最新版日常费用管理制度(2012版)

四川燕京啤酒有限公司

SICHUAN YANJING BREWERY CO.,LTD

2012年销售系统日常费用管理办法

为了使销售日常费用管理做到有效、规范，结合销售工作实际，特制定本管理办法：

一、涉及部门：

㈠、销售支持部门：销售服务部、销售管理部、销售市场部

㈡、销售一线部门：销售一、二、三、四部及川南办

二、日常费用范围：

㈠、差旅费用：主要由交通费、住宿费、驻勤补贴、出差补贴构成。

㈡、办公费用：主要由办公用品、打字复印费、固定电话与传真费、房屋租金、租房物管杂费、水电气杂费、生活用品构成。

㈢、招待费用：主要用于重点客户、相关重点职能部门、经销售主管领导批准的部门会议费。

㈣、车辆费用：用于市场业务所发生的车辆油费、过路费、停车费、修理费等。

㈤、移动通迅费用：

三、日常费用管理：

㈠、差旅费用：

1、管理流程：申报、审批、审批表备案、出差回复、费用报销。

2、申报：由本人申请或由负责人指定出差，均填写《出差审批表》进行申报。

3、审批：

⑴、职能部门：

●一般员工出差：经直接上级同意，报部门负责人审核。

●部门负责人出差：本人申请，经分管副总批准。

⑵、销售区域：

●办事处经理/销售主管/业务代表出差：若在负责辖区内部出差，只须经直接上级同意；若在

所属部门内部其他区域出差，须经直接上级同意后，报所属销售部门负责人批准。

●销售部门负责人：在日常区域内出差，自行安排即可；若跨区域出差，须经分管销售副总审

批同意。

4、出差备案：出差审批同意的《出差审批表》交部门文员或考勤员处备案。

5、出差回复：须对出差情况予以回复直接上级或出差安排人。

6、费用报销：

⑴、出差人员交通费和住宿费开支管理：

●交通工具管理：

①、员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。（乘坐火车：从晚八点至次日晨

七时之间，在车上过夜超过六小时或连续乘车时间超过十二小时的可购买硬卧票）；

②、如因特殊情况，出差人员需乘坐飞机、火车软卧必须事先书面报经批准，出差人员未经

批准而乘坐飞机、软卧者，按火车特快硬卧票价标准报销，超出部分费用自理。

●交通费用开支办法：

①、销售系统人员经批准后出差或参加公司会议，均按实际业务路线报销长途交通及其他车

费；

②、出差人员经批准乘坐飞机，其乘坐往返机场的专线客车费用，可在出差人员市内交通费

包干的范围外据实报销；

③、销售系统人员市内交通费均据个人财务档案及当月出勤天数，凭有效票据在其标准内据

实报销。

●住宿费开支办法：

①、出差人员住宿需持本人有效身份证件进行登记，以便公司进行费用核查。

②、出差人员住宿费在其财务档案核定标准范围内凭票报销，实际住宿费超过规定限额部分

不予报销；出差人员同一次出差期间，可按平均每天的实际住宿费用来判定其住宿费用是否超过标准；

③、不同职级的员工一同出差，住宿费标准原则上可按同行高职级员工标准执行；

④、两人以上共同出差到同一地方办理相同事项且能共同住宿的，住宿费标准减半执行；参

加公司统一组织且统一安排住宿的各项会议，住宿费按实际会议标准报销，特殊情况需超标准住宿需单独进行审批，并注明详细原因。

⑤、字迹不清、票面不完整、无有效公章的住宿票不得报销；

⑥、住宿费按实际住宿天数计算。

⑵、驻勤补助及出差补助费

①、驻勤补助和出差补助每月最多发放天数以26天为限，驻勤补助按月计算发放，（不得跨

月报销）并以差旅费形式填单报销，但出差期间已报销出差补助费的天数不再报销驻勤

补助，休假天数也应扣除；

②、销售系统内所有员工在公司开会、学习、培训，食宿统一安排的，不再发放出差补助费；

③、出差补助费、驻勤补助费不得重复计算。

④、销售系统人员转正后方可报销驻勤补助及出差补助。

⑤、驻勤补助由本人根据出勤情况进行填报。

⑥、补助标准：一线驻勤为15元/天；出差补助为20元/天。

⑶、探亲路费：

①、费用申报：销售系统正式员工每年可报销四次工作地点距配偶所在地或父母所在地的往

返交通费用（只能申报一项），该费用需要由本人申报，行政文员复核无误后，记入个人

财务档案，如发生工作地点变化应及时变更相关财务档案；

②、费用报销：探亲路费报销时需附正式机打发票、探亲假休假条批复件进行报销，的士费

或定额车票不能报销。

㈡、办公费用：

1、办公用品：

●办公用品：由低值易耗品和固定资产构成。

①、低值易耗品可由各办事处根据年初下达标准内购买，后凭正规商业零售发票报销。

②、各办事处需购买固定资产（价值大于100元）必须提前进申请，公司领导同意后由公司

采购部统一购买，入库后领用；如有特殊情况需在当地购买时，需在报告上注明，领导同

意后方可购买，报销时应附批复报告和购买正式发票报销。

③、各部固定资产，部门文员根据公司统一格式的固定资产登记表进行编码登记，遇市场人

员调动，应将固定资产保管责任人交接情况报行政文员备案。

④、行政文员应建立固定资产台帐，定时对销售部固定资产情况进行盘点（每半年一次），并

将相关结果报公司副总。

2、其它几项办公费：打字复印费、邮寄费、水电气费、固定电话费、生活用品费用。

●额度限制：各办事处在办事处财务档案额度内报销。

●报销要求：

①、凭相关正式发票报销；

②、特殊情况：若水电气费、打字复印费不能提供有效正式发票，需事先说明情况，以相应

金额餐饮定额发票充抵，但需要在票据背面注明情况，水电气需附相关正规收费收据；

打字复印费附相关使用明细作为报销凭证。

③、水电气、固定电话费均不能报销因交费延时产生的滞纳金。

④、固定电话费必须提供正式发票，预存类费用发票不能报销。

⑤、以上费用需按费用种类，单项报销，并注意费用报销的时效性，跨两月未报销，则视为

放弃报销，公司将不再进行核报。

●购置生活用品：

①、新增人员购买生活用品需提前进行申报，额度不能超过260元/人。

②、报销时附相关报告批复及正式购买发票报销。

3、房屋租金：

①、租房：必须事先进行申报，房租报告需注明租用房屋的面积、建筑规格、租金、常住人

员名单，待批复后按照公司统一租房格式签署协议（租房协议需注明房租是否包含物管

杂费或物管杂费计算标准）。