项目文档管理制度.doc
项目部电子文档管理制度
项目部电子文档管理制度第一章绪论1.1 为了规范项目部电子文档管理，提高文档管理的效率和安全性，制定本管理制度。
1.2 本制度适用于项目部所有电子文档的管理，包括但不限于项目计划、合同文件、会议纪要、工作报告等。
1.3 项目部电子文档管理应遵循便捷、透明、安全的原则，确保文档管理的合规性和有效性。
第二章电子文档管理流程2.1 文档的创建（1）项目部各部门负责人应根据工作需要指定责任人、编制文档的内容、要求、出版日期等信息，并确保文档的准确性和完整性。
（2）责任人应根据负责的文档分类，规范文档文件名的命名方式，并在文档中添加版本号和修订信息。
2.2 文档的修改和审批（1）对于需要修改的文档，责任人应负责进行修改，并在文档中标注修改内容和修改人。
（2）修改后的文档需要经过相关部门负责人的审批，经审批通过后方可生效。
2.3 文档的存储和共享（1）项目部应建立统一的电子文档存储系统，将各类文档进行分类存储，确保文档的安全性和完整性。
（2）对于需要共享的文档，责任人应在系统中设定相应的权限，确保不同人员可以按需查阅文档。
2.4 文档的归档和销毁（1）已经完成任务或者过期的文档应及时进行归档，归档后的文档应设定相应的权限并进行电子签名，确保文档的完整性。
（2）对于不再需要的文档，应严格按照规定销毁，避免信息泄露。
第三章电子文档管理的注意事项3.1 电子文档的安全性为了确保电子文档的安全性，项目部应建立健全的文档备份和防护机制，保证文档的安全存储和传输。
3.2 文档的合规性在编制和修改文档时，项目部应严格遵守相关法律法规，确保文档的合规性和真实性。
3.3 文档的保密性对于涉密的文档，项目部应建立严格的保密制度，并在文档中添加保密标识，避免信息泄露。
3.4 电子文档的技术支持项目部应不断完善文档管理系统，引入先进的技术手段，提高文档管理的效率和便捷性。
第四章电子文档管理的责任与制度执行4.1 项目部的各部门负责人应负责自身部门的电子文档管理工作，并定期进行检查和审查。
项目文件管理制度
项目文件管理制度1. 引言项目文件管理是项目管理中的重要环节，对项目的顺利进行和最终成果的交付起到了至关重要的作用。
本文档针对项目文件管理的相关内容进行了详细规定，以确保项目文件的有效管理和组织。
2. 文件管理目标项目文件管理的主要目标是确保项目文档的完整性、可访问性和保密性。
通过有效的文件管理，能够提高项目团队的沟通效率、减少错误和重复工作，并便于项目经理进行项目进度监控和评估。
3. 文件命名规范为了方便文件的查找和识别，我们规定了以下文件命名规范：•使用简洁明确的文件名•文件名使用英文字符和数字，避免使用特殊字符和空格•文件名使用小写字母，采用连字符（-）或下划线（_）分隔单词•文件名应具有描述性，能够清楚表明文件内容和用途•文件名应避免使用缩写和不必要的简写4. 文件存储结构为了便于文件管理和存储，我们建议在项目开始时根据项目的特点和需求，确定一个合适的文件存储结构。
以下是一种常见的文件存储结构示例：•项目文档–需求文档–设计文档–测试文档–项目计划–会议纪要•源代码–源代码文件–配置文件•测试报告•项目报告•其他文档5. 文件版本管理在项目进行过程中，文件的修改和更新是不可避免的。
为了避免混淆和错误，我们强烈建议使用文件版本管理工具来管理文件的版本。
常见的文件版本管理工具包括Git、SVN等，可以方便地进行版本控制、回退和协同编辑。
在使用文件版本管理工具时，应遵循以下原则：•针对重要文档和代码文件进行版本管理，并及时提交修改•每次提交前，需要进行必要的代码和文档测试，确保新版本的质量•在提交版本时，应注明修改的内容和目的6. 文件备份与恢复为了保证文件的安全性和可靠性，我们要定期进行文件的备份。
备份的频率和方式可以根据项目的需要进行调整，但一般建议每周至少进行一次完整备份。
备份的文件应存储在可靠的介质上，如外部硬盘、云存储等。
在文件备份过程中，还需注意以下事项：•对于重要文件和数据，建议进行多次备份，以防意外情况发生•对于长期不再需要的文件，应及时进行删除和清理，以释放存储空间•定期进行文件恢复测试，确保备份文件的可用性和完整性7. 文件权限管理项目文件中可能包含敏感信息和商业机密，为保护这些信息不被未授权人员访问和泄露，需要进行文件权限管理。
项目文件管理制度模板
项目文件管理制度模板1. 引言项目文件是企业项目管理中至关重要的组成部分，对项目的顺利实施和管理起着重要的作用。
为了规范项目文件的管理和使用，提高项目的效率和质量，制定本规章制度。
2. 适用范围本制度适用于企业所有项目文件的管理和使用。
3. 项目文件管理流程项目文件管理流程包括文件创建、文件分类、文件存储、文件传递和文件销毁。
3.1 文件创建1.项目文件应由相关部门或负责人根据项目需要创建。
2.文件应包括文件编号、文件名称、文件描述、创建人、创建日期等信息。
3.文件应按照统一的模板格式编写，确保文件的一致性和可读性。
3.2 文件分类1.项目文件应按照文件的性质和用途进行分类，例如计划文件、需求文档、设计文档、测试报告等。
2.每个文件分类应设定相应的管理权限，并明确责任人和管理流程。
3.3 文件存储1.项目文件应存储在企业内部的统一文件管理系统中，不得存储在个人电脑或其他设备中。
2.文件存储应设定合适的权限，确保文件的安全性和保密性。
3.文件应按照文件分类的要求进行存储并进行定期备份，以防止文件丢失。
3.4 文件传递1.项目文件的传递应经过相关部门或负责人的批准，并进行相应的记录。
2.文件传递可以通过邮件、内部通知、会议等方式进行，确保文件的及时传达和准确性。
3.文件传递应明确收件人和交接人，并对交接事项进行确认。
3.5 文件销毁1.项目文件在达到存储期限或不再需要使用时，应按照规定的程序进行销毁。
2.文件销毁应经过相关部门或负责人的批准，并进行相应的记录。
3.文件销毁应采取安全可靠的方式，例如碎纸机等，确保文件的彻底销毁和保密性。
4. 项目文件管理标准1.所有项目文件应按照本制度进行管理，并确保文件的及时更新和准确性。
2.文件的编号、命名规则、格式等应按照相关标准进行设置。
3.文件存储应按照分类和权限要求进行设置，确保文件的安全性和保密性。
4.文件的传递应经过相关部门或负责人的批准，并遵循相关的管理流程。
(完整word版)项目文档资料管理规范
一、目的为了规范项目文档资料的管理工作，确保项目文档资料的系统性、完整性和准确性，充分发挥文档资料管理在项目中的作用，特制定本规定。
二、范围本规定适用于项目开始直到项目结束的内外来往信函、会议纪要、备忘录、技术文件、管理文件、质量记录等所有与项目有关文件和资料的管理。
三、职责3.1 项目经理a) 负责组织制定项目文件的相关规定，对项目文件的控制负全责；b) 负责为项目文件和资料管理创造必要的条件。
3.2 综合管理经理a) 负责项目文档资料相关规定的编制和监督检查；b) 负责编制项目文件和资料的编码规定；c) 负责组织项目结束后文档资料立卷、移交归档。
3.3 分项经理a) 负责本部门的文档资料的管理；b) 负责本部门项目结束后文档资料的移交。
3.4 文控管理工程师a) 配合综合管理经理制定项目文档资料管理规定并监督检查；b) 负责项目文件和资料的接收、分类、登记、传递、发放等；c) 负责项目实施阶段文档资料收集、整理、编目及归档工作；d) 负责项目结束后项目文档资料立卷、移交。
4 管理要求和方法4.1 一般规定项目文档资料的管理应从项目申请立项到竣工验收的全过程，项目经理部各分项经理应在职责范围内对项目实施过程中所形成的文件、图纸、资料，随时进行积累整理、立档和保管，并采取必要措施，防止档案资料的损毁和遗失以及有关保密档案资料的泄密。
4.2 文档分类及编号4.2.1 项目文件分类4.2.1.1 项目信息文件项目信息文件指项目实施过程中传递的任何书面信息文件。
a) 来往信件、传真；b) 备忘录；c) 会议纪要；d) 文件传送单。
4.2.1.2 项目管理文件项目管理文件指项目运行过程中必须编写的管理文件。
a) 项目协调程序；b) 项目进度与费用控制程序；c) 项目质量保证手册；d) 项目资源配置手册等。
4.2.1.3 项目技术文件项目技术文件指按照合同要求，项目技术人员完成的各种设计文件及图纸等。
4.2.1.4 项目其它文件项目其它文件除上述几种文件外，项目实施过程中产生的其它文件。
项目文档管理制度
项目文档管理制度一、介绍在日常的工作和生活中，我们对项目文档的管理不可忽视。
良好的项目文档管理制度可以提高项目的效率和质量，帮助项目团队成员更好地协同工作，也为后续的项目维护及优化提供有力的支持。
本文将对项目文档管理制度进行详细分析说明，探讨其在项目中的重要性及具体的实施方法。
二、项目文档管理制度的重要性1. 提高工作效率项目中涉及到的文档种类繁多，如需求文档、设计文档、测试文档等，如果没有一套规范的文档管理制度，项目团队成员可能会找不到所需文档，从而浪费时间。
一个良好的文档管理制度可以使项目文档被及时准确地保存、检索和更新，提高团队成员的工作效率。
2. 保证项目质量项目文档是项目执行过程中的重要记录和依据，对项目管理的决策、交流和追踪具有重要的作用。
通过建立完善的文档管理制度，可以确保文档的准确性和一致性，防止信息的丢失和错乱，从而提高项目执行的质量和可控性。
3. 促进团队协作良好的项目文档管理制度可以帮助项目团队成员更好地协同工作。
通过文档管理系统的搭建，可以实现团队成员对文档的实时共享和协同编辑，有效避免了传统文档传阅过程中的各类问题，如版本混乱、丢失等。
这有助于团队成员之间的沟通和协作，提高整体的团队效能。
三、具体实施方法1. 建立文件分类规范在项目开始之初，应制定好文件的分类规范，明确每种文档的内容、格式、存储位置等。
对于不同类型的项目文档，可以采用不同的命名方式，便于在后续的工作中进行区分和查找。
2. 确定文档审批流程对于涉及到重要信息的文档，应设立审批流程，以确保文档内容的准确性和合规性。
参与文档审批的人员应明确，审批流程应清晰明确，确保每个环节的参与人员都能做到及时审批和把关。
3. 制定文档更新机制项目文档不是一成不变的，随着项目的不断推进，可能会出现需求变更、设计调整等情况。
因此，需要制定文档更新机制，确保文档的及时更新和同步。
同时，应记录文档更新的历史记录，以备参考和追溯。
4. 建立文档管理系统对于大型项目而言，单纯的文件夹管理已经无法满足需要。
项目文件资料管理制度
项目文件资料管理制度一、总则为规范项目文件资料的管理流程，确保项目文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高项目管理工作效率，特制定本项目文件资料管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有项目的文件资料管理工作，涉及项目文件资料的收集、整理、存储、检索、归档、销毁等方面。
三、文件资料管理责任人1. 项目经理：负责项目文件资料的整体管理工作，包括文件资料的收集、整理、存储、审核和归档等。
2. 项目助理：协助项目经理开展文件资料管理工作，负责文件资料的备份、复制、传递和销毁等工作。
3. 项目组成员：负责项目文件资料的及时更新、填写、提交和归档等工作。
四、文件资料的分类1. 项目文件资料可分为四类：项目计划类文件、执行类文件、监控类文件和收尾类文件。
2. 根据文件内容不同，项目文件还可分为技术文件、进度文件、质量文件、人力资源文件等。
3. 文件资料按用途可分为原始文件、复制文件和备份文件。
五、文件资料的收集1. 项目组成员应按照项目文件管理计划要求，及时收集并提交相关文件资料。
2. 收集的文件资料应包括各类项目计划、报告、合同、会议纪要、记录单等。
3. 收集的文件资料应按照文件分类要求，进行整理，确保文件完整、准确。
六、文件资料的整理1. 收集的文件资料应按文件分类及时整理，清洁无误，并标明文件名称、编号、日期等信息。
2. 对于重要的文件资料，项目经理应指定专人进行整理，确保文件的准确性和完整性。
3. 对于机密文件资料，项目组成员应严格按照机密级别规定，进行保密处理。
七、文件资料的存储1. 文件资料的存储应采用电子化管理方式，可以选择公司内部的文件管理系统或云端存储等方式。
2. 建立文件文件资料存储目录结构，分类存储不同类型的文件资料，方便检索和管理。
3. 对于重要的文件资料，应设置权限，限制查看和编辑范围，保证文件安全性。
八、文件资料的检索1. 项目文件资料的检索应遵循快速、准确、方便的原则，确保在需要时能够快速找到相关文件资料。
项目文档管理制度和流程范文
项目文档管理制度和流程范文项目文档管理制度和流程范一、引言项目文档是指在项目启动、规划、执行和收尾期间所产生的各种信息和文件记录，包括项目计划、需求文档、设计文档、测试报告等。
项目文档的管理对于项目的顺利进行和后续的项目维护具有重要意义。
本文档旨在制定项目文档管理制度和流程范，以确保项目文档的有效管理和维护。
二、项目文档管理制度1. 项目文档分类及命名规范为方便项目文件的管理和检索，应对项目文档进行分类，一般可分为计划文档、需求文档、设计文档、测试文档、验收文档和变更文档等。
在进行文档命名时，应该遵循一定的命名规范，以确保文档的易读性和一致性。
命名规范应包括项目名称、文档类别、版本号和日期等要素。
2. 项目文档管理责任人项目文档的管理责任应明确分工，项目经理负责项目文档的整体管理，包括文档管理策略的制定、流程的实施和评估，以及文档存档和文档权限的管理。
各个部门的负责人应负责监督本部门文档的管理和维护。
3. 项目文档管理策略项目文档的管理策略应包括以下方面的内容：- 文档的归档：项目文档应按照类别进行分类，并设立统一的文档存档位置，确保文档的完整性和安全性。
- 文档的备份：项目文档应定期进行备份，以防止文档的意外丢失或损坏。
- 文档的版本管理：项目文档的修改应进行版本控制，确保每个版本修改的可追踪性和审计性。
- 文档的权限管理：项目文档应设定相应的权限，以确保只有授权人员才能进行修改和访问。
- 文档的评审和审批：重要的项目文档应经过相应的评审和审批程序，确保文档的质量和准确性。
- 文档的共享和传递：项目文档应方便地进行共享和传递，以便项目成员和相关方及时获取和使用。
- 文档的保密与传播：项目文档应根据需要进行保密处理，并遵守相应的信息传播规定。
4. 文档变更管理项目文档的变更管理是指对文档中的变更进行跟踪和控制，确保文档的变更与变更请求的一致性和合理性。
对于文档的变更应有相应的变更流程，包括变更请求、审批、实施和验证等环节。
项目文档管理制度
项目文档管理制度项目文档管理制度一、概述项目文档是项目管理中非常重要的一环，有效的文档管理可以帮助项目团队协调工作、完善项目流程，提高项目效率，保证项目顺利完成。
本制度旨在规范和管理项目文档的制作、存储、传递和归档，确保项目文档的准确、完整和可靠。
二、文档管理流程2.1 文档编写和审批项目经理应根据项目需求制定文档编写计划，确保每个文档按时完成。
每个文档的制作都需经过如下步骤：1. 确定文档类型和目的。
2. 编写草稿，并完成初步的内容审核。
3. 做好校对、修改工作，并逐步完善稿件。
4. 经过质量审查并提交给项目经理进行二次审批。
所有文档制作完成后，应由项目经理根据文档的重要程度要求各自的团队成员审批，并得到文件版本的更新或批准，确保文档准确无误。
2.2 文档存储和传递所有文档都需要在项目管理软件上进行存储和传递，同时也可以选择使用其他云存储、电子邮件等方式传递文档。
在存储和传递文档时，应注意以下要求：1. 上传文档时防止重命名或意外删除，必须制定备份计划。
2. 文档的存放位置和目录结构合理，遵循文件命名规范。
3. 应定期检验文档的有效性，确保每个文档的版本号和修改者都得到记录。
2.3 文档归档归档是多个阶段的过程，主要目的是确保有关的文件能够及时地被找回，确保以后的工作得以有效开展。
在归档过程中，应注意以下要求：1. 定期更新归档文件目录，并备份数据。
2. 确保文档的安全性和机密性。
3. 按照公司和项目的规章制度，保管和处理文档。
三、文档类型和管理要求3.1 项目计划项目计划是项目管理的核心文件之一，具有重要意义，是项目管理人员和利益相关者共同理解和把握项目目标、任务和目的的依据。
在编制项目计划时，应注意如下：1. 确保项目计划的实施计划是可执行，安排合理。
2. 确保项目进度与成本平衡。
3. 注意制定应急计划。
3.2 需求文档需求文档是项目执行的重要基础之一，是各方利益相关者对项目需求的共同表述。
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项目文档管理制度1
项目文档管理制度项目信息：
版本信息：
请注意：使用前请确认这是最新有效的版本。
一、目的Objective：
建立项目组的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化的管理。
二、范围Scope：
本文适用于本项目组、及与之有关的客户、代理、分包商的文档。
三、内容Content :
1. 文档编号
与项目有关的文档，均统一编号。
文档编码方式：文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级
文档属性：本字段用两位英文字母表示
表1：文档属性字段对照
发放对象：本字段用两位英文字母表示
表2：文档接收对象字段对照
文档日期：本字段6位数字，表明文档的发生时间，以便于查询和统计。
顺序编号：本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。
文档密级：本字段1位数字，表明了文档的保密级别。
0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读
1级代表秘密，项目组核心成员阅读
2级代表内部公开，项目组所有成员阅读（司机保姆等行政人员除外）
3级代表公开，所有项目组干系人均可阅读（包括合作方、分包商、代理商、采购供应商）
例：
与业主的第一份会议纪要的编码：MI-CL-0001-030521-1
2.文档的存放
项目文档分别建立电子和纸面件档案。
电子档案目录如下，通过访问密码的设置控制不同密级文档的访问权限。
表3：电子文档目录
纸面文档按文件的属性、密级分类存放，并填写《文件存放和访问控制表》（附件一）进行存放、借阅登记。
3.文档借阅
文档借阅流程如下：
（1）借阅人查阅文档编号清单（内部公开），确定所需借阅文档。
（2）向文档管理员提出借阅申请。
（3）文档管理员根据其身份确定阅读权限。
（4）判断所借阅文档是否在其阅读范围权限内，若有权限则转（6）。
（5）若所借阅文档超过其阅读权限，需经PM批准。
（6）文档管理员填写文档借阅记录表。
（7）借阅人签署文档借阅记录。
（8）根据阅读权限或临时授权，开放文档纸面复印件供其查看。
（9）借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。
4.文档审批
分为技术审批权限（初步审批）和签发审批权限（最终审批）两种。
（1）技术文档
各专业负责人对本专业的技术方案有技术处理及审批权限。
（2）财务及对外文档
是法定的权签人，所有财务文档、对外文档（与业主、分包商等的文档）必须由项目经理审批。
（3）工程文档
现场的施工经理、督导对于现场的设计、施工、进度、质量等拥有技术审批权。
5.文档流向
文档流向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要流向。
详见附表二：《文档流向表》。
四、其他
本文未尽事宜，将由项目核心组解释或补充附件。
项目文档管理制度7
营销中心
项目文档管理制度
版本信息：
版本号拟制/修改责任人拟制/修改日期修改内容及理由批准者
一、目的
建立营销中心的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化的管理，提高项目的成功率，有效控制项目成本、进度、时间。
二、范围
本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文档。
三、原则
（一）定义
文档包括接收、发放和内部文档，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。
（二）规范
1.明确内部文档的编制和命名
（1）文件名应是文件的标题。
（2）标题应能直观简明体现文件的内容。
（3）每个文档必须有一个统一的编号。
（4）在电子文档的命名后面加上编号。
（5）文件编制应使用对应的统一文档模板。
2.接收文档控制编号
所有接收文档需有统一文档控制编号，统一由文档中心管理。
文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定，建议体现接收日期的信息。
3.明确项目文档的使用制度
（1）在项目前，应建立一套文档的管理程序
明确文档的拟制、审核人员, 文档控制员。
明确所有文档的编号、收发登记操作，及受控等级。
（2）建议接收文档的管理程序
由文档控制员统一接收。
加盖或记录接收日期（时间）。
赋予文档控制编号。
记录输入文档中心数据库，保存原件。
（3）明确发送文档的管理程序
加盖或记录发送日期（时间）。
记录输入文档中心受控库，保存原件。
发送后由文档控制员统一记录归档。
（4）明确合同各方之间的文档传递等相关规定（5）文档借阅登记和保密规定
原则上严禁文档原稿进行借阅。
借阅副本应进行登记，加盖副本章。
副本销毁的规定。
限期返还原件的规定。
（6）电子文档的共享规定
4.明确文档的归档存放
（1）建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统，目录结构见附表一《项目文档归档结构》。
（2）按文档的阶段及用途属性（主题）归档分类，如售前阶段、售中阶段，再按标书、合同、方案、会议纪要等分类。
四、文档提交
（一）外埠部门提交部门的文档，经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。
（二）部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档。
（三）部门对外交流或是与项目单位汇报、沟通所提交的文档，经过沟通、汇报后整理成终稿的，由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。
（四）部门外埠工作人员与项目单位交流、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导，经部门领导审核后报文档管理人员备案、存档。
（五）备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档；建设方案、PPT、规划、设计等文档定稿后以月为单位提交；涉及变更的方案、规划等文档经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案、存档。
五、具体内容
（一）文档编号
凡项目有关的文档，均统一编号。
文档编码方式：文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级文档属性：本字段用两位英文字母表示
发放对象：本字段用两位英文字母表示
文档日期：本字段6位数字，表明文档的发生时间，以便于查询和统计。
顺序编号：本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。
文档密级：本字段1位数字，表明了文档的保密级别。
0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读
1级代表秘密，项目组核心成员阅读
2级代表内部公开，项目组所有成员阅读
3级代表公开，所有项目组干系人均可阅读
表1 文档属性字段对照
文档分类简写文档分类简写
PPT指令
潜在用户分析报告发票
用户分析报告普查报告
合作意向书手册
会议纪要备忘录
建设方案计划
解决方案答复
项目制度报表
合同招投标文件
表2 文档接收对象字段对照
发放对象简写发放对象简写
客户项目组内部
合作方部门内部
合资公司渠道
公司内部供应商
（二）文档的存放
项目文档分别建立电子和纸面件档案。
纸面文档按文件的属性、分类存放，并填写《文件存放控制表》（附件一）进行存放、借阅登记。
电子档案目录如下，通过权限设置控制不同文档人员访问权限。
表3：电子文档目录
0 级目录一级目录二级目录三级目录四级目录文件名机会阶段城市筛选
分析资料
调研表
售前阶段
PPT
城市智能静态交通管理云平台
优先泊车运营管理模式
汇报PPT
宣传片
设计方案
静态交通智能化解决方案
静态交通智能化建设方案会议纪要
招标书。