文书的概念

1.文书的概念;一是指文字材料，二是指文字书写，三指从事文书工作的人

2.档案的概念；档案是机关、组织、和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，

作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。

3.档案的类别；文书、科技、专门档案。

4.文书与档案的联系与区别；文书与档案的联系（a.两者反映人们社会实践活动的功用相同，b.两者在内

容和格式上完全一致 c.两者互为因果。）文书与档案的区别（a。两者性质和形式不同b.两者的目的和作用不同 c.两者存在和发挥效用的时间不同）

5.档案管理六环节：收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用六项工作

6.文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密

7.党政文书类别：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议

纪要。

8.行文关系：上行文、下行文、平行文

9.机密程度：绝密、机密、秘密。通常称“三密文件”

10.法定性文书主要以下几类：公告、通告、通知、通报、函、会议纪要。

公告适用于“向国内外宣布重要事项或法定事项。她是一种具有广而告之性质的公布性文书（广泛性，郑重性）

通告即通知、宣告的意思。通告是一种的广泛宣传，要求众所周知的公文，同时又是一种约束力强，人人必须遵守的公文。适用于“公布社会各有关方面应当遵守的周知事项（执行性、知照性、公布性、专门性、普遍性）

通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。（适用广泛的下行公文文种）

通报适用于“表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。通报也可以看做是一种下行公文文种，它具有表彰、劝诫、指导、教育和沟通重要信息的作用）

函通常指信件。作为公文名称的函“适用于不相隶属机关之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”它是反映平行关系的书信性质的公文，具有制发机关权限范围内的法定效力

会议纪要适用于“记载、传达会议情况和议定事项。同属专业，一般工作会议，长时间和一般座谈会

11.机关常用文书：会议记录是如实记载会议情况的文书。述职报告是属于领导干部向所属的干部和职工

或向上级组织的领导陈述自己的任职期限内的工作情况的自我评述性书面报告（唯一性，规定性，特定性，鉴定性）

12.企业常用文书：经济合同是机关企业事业单位或者个人，双方或几方在办理某项特定事物时，为了确

定各方的权利和义务，经过协商而订立的一种协议（法律性，一致性，互利性，规范性，双向性）13.文书文体的概念：它是为适应行政工作，公共事务管理的需要而形成的语文体式。就表达方式而言它

是一种兼具议论文，说明文，记叙文的一般特点的应用文体。

14.公文文体要求表达领导意图、传达政务信息、反映有关情况时，要求语言简明、平易、规范、又不失

庄重、严肃，注重说服力和实用性。

15.文稿主要是公文形成前期所产生的文字材料。主要是草稿和定稿

16.草稿分为广义和狭义两种。狭义的指作者根据腹稿草拟成文的初始稿件。广义的包括讨论稿、修改稿、

送审稿、草案、修正案等。草稿、草案都是文件的原始稿本，它反映了文件的撰制、起草过程，主要供修改、讨论和审批使用。

17.定稿是文件的标准稿，是经过审阅后，由机关领导人签发或者会议正式讨论通过的最后完成稿，它是

缮印和发出正式文件的标准和依据。

18.文本根据定稿印制成的文件称为文本。

19.正本和副本是根据定稿印制或缮写的，供向外发出用的正式文件文本。

20.存本是发文机关留存的印制本，它是作为发出正本的样本留作考查用的。

21.文本的处理要遵循美观、方便、客观、实用的原理

22.文书一般不能越级行文

23.请示、意见、报告的注意事项：请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，

应当用抄送的形式，但不得抄送其下级机关。报告不得夹带其他事项。

24.文书处理程序：收文处理（签收→登记→审核→拟办→批办→承办→催办→注办）

25.发文处理（调研→草拟→审核→签发→复核→用印→登记分发）

26.联系环节：承办→办理复文→调研（发文处理）

27.总结环节：注办、登记分发→平时归整→整理归档

28.签发是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并

签注自己的姓名和日期的环节

29.拟办是对需要办理和答复的收文提出初步的办理意见，以供领导批办时参考，拟办的质量直接关系到

文件能否及时有效地得到处理和运转。

30.批办是指机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后，对文件如何处理、办理原则和办理过程

中应注意的问题做出最后的决定，并在文件办理单上加以指示或批示的环节。

31.承办就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来

文并予以贯彻落实的工作程序。

32.文书的整理归档就是将处理完毕的、具有一定查考利用价值的，应作为档案保存的文件材料，按照他

们的形成过程的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒，归档，使之有序化得过程。

33.文件的分类采用年度、保管期限、机构（问题）作为通用的分类方法。

34.按保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（1至15年）三个期限归档要求范围，时间和质量要

求

35.维护全宗和全宗群的相对完整性

36.全宗就是一个机关档案的整体。接收档案时，一个机关的档案，应集中保存在一个机关档案或档案馆，

一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。在档案收集活动中，对于那些在同一时间，地点和社会历史条件下保存的。既有严密分开又密切协作、相互储存的若干立档单位形成的档案全宗，档案馆应当注意维护它们之间的相互联系，并将它们集中收藏在同一个档案馆里，以保持全宗群档案的历史有机联系性。

37.归档时间是指文书（文件）处理部门或有关部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。

38.归档手续是指文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点。

经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，必要时，移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应交接清单或移交清单。

39.档案的销毁（档案销毁清册，立档单位和全宗简要说明，销毁档案的方法，准备销毁的档案，在未批

准前应单独系统保管，以便审批时检查和未批准时拿出保存。待批准后，一般可将需要销毁的档案送造纸厂作原料。离造纸厂远的档案馆或被销毁的档案特别机密，亦可自行销毁。严禁被用作其他用途更不允许出卖。有两人以上监销。此后注明已销毁字样和时间。并有监销人签字负责。对已经确定销毁的档案。可“暂缓执行”在审查后在销毁，慎之又慎。会产生很好效果。

40.档案的常用分类法。年度、组织结构、保管期限、复式

41.八防措施(火、盗、水、潮、霉、虫、尘、光)

42.库房的温湿度直接影响档案自然寿命，因此要每天测量并记录库房温湿度情况。及时调整。适宜的温

湿度：温度在14度到20度之间。相对湿度在50%到65%之间。库房严格封闭、使用增温。增湿或降温，减湿设备。通风。其他放水盆，挂湿纱布来增湿。放木炭、生石灰来降湿。