财务与进销存软件使用小技巧

二、凭证输入中的技巧
1.摘要输入
凭证摘要多为中文，如果你的打字速度不快，输入凭证的速度就会受到影响，提高输入速度的重要技巧是常用摘要的编辑。首先增加常用摘要，可点击【增加】按钮，新增一条常用摘要，录入常用摘要编码(用以标识某常用摘要。在制单中录入摘要时，用户只要在摘要区输入该常用摘要的编码，系统即自动调入该摘要正文和相关科目)、常用摘要正文内容(结合本单位的实际情况，输入常用摘要的正文)、相关科目(如果某条常用摘要对应某科目，则可以在此输入，在调用常用摘要的同时，也将被一同调入，以提高录入速度)，这些信息可任意设定并在调用后可以修改补充。那么在填制凭证时，在调用常用摘要的同时，自动调入相关科目，提高凭证录入效率。其次增加常用摘要，只需选择某条常用摘要，点击【选入】按钮即可以调用常用摘要。这样可以提高凭证输入工作效率。
2.清单式打印
采用清单式打印可进一步减少账页间的空白，压缩各科目间的账簿头，节省纸张，可以连续打印，减少打印中的人工操作，省时、省事、省纸。
进销存类软件
一、怎样开始应用进销存软件
1．先培养软件系统管理员。企业需要开展信息化管理，首先要在软件提供商的协助下培养自己的系统管理员，由熟悉整个软件系统的管理员来指导或培训企业内部的其他操作员。毕竟，软件提供商很难做到随时随地培训企业的每一个新操作员，况且企业的人员流动也日趋频繁。而且，从成本效益的角度出发，这也是不可取的。
(2)冲减收入或费用以红字或负数反映。在输入收入和费用类科目的记账凭证时，如果发生额的方向与该类科目余额方向相反，如冲减收入或费用，应将金额以红字或负数方式输入到与该类科目的余额相同的方向，收入类为贷方，费用类为借方。这样做的目的是为编制报表公式简捷，有些报表需要取某一会计期间某些科目的发生额，如损益表，损益类科目期末结转后没有余额，必须用科目的发生额填报。如果冲减费用金额记入贷方，报表所需的期间借方发生额就不正确，还应扣除冲减的费用，如取借贷方发生额的差，由于贷方发生额中包括期末结转金额，差为0，由计算机识别自动汇总冲减的费用比较困难，不如在编制会计分录时以红字或负数反映冲减的费用和收入。
一、建账中的技巧
1.代码设置
会计科目代码是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。除此之外，对于电算化系统会计科目的设置是用户应用系统的基础，它是实施各个会计手段的前提。因此，科目设置的完整性、详细程度对于整个财务电算化系统尤其重要，应在创建科目、科目属性描述、账户分类上尽可能为用户提供方便和校验保障，而代码设置规则是在建账时确定的，确定代码规则时要特别注意协调简洁性和可扩充性，简洁性要求每层代码尽可能短，而可扩充性要求每层代码间留有一定的空间，以备日后会计科目增多时各层代码仍适用。这就要求在确定每层代码长度时要在这二者间协调、平衡。一级总账科目的代码通常已在会计制度中规定，需要用户自行确定代码长度的是二级以下明细科目，大部分明细科目的科目数量变化不大，科目数量不确定性较大的是明细科目，如往来科目、材料科目等，但在同一级的明细科目中，其代码长度是以同一上级科目下科目数量最多的一个来确定的，即使只有一个这种科目的明细科目数量较多，其他同级科目的代码长度也要与其一致。例如，二级明细科目代码的长度确定，首先要逐个分析总账科目下明细科目数，如“现金”可不设明细科目，“银行存款”通常以开户账号为明细科目，科目数一般不会达百个，其他的明细科目也不会超过百个，两位的代码长度应能满足需要，但“应收账款”、“应付账款”等通常以客户名和供应商名称设置明细科目，明细科目的数量较多，接近或超过100个，两位代码就不能满足要求，所以二级科目的代码长度就应设定为3位。
ห้องสมุดไป่ตู้
四、打印账簿时的技巧
1.年终结账后打印
每月打印的账簿会有许多空白，纸张浪费惊人，每月将同一个科目的账页归集起来也相当费事。会计电算化后，输入记账凭证，并经登账、结账，账簿即已在电脑中形成，只要及时做好备份，数据相对安全，查账、用账也方便、快捷，如有需要也可单独打印出指定科目的账页，年终结账后再打印出全部账页，装订成账簿。
3.金额输入
按照会计制度的有关规定，记账凭证可以一借多贷，多借一贷，在输入完多借或多贷的分录后，输入一贷或一借分录的金额时可参照合计栏中的金额输入，省去人工计算合计的麻烦，有些商品软件还提供了自动获取金额的功能键。
4.常用凭证
在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。关键是如何增加常用凭证，点击【增加】按钮，新增一张常用凭证，输入编号，编号是调用常用凭证的依据，所以必须唯一。必须选择凭证类别，方便以后参照调用常用凭证时，只显示该凭证类别范围内的常用凭证。
5．为每个操作员登记档案。操作进销存软件时，都会涉及到要输入操作员、经手人、送货人等信息，因此就要先将操作员及员工的基本档案输入数据库中。
二、物流要以仓库为中心
1．商品的流动性。商品从供应商那里流到您公司，然后又从您公司流到消费者手中，每个环节都涉及到商品的存放地——仓库。因此，数据处理时，每一条数据都需要注明该商品现在位于哪个仓库。在进行数据查询时，也需要明确要查哪个仓库的数据。
5.编制会计分录中的技巧
(1)会计分录尽可能细。记账凭证是账务处理的原始资料，所有账簿都是根据记账凭证的分录来登记的，分录越详细，账簿也越详细。为日后查账方便、快捷，在编制记账凭证时，应尽可能详细，甚至可以每张原始凭证编制成一条分录，摘要也应详细说明。不过这样会使记账凭证的输入量加大，但为日后用账考虑，这样做还是值得的。
4.提高数据处理的效率。有些软件规定了操作者的操作流程，例如必须按照采购、入库、销售流程依次进行，必须先有库存才能填销售单等等，规范有余、效率不足。在一个小企业里，往往一个人做几个岗位的事，操作这类软件时，需要在功能里进进出出，步骤繁多。这时就需要选择既可规范、又能够灵活处理的
进销存软件。
财务类软件
会计电算化正在飞速地替代传统的手工记账方式，并且给企业的财务管理带来了前所未有的便捷和效益。目前很多人只会对财务软件进行一些简单的操作，所以在使用财务软件进行财务管理后并没有给企业带来显著的效益甚或令企业感到无所适从，不知道该做些什么和该怎么做，浪费了人力和物力。因此在会计软件使用过程中，恰当地运用会计软件系统提供的功能，掌握财务软件的使用技巧，建立一套合理的会计电算化的使用技巧可成倍地提高工作效.
2.初始数据输入
如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。如果是第一次使用财务系统，必须输入科目年初余额。对于年初启用的会计核算软件，年初余额就是期初余额，数据输入工作量较少。年中启用，数据输入工作量相对较大，但可以利用数据间的关系尽量减少输入量，如只输入最低级明细科目的年初余额和借贷方累计发生额，然后利用核算软件提供的功能汇总有明细科目的上级科目和总账科目的年初余额和发生额，并计算出期初余额。
采用科学的商品管理方法最大的好处体现在下面两点：一是企业的员工很容易学会操作，不用记忆大量的商品及编码，这就可以避免企业对某些员工的依赖，减少培训的费用及周期；二是企业管理者可以自己操作软件、方便地查看自己想要的任何资料及统计数据(只须懂得中文输入而无须记忆繁多的商品编码)。
3．业务逻辑的确立。所谓业务逻辑，也就是企业基本的业务流程及处理方法。在使用软件进行管理之前，企业必须分析自己的业务逻辑，然后找出如何将软件用于业务逻辑的方法。有些企业看重销售，有的企业看重库存，而大多数的企业主更关心的是应收应付款，每个企业在自己的业务上都各有特色。期望有一套适合每个企业的软件，显然是不现实的，因此，企业在决定使用某个进销存软件前，一定要考察软件是否适合自己的业务逻辑、是否具备自己看重的功能，等等。试用是最基本的方法，另一个更好的方法是将自己的业务逻辑整理出来，然后向软件提供商咨询。有条件的，可以让软件提供商按照您公司的业务逻辑提出一个软件解决方案。
2．理解自己的商品。进销存软件主要是管理库存和销售业务的，而其中主要的数据处理其实都是对商品的流动进行管理，因此，对商品的理解和定义直接关系到进销存软件是否适用，关系到软件的数据处理、查询统计的效率。
每个行业经营的商品都各有特点，这就需要确定各商品的惟一性，老的做法是给商品一个惟一的编码，之后就随便或无序地为商品命名，常常将商品的品名、规格等因素混在一起。科学的做法是根据商品学的原理，将区分商品的因素分为类别、品名、规格及计量单位。以五金行业为例：可以先将商品分为手用工具、电动工具等大类别，然后，在手用工具上分出“起子”，在“起子”下面分出“十字上海产10＃”之类作为规格，单位为“把”。如此一来，即使商品数量过万，分出来的类别也不过十来种，分出来的品名也不过几百种，做到化繁为简。有的行业还要加上颜色(如服装业)、或者加上批号(例如药品和食品)，通过电脑程序有序地选择输入。例如：先输入类别，然后在该类别下选品名，然后在该品名下选规格、单位。再也不用局限于用惟一编码作为主要的输入手段。
2．仓库、铺面与业务员。在整个物流处理过程中，仓库、商品、部门、业务员、代销商、分支机构等等，都可以看成为公司的一个仓库。当商品入库，就记在该仓库的账上，当商品从一个仓库调拨到另一个仓库，就减少一个仓库的库存而增加另一个仓库的库存。当业务员领取要推销的商品时，同样做转仓处理，当某个商店或业务员发生销售时，就在该商店或业务员名下登记销售。这种方法可以清晰地管理好商品的流动，方便地统计各个仓库、商品或业务员的商品库存及销售情况。
三、改错更正技巧
发生错账，如果是当月的未登账记账凭证，可直接修改，如果是已登账甚至以前月份的记账凭证，可冲销错误凭证，然后重新填制正确的记账凭证。这是正常的错账更正方法。事实上，有不少会计核算软件还提供反登账、反结账的功能，反结账功能可将会计期间推前，然后将未结账的记账凭证用反登账功能返回到未登账状态，再加以修改。