项目监理部资料管理制度

13、项目监理部资料管理制度

文件编号：生效日期:2009年1月1日

为规范公司管理，确保项目监理部监理资料的完整性、准确性和有效性、特制定本制度：

资料的分类及相应文件名称:

、记录表格的控制：

1、项目监理部应要求承包单位使用我公司统一编制的申报表格，以便统管理；

2、如承包单位使用政府行政部门编制的相应名称的申报表格，且主要内容基本一致的，项目监理部也可以接收，并按上述分类要求收集整理；

3、项目监理部本身发出的记录表格必须采用公司统一编制的表格;

4、业主来函，其他相关来函，项目监理部对其编号存档即可。

三、资料的收集和整理：

1、项目监理部总监指派专人（资料员）负责资料的收集和整理，资料应分

类别装入资料盒（袋），并在其表面标注该资料类别名称；

2、监理人员处理完毕的资料，应在签发当日向资料员移交；

3、资料员负责检查表格填写内容是否有缺项和漏项，签章是否齐全；

4、资料员每天下班前对检查合格的资料分类别填写该资料的流水号，填写在资料右上角；

四、资料的收发：

1、必须建立文件收到、发放记录的为本制度第一条中第4、9、11 、12 、

13、14、16、17、20、21、23、24 类资料；

2、在承包单位报审资料上项目监理部签署“不同意”、“不合格”意见的发出资料，必须建立文件按发放记录；

3、以上未包括的其他监理资料由项目监理部根据本部门实际情况，自主决定是否建立文件收到、发放记录。

五、资料的保存、作废：

1、项目监理部存档的资料文件应集中存放在可加锁的办公设施内；

2、存档的资料应按本制度第一条的分类要求，按类别存放；

3、作废的文件资料由资料员在该资料右上角标注“作废”字样并签章，注明资料作废原因后继续保存，不得随意销毁。

六、资料的借阅：

1、存档的资料需借阅时，资料员应征得项目监理部负责人同意并要求借阅人写借条后出借；

2、资料员负责督促借阅人及时归还资料，以保证资料的完整性。

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