xx公司档案管理实施方案

xx公司档案管理方案

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xx公司档案管理方案

为了完善企业档案管理体系，发挥档案价值以推动企业健康持续发展，现根据1987年颁布的《档案法》中关于档案管理工作的基本原则，特制定本方案。

一、企业档案管理意义

企业档案是企业活动中形成的原始记录，是企业进行生产活动的重要依据和凭证，也是企业提高管理水平和经济效益的重要条件。建立企业档案室是我国企业单位档案管理的一种必要形式，它有利于本企业的集中统一管理，便于综合有效地开发、利用企业档案信息资源。

二、确定企业档案的分类方案

企业档案的分类目前尚不能形成一个统一的标准，企业可以结合自身内部情况确立一个适合的分类方案。下面我列举出几种分类方案：

【方案一】

企业档案分类设置十个一级类目：即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科技研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

【方案二】

企业档案分类设置十个一级类目：即文书档案类、产品档案类、科技研究类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、职工档案类、声像档案类、实物档案类、专题档案类。

【方案三】

企业档案分类设置十个一级类目：即科技档案类、文书档案类、经营销售档案类、计划档案类、统计档案类、物资供应档案类、技术管理档案类、劳动工资档案类、会计档案类、人事档案类。

【方案四】

企业档案分类设置六个一级类目：即文书档案类、科技档案类、财务档案类、人事档案类、电子档案类、声像档案类。

综合以上四种分类方案，我觉得可以将企业档案分成七个一级类目：

1 文书档案

①党群工作：党务工作、工会工作、妇联工作等

②行政管理：行政会议、企业文化、公关接待、后勤福利等

③安全管理：安全培训、安全规章制度、工伤处理等

④环境保护：环境监测、控制，污染处理等

2 科技档案

①产品设计档案：新产品开发核心技术，以及说明书等，包括设计图纸

②生产技术档案：生产组织、运作、调度指挥工作等

③设备仪器档案：设备购置、安装、调试、维修、更新等

④基本建设档案：项目建议书、上级批示、与相关单位的协议、委托、合同书等

⑤科技研究档案：科研准备、研制、验收阶段，以及成果和奖励申报等

3 经营销售档案

①计划：企业战略性决策、企业现阶段及中长期计划、综合型企业分析等

②物资供应：能源管理、仓库管理、物资购销、废旧物资回收等

③产品销售：市场分析、用户调查、产品销售各种记录、合同、协议等

④统计：企业年度生产统计表、利润增长率统计表、以及季报、月报等

4 会计档案

①会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证

②会计账簿：总账、明细账、固定资产卡

③财务报表：月、季度、年度财务报告

5 人事档案

①在职职工：工人、科技人员、干部

②离退休职工：工人、科技人员、干部

主要包括职工的履历表、政治面貌、评级考核、专业技术情况、奖惩情况、工资级别登记表、以及退休、退职审批表、停薪留职审批表等文件材料。

6 专题档案

①土地房产：企业的土地征购资料、土地使用证，房产购置资料、房产证

②专利申请：企业的各种专利的全套资料

③ISO质量标准认证：ISO质量认证全过程资料

④企业改造：企业改制全过程资料

⑤审计事项：经济效益审计、经济责任审计、离职审计、制度审计、投资审计等

7 声像档案、照片档案

声像和照片档案属于特殊载体档案，应与纸质档案分开保管。

三、档案管理实践

1、收集&整理

根据档案行业标准DA/T13-94《档号编制规则》的规定，文件基本按照全宗号—类别号—案卷号—件、页号进行编制。如文书档案全宗001中，总结性文件004中第003份案卷的015件，就以001—004—003—015编制。科技档案(如具有保存价值的CAD图纸)，以类别号—项目号—案卷号—件、页号编制，如CJ3•2-0004-018-37

2、确定档案保管期限

档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

永久保管的文书档案主要包括：

(1)本公司制定的法规政策性文件材料；

(2)本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(3)本公司职能活动中形成的重要业务文件材料；

(4)本公司关于重要问题的请示及批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

(5)本公司机构演变、人事任免等文件材料；

(6)本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；定期保管的文书档案主要包括：

(1)本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；

(2)本公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

(3)本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；

(4)本公司一般性事务管理文件材料。

3、档案归档要求

归档文件一定要按照保管要求进行归档。如文书档案，可以按照文件形成时间，文件所属内容、档案保管期限等来进行立卷归档。归档文件要标注清楚企业名、年度、全宗号、目录号、案卷号、保管期限等项目。

四、档案管理的制度保障

(1)、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

(2)、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

(3)、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

(4)、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

(5)、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。