小区业主档案管理控制工作程序

小区业主档案管理控制工作程序

物业程序文件

--小区业主档案管理控制程序

1.0目的

规范对业主档案保管与查询工作。

2.0适用范围

适用于物业服务中心对业主档案的保管与跟踪。

3.0职责

3.1客服部负责监控业主档案保管与跟踪工作。

3.2客服部资料专管员负责具体实施业主档案的保管与跟踪。

4.0工作程序

4.1业主资料的整理，内容包括：收楼资料和装修资料。

4.1.1收楼资料

4.1.1.1住户资料登记表

4.1.1.2（前期）物业服务合同

4.1.1.3业主规约签约页

4.1.1.4证件办理申请表

4.1.1.5消防安全承诺书

4.1.1.6业主收楼物品/资料签收单

4.1.1.7楼宇情况验收检查表

4.1.1.8业主/住户身份证复印件

4.1.1.9收楼通知书/物业交付使用通知书

4.1.1.10交款通知书等

4.1.2装修资料

4.1.2.1装修申请表复印

4.1.2.2相关图纸及装修单位证件复件

4.1.2.3业主授权/委托书

4.1.2.4闭水试验确认书

4.1.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防火安全承诺书

4.1.2.6消防安全承诺书

4.1.2.7整改通知单

4.1.2.8装修验收申请表等

4.2录入电脑：由资料专管员负责将4.1项相关资料录入电脑物业系统，并保证准确率达100%。

4.3资料装订：将业主档案分类进行装订在档案夹内，装订为收楼资料、装修资料。

4.4建立目录：左右两边分边建立《资料目录》，并清楚注明文件名称、归案日期、归案人、页数/码等。

4.5业主档案的跟踪：当发生下列情况变化时，资料专管员应将变化资料记录在业主档案中

4.5.1通讯电话联络方式发生变化时；

4.5.2业主发生更替时。

4.6业主档案查阅按《质量记录控制程序》执行。

4.7属绝密档案，不得外泄。

4.8业主档案应归为永久保存性文件。

5.0支持性文件

5.1《质量记录控制程序》

6.0质量记录

6.1《资料目录》

6.2《记录查阅审批表》

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