项目文档管理制度.doc

项目文档管理制度1

项目文档管理制度项目信息：

版本信息：

请注意：使用前请确认这是最新有效的版本。

一、目的Objective：

建立项目组的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化的管理。

二、范围Scope：

本文适用于本项目组、及与之有关的客户、代理、分包商的文档。

三、内容Content :

1. 文档编号

与项目有关的文档，均统一编号。

文档编码方式：文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级

文档属性：本字段用两位英文字母表示

表1：文档属性字段对照

发放对象：本字段用两位英文字母表示

表2：文档接收对象字段对照

文档日期：本字段6位数字，表明文档的发生时间，以便于查询和统计。

顺序编号：本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。

文档密级：本字段1位数字，表明了文档的保密级别。

0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读

1级代表秘密，项目组核心成员阅读

2级代表内部公开，项目组所有成员阅读（司机保姆等行政人员除外）

3级代表公开，所有项目组干系人均可阅读（包括合作方、分包商、代理商、采购供应商）

例：

与业主的第一份会议纪要的编码：MI-CL-0001-030521-1

2.文档的存放

项目文档分别建立电子和纸面件档案。

电子档案目录如下，通过访问密码的设置控制不同密级文档的访问权限。

表3：电子文档目录

纸面文档按文件的属性、密级分类存放，并填写《文件存放和访问控制表》（附件一）进行存放、借阅登记。

3.文档借阅

文档借阅流程如下：

（1）借阅人查阅文档编号清单（内部公开），确定所需借阅文档。

（2）向文档管理员提出借阅申请。

（3）文档管理员根据其身份确定阅读权限。

（4）判断所借阅文档是否在其阅读范围权限内，若有权限则转（6）。

（5）若所借阅文档超过其阅读权限，需经PM批准。

（6）文档管理员填写文档借阅记录表。

（7）借阅人签署文档借阅记录。

（8）根据阅读权限或临时授权，开放文档纸面复印件供其查看。

（9）借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。

4.文档审批

分为技术审批权限（初步审批）和签发审批权限（最终审批）两种。

（1）技术文档

各专业负责人对本专业的技术方案有技术处理及审批权限。

（2）财务及对外文档

是法定的权签人，所有财务文档、对外文档（与业主、分包商等的文档）必须由项目经理审批。

（3）工程文档

现场的施工经理、督导对于现场的设计、施工、进度、质量等拥有技术审批权。

5.文档流向

文档流向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要流向。详见附表二：《文档流向表》。

四、其他

本文未尽事宜，将由项目核心组解释或补充附件。

项目文档管理制度7

营销中心

项目文档管理制度

版本信息：

版本号拟制/修改责任人拟制/修改日期修改内容及理由批准者

一、目的

建立营销中心的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化的管理，提高项目的成功率，有效控制项目成本、进度、时间。

二、范围

本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文档。

三、原则

（一）定义

文档包括接收、发放和内部文档，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。

（二）规范

1.明确内部文档的编制和命名

（1）文件名应是文件的标题。

（2）标题应能直观简明体现文件的内容。

（3）每个文档必须有一个统一的编号。

（4）在电子文档的命名后面加上编号。

（5）文件编制应使用对应的统一文档模板。

2.接收文档控制编号

所有接收文档需有统一文档控制编号，统一由文档中心管理。文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定，建议体现接收日期的信息。

3.明确项目文档的使用制度

（1）在项目前，应建立一套文档的管理程序

明确文档的拟制、审核人员, 文档控制员。

明确所有文档的编号、收发登记操作，及受控等级。（2）建议接收文档的管理程序

由文档控制员统一接收。

加盖或记录接收日期（时间）。

赋予文档控制编号。

记录输入文档中心数据库，保存原件。

（3）明确发送文档的管理程序

加盖或记录发送日期（时间）。

记录输入文档中心受控库，保存原件。

发送后由文档控制员统一记录归档。

（4）明确合同各方之间的文档传递等相关规定（5）文档借阅登记和保密规定

原则上严禁文档原稿进行借阅。

借阅副本应进行登记，加盖副本章。

副本销毁的规定。

限期返还原件的规定。

（6）电子文档的共享规定

4.明确文档的归档存放

（1）建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统，目录结构见附表一《项目文档归档结构》。

（2）按文档的阶段及用途属性（主题）归档分类，如售前阶段、售中阶段，再按标书、合同、方案、会议纪要等分类。

四、文档提交

（一）外埠部门提交部门的文档，经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。

（二）部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档。

（三）部门对外交流或是与项目单位汇报、沟通所提交的文档，经过沟通、汇报后整理成终稿的，由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。

（四）部门外埠工作人员与项目单位交流、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导，经部门领导审核后报文档管理人员备案、存档。

（五）备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档；建设方案、PPT、规划、设计等文档定稿后以月为单位提交；涉及变更的方案、规划等文档经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案、存档。

五、具体内容

（一）文档编号