文书的概念
文书学名词解释[整理]
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文书学名词解释文书学笔记第一章1、文书：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录2、文书的形成条件：（１）文字的形成是文书产生的必要条件（２）社会组织的形成是文书产生的充分条件3、文书发展和进化的表现形式：（１）文书的制成材料（２）文书的用途和格式4、文书同公文、文件的区别与联系：（１）文书和文件是两个十分相近的概念，它们的形成主要源于历史和习惯两个因素。
但文书还可指从事此项工作的职业和人，而文件则不具备。
（２）公文是文书的一种类型。
公文是指在公务活动中形成的文书或文件。
5、文书的特点：（１）文书的记录性：是文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的（２）文书的传递性：是文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的6、文书的作用：（１）传播信息作用（２）凭证依据作用7、文书工作的形成与确立的时期：（１）形成时期的主要标志：Ａ、有了专门负责文书工作的人员Ｂ、出现了文书工作的制度（２）确立时期的主要标志：Ａ、文书工作的组织逐步完备Ｂ、形成了一套文书处理制度8、文书工作的变革与发展的时期：（１）变革时期主要表现：Ａ、颁布和修订了公文程式条例Ｂ、对文书工作进行改革（２）发展时期主要表现：Ａ、完善文书管理制度Ｂ、组建文书工作体系Ｃ、研究文书工作规律9、文书学的酝酿阶段：自文书及文书工作的形成到20世纪初，体现三个方面：（１）汇集文书的资料（２）研究文书的撰制（３）制定文书工作规则10、文书学的形成阶段：从20世纪初至40年代末11、文书学的发展阶段：从20世纪50年代开始主要标志：（１）设立专门的文书学研究机构（２）出版大量的文书学学术专著12、文书学的基本特征：（１）应用性与理论性的统一（２）综合性与独立性的统一13、学习文书学的意义：（１）有利于继承优秀的文化遗产（２）有利于总结管理活动的经验（３）有利于提高公务人员的技能第二章1、公务文书：简称公文，是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录2、公务文书的特点：（１）是由法定作者制发的（２）具有法定的权威性（３）具有现行效用（４）具有规范的体式（５）具有特定的处理程序3、法定作者：是依法成立并能以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织及其领导人4、公文现行效用：是公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能5、公文不同于图书、情报、档案等其他文献形式的主要特征：公文的特点，是公文区别其他文书，乃至图书、情报、档案等其他文献形式的基本属性，公文的具体特点如题２。
护理文书 的概念
护理文书的概念护理文书是指护理工作中记录、整理和汇总患者信息和护理记录的文件。
它主要用来记录患者的基本信息、病史、诊断情况、护理计划、护理记录、护理措施、用药情况、护理效果等内容。
护理文书是护理工作中不可缺少的一部分，它直接关系到患者的护理质量和医疗安全。
其主要作用有以下几个方面：首先，护理文书能规范护理记录和信息传递。
在护理工作中，护理人员会面对大量的患者信息和护理记录，如果没有统一的规范和格式，容易造成混乱和信息遗漏。
而通过使用护理文书，可以规范护理记录的内容、格式和要求，确保护理记录的完整性和准确性。
同时，护理文书也能方便护理人员之间的信息传递和交流，提高工作效率和协作效果。
其次，护理文书是质量监控和质量评估的重要依据。
通过对护理文书的内容和记录进行审查和分析，可以及时发现护理工作中存在的问题和不足，有针对性地进行改进和提高护理质量。
同时，护理文书也是评估护理工作质量和护理效果的重要依据，它可以反映出患者的病情变化和护理效果，为医疗决策和诊疗提供客观依据。
再次，护理文书是患者护理安全和合法权益的保障。
护理文书中记录了患者的病情、护理措施和用药情况等重要信息，它能够帮助护理人员及时掌握患者的最新状况，及时发现并处理患者的异常情况，确保患者的安全和护理质量。
同时，护理文书也是患者合法权益的重要证据，它能够帮助患者维护自己的合法权益，保障医疗安全和医疗质量。
最后，护理文书是护理教学和科研的重要依据。
通过对护理文书的研究和分析，可以总结护理工作中的经验和教训，为护理教学和培训提供重要依据和案例。
同时，护理文书也是护理科研的重要数据来源，通过分析护理文书中的信息和记录，可以为护理研究提供重要参考和依据，推动护理科研的发展和进步。
总之，护理文书在护理工作中具有重要的作用和意义，它不仅仅是一份记录和汇总患者信息的文件，更是护理工作中不可或缺的一部分。
只有充分重视和规范护理文书的记录和使用，才能够保障患者护理质量和医疗安全，促进护理工作的健康发展。
行政公文写作概论
?尚书?是我国最早的公文总集
• ?尚书?〔亦称?书经?〕是战国以前流传下来的一批古代历史文献的记录，其 中收集了虞、夏、商、周四个朝代的公文，并将文体划分为典、谟、训、诰、 誓、命六种，共计100篇〔现仅存28篇〕。绝大局部是当时统治者对臣下发布 的文告。
• 典，发也。三代之前之公文书曰典，故?尚书?有?尧典?、?舜典?。 • 谟，为臣下谋议之词。后世公文无此名称。 • 训，凡君教其民或以上戒下之词，均称训。 • 诰，谓以文言告晓之也。 • 誓，制也，以拘制之也。 • 命，使也，令也。刘勰：“古者王言，假设轩辕唐虞，同称为命，至三代始兼
第一章 行政公文写作
第一节 概述
一、文书的概念
文书
各种载体的文字、图表、 声像等记录材料。
国家机关
社会团体 企事业单位 个人
处理事务 交流信息
概念的区分 — 文书 公文 文件
文书 公务文书和私人文书的统称 公文 公务文书的简称 文件 有固定格式或文件版头
文书 → 公文 → 文件 文书 ＞ 公文 ＞ 文件
〔四〕附件
• 附件是指和公文正文相关的附属材料。在正文之后，起说明、注 释、补充的作用。
• 分成两种： 1.证实公文正文内容的材料，如历史材料、证明人材料
2.公文要传达的相关文件，特指随文发布的其他相关材料
公文生效标识
1．单一行文的印章 印章应端正居中，下压成文时间。 〔下套方式〕 〔中套方式) 2.联合行文印章 3.联合行文需加盖三个以上印章
组成：发文机关代字＋年份＋序号组成
例：国务院文件“国发〔2021〕3号〞
“国发〞是发文机关代字， “2021〞是发文年份， “3号〞为文件序号， 说明这份文件是国务院在2021年度制发的第3号文件。
《文书与档案管理》第一章 文书与文书工作
（四）新中国成立后的文书与文书工作
• 新中国成立后，标志着我国的文书与文书工作进入了一个崭新的阶段， 既对旧政权机关的文书工作进行彻底改造，迅速扫除旧公文程式与文 书处理的弊端，又吸取了革命根据地的文书工作经验，借鉴了其他社 会主义国家的文书工作制度，并结合我国不同历史时期的实际，制定 并出台了一系列的政策、措施、办法和规定。
• （2）专、兼职人员
• 这主要是对较小的机关来说，由于他们的文书处理工作的任务较少，就没有必要成立专门 的文书工作部门，一般只在办公室安排一两个专、兼职的文书工作人员。大机关的中间层 机构的办公室也往往如此。文书工作人员主要负责文件的收发、运转、催办、查办等工作 环节，通常简称文书人ห้องสมุดไป่ตู้或按他们的职务简称为文书。
（二）文书工作的组织领导与责任制度
1．文书工作的组织领导 2．文书工作的责任制度
文书工作岗位责任制度
• 文书工作岗位责任制度的具体内容应包括四个方面：一定任务，即确定文书工作机 构的总任务，同时确定其分支机构的任务。二定机构，即机关内的文书工作机构如 何设置。换言之，是设专门机构，还是设专职或兼职人员；专门机构怎样设置，是 设置一个还是多个，机构名称怎样确定；专职或兼职人员设在哪个部门等。三定编 制，即对已设置的文书工作机构确定人员编制。因为如果没有人员编制，即使有了 机构，也形同虚设。人员编制的数量应根据文书工作的任务多少和工作量的大小来 确定。四定人员，即根据既定的人员编制确定人员的工作岗位。通过人事安排，每 一文书岗位都能有人员到位。
文书的基本概念与定义
文书的基本概念与定义文书是指用于记录、传递信息、证明事实、表达意思或执行法律规定的书面文件。
它是人们在生活和工作中进行交流的重要工具，具有法律效力，对于维护社会秩序和保障公民权益起着重要作用。
本文将介绍文书的基本概念和定义，以及它在不同领域中的应用。
一、文书的概念文书是一种书面文件，具备以下特征：1. 记录性：文书可以记录特定事实、事件或信息。
它通过文字表达，可以是手写、打印或电子形式。
记录的内容可以涉及个人、组织、公司、政府机构等。
2. 传递性：文书可以传递信息，使得信息的双方能够获取相关信息并进行交流。
例如，合同是一种常见的文书形式，用于传递双方当事人之间的权益和义务。
3. 证明性：文书可以作为证据，证明事实的真实性和可信度。
例如，在法庭上，法院会根据相关的文书来判断案件的胜负。
4. 执行性：文书可以作为法律依据，用于规范个人或组织的行为。
法律法规、政府规章、公文等都是具有执行力的文书。
二、文书的定义1. 法律上的定义根据法律法规的规定，文书是指具有法律效力、记载法定事实、作为行政机关规定行为依据的书面文件。
这些文书包括法院判决书、公证书、行政处罚决定书等。
2. 商务上的定义在商务领域，文书是指作为商业活动依据的各种书面文件，例如合同、发票、报告、商业信函等。
这些文书有助于明确商业交易的条款、双方权益和义务，并提供可追溯的证据。
3. 行政上的定义在行政管理中，文书是公务员进行工作的记录和交流工具。
它包括公文、公告、会议纪要、报告等。
这些文书有助于实现行政管理的公开透明和合理决策。
三、文书的应用领域文书在各个领域中都有广泛的应用，以下是一些常见领域的例子：1. 法律领域：法律文件、法院判决书、律师函等。
2. 商业领域：合同、发票、报告、商业信函等。
3. 行政领域：公文、公告、会议纪要、报告等。
4. 教育领域：学生证、学籍档案、教学计划等。
5. 医疗领域：病历、医嘱、检查报告等。
6. 政府机构：法规、规章、政府文件等。
文书、公文和文件是同一概念
文书、公文和文件是同一概念一、三者相同点、相通点从总的情况来看，这三个名词概念很难区分，从内涵来看，三者有许多情况下是通用的，具有同一性。
比如文书的核心和主体部分是公务文书，公务文书就是公文，既包括《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号）明确规定的15种法定公文，也包括机关常用应用文，而15种法定公文正是我们通常所说的文件。
此外，行政机关一般在习惯上将公务文书统称为公文，而党的机关却习惯上叫做文件。
由此可见，文书、公文、文件在某种意义上是相同的、相通的，在人们习惯口语的表述中往往是一回事。
二、三者不同点、区分点文书：三者中，文书的外延最大。
即所有的公文、文件，不管是党政机关，还是企事业单位，所产生的一切文字材料，都可以叫文书。
既可以指法定的公文，也可以指非法定的公文；单位每天大量产生的办公文字材料，都可以叫文书，如除了法定的公务文书（相当于法定公文）外，日常常用的有：计划、总结、规章制度、述职报告、调查报告、方案、讲话稿、简报、专用书信、演讲稿；企业单位比较常用的合同、经济分析报告、项目建议书（意向书）、标书、广告文案等等，都可以叫文书。
所以，对文书的概念要准确把握。
公文：公文外延范围次之。
公文有广义和狭义之分。
广义的公文，既包括《条例》所规定的15个法定规范文种，又泛指机关常用应用文。
狭义的公文，仅指上述15个法定规范文种。
即：决议、决定、命令（令）、意见、通知、通报、公告、通告、公报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号）第三条：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具体特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
则是从狭义的角度而言的，侧重在行文关系、行文内容以及功能、作用等方面下定义。
文件：三者中，文件的范围最窄。
文书与档案概述
文书与档案概述什么是文书？文书是指为了实现某些行政或法律行为，而需由行政机关、司法机关、企事业单位及其他组织或个人依法制作的书面材料。
文书的制作和管理是组织和个人依法行使职权、完成任务的重要手段。
文书内容必须真实、准确、完整、合法，形式规范、统一。
文书的制作要有清晰的逻辑性，表述要简练明了、易于理解，同时还要符合文化和语言的规范。
文书的颁发必须符合法定程序，保障人民的合法权益。
文书管理的重要性文书管理是组织和个人行使职权的基础，也是落实政策决策的重要依据。
文书管理的好坏，直接影响到工作效率和工作质量。
良好的文书管理有以下几方面的需要：1.文书的审核要严格把关，确保内容的真实、完整和合法。
2.文书的备案要分类密封，确保信息的安全。
3.文书的归档要规范化，方便查找和调阅。
4.文书的保管要严格，避免遗失或人为破坏。
遵循这些规章制度，有助于降低不必要的纠纷和矛盾，保障组织和个人的权益。
什么是档案？档案是指某一事项的全部书证、文书、电子数据、磁盘、光盘等一切载有该事项内容的物品和记录介质的总和。
档案也是各级机关、企事业单位、社会团体、个人证明自己或他人权利和利益的主要依据。
档案管理，是一项单位或个人对其所产生、所接触的全部文件档案进行收集、整理、保管、利用的工作。
档案管理的重要性档案管理是企事业单位和各级机关的一项重要工作，也是保障人民知情权的重要手段。
档案管理考验组织和个人的领导力、工作能力和综合素质。
档案管理的好坏，决定了档案的利用价值和保护程度。
一个好的档案管理，应该具备以下几个方面的特点：1.严格遵守档案管理有关规定。
2.对档案的分类和整理要有系统的方法和标准化的流程。
3.对档案的保护要科学有效，要采取一定的措施，防止档案被损坏或遗失。
4.对档案进行利用时，要尊重历史、注重实用。
只有做到全方面的档案管理，才能保证档案的完整性、可读性和有效使用性，进而为人们更好地了解历史、放眼未来提供有力支持。
文书和档案管理的关系文书和档案是联系紧密的两个概念，文书管理直接涉及档案的形成，档案管理是文书管理的重要组成部分。
护理文书的概念
护理文书的概念护理文书的概念一、引言护理文书是指护理人员在工作中记录和报告病人病情、护理措施和效果的一种专业文书。
它是医院管理和医疗质量保障的重要组成部分，也是护理人员日常工作中不可或缺的一部分。
二、护理文书的种类1. 护理评估表：包括入院评估表、转科评估表、手术前评估表等，用于对病人进行全面的身体和心理状态评估。
2. 护理计划：根据评估结果制定出具体的护理目标、措施和时间安排，为后续工作提供指导。
3. 护理记录单：包括日常生活活动记录单、体温脉搏呼吸记录单、输液记录单等，用于记录病人各项生命体征指标及其他相关情况。
4. 护理交接班记录单：用于交接班时传递信息，使后续工作能够顺利开展。
5. 抢救记录单：用于紧急情况下对病人进行急救时的详细记录。
三、护理文书的重要性1. 为医院管理提供依据：护理文书是医院管理中不可或缺的一部分，它能够为医院领导提供病人病情和护理工作的详细信息，为决策提供依据。
2. 为医疗质量保障提供支持：护理文书能够记录病人的各项生命体征指标及其他相关情况，能够及时发现问题并采取措施，从而保证医疗质量。
3. 为护理人员提供指导：护理文书是护理人员日常工作中不可或缺的一部分，它能够对工作进行指导和监督，使得工作更加有条不紊。
四、护理文书的编写要求1. 准确性：护理文书应当准确记录病人各项生命体征指标及其他相关情况，避免出现错误和遗漏。
2. 完整性：护理文书应当包含必要的信息，并且要完整记录。
不能出现漏填、漏写等情况。
3. 规范性：护理文书应当符合规范化要求，包括字迹清晰、格式规范等。
4. 及时性：护理文书应当及时记录，不能出现延迟填写或漏填的情况。
5. 保密性：护理文书中包含病人的隐私信息，应当严格保密，避免泄露。
五、护理文书的管理1. 存储管理：护理文书需要进行存储管理，包括分类、整理、归档等工作。
存储环境要求干燥、通风、防潮。
2. 查阅管理：护理文书需要进行查阅管理，包括查阅权限设置、查阅记录等。
第01章 文书与文书工作
思考：既然说 公务文书是各个机 关处理日常公务不 可缺少的一种手段， 可缺少的一种手段 ， 那么， 是不是说， 那么 ， 是不是说 ， 事无巨细， 事无巨细 ， 凡是要 处理公务都要办文， 处理公务都要办文 ， 文件越多越好呢？ 文件越多越好呢？
回答：当然不是。 回答：当然不是。说它是一种不可缺 少的手段，并不是说它是唯一的手段。 少的手段，并不是说它是唯一的手段。文 件的形成和处理要经过一定的程序， 件的形成和处理要经过一定的程序，要花 费一定的时间，因此， 费一定的时间 ，因此 ，可以通过其他方式 解决问题的，如直接面谈、电话联系、 解决问题的， 如直接面谈、电话联系、召 开会议、实地考察、现场指挥等， 开会议 、实地考察、 现场指挥等，则不一 定办文。脱离实际、不讲效果地滥发文件， 定办文。脱离实际、不讲效果地滥发文件， 是文牍主义和官僚主义的一种表现， 是文牍主义和官僚主义的一种表现，这是 我们应该反对的。 我们应该反对的。
文书工作环节：公文的形成、传递、办理、 文书工作环节：公文的形成、传递、办理、 管理、归档（销毁）。 管理、归档（销毁）。 文书工作的内容： ）公文的草拟、审核、 文书工作的内容：（1）公文的草拟、审核、
签发、复核、登记和分送；（2）公文的缮印、 签发、复核、登记和分送；（ ）公文的缮印、 ；（ 用印、登记、分发（包括传递）等；（3）公 用印、登记、分发（包括传递） ；（3） 文的签收、登记、审核、拟办；（ ；（4）批办、 文的签收、登记、审核、拟办；（4）批办、 承办、催办、注办等；（ ；（5）会议、 承办、催办、注办等；（ ）会议、汇报的记 录与整理；（ ；（6）公文的平时归卷、 录与整理；（ ）公文的平时归卷、提供借阅 与保管；（ ；（7）公文的系统整理与归档；（ ；（8） 与保管；（ ）公文的系统整理与归档；（ ） 为领导人准备有关资料；（ ；（9） 为领导人准备有关资料；（ ）文书的机要保 ；（10） 密；（ ）完成领导人交办的其他文书工作事 项。
文书档案管理_复习
《文书档案管理》复习内容第一章文书与档案文书的概念及其内涵。
本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。
简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。
该定义的内涵：文书是文字材料的一种。
与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。
从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。
文书有特定的格式和明确的授受关系。
文书具有应用性，属应用文范畴。
对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。
文书有很强的目的性和针对性。
与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。
文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。
这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。
它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。
“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。
所以，文秘人员不是公文的作者。
文书的本质属性是什么，如何理解？文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。
（p.7）现实性。
文书是“现实”的。
行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。
执行性。
文书是“必须执行”的。
文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。
现实执行性。
文书的“执行”有一定的有效期。
工作完成或问题解决，文书的执行即告终止文书的特点。
文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。
概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。
所谓法定的作者，即发文的名义。
指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。
应用文书的概念
应用文书的概念一、应用文书的概念应用文书是指在实践活动中，为完成某项任务或达到某种目的而编写的各种文书。
它是人们在日常工作和生活中必不可少的一种重要工具，具有非常广泛的应用范围。
二、应用文书的分类根据不同的应用场合和目的，应用文书可以分为多种类型。
下面就来介绍几种常见的应用文书：1.公务信函：包括公函、通知、请示、报告等，主要用于政府机关之间或政府机关与社会各界之间的正式沟通。
2.商务信函：包括询价信、报价信、订货合同、发货单等，主要用于商业活动中各方之间的交流和协调。
3.个人简历：是个人求职时必须提供的一份重要材料，它能够充分展示求职者自身的能力和优势，帮助求职者获得更好的职业机会。
4.申请书：包括入学申请、奖学金申请、贷款申请等，主要用于向相关部门或机构提交申请并表达自己对相关事项的态度和意愿。
5.公告通知：包括校园通知、社区公告、企业通知等，主要用于向特定群体传达重要信息和通知。
三、应用文书的写作要点无论是哪种类型的应用文书，都需要遵循一定的写作规范和技巧。
下面就来介绍一些常见的写作要点：1.明确目的：在撰写应用文书之前，首先需要明确自己的写作目的，以便更好地确定文书内容和结构。
2.注意格式：不同类型的应用文书具有不同的格式要求，比如公务信函需要注重信头、称谓、正文、落款等元素；商务信函则需要注重日期、发件人地址、收件人地址等元素。
因此，在撰写时需要注意格式规范。
3.简洁明了：应用文书是一种实用性很强的文体，因此在写作时需要尽量简洁明了，避免使用过多复杂词汇或长句子。
4.语言得体：虽然应用文书注重实用性，但也不能忽视语言得体。
在撰写时需要注意措辞恰当、语气委婉等方面。
5.审查修改：最后，在完成应用文书后一定要进行审查修改，确保文书内容准确无误，格式规范得当。
四、应用文书的重要性应用文书在实际工作和生活中扮演着非常重要的角色。
它不仅是人们完成各种任务和达成目标的必备工具，还能够反映出个人素质和能力水平。
文书学复习重要知识点梳理
文书学复习重要知识点梳理文件、公文、文书的概念及关系（Ｐ４）▲含义：文件是指社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录；公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录；文书有两层含义，一是在清代以前通指文件，二是引申为文书的一种职业称谓。
▲关系：从内涵来看，它们在许多情况下通用，具有同一性。
文书的主体部分是公务文书，即公文；公文既包括18种法定公文，也包括机关常用应用文，而18种法定公文即通常所指称的“红头文件”。
行政机关习惯上将公务文书称为“公文”，党的机关则称“文件”。
文件可分为公务文件（公文）和私人文件两类。
2、公文的特点P7▲老师的课件：公文作用的策令性；特有的严密程式性；公文撰拟的专任性；严格的时间性；作者与阅者的特定性。
▲书本上要点：由法定的作者制发；据有法定的权威性和现行效用；具有规范的体式和特定的处理程序。
3、公文种类（多选题）P9▲分类目的：对大量的文件进行分门别类，以便准确、恰当的使用每一种文件，把握不同种类文件的撰写、处理和处置要求，从而提高文件工作的质量和效率，加速文件工作规范和科学化的进程，使其发挥更大的效益。
▲不同标准的分类方法：①从物质载体的角度分类 1.纸质文件 2.感光介质文件 3.磁介质文件 4.电子文件②从内容性质的角度分类1.规范类文件2.领导指导类文件3.报请类文件4.知照类文件5.契约类文件6.会议文件③从涉密程度的角度分类绝密级文件 2.机密级文件 3.秘密级文件 4.内部文件 5.限国内公开的文件 6.对外公开的文件④从办理时限的角度分类 1.特急件 2.急件 3.平件⑤从行文方向的角度分类 1.上行文 2.平行文 3.下行文⑥从机关授受公文的角度分类 1.发文 2.收文4、文中及其选用规则P12▲如何正确选用文种的规则：据发文目的选择；据行文关系选择；据发文机关的权限选择；据国家有关规定而选择。
▲通用文种及其用途（五类）①规范类文件：条例、规定、办法②领导指导类文件：命令、决定、批复③报请类文件：议案、报告、请示④知照类文件：公告、通稿、通知、通报、公函⑤会议文件：会议纪要此外，还有如意见等文种上述五类按行文关系可分为：①上行文种：请示、报告、意见、议案②下行文种：批复（批示）、指示、决定、决议、通知、通报、会议纪要、意见③平行文种：函、意见(具平行行文功能) ④公布类文种：公告、通告、公报5、公文的稿本P16草稿；定稿；正本（还有试行本、暂行本、修订本三种特殊形式）；副本；不同文字的稿本6、电子文件P17▲概念：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第一章文书的概念与种类
团体这些法定的机关与组织为了一定的目
的，在处理公务活动中形成和使用的具有 特定格式的应用性文字材料。
8
公文的特点
主要特点在于它出自法定的机关（包 括团体、企业、事业单位等），代表 它的制作者的法定职权，用以表达制 作者的意图，具有处理公务的合法效 用。
1、由特定的制作者制成与发布 2、有法定的权威和效用 3、有特定的体式和处理程序
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二、通用文种
６、会议纪要 记载会议主要精神、主要情况及会议 议定事项的一种文件。
７、记录 在机关内部使用的，用来记载会议发 言、领导人的讲话或工作活动等，有会议 记录、电话记录、值班记录、大事记等。
36
二、通用文种
8、电报 公务电报是一种传递方式，分为明 电、密电两种。 明电及明码电报，经邮电局拍发， 适用于传送紧急而无须保密的文件。 密电及密码电报，使用密电码经过 机要部门翻译和拍发，适用于传送紧急 而又需保密的文件。
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二、通用文种
２、指示 上级领导机关对下级机关部署工作， 指导下级工作活动的原则、步骤和方法的 领导性文件。 ３、批示 针对下级机关在来文中述及的问题提 出指示性的意见。
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二、通用文种
４、批复 用于答复下级机关的请示。 平行机关或不相隶属机关应采用答 复或复函。 ５、通报
介绍具有普遍意义的工作经验和教 训及表扬批评好坏典型事例。
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公文的作用
公务文书是国家管理政务的一种重要工具， 也是机关用来表达意图、记述情况、处理公 务的文字依据，同时也是记载和传递公务活 动信息的一种工具。 1、规范作用 2、领导与指导作用 3、联系和知照作用 4、宣传教育作用 5、凭据和记载作用
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第二节
公文的种类（文种）
《文书与档案管理基础知识》电子教案 第一章 文书概述
五、公文文书的稿本
公文的稿本，指一篇公文在撰写、审核、签发、制作、使用过程中形成的具有不同功用特点的文稿与文本的统称。依据公文形成阶段及其功用特点可分为草稿、定稿、校对稿、正式文本、复制本。
六、公文常见格式
公文格式是指公文的数据项目在公文的文面上所处的位置和书写的形式。
公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。
一、文书的概念文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
文书的定义包含以下几层含义：
第一，文书是一种文字材料，即书面材料。
第二，文书有特定的格式。
第三，文书具有应用性。
第四，文书具有很强的目的性和针对性。
第五，形成和使用它的主体是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织和具体的个人和家庭。
第一章文书基础课程教案
授课题目
第一节文书概述
课时安排
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教学
目标
1．了解文书的概念
2．掌握文书的类别
3．了解文书的作用
教学重点
文书的概念、类别、作用
教学难点
文书的概念
授课类型
理论、练习课
法律文书的概念
法律文书的概念法律文书这一概念，有广义和狭义之分。
广义的法律文书：是指一切用文字表述涉及法律上的内容的文书，包括规范性法律文书与非规范性法律文书两大类。
规范性法律文书是指用条文表述的法律、行政法规、地方性法规和部门规章，它具有普遍的约束力；非规范性法律文书则是指针对具体案件和具体当事人制定的文书，它只对特定对象具有约束力。
狭义的法律文书即非规范性法律文书，是指司法机关以及非诉讼机关、当事人及其代理人依照法定程序，在进行诉讼或者与诉讼有紧密联系的非诉讼活动中，依据事实，适用法律、法规所制作的具有法律效力或者法律意义的文书。
本书所说的法律文书，是狭义的法律文书，它的概念包含以下四个要素。
一是法律文书的制作主体。
首先，是指行使国家审判权的人民法院和行使国家法律监督权的人民检察院，履行侦查和预审职能的公安机关（含国家安全机关，下同），执行刑罚和对罪犯进行教育改造的监狱等司法机关；其次，是指进行仲裁活动和公证活动的公证机关和仲裁机关等非诉讼机关；然后，还包括作为诉讼关系主体、在诉讼活动中享有权利或承担义务、依法制作并提交各类书状的当事人及其代理人（如律师）。
二是法律文书的适用范围。
法律文书是适用于特定范围的文书，它的适用仅限于诉讼活动和与诉讼有紧密联系的非诉讼活动。
所谓诉讼活动，具体包括刑事诉讼活动、民事诉讼活动和行政诉讼活动。
所谓与诉讼有紧密联系的非诉讼活动，则是指与民事诉讼有一定联系的、依法对非诉讼案件或者事件所进行的公证活动和仲裁活动。
在上述特定范围以外所制作的文书，都不属于法律文书。
三是法律文书的制作依据。
首先，法律文书的制作要有法律依据，即程序法依据和实体法依据。
程序法依据主要指刑事诉讼法、民事诉讼法和行政诉讼法等相关法律，文书制作主体必须依据诉讼法规定的职能、诉讼权利和程序，在相应的诉讼阶段制定相应的法律文书；实体法依据是指刑事、民事等各领域的法律、法规，主要是根据案件的不同性质，用来解决案件本身争议的问题，在每一个法律文书的理由部分，都需引用相应的实体法条款作为处理案件的依据。
公文、文书和文件的区别
三者的内涵都是指文字材料，都是为方便人们的工作和生活而服务的。但就外延而言，“文书”是个概括性的名词，专指书面文字材料，在实际生活中也有作为职务称谓的，特指从事文字书信工作的人，这实际是文书概念的转义或者说是其概念的衍伸，其外延最大。它和公文的关系是种属关系。因为文书包括公务文书和私人文书，所以公文的外延自然次之。
当然，随着现代科学技术的发展，“文件”的外延在不断扩大。从广义上讲，有的人提出文件的外延较之文书、公文都要广泛，既包括文字形式的红头文件和白头文件，也有以线路、纹路、阴暗反差等方式记录客体信息的图示文件，还包括以录音、摄影、电子计算机存诸等方式方法记录客体材料的录音文件、机读文件、照片文件等等。
这实际是文件一词的转义和衍伸了。但目前文书界的多数意见仍然认为这三者的外延是文书最大，公文次之，文件更小。至于文件今后的发展趋向，实际已经超出了文书学的范畴了。这是它们三者最本质的区别所在。
三、习惯称呼不同。
比如“中共中央文件”不能称作“中共中央公文”或“中共中央文书”。
这虽然是不同的三个名词，但三者难以严格区分，不仅通用，而且意同，说的都是文字书面材料。但它们毕竟是三个不同的名词，三者之间不能简单地划等号，还是有很大区别的，大家要认真区别对待。
斯大林同志在《马克思主义与语言问题》一文中曾经对文书的起源作过这样的阐述。他说：“生产往前发展，出现了文字，出现了阶级，出现了国家的萌芽，国家进行管理工作需要比较有条理的文书，商业发展了，更需要有条理的来往书信……。”这段话深刻揭示了文字的出现，阶级的形成，国家的产生是公文产生的三个最基本的前提条件。我们也可以理解为，文字产生文书，阶级出现公文，国家形成文件。但最终出现文字材料的根本动力源还是生产力的发展，而且不管什么形式的文字材料，都是为人们处理事务而服务的，是传递信息，办理事务的一种工具。
文书学三基试题库及答案
文书学三基题库及答案第一章一、名词解释1．文书：是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。
2．公务文书：是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。
3．私人文书：是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。
4．法定的作者：即指依法成立的，并能以自己名义行使职权和负担义务的组织和组织的代表人。
5．行文关系：是指机关之间文件往来所构成的关系。
它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的授受关系。
6．专用文件：是指在一定工作部门或一定业务领域，根据某种特殊需要，专门形成和使用的文件。
二、简答题1．如何理解文件的概念？对文件的概念，可以从以下几方面理解：1、文件是在处理公务活动中形成的；2、文件的形成单位和使用范围十分广泛；3、文件是机关管理信息的记录和传递；4、文件是国家管理政务的工具。
2．简析文件与档案的关系。
联系：文件和档案，同出一源，其主要成份都是文件材料。
区别：文件是现行工作进程中正在运转使用的文件材料，档案是办理完毕、具有查考保存价值的文件材料；文件是现行工作的依据和记载，档案是对今后工作起查考和凭证作用。
3．文件有何性质？文件的本质属性——现实执行性。
文件的非本质属性：1、文件的政治性；2、文件的机密性；3、文件的信息内容与载体的不可分割性；4、文件的信息内容的独立性。
4．文件有何特点？1、文件是由法定的作者制成和发布的。
2、文件有法定的权威和效用。
3、文件有规范的体式，并需经过一定的处理程序。
5．文件有何作用？文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。
具体包括以下几方面：1、上传下达作用；2、公务联系作用；3、凭证记载作用。
三、论述题1．试析文书工作与档案工作的关系。
联系：1、工作对象上的联系。
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1.文书的概念;一是指文字材料，二是指文字书写，三指从事文书工作的人
2.档案的概念；档案是机关、组织、和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，
作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。
3.档案的类别；文书、科技、专门档案。
4.文书与档案的联系与区别；文书与档案的联系（a.两者反映人们社会实践活动的功用相同，b.两者在内
容和格式上完全一致 c.两者互为因果。
）文书与档案的区别（a。
两者性质和形式不同b.两者的目的和作用不同 c.两者存在和发挥效用的时间不同）
5.档案管理六环节：收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用六项工作
6.文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密
7.党政文书类别：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议
纪要。
8.行文关系：上行文、下行文、平行文
9.机密程度：绝密、机密、秘密。
通常称“三密文件”
10.法定性文书主要以下几类：公告、通告、通知、通报、函、会议纪要。
公告适用于“向国内外宣布重要事项或法定事项。
她是一种具有广而告之性质的公布性文书（广泛性，郑重性）
通告即通知、宣告的意思。
通告是一种的广泛宣传，要求众所周知的公文，同时又是一种约束力强，人人必须遵守的公文。
适用于“公布社会各有关方面应当遵守的周知事项（执行性、知照性、公布性、专门性、普遍性）
通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。
（适用广泛的下行公文文种）
通报适用于“表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。
通报也可以看做是一种下行公文文种，它具有表彰、劝诫、指导、教育和沟通重要信息的作用）
函通常指信件。
作为公文名称的函“适用于不相隶属机关之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
”它是反映平行关系的书信性质的公文，具有制发机关权限范围内的法定效力
会议纪要适用于“记载、传达会议情况和议定事项。
同属专业，一般工作会议，长时间和一般座谈会
11.机关常用文书：会议记录是如实记载会议情况的文书。
述职报告是属于领导干部向所属的干部和职工
或向上级组织的领导陈述自己的任职期限内的工作情况的自我评述性书面报告（唯一性，规定性，特定性，鉴定性）
12.企业常用文书：经济合同是机关企业事业单位或者个人，双方或几方在办理某项特定事物时，为了确
定各方的权利和义务，经过协商而订立的一种协议（法律性，一致性，互利性，规范性，双向性）13.文书文体的概念：它是为适应行政工作，公共事务管理的需要而形成的语文体式。
就表达方式而言它
是一种兼具议论文，说明文，记叙文的一般特点的应用文体。
14.公文文体要求表达领导意图、传达政务信息、反映有关情况时，要求语言简明、平易、规范、又不失
庄重、严肃，注重说服力和实用性。
15.文稿主要是公文形成前期所产生的文字材料。
主要是草稿和定稿
16.草稿分为广义和狭义两种。
狭义的指作者根据腹稿草拟成文的初始稿件。
广义的包括讨论稿、修改稿、
送审稿、草案、修正案等。
草稿、草案都是文件的原始稿本，它反映了文件的撰制、起草过程，主要供修改、讨论和审批使用。
17.定稿是文件的标准稿，是经过审阅后，由机关领导人签发或者会议正式讨论通过的最后完成稿，它是
缮印和发出正式文件的标准和依据。
18.文本根据定稿印制成的文件称为文本。
19.正本和副本是根据定稿印制或缮写的，供向外发出用的正式文件文本。
20.存本是发文机关留存的印制本，它是作为发出正本的样本留作考查用的。
21.文本的处理要遵循美观、方便、客观、实用的原理
22.文书一般不能越级行文
23.请示、意见、报告的注意事项：请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，
应当用抄送的形式，但不得抄送其下级机关。
报告不得夹带其他事项。
24.文书处理程序：收文处理（签收→登记→审核→拟办→批办→承办→催办→注办）
25.发文处理（调研→草拟→审核→签发→复核→用印→登记分发）
26.联系环节：承办→办理复文→调研（发文处理）
27.总结环节：注办、登记分发→平时归整→整理归档
28.签发是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并
签注自己的姓名和日期的环节
29.拟办是对需要办理和答复的收文提出初步的办理意见，以供领导批办时参考，拟办的质量直接关系到
文件能否及时有效地得到处理和运转。
30.批办是指机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后，对文件如何处理、办理原则和办理过程
中应注意的问题做出最后的决定，并在文件办理单上加以指示或批示的环节。
31.承办就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来
文并予以贯彻落实的工作程序。
32.文书的整理归档就是将处理完毕的、具有一定查考利用价值的，应作为档案保存的文件材料，按照他
们的形成过程的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒，归档，使之有序化得过程。
33.文件的分类采用年度、保管期限、机构（问题）作为通用的分类方法。
34.按保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（1至15年）三个期限归档要求范围，时间和质量要
求
35.维护全宗和全宗群的相对完整性
36.全宗就是一个机关档案的整体。
接收档案时，一个机关的档案，应集中保存在一个机关档案或档案馆，
一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。
在档案收集活动中，对于那些在同一时间，地点和社会历史条件下保存的。
既有严密分开又密切协作、相互储存的若干立档单位形成的档案全宗，档案馆应当注意维护它们之间的相互联系，并将它们集中收藏在同一个档案馆里，以保持全宗群档案的历史有机联系性。
37.归档时间是指文书（文件）处理部门或有关部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。
38.归档手续是指文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点。
经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，必要时，移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应交接清单或移交清单。
39.档案的销毁（档案销毁清册，立档单位和全宗简要说明，销毁档案的方法，准备销毁的档案，在未批
准前应单独系统保管，以便审批时检查和未批准时拿出保存。
待批准后，一般可将需要销毁的档案送造纸厂作原料。
离造纸厂远的档案馆或被销毁的档案特别机密，亦可自行销毁。
严禁被用作其他用途更不允许出卖。
有两人以上监销。
此后注明已销毁字样和时间。
并有监销人签字负责。
对已经确定销毁的档案。
可“暂缓执行”在审查后在销毁，慎之又慎。
会产生很好效果。
40.档案的常用分类法。
年度、组织结构、保管期限、复式
41.八防措施(火、盗、水、潮、霉、虫、尘、光)
42.库房的温湿度直接影响档案自然寿命，因此要每天测量并记录库房温湿度情况。
及时调整。
适宜的温
湿度：温度在14度到20度之间。
相对湿度在50%到65%之间。
库房严格封闭、使用增温。
增湿或降温，减湿设备。
通风。
其他放水盆，挂湿纱布来增湿。
放木炭、生石灰来降湿。