现代档案管理探讨

现代档案管理探讨

文章对现代档案管理的现况以及存在的问题进行了分析，在现代档案管理过程中应用了很多的新技术，数字档案管理成为了必然趋势。对数字档案管理的必要性进行分析，并且对数字档案的管理具体步骤进行了讨论，希望能够针对出现的问题找到更好的解决措施，这样能够为档案管理者提供必要的参考。

标签：现代档案管理；数字档案管理；管理流程；措施

档案是一种历史的记录，不仅仅是记录个人的成长过程，同时，也会对整个社会的发展情况进行记录，因此，在社会发展过程中档案的作用非常重要。对现代档案进行科学化的管理是一个非常重要的问题，目前传统档案馆正在逐渐消失，取而代之的是电子档案，因此，数字档案馆的地位越来越重要。未来的档案馆在服务方面要能够做到以技术手段快速向社会提供必要的信息，其也慢慢成为了档案馆建设的重要衡量标准。数字档案管理是现代档案管理的一个必然结果，因此，对数字档案管理一定要重视。

1 档案管理现状

1.1 现代档案管理

现代档案管理流程和纸质档案管理存在着很多的相同之处，分为收集、鉴定、整理、分类、保管、利用等流程，而且还要具备特殊的传递功能。时代不断发展，社会也在进步，传统档案制度虽然仍在运行，但是，出现了不能很好适应时代发展的现象，因此，现代档案管理有了很大的发展。现代档案材料在收集渠道方面非常的广泛，而且收集制度都比较的完善，但是，因为材料的收集会涉及到很多的部门，这样在实践过程中就出现了很多的问题。导致一些档案内容只是能对个人的生平基本情况进行反映，但是对人才的选拔、培养等不具备很大的影响，在社会发展中起到的作用也非常有限。现代档案管理中对其真伪进行辨别是非常重要的组成部分，其要求材料必须真实、准确和完整。档案在形成过程中，存在着部门监督不完善的情况，很多的领导干部对员工的档案随意进行更改，导致出现很多的暗箱操作事件，最终出现了很多的假档案。为了避免出现这种情况，档案监督工作也要进行重视。

1.2 现代档案管理弊端

1.2.1 档案检索效率不高

档案的检索方式分为手工检索和计算机检索两种方式，在现在，传统的手工检索还占用很大的比重，这种检索方式人们比较熟悉，但是，这种方式会出现浪费时间的情况，导致检索工作经常会出现质量不高，效率低下的情况。

1.2.2 部分单位在档案硬件设施上投入不足

档案室在很多的单位中重视程度不一，其应该是管理规范而且环境良好的地方，但是，一些单位在建设过程中只对硬件设施进行了完善，对档案管理方面没有进行规范，导致档案利用受到影响。

1.2.3 档案管理人员管理水平不高，管理手段落后

对档案管理工作没有进行重视，档案管理人员配备方面也存在着一定的问题，通常情况下档案管理人员都是由其他人员兼任，这样在管理手段方面就出现了比较陈旧的情况。很多的档案管理人员对档案管理不了解，在调阅档案方面都是采用比较原始的手工操作方式，这样会导致档案出现发黄、字迹褪色的问题，对档案的完整性以及安全性会产生很大的影响。

1.2.4 档案收集工作力度不够

档案管理要有一套完整的收集归档管理制度，这样才能对档案的全面性进行掌握，同时，材料要是在内容和形式上相同，也会导致档案的真实情况无法体现，这样就使得档案的建设没有任何意义。

1.2.5 档案管理的信息化程度不高

在科学技术快速发展过程中，计算机技术被应用到了各行各业，其在现代办公中起到的作用非常大。但是，在档案管理中，计算机技术并没有得到广泛的应用，对管理效率的提高没有帮助，同时，也导致了资源浪费的现象出现。

2 数字档案的必要性

传统的档案担负着信息采集、存储、传播以及版权控制方面的重任，数字档案也兼具着同样的任务，只是在内容、采取手段以及服务方式上发生了变化。数字档案的建立有如下原因：首先，因为数字档案是虚拟和现实的结合，这样就会出现大量的数字化信息存储在很多的磁盘上，利用计算机使其和网络形成一个系统。和传统的档案相比，数字档案占用的物理空间更小。其次，数字档案在收藏方面主要是数字形式信息，除了纸质的书刊资料，还会对一些视频、音频等资料进行收录，这样能够满足查阅者的多种需求。数字档案的建设要以数字信息为主，这样能够在互联网上形成整体的优势，将原件保存在更合适宜的环境中，对原件进行复制，能够更好的实现查阅功能。最后，数字档案使用者不需要和档案管理人员进行面对面的接触，只需利用网络平台进行交流，这样用户可以实现随意的浏览、查询以及下载打印功能。数字档案的用户范围也在不断的扩大，传统档案的使用在地理位置上存在着一定的限制，但是，数字档案使用者可以在任何地方以任何身份进入。

3 数字档案建设

3.1 档案录入和修改

档案录入、整理、归档是指档案的生产过程，档案的产生从业务办理开始，业务过程产生的资源最后经过档案整理，形成标准的档案格式，最后分类编号后归档存放在指定的档案架位置上。根据移交的档案类型，在与实物档案核对无误后，自动编制档案号，并将该档案的摘要信息和存放位置记录到数据库中。实现档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化。已有的档案修改后，对档案的封皮要自动进行修改和维护。

3.2 档案查询检索统计

查询检索统计包括三个方面内容：（1）对外查档。提供对外部如公检法查档、个人或者单位老土地使用证书丢失以及国家政府机构等单位的档案查询。这个查询一般根据权限需要先到窗口进行受理，然后经过相应的领导审核审批后才能出示查询的结果。（2）内部查档。内部查档是根据内部用户的权限，分门别类的进行档案的查询，内部查档可以通过局域网进行查询。（3）档案统计。按照国家档案局以及国土资源部相关的档案统计的规定进行统计并输出相应的统计报表。并且可以绘出个直方图、圆饼图等各种统计图表。

3.3 档案的借阅利用

借阅利用包括通过大厅申请借阅、在档案室借阅和网络借阅三种方式：（1）通过大厅申请借阅，经过相关的领导审核通过后，进行查档，查询完成后可以直接打印或者复印，由窗口交到申请人。（2）可以直接在档案室借阅，录入相关的借阅人信息后，档案室可以直接借出档案。（3）实现档案管理借阅利用的网络化，用户根据自己的权限只需要通过身边的计算机登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体。系统可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的催还，借阅利用信息的统计等操作。

4 结束语

文章对现代档案管理的现况以及存在的问题进行了分析，文章提出了数字档案管理的必要性，并且对数字档案管理的具有操作进行了探讨，希望给广大档案管理者提供一定的参考。

参考文献

[1]奇丽.市档案局培训企业和重大建设项目档案管理人员[N].鄂尔多斯日报，2009.

[2]周秦.提高档案管理人员素质的几点思考[N].闽东日报，2010.

[3]曹长侠.做高素质的计生档案管理人员[N].济宁日报，2010.

[4]胡艳梅.提高基层单位档案管理人员素质[N].四平日报，2009.