的对比，差漏进行

及时的调整。

1.3 企业邮箱的使用管理

1.3.1用户必须遵守相关法律、法规，不得复制、发布、传播任何法律禁止的

有害信息。

1.3.2 不得利用邮箱服务危害公司的安全，泄露公司的机密。

1.3.3 不得利用企业邮箱对外发送垃圾邮件，影响公司企业邮箱的正常运行。

1.3.4 企业邮箱账号专人专用，不得私自转借他人使用，否则造成的文件损失

由账号归属人负责。

1.3.5 企业邮箱只能在本公司使用，不准其他公司人员使用，发现违反将严肃

处理，视为泄露公司机密。

1.3.6 企业邮箱仅作为业务往来中信息的传递使用，禁止将其作为活动存储使

用，信息中心不提供邮箱的管理备份，必须将重要的资料下载保存在本地磁盘。由于未及时保存造成重要信息丢失，责任由用户自己承担。1.3.7 对于一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需邮箱认证的，禁止使用公

司邮箱注册（容易被垃圾邮件攻击。）

1.3.8 为保证邮箱账户的安全性，原则上要求用户最少一个星期为一周期进行

密码的更换。

2.办公平台

目的：加强对信息系统的管理,确保公司信息系统正常运行,防止各种因素对信息系统造成危害,严格信息系统授权管理,确保信息系统的高效、稳定的运行。范围: (一) 办公平台账号的管理、账号权限的分配、使用者权限的义务（二）包括财务系统、生产管理系统、OA、品管系统等

（三）适用于集团公司

2.1 平台账号的申请

2.1.1 公司各分厂、各中心、各部门申请信息平台账号时必须填写申请单，并

由相应的管理部门进行审核。审核通过才予以开通账号与权限。

2.2 平台账号的管理

2.2.2 各系统平台操作员账号统一由信息中心管理，包括账号的开通、修改、

删除等操作。

2.2.3 信息中心在进行账号的开通、修改、删除等操作时，必须有相应的申请

表或者联络单，没有经过审批的单据或者无单据，信息中心可拒绝其要求的操作动作。

2.2.4 权限的申请审批由相应的管理部门进行审核，信息中心无权限私自更改

用户的权限，所有权限的调整都依据通过审核的申请单进行操作。

2.2.5 由于人员岗位的调整，人员工作分工的变动造成系统操作权限的变动，

各部门负责人必须及时通知信息中心进行账号的权限调整，否则造成的

数据差异或者数据外泄责任，由部门负责人承担。

2.3 平台的使用管理

2.3.1 信息中心负责对各办公平台的管理，保证系统的正常运行，负责系统数

据的维护以及数据的备份工作。

2.3.2 信息中心对各部门进行技术支持，解决用户在使用过程中出现的问题。

包括客户端故障、系统异常报错、用户操作失误等。

2.3.3 非只具有查询权限的账户禁止公用，负责造成的业务数据错误或者单据

丢失由账号所有者承担责任。

2.3.4 任何账号权限所有者不得以职务之便，泄露公司的机密数据，如：销售

报价、产品设计、客户资源等。

2.3.5 各个平台的系统管理员最高权限者归口管理，指定对应人员管理，其他

人员无权进行系统后台的操作。

2.3.6 系统管理员以及业务数据处理操作员应定周期性更改系统管理员账户

口令，确保账号的安全。

2.3.7 公司系统使用人员在业务处理过程中发现系统问题，应即时向信息中心

反馈，信息中心应即时进行处理，并回复处理进度。