试论秘书与领导的沟通艺术

试论秘书与领导的沟通艺术

[摘要]与领导沟通是秘书日常工作中的主要内容，但现在的许多秘书人员，因未能确切地掌握与领导的沟通艺术而进入误区，影响工作。因此，作为一名协调上下左右、辅助领导工作的秘书，必须重视和掌握沟通这门艺术，并在工作中巧妙地运用它，以此来提高秘书工作人员的工作效率和工作质量，营造良好的工作氛围。

[关键词] 秘书领导沟通艺术

随着整个社会的不断向前发展，秘书这一职业队伍日益壮大，成为各行各业不可或缺的重要成员。由于秘书工作主要围绕领导工作展开，是领导工作的智囊和助手，故此秘书与领导之间的密切配合和有效沟通，就成为关系成败的重要因素。但是，在实际工作中，由于秘书或领导者的原因而导致的沟通不畅现象时有发生。那么掌握秘书与领导的沟通艺术，从而使工作得以顺利开展，提高工作效率，就成为本论文研究的重要课题。

一、重视秘书与领导沟通艺术的作用和意义

秘书是领导沟通上下、协调部门、联系内外、传递信息的中枢，是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的“手足”。沟通协调是秘书工作中的一项重要部分，文秘人员利用沟通协调艺术可以使社会组织的相关公众达成协调，并通过具体的协调行为使双方进入协调状态。秘书做好与领导沟通协调工作，可以使工作达到最佳状态。

秘书与领导的沟通是秘书的人际交往中的最重要部分，它对于秘书的其他交际活动有着直接的影响。秘书做好领导的助手是秘书工作的基本要求，也是与领导沟通艺术的前提条件。如果领导指示你去完成某项工作，那你一定要快速准确地明白领导的意图和工作的重点。在领导下达完命令之后，你最好能再次简明地向领导复述一遍，看是否还有遗漏或者自己没有领会清楚的地方，并请领导加以确认。这时必要的沟通，可以让你进一步明确任务，避免在完成的过程中做无用功，甚至是误解领导的意图，导致任务无法达到预期的目标。

二、遵循秘书与领导沟通艺术的基本原则沟通是一门艺术。

秘书既需要遵循沟通原则、也需要掌握沟通的方法和技巧，原则用好，方法适当，技巧灵活，就能达到沟通的目的--处理好各种复杂的人际关系;否则，就可能发生人际困难。

(一)勿找借口，多方沟通作为秘书人员，对于领导交办的任务，应按时完成，不找任何借口推托。秘书的主要职责之一就是为领导服务。在与领导沟通的过程中服务意识相当重要，在为领导服务的前提下与领导保持良好的沟通，有助于与领导和睦相处，保持融洽的关系，也能使秘书工作产生事半功倍的效果。 (二)建言献策，适当赞美秘书人员对于工作上如有改进的地方，应多向领导建言献策，在提出合理建议的时候态度要诚恳，尽量用征询与探讨的口吻。对领导提出的各种问题，要认真回答，不可吞吞吐吐，敷衍了事。对领导做得不对的地方也要委婉地指出来。当发现领导决策或意见有误时，要从维护整体利益出发，及时提出忠告和建议，使其能为领导采纳，一方面建议的内容必须是出于公心、是正确的，切记“出歪点子”;另一方面秘书要特别注意恰当“进谏”的要求。 (三)摆正位置，把握分寸秘书的职能表现为辅助决策、处理信息、协调关系和办理事务，处于为领导服务的从属地位，秘书活动的最大特点是辅助性，

它虽然是领导权的延伸，但不具备领导权。秘书与领导沟通协调应该讲究从属性、间接性、服务性和主动性的特点。

三、提升秘书与领导沟通艺术的主要举措。

秘书与领导沟通的过程中，要掌握一定的方法和技巧，妥善的处理好与领导的关系。秘书要尊重领导，服从领导，正确领会、贯彻、执行领导的意图，并且要不断增强办事能力，提高自身修养，做好领导的参谋和助手。

(一)主动但不越位脱轨。秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项;三是领导工作的思路，领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。日常工作中，要善于将领导的决策、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。

(二)服从而不附和盲从。秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉同一趟马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。"分析"有两层意思:一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心;二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。

(三)补台而不挖角拆台。秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事;不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为;更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导;不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

总之，领导的类型很多，无论是与哪类哪级领导沟通，都要注意与领导保持一定的距离，要学会大智若愚，不要喧宾夺主、锋芒太露。同时，对自己要自尊自信，对工作要举一反三，做什么事情都要把握一个度。只有这样，才能真正处好主辅关系，使人和事达到和谐统一。

参考文献常正海在《秘书与领导相处“六忌”》(领导科学)2007年第19 期，第53 陆瑜芳在《秘书与上司沟通的技巧》.秘书，2008年第11 期，第17 陆瑜芳.秘书学概论[M]上海:复旦大学出版社.2008年，第265~266