成品发货管理规定【新】

工作文件

文件名称：成品发货管理规定

文件编号：-WI-029

文件版本：A

受控编号：

发布日期: 年月日实施日期: 年月日编制人：审核人: 批准人：

1.目的

规范公司成品发货管理，确保成品发货的及时性、准确性和食品质量与安全的符合性，满足客户的交期

2.适用范围

适用公司成品(食品)发货管理

3.职责和权限

3.1客服部

3.1.1负责发货通知和跟踪发货结果

3.1.2负责安排合格的物流运输公司

3.1.3负责开具出门放行证

3.2仓储部负责组织装货和发货前运输车辆的卫生状况监督检查

3.3品控部

3.3.1负责运输车辆卫生状况监督抽查

3.3.2负责成品发货前的发货质量与安全检查

3.4相关部门配合上述部门实施本规定

4.工作流程

4.1发货通知

客服部根据营销中心下达的客户订单、公司物流系统中的成品库存情况转化为“预提单”

传递到仓储部和品控部，以便仓储部提前备货及查看待发货产品的外包装质量情况和品控部提前到仓库检验待发货的食品质量与安全是否满足发货的要求。

4.2发货产品检查

品控部依据《成品质量检验与抽样标准》的要求对待发货的食品进行检查，以证实其满足发货的要求。

4.3待发货产品状态异常情况处理

4.3.1待发货产品冻结状态不能满足要求

4.3.1.1当检查结果证明待发货的食品冻结状态不能满足发货要求时，品控部务必第一时

间内反馈到客服部，由客服部负责与营销中心沟通协调是否能调整发货日期，若能调整，则客服部负责通知仓储部、品控部取消该单，具体发货日期另行通知。

4.3.1.2若不能调整发货日期时，客服部必须要搞清楚以下几个方面的事项：

a.客户有无冷库，冷库面积多大

b.从公司发货到客户交付处大约路程需要多长时间

c.物流公司的承运车辆是否为冷藏车

4.3.1.3客服部负责将上述了解到的信息以“工作联络单”的方式传递到品控部，品控部

根据待发货的食品冻结情况及上述信息综合判定是否允许发货，判定结果及需要特别提醒的注意事项（如要求：物流运输公司务必保证运输过程全程开启冷藏，否则由此引起的不合格由物流运输公司全权承担；货物运输到指定交付地点时，客户务必要及时卸车入冷库等等）登记“工作联络单”反馈客服部，以便客服部及时告知客户和营销中心，以确保最终交付给客户的食品在质量与安全方面能满足要求。

4.3.1.4品控部若判定后不能发货，营销中心执意要发货的情况，则由营销中心负责出具

“食品质量与安全责任承担书”明确若因此出现的食品质量与安全不合格由营销中心全权承担。

4.3.1.5食品质量与安全责任承担书必须经销售区域负责人签署，营销中心负责人确认后

交由品控部存档留底，以备有需要追溯的时候实现可追溯性。

4.3.2待发货产品质量状态不能满足要求

4.3.2.1品控部检查结果证实待发货的食品不合格情况属于非冻结状态的不合格，而是其

他项目的不合格，品控部当场按照《不合格品与不安全产品控制程序》的要求做出相应的处理措施“返工”转交仓储部落实处理。

4.3.2.2仓储部根据“返工”的实际情况在想尽一切可行的方法后综合判定是否会影响当

天的发货，若影响则务必第一时间内反馈到客服部，由客服部负责与营销中心沟通协调是否能调整发货日期，若能调整，则客服部负责通知仓储部、品控部取消该单，具体发货日期另行通知。

4.3.2.3品控部根据不合格的情况初步判定责任部门，并据此对责任部门给予相应的经济

处罚，同时根据不合格的严重程度判定是否需要启动纠正措施，若需要时则执行

《纠正措施预防措施控制程序》的要求。

4.4装货前运输车辆信息核实与车厢卫生情况检查

4.4.1仓储部根据“预提单”注明的运输车辆基本信息（车牌号、运输司机姓名、身份证

号或驾驶证号）与实际情况比对，确保完全一致后对车厢的卫生状况进行检查包括车厢内是否有异味、虫害、污迹、灰尘、是否有运输过有毒有害物品的迹象等，车厢卫生状况具体详见《产品运输车辆清洁管理规定》。

4.4.2信息一致且车厢卫生状况满足要求后方可组织人员开始装车，否则只要存在信息不

一致或车厢卫生状况不满足要求任一条，仓储部都有权拒绝组织装车，同时将实际情况反馈客服部，由客服部负责核实处理，防止给公司带来利益上的损失或利益上的风险。

4.4.3信息不一致的情况处理：客服部与物流运输公司联系询问具体情况，必要时更改“预

提单”上的运输车辆基本信息（车牌号、运输司机姓名、身份证号或驾驶证号）并在更改处签名和更改的日期，将更改后的“预提单”下达仓储部，原“预提单”收回作废。

4.4.4车厢卫生不满足要求：客服部或仓储部都有权责成运输司机负责当场清洁，若司机

拒绝，客服部立即要求物流运输公司更换司机或启用其他的合格物流运输公司，具体详见《运输产品车辆清洁卫生管理规定》的要求。

4.4.5司机清洁后必须经仓储部再次检查满足要求后方可开始装车。

4.5特殊情况

4.5.1若发货属于非整车发货的情况，客服部必须与物流运输公司签署“食品质量与安全

保证书”，在保证书中写明食品运输过程有关食品质量与安全的具体要求，主要包括以下：

a.严禁将有毒有害的物质与公司的食品混合运输

b.严禁可能与公司的食品发生串味的物质混合运输

4.5.2若物流运输公司不遵循该保证书的要求而违规运输导致的一切后果由物流公司全权

承担。

4.6仓储部装车结束，应在“预提单”上注明各类产品实际装车数量，同时告知客服部，以

便客服部及时告知客户。

4.7运输出厂

4.7.1运输司机出厂前务必到仓储部领取合法的“出门放行证”，出厂门时“出门放行证”

交与门岗值班人员，由值班人员认证核对相关信息，属实后方可放行，避免给公司带来损失。

4.7.2门岗负责第二天将上一天收到的“出门放行证”分类整理（分为供应商和成品发货）

装订后上交监察部，由监察部作为与相关部门核对的依据，以确保公司的利益不受损失。

5.相关文件

-WI-049成品质量检验与抽样标准

食品质量与安全责任承担书

食品质量与安全保证书

6相关记录

-R-013工作联络单

-R-057预提单

-R-108出门放行证