高效会议组织与实施培训课程(ppt 64页)

< 50人 < 12人
形式
多人演讲
目的
周期
可以不同观 年度 点、议题
听讲并可 以评论
发言机会 平等
讨论并 决策 讨论并 决策
季度
短， 频度 大
举办会议的自问
--会议成功要素
✓为什么要开会？ ✓真的有必要开会吗？ ✓确立会议的目的 ✓会有那些阻力？
-- 人员， -- 场地， -- 资金， -- 资料， -- 反对派， -- 时机， -- 设备， -- 其他冲突
1,会议的类别
会议的类别细分
股东会
高层决策会
董事会
1,会议的类别
年初动员会
业绩回顾会
计划工作会
质量工作会
客户调查会
新闻发布会
客户联谊会
员工联欢会
深入基层会
午餐会
专题报告会
进度会
落实任务会
产品发布会
提案会
1,会议的类别
适合的参会人数
类别
Forum 论坛
规模
〉100人
Council 研论会
Committee 委员会
做出结论
分析判断 推理预测 方案评估 供决策/做决策
3,会议的 沟通技巧
会议的组织模式
会议规划
会议协调
总体计划
3,会议的 沟通技巧
场地佈置
设备佈置
时间管理 规则
书面文件 形式
记录形式
主持人风格 服务人员
制定规范，率先垂范 点人发言技巧 提案下结论技巧 会后个别咨询代替表决 重复纲要式 分阶段开会式 主持人暗示方式 文件补充沟通 上级参与
2, 会议的 策划
检查 如有，什么可取代？
旺季/淡季 会被占用否
三日为请
重要，避免引起惊讶
机见表层。3。4
会议领导人的角色
2, 会议的 策划
观察员
参与者
主持人
指导者
听众
会议的三项功能
信息收集
书面 简报 数据 图表 流程图 图象
沟通与分析问题
主导控制 问题的要因 确认要因，幅度大小， 区域所在，趋势 问题的风险
高效会议组织与实施目的
➢了解如何减少会议次数 ➢学会如何减少会议时间 ➢掌握怎样推动/执行会议决议 ➢确定合适人员参加会议 ➢有效地解决问题 ➢有效的会议追踪 ➢学会安排各种类型会议 ➢防范各种会议中的障碍与疏漏
企业会议的通病
➢各类会议多，一个接一个 ➢经理人埋头于文山会海里 ➢没有统筹安排各类会议 ➢没有在年初统一规划各类会议 ➢会议成效差 ➢会议通知草率 ➢会议通知只提开会，不告知内容 ➢参会人来不及/无法准备 ➢随意选择与会人 ➢会议不能准时结束 ➢会议没有追踪系统
检讨你们企业有哪些通病？
会议的一般类别
1,会议的类别
正式会议
研讨会 工作会 员工会
计划/ 总结会
演讲会
非正式会议
碰头会 电话会 即兴会 工作餐会
生产型企业会议类别
研发会
运营会
生产会
采购会
供应会
财务会
人事会
计划会
质量会
IT 会
1,会议的类别
会议的类别细分
➢ 新产品上市发布会 ➢ 挑战全国前三强誓师大会 ➢ 2002年营销战略研讨会 ➢ 解决近期品质问题小组会议 ➢ 集团运动会筹备小组会议
Biblioteka Baidu
主持工作例会技巧
3,会议的 沟通技巧
控制会议 效率
提升效能
界定问题重点 处理问题方向 目标标准 下手点 行动原则 可能的效应 完成任务实效
会议结论
分离主题为子题，先议子题 举例说明式 意见人的参与式 下属参与式 技术简报式 播放VCD/录像式 气氛感染式
主持会议技巧
3,会议的 沟通技巧
纲要准备
文字布达
2, 会议的 策划
主要方面 开会 目的
设定 要项 方面
开会 通知 方面
会议 准备 方面
会议准备检查表
注意要点 本次会议是否真正需要，是否只是流于 形式的会议？有无其他替代办法？ 开会的目的是否明确？ 开会的时机，时间是否妥当？ 开会的场所是否合适？ 邀请的与会人员是否恰当？ 所有与会人员是否全部通知到了？ 会议的主旨，议题是否告知所有与会人了？ 是否事先通知与会人员就会议议题做准备？ 是否通知与会人员事先准备有关资料？ 是否就议题的顺序和时间安排妥当？ 会前是否应该分发参考资料？ 是否要做应变准备？ 是否要安排好会议记录？ 是否安排好各种设备？
分段开会法
整体，个体 冲突化解决
对于会中的不同意见， 讨论的方向及逻辑 必须要同向与解决 问题，而不是逆向 讨论或分叉讨论
同向解决
移交下属 沟通法
委托下属沟通，得出共识， 作出决策
决策性分工
休息式沟通
会后企划法
让参会者有准备
➢ 计划安排 ➢ 提前预告 ➢ 时间表 ➢ 与会人
3,会议的 沟通技巧
会议与行医的类比
生
20%的效果 80%的效果
花费20%的时间 （占少数重要的 问题）
原则：会议中先解决少数重要的问题，再解决多数 不重要的问题
80:20原则的应用
2, 会议的 策划
销售
工作任务
工作汇报
客户贡献
电话
废品
生产成本
会议内容
报纸
产品功能
家务活
超市货物
策划企业全年会议
➢列出全体部门 ➢部门会议类别 ➢生产淡季/旺季 ➢列出跨部门会议 ➢规划草案 ➢与各部门沟通 ➢调整计划 ➢公司会议达成共识 ➢向全体经理公布 ➢按计划执行
✓如何寻求支持？
2, 会议的 策划
举办会议的成功要素
会议前的 准备
会议中的 控制
与会人的 培训
会议服务
会议后的 追踪
2, 会议的 策划
举办会议的自问
--会议成功要素
目的
目标
2, 会议的 策划
举办会议
成本
问题
2, 会议的 策划
80:20 定律
投入
产生
产出
消耗80%的时间 （占多数次要的 问题）
产
会议
有什么问题 分析研究问题 检查，分析数据 讨论解决方案 有哪些方案 订立方案
行医
建立病例 研究病症 望，闻，问，检查 开处方，选方案 可行方案 做手术
3,会议的 沟通技巧
会议通知案例
3,会议的 沟通技巧
各位经理：
兹定于下星期三（4月26日）召开生产运营会。 时间从下午14点至17点。 请各位经理于下星期一务必告知你部门的会议议题， 发言时间，各类需要在会议上分享的信息，以便能 够帮你提前安排。
高效会议的组织 与实施 视野培训高级讲师
祁建华 2006年7月23日
祁建华简介 东方视野教育培训公司资深讲师 04年中国优秀培训师10强 清华大学特聘讲师, 美国最大培训公司阿拉莫公司授权讲师 （领导者之剑） 美国科维培训公司授权讲师 (高效人士的七个习惯） 美国领导力研究中心授权讲师 （情景领导）
经历：在国际500强企业从事管理15年（惠普/朗讯科技） 在股份制企业，民企工作经验
从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造业 职业经验：人力资源，行政管理，生产制造，培训管理 历任：副总裁，人力资源部长，生产总监，培训中心主任
历任社会职务： 中国企业培训与管理协会理事， 北京外企人力资源协会会员， 美国行政管理协会会员， 中国人才研究会金融人才专业委员会会员单位代表