合同保管及归档制度

合同保管及归档制度

合同保管及归档制度

一、制度目的

本制度的目的是为了确保公司合同的安全、完整和准确的保管，提高合同管理效率，确保合同的有效性和公司的合法权益。

二、适用范围

本制度适用于公司内所有与合同签订、保管和归档相关的工作。

三、制度内容

1. 合同保管

（1）合同保管人员：公司指定专职人员负责合同的保管和管理。

（2）保管地点：公司设立专门的文件室，统一保管合同文件。（3）保管原则：合同文件应妥善存放于专门柜橱中，分门别类，采用数字化归档和纸质备份相结合的方式进行保管。

（4）安全控制：文件室需设密码和指纹识别等安全措施，严

禁非相关人员进入。

2. 合同备案

（1）合同备案人员：公司委派专人负责合同的备案工作。（2）备案内容：必须对合同的签订日期、合同方名称、金额、合同编号等进行清晰记录。

（3）备案流程：合同正本应及时送交备案人员备案，备案人

员在3个工作日内完成备案工作并反馈。

3. 合同归档

（1）归档人员：由文件室负责将已备案的合同进行归档。（2）归档原则：根据合同的类别、时间和重要性等因素进行

归类、编号和归档。

（3）归档存储：归档文件应妥善存放于合同归档柜内，并设

有防火、防潮等措施。

（4）索引建立：建立合同档案的索引清单，方便检索和管理。

4. 合同查询

（1）查询人员：除了保管人员外，经过特殊审批的管理人员

可以查询合同档案。

（2）查询流程：查询人员必须遵守合同保密的原则，向保管

人员提出书面申请，并提供相关信息查询所需的合同。

（3）查询记录：每次查询合同档案都应有记录，包括查询日期、查询人员姓名和查询事由等。

5. 合同销毁

（1）销毁程序：根据公司规定的保留期限，在合同保管期限

届满后，由文件室负责对合同进行销毁。

（2）销毁记录：销毁人员必须填写销毁记录，并有专人进行

核对。

四、责任追究

对于保管人员未按照本制度进行合同保管和归档，造成合同遗失、损毁或泄露的，将追究其相关责任，并承担相应的赔偿责任。

五、附则

本制度的解释权归公司所有，并可以根据实际情况进行修订和完善，修订后的制度须告知全体员工并进行培训。

以上为本公司合同保管及归档制度，请全体员工遵守执行。如有违反本制度的行为，将视情节轻重给予相应的处罚。