日企中的商务礼仪(电话用语等)

＜＜社会人のマナー＞＞

＊＊電話のマナー＊＊

◆電話を受ける時

①電話にでる前に必ずメモの用意し、ベルが3回鳴るまでに受話器を取り電話にでる。

②電話にでたらまず自分の社名を名のる。

「・・、XX電子でございます」

・・…はい、

おはようございます

おまたせいたしました

③相手が名乗ったら「いつもお世話になっております。」と挨拶する。

④最低限、相手先の確認をする。会社名、氏名、部署、できれば電話番号を

もし、聞き取れなければ、もう一度聞き直して確認する。

「失礼ですが、もう一度お名前をお聞かせくださいませんでしょうか」

⑤不在の人に電話がかかってきた場合、

「ただ今、○○は、出かけておりまして、○○時に帰社する予定になっております」「よろしければ、ご伝言をお伺いいたしますが」

電話中の人に電話がかかってきた場合

「ただ今、○○は、電話にかかっており長引きそうですが、よろしければ、お電話させますが」

⑥伝言は、｛５Ｗ１Ｈ（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのようにして）｝要領で

チェックする。

内容は復唱する。「復唱させていただきます。・・」

⑦伝言メモには、受信日時・受信者を記入し、本人に伝わるようにする。

◆電話をかける時

①電話の前に伝える内容のチェックをする。

②電話がつながったら、社名と名前を告げる。

｢XX電子の○○と申しますが○○の○○さんいらっしゃいますでしょうか｣

③話が長くなる時は相手の都合を聞く。

｢お時間の方は、よろしいでしょうか｣

④本題に入る前にどんな用件かを的確かつ手短に相手に告げる。

⑤電話で重要な伝言をする時は、受けてくれた相手の名前を確認する。

｢わたくし、○○と申しますが、失礼ですが・・｣

＊＊名刺のマナー＊＊

①名刺は、相手により先に出す。

新入社員なら、ほとんどの場合、自分から名乗り名刺を出していれば間違いない。

「わたくし、この度、穂高電子の○○に入社致しました○○と申します。

よろしくお願いします。」

②名刺の受け渡しは立ち上がってする。

他社を訪問し応接に通された時でも、相手が来たら立ち上がって挨拶し、

名刺を交換してから座る。

③名刺は右手で渡し、両手で受け取る。

新入社員の場合、すべてが目上の人として対応したほうがよい。

④相手の名刺を確認してからしまう。

受け取った名刺をよく見ず、すぐしまうのは失礼にあたります。

相手の名前を覚えてからしまいます。また、席について対応する場合は相手の席順にあわせ自分の席に並べて置くのも一つの方法です。

名前が読めない場合は、その場で確認しましょう。後日、間違ったり、聞き直すよりよいと思われます。

この時、その場で相手の名刺にメモする等、粗雑な扱いをしないよう注意しましょう。

⑤もらった名刺は大切に保管しましょう。

仕事をする上で人間関係は貴重な財産となりますので、名刺は日頃から整理しておきましょう。

＊＊服装のマナー＊＊

相手に不快感・嫌悪感を与えないことが原則です。

①まずは、足元から。靴はピカピカに。

②視線のいくところに、気を使う。＝相手に不快感・嫌悪感を与えない

・顔、髪ののばし放題、無精髭などは厳禁。

・ワイシャツの襟、肩。

・手や袖口。

③ポケットはふくらませない。

＊＊言葉のマナー＊＊

①挨拶はだれかれかまわず元気よく。

②返事は「はい」と元気よく。

③お客様、上司に対しては、「わかりました」より「かしこまりました」あるいは

「承知いたしました」がベストです。

④「ちょっと・・」ではなく「少々・・」

⑤「すみません」の多用・代用では、すみません。

頼みごとなら「恐れ入りますが」

感謝には「ありがとうございます」

問いかけには「少々おたずねします」

謝罪には「申し訳ありません」

⑥「えーと」「あのー」は使わない。

「どうも」という言葉は挨拶ではありません。

⑥語尾にヨ・サ・ネ・ナは禁。

⑦流行語・俗語は使わない。

⑧上司・先輩をねぎらう言葉は、「ご苦労様です」ではなく「お疲れ様です」を使う。

⑨二重敬語に注意。

誤「部長がご覧になられました」

正「部長がご覧になりました」

⑩役職名には「さん」はつけない。

誤｢○○課長さん｣「社長さん」役職は、尊敬語となります。

⑪社外の人と話す時は、目上の人間でもすべての社内の人間は呼び捨てにする。

⑫自分を指す時は、「わたし」あるいは「わたくし」

⑬自社を指す時は、誤「うち」、正「当社」あるいは「わたくしども」

⑭相手の会社を指す時は、「おたく様」あるいは「そちら様」

⑮相手の会社名は、長くても省略しない。

⑯来客を指す時は、「あの人」ではなく「あの方」と呼ぶ。

⑰来客に対して自社の人を指す時は、「こちらの者」

⑱目上の者に対しこちらの要求を伝える時は、

「・・してよろしいでしょうか」「・・していただけますか」等と相手の意向を尋ねる形にしたほうがよい。

⑲相手の要求に応えられない場合、拒絶や不可能を示す時は、

「あいにくですが・・」や「・・かねる」をつけ加える。

⑳用談中の相手に急用を伝える場合は、

｢お話し中失礼ですが・・｣と断ってから伝える。