文件和档案管理办法
安全生产文件及档案管理制度（5篇）
安全生产文件及档案管理制度是指企业对于安全生产相关文件和档案的管理规定和流程。
下面是一个可能的安全生产文件及档案管理制度的内容：一、文件管理1.1 文件的分类和命名：- 根据安全生产管理的需要，对文件进行分类，并制定统一的命名规则。
1.2 文件的起草和审核：- 文件的起草、审核和批准应按照相关流程进行，确保文件的准确性和合法性。
1.3 文件的发布和通知：- 已经批准的文件应及时发布和通知到相关人员，确保文件的有效性和执行力。
1.4 文件的修订和废止：- 文件的修订和废止应按照相关流程进行，确保文件的更新和合理性。
1.5 文件的备份和存档：- 文件应备份存档，确保文件的安全和完整性。
二、档案管理2.1 档案的分类和归档：- 根据安全生产活动的特点，对档案进行分类和归档，确保档案的整理和检索的方便。
2.2 档案的保存期限和鉴定：- 档案的保存期限和鉴定应按照国家的法律法规和相关标准进行，确保档案的合规性和可信度。
2.3 档案的检索和调阅：- 档案的检索和调阅应按照相关规定进行，确保档案的及时性和准确性。
2.4 档案的保管和处置：- 档案的保管和处置应按照相关规定进行，确保档案的安全和可靠性。
2.5 档案的利用和共享：- 档案的利用和共享应按照相关规定进行，确保档案的有效利用和有限共享。
以上仅为一个示例，具体的安全生产文件及档案管理制度应根据企业的实际情况和需求来制定。
安全生产文件及档案管理制度（二）一、文件管理制度1. 目的确保安全生产相关文件的编制、传输、储存、使用和销毁等过程的规范性和有效性，保障安全生产工作的顺利进行。
2. 适用范围适用于所有安全生产文件的管理。
3. 文件编制(1) 文件应明确名称、编号、日期、主题、保密级别等基本信息。
(2) 文件应由专人负责编制，并由有关部门审核和批准。
(3) 文件内容应真实、准确、完整，表述清晰、简明、易理解。
4. 文件传输(1) 文件传输方式包括纸质传递、电子传递等，传递过程要确保文件的安全性和完整性。
文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
文件档案管理办法
文件档案管理办法1. 背景随着信息技术的发展和应用，文件档案管理变得越来越重要。
为了确保文件档案的有效管理和保护，制定本办法。
2. 目的本办法的目的是规范和提升文件档案管理水平，保证文件档案的安全性、可靠性和便捷性，为组织和个人提供良好的档案管理服务。
3. 适用范围本办法适用于所有需要管理和保护文件档案的组织和个人。
4. 文件档案管理原则4.1 信息保密原则：严格遵守国家有关保密的法律法规，确保文件档案的机密性和安全性。
4.2 统一管理原则：建立统一的文件档案管理体系，统一管理和运用文件档案。
4.3 完整性原则：确保文件档案的完整性，不得擅自篡改、删减或销毁文件档案。
4.4 实时性原则：及时制作、处理和归档文件档案，保证档案的实时性和准确性。
4.5 便捷性原则：建立方便快捷的档案查阅和传递机制，提高工作效率。
5. 文件档案管理措施5.1 文件档案管理组织机构：设立专门的档案管理部门，负责文件档案管理工作。
5.2 文件档案管理责任：明确各级管理人员的文件档案管理责任，建立相应的考核机制。
5.3 文件档案存储与归档：制定统一的存储和归档规范，保证文件档案的安全存储和便捷归档。
5.4 文件档案查询与借阅：建立方便快捷的档案查询和借阅机制，确保信息的及时获取和传递。
5.5 文件档案备份与恢复：定期进行文件档案的备份，确保档案信息的安全和可恢复性。
6. 文件档案管理监督建立有效的文件档案管理监督机制，定期进行文件档案管理的检查和评估，及时纠正存在的问题和不足。
7. 附则本办法自公布之日起执行，如有其他规定与本办法冲突的，以本办法为准。
结论本文件档案管理办法旨在提高文件档案的管理水平，保证文件档案的安全和可靠，为组织和个人提供更好的档案管理服务，希望能够得到各方的支持和配合。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度一、总则为规范和加强文件和档案管理工作，提高文件和档案管理的质量和效率，根据国家有关法律、法规、规章和有关文件和档案管理的规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有工作人员，对于本单位的全部工作文件和档案管理。
三、文件管理（一）文件的定义文件是指任何载有文字、符号、数字或者记载了信息内容的载体，包括纸质文件、电子文件、磁介质文件、光盘文件、图纸、档案等。
（二）文件的制定1. 文件的制定应当符合法律、法规、规章和政策的规定，内容明确、具有法律效力，公正、真实、准确、完整。
2. 纸质文件的制定应当采用A4规格纸张，书写清晰、整洁，使用黑色或蓝色墨水书写。
3. 电子文件的制定应当采用规范的电子文档格式，实行电子签名、数字认证等技术手段，确保文件的完整性和真实性。
（三）文件的编号1. 所有文件应当按照一定的规则和程序进行编号，编号应当有规律，便于管理和查找。
2. 文件编号应当包括发文单位代码、年份、序号等信息。
（四）文件的签发、印发和分发1. 文件应当按照规定的程序和权限进行签发、印发和分发，签收人应当在文件上签字确认。
2. 发文应当充分考虑接收单位的接受能力和接收条件，适当安排发文时间和方式。
（五）文件的备份和归档1. 文件备份应当定期进行，采用多重备份手段，确保文件数据的完整性和安全性。
2. 文件归档应当按照规定的程序进行，分类清晰、编目规范，便于查找和利用。
四、档案管理（一）档案的定义档案是指本单位工作中形成的、具有一定价值的公文、电子文件、图纸、资料等载体以及建设工程和科研成果等有关文件的生产和管理活动中产生的载体。
（二）档案的分类1. 按照档案的载体分类，档案可分为纸质档案、电子档案等。
2. 按照档案的内容分类，档案可分为行政管理档案、科研项目档案等。
（三）档案的编目和管理1. 档案应当按照规定的程序进行编目管理，编目规范、分类清晰、检索方便。
2. 档案管理应当做到密封、盖章、签名，确保档案的安全性和完整性。
安全生产文件及档案管理制度范文
安全生产文件及档案管理制度范文一、总则本制度旨在规范和加强安全生产文件及档案的管理，确保安全生产工作的科学、规范和持续发展。
制度适用于我单位所有从业人员。
二、文件的分类与管理1. 重要文件的分类重要文件分为三类：一类是活动性文件，包括日常安全检查记录、事故处理报告等；二类是文件流转类，包括各级文件的传阅、批转等；三类是决策性文件，包括安全制度、操作规程等。
2. 文件的编写要求文件的编写应准确、明确、简练。
要注重使用标准化的文字和专业术语，不得使用含糊不清或易产生歧义的词汇。
文件应包括文件标题、文件起草单位、文件主办单位、文件批准单位、文件类型、文件编号、文件主题、文件主要内容等。
3. 文件管理（1）文件管理要求文件管理应符合以下要求：保证文档的真实性、完整性、合法性；保密性要求高的文件必须制定相应的保密措施；重要文件必须备份，并妥善保存；文件归档前要经过审查批准程序；文件的借阅、查阅必须有合理的理由，并做相应的记录。
（2）文件的分发与传阅文件分发与传阅应遵守以下原则：文件必须明确传阅范围和传阅顺序；传阅时应写明传阅日期，并注明传到人和传给人的姓名、单位名称、电话号码等联系方式；传阅结束后要及时返还原件或移交指定人员。
（3）文件的归档管理文件的归档应符合以下要求：按照文件的主题、种类进行分类归档；归档文件应以文件编号为依据，相同编号的文件必须形成档案；档案必须经过初审、定级、审批、填写档案目录等程序；档案室应保持整洁，定期清理无用文件。
三、档案的管理流程1. 档案的台账管理档案管理台账要做到以下几方面：每一卷档案都要有相应的台账进行管理；档案台账应注明档案的题名、编号、开卷日期、责任者等信息；档案的台账必须定期检查，发现问题要及时解决。
2. 档案的编制与整理档案的编制与整理应遵循以下原则：文件用途明确，保证档案的完整性；档案的编号要符合规范，便于查阅和管理；档案归档时必须按照一定的顺序进行整理，确保档案的连续性；档案必须使用标准化的包装材料，防止档案的损毁和丢失。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度第一章总则第一条为加强公司文件和档案的管理，根据《企业文件和档案管理规定》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各分支机构的文件和档案管理工作。
第三条公司文件和档案管理工作遵循统一领导、分级负责、分类管理、高效利用的原则。
第四条公司设立文件和档案管理领导小组，负责对公司文件和档案管理的组织领导。
文件和档案管理领导小组由公司总经理、各部门负责人及分支机构负责人组成。
第五条公司设立文件和档案管理部门，负责公司文件和档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第二章文件和档案的收集与整理第六条公司各部门、各分支机构应按照文件和档案管理要求，明确文件和档案的收集范围、归档时间、归档要求等。
第七条文件和档案收集应遵循真实性、完整性、准确性、及时性的原则。
第八条文件和档案整理应按照国家档案局制定的《企业档案分类与代码》及相关标准进行。
第九条各部门、各分支机构应定期对文件和档案进行审查、筛选、整理，确保文件和档案的质量。
第三章文件和档案的归档与保管第十条文件和档案归档应按照归档范围、归档时间、归档要求等进行。
第十一条归档的文件和档案应进行登记，填写《文件和档案归档登记表》。
第十二条公司应设立专门的文件和档案保管场所，确保文件和档案的安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘等。
第十三条文件和档案的保管应实行分级负责制，明确保管责任人。
第十四条文件和档案保管期间，如有借阅、复制、销毁等需求，应按照相关规定办理手续。
第四章文件和档案的利用与销毁第十五条文件和档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则。
第十六条文件和档案利用应进行登记，填写《文件和档案利用登记表》。
第十七条文件和档案的复制、借阅、查阅等应按照相关规定办理手续。
第十八条文件和档案的销毁应遵循保密、安全、环保的原则。
第十九条文件和档案销毁前应进行审查，确保销毁的文件和档案不再具有保存价值。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度在现代社会中起着重要的作用。
它不仅是组织内部信息传递、决策和核查的重要依据，还是保护个人隐私、知识保护和信息安全的重要手段。
在本文中，我们将从不同的角度对文件和档案管理制度进行详细分析。
一、文件和档案管理制度的定义和目标文件和档案管理制度是为了有效管理和利用组织内外涉及到的各类文件和档案所制定的一系列规章和制度。
其主要目标是确保组织的工作效率、信息安全和知识保护。
文件和档案管理制度所管理的文件和档案包括了各类文件、合同、报告、备忘录、收据等，以及电子档案和数字化文件。
这些文件和档案记录了组织内外的各类事务、交流和决策，对于组织的正常运转和未来发展起着重要作用。
二、文件和档案管理制度的重要性和优势1. 效率提升：文件和档案管理制度能够帮助组织实现信息的快速传递和共享，提高工作效率。
通过建立统一的文件管理流程和规范，可以减少查找和整理文件的时间，使得信息的获取更加便捷和高效。
2. 知识保护：文件和档案管理制度能够帮助组织保护重要的知识和商业机密。
通过建立不同层级的文件权限管理系统，可以确保敏感信息只能被授权人员访问，防止信息泄露。
3. 信息安全：文件和档案管理制度能够帮助组织保证信息的安全性。
通过建立备份和恢复机制、数据加密和访问控制等措施，可以防止文件的损坏、丢失和非法访问，确保信息的完整性和机密性。
三、文件和档案管理制度的关键要素1. 文件分类和标识：文件和档案管理制度需要对各类文件进行分类和标识，以便于快速查找和辨识。
不同类型的文档应该有不同的标识符号，以便于统一管理。
2. 文件归档和整理：文件和档案管理制度需要建立一套完善的归档和整理规程，确保文件的有序存储和归档。
通过建立合理的文件目录和索引系统，可以方便文件的检索和利用。
3. 文件审批和授权：文件和档案管理制度需要明确规定文件的审批和授权程序。
不同级别的文件需要经过不同层次的审批和授权，以确保信息的可控性和权威性。
文档管理制度
文档管理制度公司文档资料管理制度为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法：一．格式的规范：公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。
公司将设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。
二．档案区分：重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到行政人事部。
由行政人事部将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。
三．文档分类管理：公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。
根据公司经营范围，文档可分为几类如下：1.行政类（文档编号XZ ）1)公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；2)机要文件：董事会会议纪要、决议等材料、审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件；3)公司的宣传材料、简介、刊物等；4)公司人事档案，各项人事记录。
5)行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。
2.技术类（文档编号JS ）1)技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档＆记录；2)技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考＆学习资料；3.商务类（文档编号SW）1)非经营协议：公司之间合作、协作协议；2)经营合同：1用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；2商务经营活动合同，正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录；3)客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。
4)媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。
4.项目文档：从接单到完成全过程的项目正式文件＆沟通备忘全部独立存档。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度为了保证组织机构内部的各项工作有序、高效的进行，为了实现信息的及时、准确的响应和服务，制订文档管理制度对于提高工作效率、保护组织机构的各类资料具有重要的作用。
一、总则1、本制度所称文件和档案是指作为组织机构日常工作内容和管理活动记录的各类文件和资料，包括：（1）办公自动化系统生成的电子文件及邮件；（2）纸质文件、卷宗、册页、图表、图片、录音资料、电影电视资料等；（3）各类会议、协商、商谈、签约、交流、答记、备忘、纪念、誓约等活动的纪录材料；（4）文件产生的原文、复文、电传、传真、报告、述报、期报、通报等。
名称、类型、格式、介质、鉴定以及管理规定详见本制度之后各章节。
2、文件和档案管理工作应严格遵守国家、省、市有关法规、规章和制度，依照本制度的规定进行，保证文件和档案的完整性、真实性、保密性、安全性。
二、文件管理1、文件的生产、流转和利用应符合以下原则：（1）依照现代办公自动化系统的工作流程管理原理，对文件分级、领导批示，实行分级处理、分级保密、分级管理、分级查阅，不得随意泄露、变更和篡改。
（2）应按照文件的保密程度、备份日期、传输途径等多方面设计备份措施，能够有效避免突发问题对文件的损坏和丢失。
（3）对于存在较长时间的文件并且不再使用的文件要及时作废、销毁或归档，避免在没有必要情况下占据工作空间并带来可能的错误消息。
（4）对特定性质的文件（如国家秘密文件、公共财产文件等）应该具有相应的密级、保密级别和保护措施，有公文处理系统进行处理。
2、文档管理应重视质量和概览性，对文件进行制作和合理利用，应符合以下原则：（1）文件设计规范合理，信息传递完整、准确、清晰，与组织机构的工作密切契合。
（2）在撰写之前要考虑好目的、对象、形式等问题，并进行审查。
（3）对于电子文件，应该尽量减少文件大小并保证文件的可读性。
三、档案管理1、档案分为公开档案、限制档案和机密档案。
（1）公开档案：指机构中产生的文件及资料，无需保密措施。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度是指一套完整的规章和规定，用于管理和保护组织机构、企业、政府部门等单位的文件和档案。
这个制度是非常重要的，因为它关乎到重要的信息的保密性，以及组织机构的管理效率。
一个好的文件和档案管理制度应该包括以下几个方面：一、文件分类管理文件分类管理是指对各类文件进行整理、归档和分类，并确定存档期限和呈报程序，以确保文件的及时、准确和安全的管理。
在文件分类管理过程中，需要区分机密、秘密、内部和普通文件，并对它们进行归档和分类。
同时，还要建立文件管理制度和文件编号制度，以便于文件的查询和管理。
二、档案著录管理档案著录管理是指对档案进行编目和著录，并建立档案目录。
编目要求准确、清晰、完整，目录要与著录相统一，以方便管理。
在档案著录管理过程中，需要注意建立档案登记表，对档案进行分类、归档和目录编制，以便于管理和利用。
三、档案流转管理档案流转管理是指对档案的借阅、归还和交流等流转过程进行严格的管理和控制。
在这一方面，需要建立档案借阅表和借出卡，对借阅人员的资格进行审查和确认，对每次移交进行记录和监督，以保证档案的安全和完整。
四、档案保护和安全管理档案保护和安全管理是指在档案的保密性、安全性和完整性方面，制定相关规定和措施，加强对档案的保护。
在这一方面，需要注意建立档案保管室，对档案进行密封、存放、防水、防潮、防火、防盗、防腐等处理，以保证档案的长期保存。
五、档案利用和服务档案利用和服务是指对档案的使用和查询方面进行管理和组织，以便于使用者进行查询和利用。
在这一方面，需要建立档案利用制度和服务机构，指定专门负责人员，对查询者的身份进行审核和确认，以保证档案的利用规范和安全。
文件和档案管理制度的建立不仅可以有效地保护和管理组织机构的重要信息，还可以提高管理效率，降低管理成本，提高管理的透明度和公正性。
因此，在组织机构中，建立一套完整的文件和档案管理制度，是非常必要和重要的。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度在充满活力，日益开放的今天，人们运用到制度的场合不断增多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。
你所接触过的制度都是什么样子的呢？以下是小编整理的文件和档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。
文件和档案管理制度11目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围本程序包含了文件的'编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。
规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。
适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责3.1各过程管理部门职责：3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责：3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容4.1确定文件种类4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件a.方针、目标和指标；b.实现方针、目标和指标的策划；c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
文件、档案管理制度
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
文件管理与档案归档制度
文件管理与档案归档制度1. 前言为了有效管理企业的文件和档案，保障企业信息的安全、完整和有序，提高工作效率和决策水平，订立本《文件管理与档案归档制度》。
2. 文件管理要求2.1 文件分类与命名•全部文件必需依照文件类型进行分类，并在文件夹中明确标注。
•文件命名应简洁明确，包含文档主题、日期和版本号，并使用英文或数字进行命名。
•在文件名中避开使用特殊字符、空格以及中文乱码。
2.2 文件存储与备份•全部文件必需存储在企业共享文件夹中，确保文件的统一管理和共享。
•文件夹中的文件必需依照文件类型和日期进行分类，并严格掌控文件夹的层级。
•文件在存储后需要进行定期备份，并妥当保管备份数据，确保在文件丢失或损坏时可以进行恢复。
2.3 文件权限管理•对于敏感和机密文件，必需进行权限掌控，只授权给需要知晓的人员。
•普通员工只能查看和编辑与其工作相关的文件，没有修改文件权限的权利。
3. 档案归档要求3.1 档案分类与标识•档案依照文件类型和内容进行分类，并在档案盒上标注清楚的档案名称和编号。
•每个档案盒必需粘贴条码标签，并建立相应的档案编号索引表格。
3.2 档案存放和管理•档案必需存放在指定的档案库房中，保证存放环境的安全、干燥和通风。
•档案必需依照编号和时间次序进行摆放，避开混乱和遗漏。
•档案管理人员必需定期检查存放档案的完整性和数量，并填写档案管理记录。
3.3 档案借阅与归还•档案借阅需填写借阅申请表，并由主管审批后方可借阅。
•档案借阅期限一般不超出30天，逾期需重新申请延期。
•归还的档案必需重新检查完整性和数量，并及时更新档案管理记录。
3.4 档案销毁与保护•档案需要进行合理的存档时间，超出规定时间后，必需进行销毁。
•档案销毁必需由专人负责，依照销毁程序进行操作，并填写销毁记录。
•对于需要长期保管的档案，必需进行档案保护，包含适当的存档环境和防火、防水措施。
4. 管理措施4.1 监督与培训•管理部门负责对文件管理和档案归档制度进行监督执行，并定期进行巡查和检查。
文件和档案资料管理制度
文件和档案资料管理制度一、文件管理1、各种文件在下发之前要经总经理批阅，文件下发时要快速、准时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。
2、文件下发后要准时进行整理存档；对于回收的资料也要准时整理存档。
3、有限定发放范围的文件，要留意做好相关的保密工作。
二、档案资料管理1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。
2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格根据文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。
3、全部档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发觉丢失的要准时追查处理，并且准时实行补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必需做到物单相符。
4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随便扩大阅读范围，否则将进行严厉处理。
5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必需经总经理批示。
6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并实行必要的安全措施。
7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便准时清理。
8、在部门主管支配、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且准时在文档名目上做出更改，确保现有文档资料与名目清单全都。
9、档案柜中的资料应保持洁净、干净、明白。
10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有具体的名目，对有价值的文档要准时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不准时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的惩罚。
11、文档资料负责人对全部保存文档要按挨次分类存放，同时做出相对应的文档名目清单，假如有新资料入档，必需在文档名目中准时添加。
12、若文档负责人离职时，须按文档名目清单做好工作交接，根据文档名目清单与现存文档核对，假如消失物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应惩罚。
13、新接管档案管理的负责人要尽快熟识负责保存的文档，连续做好文档的保存、保密工作，并准时对文档进行更新、备案。
文件和档案的管理制度
文件和档案的管理制度
一、定义
文件管理制度是企业档案管理活动中一系列规定和程序的总体架构。
其主要内容，为了防止文件的损坏、损失或者被篡改，包括规定文件种类、记录文件、保存文件、销毁文件等活动。
二、原则
1、企业文件和档案管理应符合法律法规要求。
2、企业文件和档案的管理，应当依照常规流程来进行，不可擅自绕行。
3、企业文件和档案的使用，应当遵守归口管理的要求，不得徇私枉法。
4、企业文件和档案的保管，应当明确保密的责任，不得擅自泄露。
5、企业文件和档案的销毁，应当根据相关文件的用途和有效期限，
及时进行销毁，并留有明确的记录。
三、制度
1、企业文件和档案的管理，应当建立严格的管理制度和程序，对文
件种类、记录文件、保存文件、发放文件等活动都需要仔细讨论，确定每
个程序所需的审核和认证步骤，以及在这些步骤中所负责的人员，确保文
件及时、准确的管理。
2、设立文件管理中心，由专人负责管理和存储所有文件和档案，定
时进行条码扫描、台账建设和文件登记，并负责每次文件发放的监督工作。
3、所有文件及档案的登记、发放、使用和保管。
办公室档案管理办法(精选8篇)
办公室档案管理办法（精选8篇）办公室档案管理方法篇1为加强校讨论生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际状况，特制定本制度。
一、立卷、归档第一条各部门平常要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必需仔细做好。
其次条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。
办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
第三条文件立卷归档范围。
凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。
第四条立卷的原则。
遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。
第五条立卷方法。
依据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。
将文件按其形成或针对的年度分开。
2、分级别。
将文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分问题。
将文件按其内容所反映的问题分开。
4、分期限。
依据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。
5、保管期限分为永久、长期、短期三种。
(1)永久保存。
凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。
(2)长期保存。
凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。
长期保存为20xx年至50年。
(3)短期保存。
凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。
短期保存为20xx年以下。
第六条文件的组合。
组合的基本作法如下：1、法规性文件，如制度、方法、条例、规定等一般按单一问题组合。
同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作方案、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。
5、特别性文件材料，可依据详细状况进行组合。
公司文件材料归档管理办法
公司文件材料归档管理办法第一节文件材料归档管理办法第一条公司档案属于公司所有，公司及其员工都有保护本公司档案的责任和义务。
各部门负责人对本部门档案、资料负全责，并指定专人负责本部门档案、资料的收集、整理。
第二条人事行政类档案、资料由人事行政部负责归档、保管。
其他各部门档案、资料由各部门负责归档、保管；第三条人事行政部负责保管的档案资料主要有《员工档案》（包括公司内部员工、外包、派遣员工等）、《工伤档案》、《劳动争议档案》、《退休人员档案》、《公司各类资料档案》、《公司签署的各类合作协议或合同》等；第四条财务部负责保管的档案资料主要有《公司各类资料》、《各类财务报表》、《租房合同》等；第五条公司签署的各类合作协议或合同，责任部门签订完毕后应立即交至人事行政部进行存档；第六条项目部必须在外包或派遣员工入职当天签订劳动合同，签订完毕后，15日内必须交至人事行政部；第七条公司员工外出参加公务活动形成的文件材料，获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等及其登记表（册），应在其活动结束后及时交至人事行政部进行统一管理；第八条档案使用管理规定如下：1、查阅：在人事行政部办公室现场查阅，不得带离。
2、如因工作需要外带，需办理外借手续，用毕即归还。
操作流程：登录钉钉APP→工作台→OA审批→档案借用第二节违规处罚第九条签订劳动合同责任人未在新员工入职15天内签订劳动合同的，视情节严重处以500元-2000元、辞退处罚；出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十条合同签订完毕15天内，未将劳动合同等入职资料移交给人事行政部，视情节严重处以200元-2000元、辞退处罚；出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十一条人事行政部负责员工档案整理与保管，如有损毁、丢失，视情节严重处以50元-100元，严重的辞退处罚。
出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十二条未及时归还造成档案遗失的，处罚责任人500元/次，造成公司损失的，由责任人承担全部损失。
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XXX有限公司
文件编号：XX-QD-
BG-04
文件和档案管理办法
编制：
审核：
批准：
版本号：A 修订号：0 受控特性：发放编号：BG
发布日期：生效日期：
文件修订履历表
1.目的
为规范公司文件和档案的管理，对运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
2.范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。
规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。
适用于公司各部门的综合管理运行中形成的所有记录的控制。
3.职责
各过程管理部门职责：
负责确定所管理的过程的文件需求。
负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
负责文件更改内容等。
各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
各部门负责本部门记录的建立与管理。
4.程序内容
确定文件种类
为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理文件分为外来文件、综合管理文件。
外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
综合管理文件
a.方针、目标和指标；
b.实现方针、目标和指标的策划；
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据；
b.特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料；
c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专
篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；
g.设施的设计、运行技术资料；
h.供应商和承包商档案；
i.作业许可证等；
j.其他资料。
提出文件的编制和修改需求
公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请；
过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
指定编写人
如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写；
管理手册由办公室负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制。
进行编写
按照文件编写的格式要求进行文件编写。
文件格式基本内容：
a.目的：明确编制本文件要达到的目的；
b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围；
c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇；
d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门；
e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限；
f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件；
g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录；
i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图。
文件的编号按如下要求：
□□—□□—□□□□ /□□
记录编号
文件顺序号
文件层别号
文件类别（QP）
公司代号DH
其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 ………等；
文件类别为：管理体系用QM标识，程序文件用QP标识，部门自有的管理制度用部门拼音首字母组合标识，如办公室用BG标识。
文件编号要求源自于《文件编写编码管理办法》。
例子：
文件编号：DH-QP-BG-02《人力资源管理管理程序》
表格编号：编号DH-QP-BG-02-01（适用人力资源管理管理的清单），其中01表示对应程序的第一张记录。
所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。
评审和审批
文件评审。
文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交
相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。
文件审批权限。
a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准；
b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门负责人审批；
c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由工艺部部负责人审批；
d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。
办公室发布综合管理文件, 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。
该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。
各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交办公室，办公室保存文件原件。
各部门需建立《受控文件清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。
使用控制
办公室组织负责收集更新管理有关文件，保证运行文件始终保持最新有效状态；每年备份一次电子版文件。
管理相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
文件更新
文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件发行修订废止申请表》，到办公室登记备案后。
同时更新《受控文件清单》或《外来文件清单》，办公室保存批准的文件原件。
同时各部门下发的综合管理受控书面文件应立即回收并更新，做好收（发）文记录，防止作废文件非预期使用。
当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。
如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。
记录管理
建立记录清单
办公室制订记录台帐，使用统一表格。
内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。
记录的使用
按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。
收集
定期对记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。
记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。
记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。
保存期限依据记录台帐中保存的期限规定。
处置
记录保存人按照记录台帐中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。
5．相关文件
文件编写编码管理办法
6．相关记录
文件发行修订废止申请表
受控文件清单
质量记录一览表
外来文件清单。