山东省法律援助业务档案管理办法(2016)

山东省法律援助业务档案管理办法（2016）

第一条为规范和加强全省法律援助业务档案管理，维护法律援助业务档案真实、完整和安全，有效保护和利用法律援助业务档案，促进全省法律援助事业发展，根据《中华人民共和国档案法》、《法律援助条例》、《山东省档案条例》、《山东省法律援助条例》，结合我省实际，制定本办法。

第二条本办法所称法律援助业务档案，是指法律援助承办人员在办理法律援助案件或者事项过程中直接形成的，具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录，是法律援助管理工作的基础和查考依据。

第三条本办法所称的法律援助承办人员（以下简称“承办人员”），是指受法律援助机构指派或安排，办理各类法律援助案件或者事项的律师、法律援助机构工作人员、基层法律服务工作者、公证员、司法鉴定人、法律援助志愿者和其他社会组织人员。

第四条本办法适用于山东省各级法律援助机构对法律援助业务档案的管理工作。

第五条山东省司法厅对全省法律援助业务档案工作进行指导、监督和考核，法律援助机构对辖区内法律援助业务档案进行集中统一管理，同时接受同级档案行政管理部门及上级法律援助机构的监督和指导。

第六条各级司法行政部门应高度重视法律援助业务档案管理工作，将其纳入本单位工作计划和年度考核，在人员、经费、用房和信息化建设等方面给予保证。

第二章机构、人员及职责

第七条法律援助机构应设立档案室，并明确分管领导，配备适应工作需要的专、兼职档案管理人员。

第八条档案室负责集中统一管理本单位的法律援助业务档案，制定归档、档案保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理及离岗交接清点等制度，并加强监督、检查，保证法律援助业务档案收集齐全、整理规范、安全保管、有效利用。

第九条档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，定期参加档案业务知识和专业技能培训，不断提高业务素质和管理水平。

第十条法律援助机构应保持档案管理人员相对稳定，档案管理人员在调动工作或岗位变动时应做好交接工作。档案管理人员应严格遵守国家档案法律法规，对违反有关规定的，依法追究有关人员的责任。

第三章归档和整理

第十一条法律援助业务档案分刑事、民事、行政、公证、司法鉴定、强制医疗、咨询、代写法律文书和其他符合规定的法律援助事项等9个属类。具体按照《山东省法律援助业务

档案分类与编号规则》（附件1）执行。

第十二条法律援助业务档案归档范围和保管期限按照《山东省法律援助业务档案归档范围和保管期限》（附件2）执行。

第十三条法律援助业务档案由承办人员整理，由指派案件的法律援助机构档案管理部门检查，确认合格后进行归档。

第十四条法律援助业务档案以卷为单位进行整理，具体按照《山东省法律援助业务档案整理方法》（附件3）执行。

第十五条法律援助案件应在结案后30个工作日内整理归档，按照有关规定移交法律援助机构保管。移交时编制移交清册，经清点后签字确认。

诉讼案件以收到判决书（裁定书、调解书）之日为结案日；执行法律援助案件以收到执行终结通知书之日为结案日；非诉讼案件以收到调解书之日为结案日；公证、司法鉴定案件以收到公证书、司法鉴定意见书之日为结案日；咨询以给出咨询意见之日为结案日；代写法律文书以代写法律文书完成之日为结案日。

受援人因具有《法律援助条例》第二十三条规定的情形之一而被法律援助机构终止法律援助的，或因受援人的过错、受援人要求终止法律援助以及无需继续为其提供法律援助的，以承办法律援助事项的人员接到终止法律援助通知书之日为结案日。

符合法律援助条件、法律援助机构已经受理但无法进入法律程序的各类案件，以承办单位出具书面说明的日期为结案日。

第十六条法律援助业务档案由承办人员所在机构定期将档案实体、档案目录、电子档案数据一并移交做出指派案件的法律援助机构。移交时编制移交清册，经清点后签字确认。

第十七条法律援助机构应当编制案卷目录等检索工具。立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料应归入全宗卷。

第四章保管和利用

第十八条司法行政机关应当建设专门的法律援助业务档案用房，实现库房、办公、阅览三室分开。档案库房应配备必要的档案装具和安全保护设备，达到防火、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁等要求，库房内温湿度符合国家有关规定。

第十九条法律援助机构应当建立人员、档案出入库登记制度，定期检查库房安全，并形成检查记录，发现问题或隐患及时报告和解决。对室藏档案每年清点核对一次，做到账物相符。对破损和载体质变档案及时修补和复制，以确保档案完整和安全。

第二十条法律援助机构应当建立档案利用制度，完善档案查阅程序，按照有关规定提供档案信息查询服务。档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，按照有关程序办理手续

后，可外借档案复印件。

第二十一条档案利用人员须对档案信息保密，未经许可，严禁向外透露查阅内容。

第五章鉴定、销毁和移交

第二十二条法律援助机构应成立由分管领导、业务部门负责人和档案管理人员组成的档案鉴定小组，负责本单位档案鉴定工作。

第二十三条鉴定小组对保管期满的法律援助业务档案应逐件进行鉴定，并提出继续保存或销毁的意见。对经过鉴定确认无需继续保存的，逐件编造销毁清册，到指定地点销毁。未经鉴定，任何人不得擅自销毁。

第二十四条销毁时，由两人以上负责监销。销毁工作完成后，由监销人员和销毁人员签名或盖章。销毁清册应当归档，永久保存。

第二十五条法律援助机构定期向同级国家综合档案馆移交档案、目录和电子数据。

第六章附则

第二十六条本办法由山东省司法厅、山东省档案局负责解释。

第二十七条本办法自2016年4月1日起执行。2005年10月31日印发的鲁司（2005）107号《山东省法律援助案件档案立卷归档办法（试行）》同时废止。

附件：1.山东省法律援助业务档案分类与编号规则

2.山东省法律援助业务档案归档范围和保管期限

3.山东省法律援助业务档案整理方法

附件1

山东省法律援助业务档案分类与编号规则

根据法律援助业务档案内容和载体形态特点，遵循便于科学管理和利用的原则，法律援助业务档案按照属（小）类-年度进行分类，用阿拉伯数字按顺序进行编号。

一、属（小）类及类目号

01 刑事

0101通知类刑事辩护