酒店应收账款管理制度

Internal Correspondence

部门Dpt.:管理部

号No.:包凯宾酒店发〔2014〕21号

致 To:酒店各部门

发出 From:管理部

抄送 Cc:总经理

日期 Date :2014年10月23日

内容Subject:关于下发《凯宾酒店应收账款管理制度》的

通知

为进一步规范应收账款的日常管理和健全客户的信用管理体制，加快收款的资金回笼，提高风险防范能力，加强对挂账单位的信用管理，避免呆、坏账发生，特制定本规定。

一、成立客户资信评定小组

客户资信评定小组成员由总经理、管理部经理、营运部经理、餐饮部经理、客房部经理、前厅经理、财务部经理、财务部财务主管组成，由总经理担任组长，小组职责：

1、每年第四季度对当年度所有协议挂账单位的资信情况进行重新评定，决定继续给予或拒绝客户信用，会议由总经理召集。

2.审核销售部门提出新增的协议挂账单位的资信。协议的签订由销售部门提出书面申请，申请时须附该客户工商营业执照、税务登记证、法人身份证等有效证件复印件并加盖公章报审。

3、汇总协议挂账单位，报经各级分管人员及总经理批准后由销售部门签订协议。销售部应将已签订的协议原件送至财务部，由财务部发文通知各营业点。

4、判定对逾期超过三个月未收回的款项是否按照法律程序处理并提请批准。

5、财务部应建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录，从开发新客户到维护老客户，销售员及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户给予授信。

除每年第四季度对年度协议单位的资信情况进行评级外，该小组将根据业务需要不定期举行会议。

二、挂账单位信用等级的评估标准

客户信用等级的评估是为了加强信用控制，并为客户分析提供依据。信用等级的评估，以客户的公司规模和财务状况为核心，根据客户上一年度的消费能力和付款记录进行评定，同时结合各单位的实际情况及潜在的风险进行分析。信用等级为A、B、C三个等级，A级为无须提供保证金，即可给予一定的授信额度，如政府、大型国企等；B级为需缴纳一定保证金或不缴纳保证金给予金额较小的授信额度，如信用好、消费能力高、有提升为A级潜质的外资企业、民营企业等；C级为不予授信。

（一）新协议单位的评估步骤：

1、销售部收集客户的营业执照、法定代表人身份证、国地税税务登记证、组织机构代码证等相关资料的复印件并加盖公章。

2、了解客户的财务实力和财务状况，了解客户在其他酒店的实际付款记录，是否按期如数付款。

3、销售部门填制《客户信用申请表》（申请表中，须标注新、老客户）→营运部评估→财务部财务主管评估审核→财务部经理复核→财务经理审批→总经理审批

4、销售部凭手续齐全的申请表方可与客户签订挂账协议。

5、申请表的原稿与挂账公司协议原件于协议签订的次日一起交财务存档。

（二）老顾客年审的评估步骤：

1、销售部需于挂账协议到期前一个月，提前办理老顾客评估工作，保证挂账协议的延续性。

2、销售部门填制《客户信用申请表》→营运部评估→财务部财务主管填制客户历史记录并进行评估审核→财务部经理复核→财务总监审批→总经理审批

3、销售部凭手续齐全的申请表方可与客户续签挂账协议。

4、申请表的原稿应与挂账公司协议原件于协议签订的次日一起交财务存档。

三、挂账单位的信用条件

1、挂账单位均应是经客户资信评定小组评估后可授信或续签的，且与销售部签订协议的客户。

2、所有挂账消费账单，必须经协议单位有效签单人签字确认或须附挂账单位付款确认函（正本）。协议挂账单位消费时手续不齐全的，经酒店销售代表同意后予以挂账的，视同临时挂账，消费挂账须具备完整的书面手续，如传真件、订房单、合同和经有效签单人具备完整的书面手续，可以为今后催讨应收款提供合同依据。

3、挂账协议客人消费签单时，各营业点应认真核对签名字样及相应的单位名称。若因各营业点工作疏忽造成账款无法收回的，酒店按呆、坏账处理方法追究责任人责任。

4、销售部销售代表和前厅、餐饮、财务及管理部、运营部部门经理及总监以上人员因营销工作的需要，可以为客户临时挂账提供个人担保。凡为客户提供挂账担保的个人，必须亲自到收银点确认并在账单上签字，如因特殊原因无法亲自到总台签字的，可电话先告之，过后再主动补签。否则，各收银点有权拒绝担保。

5、如大型会议、宴会，销售部或餐饮部须与客户签定正是有效协议，并提供会议、宴会的有效签单人字样。同时签定协议时须付所有消费金额的50%（销售部门可根据客户规模情况核定预付金额，但最少不低于30%）保证金，并保证在会议、宴会结束后7天内结清剩余款项。

会议流程及其主要关注点：

项目经理签定合同（盖章）——书面至财务部（签合同当天）——项目经理下MEMO至相关各口——财务及项目经理跟进定金或预付款到账情况——会议入住——前台建账——生产消费（前台应妥善保管各种消费单据、各消费点消费统一挂会务组指定房账）——前台与客人核对账务——退房——结账（合同约定离店后付清的，财务及项目经理跟进尾款支付情况）。

6、销售部门在销售协议签订后一个工作日内，须将销售协议正本送交财务部。

四、挂账单位的信用期限及个人临时担保额度

1、协议单位：企业、事业单位（本地）的信用期为一个月。特殊情况须报客户资信评定小组审批后签订执行。

（1）信用期：协议单位消费的次月属于信用期内。

（2）逾期：指协议单位已超过一个月的信用期限，按报表时间分为逾期1个月、2个月、3个月、3个月以上的。

2、个人临时担保（包括前台退房未结账）：临时担保的欠款原则上应于7天内收回，信用期最长不得超过15天。

个人临时担保额度表

3、财务部根据各销售员的临时担保情况，每半个月公布一次个人临时担保情况。超过担保额度则停止临时担保权限；待款项收回则恢复个人担保权限（为协议单位客户提供担保不在临时担保额度内）

4、所有客账须离店即结，收银员不得压单不结或延日结账。

五、前台信用管理

1、宾客办理入住登记时根据酒店规定押金收取标准向宾客收取（免押除外）。如宾客延期住宿或消费金额导致押金不足时，应及时