电子文档文件夹目录管理规范

电子文档文件夹目录管理规范

总工办

为快速查询资料，GIS快速调用地图和超级链接，便于技术资料更新和汇交，工作交接，保持项目组资料与集团公司领导和档案室资料及时同步，公司制定统一的电子文档文件夹目录管理规范，任何个人不得私自改动和命名，不得私建和自创。

一、电子文档管理混乱引起的恶果

1、不同的人私自没有规律的乱建文件夹和文件命名，连自己都不知道文件存放在哪里，检索耗时，文件重复占用资源。

2、GIS中心调用资料困难，改动文件夹名或随意存放文件难造成GIS中心无法调用文件，只有一个一个寻址调用，浪费时间，效率低。

3、工作交接困难，不同人随意无规律存放资料，造成项目经理之间调职工作交接费事，花费好长时间才能熟悉工作，重新整理资料费时过大，效率低下。

4、资料汇交麻烦，项目组与总部使用不同的文件管理结构，造成归档困难、费时。

5、资料更新费时，不能很快的与上级资料保持及时同步，影响沟通与指导工作。

6、影响设计、报告编写与综合研究

二、“电子文档文件夹目录管理规范”的优点

1、使用有规律的文件存放模式，方便GIS中心调用。一上班，鼠标点击一下，轻松加载不同地区不同比例尺的遥感、地质、化探、物探图层，节省时间，省去许多麻烦。

2、使用有规律的文件存放模式，自己熟悉文件存放路径，快速准确的存取与检索。

3、项目组与分公司资料室、总部实行统一的文件管理模式，及时归档。

4、项目组与分公司资料室、总部实行统一的文件管理模式，及时同步，利用server，轻点鼠标，几秒钟内实行同步，省去了网络传输资料费时或文件大无法传递的麻烦。

5、不同的人使用统一的文件管理模式，方便工作交接，新上任项目经理能很快熟悉资料，快速开展工作。

6、使用有规律的文件管理模式，有利于每日成果更新。

7、使用有规律的文件管理模式，有利于文件格式的转换，快速找到文件存放地址。

8、使用有规律的文件管理模式，有利于综合研究、设计与报告编写。

三、“电子文档文件夹目录管理规范”的特点

1、考虑了公司的长期发展与每个项目组每个技术人员的未来发展及工作变化，考虑了将来在国外的发展。保证“电子文档文件夹目录管理规范”几十年不变，在使用上保持时间上的长期性和地域上的广阔性。

2、考虑了不同国家的勘查规范，不同国家的规范和文件可以对号入座的存放资料。

3、考虑了不同公司的内部规范，不同公司的规范和文件可以对号入座的存放资料。技术人员在不同的公司都可以使用。

4、考虑了不同GIS软件和数字化软件，适用面广，图件按格式存放，检索、存取方便，适合使用不同软件的人。

5、按专业分类，如地质、测量、物探、化探、测量、测试等资料存放规律性强，探槽编录、钻孔编录、坑道编录资料存放有序，区域地质图、矿区地质图、坑道平面图、纵投影图、剖面图、柱状图等对号入座。。

6、每个国家和每个项目在一、二级文件夹都有自己的GIS中心，上班轻点鼠标，所有资料几秒钟呈现在屏幕上，每天大部分工作是在GIS平台上工作。

7、把原则性和灵活性相结合，大部分1-4级文件夹固定不变，一些3级以下文件夹和大部分4-5级以下文件夹可以根据类型、年度等由使用者自己命名。

8、考虑工作面广，不同专业，不同领域，不同格式的文件都能找到自己的存放位置。

9、增加了“项目研发”文件夹目录，更好的管理项目研发过程的资料管理和技术管理。

10、增加了“矿权维护”文件夹目录，更好的管理矿权维护过程的资料管理和技术管理。

11、增加了“技术管理”文件夹目录，方便对国家规范、公司规范的学习，增加了学习与培训内容。

四、“电子文档文件夹目录管理规范”的使用

1、由总部总工办讲解“电子文档文件夹目录管理规范”的使用方法。

2、总部领导及档案室、分公司领导及档案室、项目经理、技术人员使用统一的“电子文档文件夹目录管理规范”，任何人不得私建自创文件存放方法和路径，不得私自改动文件夹名称。

3、资料存放在E盘，任何人不得私自存放在其它盘，以免归档、GIS中心调用、server 同步时系统崩溃。

4、除规定的文件夹目录外，更次一级的文件夹目录由各项目组、技术人员根据具体工作

情况自建，但要简明扼要。

5、归档和资料更新时，只需把最近更新的文件和文件夹内容传给上级领导或档案室，无需把所有资料上传或归档。

6、“电子文档文件夹目录管理规范”中的文件夹可以根据具体情况减少，如有的人长期用MapGis，暂时不会用ArcGis和MapInfo，可以取掉GIS中心、ArcGis和MapInfo文件夹，也可以让这些文件夹为空。

7、ArcGis、MapInfo、MapGis、AutoCAD、CoreDraw转化的栅格文件存放在“地质图”、“化探图”和“物探图”相应的文件夹内。

8、“电子文档文件夹目录管理规范”的使用纳入月度和年度考核内容。

附件：电子文档文件夹目录管理规范

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