公司记录管理制度

公司记录管理制度

记录管理制度

一、目的为了保证公司管理工作的规范性和标准化以及记录的真实、有效性和可追溯性，特制定本制度。

二、职责公司所有记录管理统一由行政部进行管理，并对所有记录进行分类和整理，列出记录清单。具体涉及到记录分发、填写使用及规范要求由需填写记录各部门负责人对记录填写进行负责管理，对记录填写情况是否按照记录管理要求和规范填写监督检查由监察部统一进行监督检查与考核管理。

三、记录编制、分发管理

1、记录编制填写由公司各部门根据企业实际情况结合食品安全管理制度及法律法规标准要求进行记录编制和分发。

2、记录在编制中要结合所在部门在实际中所需要真实记录使用到记录为根本，并按照食品安全管理制度及法律法规对记录要求为基础进行记录的编制，对食品安全管理中明确提出需要记录必须做好记录编制及规范要求填写，不得进行减少和不使用明确规定要求做记录。

3、对具体记录的编制、分发由记录编制、分发部门负责人进行负责管理，属于技术部记录由技术部负责人告知对记录填写规范要求；属于生产部记录由生产部负责人告知对记录填写规范要

求；属于销售部记录由销售部负责人告知对记录填写规范要求；属于行政部记录由行政部负责人告知对记录填写规范要求。

4、各部门记录分发做好记录分发的登记，以便记录回收保管管理。

四、记录填写管理

1、根据《记录责任表》上所制定出的填写记录项目、部门、负责人、记录人责任细化情况进行记录分工填写管理。

2、记录填写必须按照记录填写规范要求进行客观、真实填写，保证记录真实有效性和可追溯性。

3、记录填写人在填写中存在不清楚地方要告知记录负责人或部门负责人，不得随意乱写和不按要求进行填写。

4、在填写中不得随意涂改，记录要填写真实有效，具有真实性、时效性，与生产过程操作记录要对应一致，不得提前写和推后写。

5、未生产和休息情况对应记录上要标注清楚未生产和休息日期记录，不得不填写。

6、所有原始记录和因工作需要印刷表格、原始记录、台账、卡片等应提供样式，审核后方可印刷。

五、记录监督检查管理监察部不定期对所有记录表单填写进行检查，对未按照要求规范进行填写，且与生产过程记录对应不一致，无真实和时效性将追究相关负责人及记录人责任，并进行考核处理。

六、记录回收、保管、保存管理

1、记录回收由生产过程检查员对已填写完毕的记录进行回收，对需更换记录表单进行新的更换。

2、回收记录做好分部门、分类进行整理、保管，保管存放到指定文件柜。

3、记录保存统一由文件管理保管负责人进行管理，由记录回收人对已成册记录分类、标号整理完毕后归档交至文件管理保管负责人统一存放到档案资料室保存，保存期限根据记录保存要求进行保存期限设定，对明确规定记录保存三年的要求必须保存三年。

4、记录必须排列整齐，编号准确。并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作，确保记录齐全。

七、记录销毁管理对已超过记录保存期限和过时记录，如认为没有保存价值，应呈请部门主管负责人及总经理批准后方可作销毁处理。（是否要制定文件记录销毁表）