office办公软件培训课件

4、右键拖动填充柄
5、快速重复上一次操作
按 F4
数据的排序
1、对数据清
单进行排序
2、创建自定义
排序
如何设置输入信息的有效性
用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的 信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步 骤如下。 ①选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单 项，打开【数据有效性】对话框。
按住Shift键拖滚动条,数据列会快速滚动直到定位你想要看的数 据列
鲜为人知的EXCEL快捷键
1、快速定位到单元格
按 F5
根据选定单元格向四周辐射所涉 及到的有数据单元格的最大区域
2、Ctrl＋**的功用
3、不同单元格中快速输
入同一内容
Ctrl+entet
出现菜单：复制单元格、以序列方式 填充、以格式填充、以值填充；以天 数填充、以工作日该充、以月该充、 以年填充……
MATCH函数简介
定位函数——MATCH 中文释意:相配\匹配 • MATCH（查找值，查找范围，［匹配条件］ • ［匹配条件］有三个参数，-1=降序排列， 0=无序排列，1=升序排列 • 比起VLOOKUP它可以实现从右向左查找
演示
跨表操作数据
1.
准备条件
设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表
如下图示：
70 60 50 40 30 20 10 0 A11 B11 S11 T11 S21 B14 赶 销量 奇瑞汽车年销量表
创建动态图表
1、自动筛选的方法 2、利用函数创建
绘制多斜线表头
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@ @
绘制多斜线单元格 利用Excel“边框”选项卡的 两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。 如果想在单元格中画多条斜线 该怎么做呢?
③单击”打开” 按钮弹出【文本导入向导－3步骤之1】对话 框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单 选按钮。
④单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导－3步骤之2】对话 框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。
E
⑤单击”下一步” 按钮弹出【文本导入向导－3步骤之3】 对话框。
F
⑥单击”完成”按钮弹出【导入数据】对话框，然后选中 【数据的放置位置】组合框中的【新建工作表】单选按钮
②切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表 中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文 本框中分别输入“2”和“100”。
③单击 按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求 的数据时，就会弹出【Microsoft Excel】对话框，提示所输入的 信息有误
以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel
第二章 图表篇
350 300 250 200 150 100 50 0 0 1 2 3 4 5 6 7 设备维修费 学习培训费 工装改造费 文具办公费 劳保用品费
图表背景的处理
为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂 我们可以利用辅助数据对其进行处理
快速输入特殊符号

ALT+41420
√
ALT+41409
ALT+178
× M²
M³

ALT+179
！必需使用小键盘输入数字
自动打开工作簿
将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到 C:\Prograrn Files\Microsoft Office\ Office10\XLStart 文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动 打开相应工作簿
快速输入数据小技巧
1、快速输入前面带0的数字 用“设置单元格格式”， 把属性改为“文本”太慢 啦！ 在带0的数字前加单引号 如“‘001”即可 3、另有妙用的 ‘ 号 在输入11位及以上数字，在 数字前面加上一个英文状态 下的“'”，即能正常显示，反 之以科学计数法显示。此时 ，该单元格格式为文本形式 ，其“数值”只能排序，不 能用于函数计算
③单击 按钮，此时工作表便以垂直排列形式显示出来，若想继续添加则重 复上述操作即可。用户可以切换任意一个工作簿中的工作表，以方便对照。
如何导入外部数据
A B C
D
①选择【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项。
②随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下 拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框 中选择需要导入的文件。
基础概念——数组
• 数组的概念 由文本、数值、日期、逻辑值等元素组成的集合 常量数组和内存数组 • 数组的分类 一维数组：行数组，列数组 ［1，2，3］ ［“A”；“B”；“C”］ 二维数组：多行多列数组 ｛0，“差”；60，“中”；80，“良”；90， “优”｝ • 内存数组
引用函数语法介绍
• OFFSET 函数中文解释:偏移量 将源引用根据指定的行、列偏移来产生新的单元格引用 • OFFSET函数语法 OFFSET（基点，行数，列数，［高度］，［宽度］） • 函数特征 “引用基点”只能是单元格引用而不能是数组 ［高度］，［宽度］用于指定目标单元格尺寸大小，如不指 定则目标单元格与源引用相同 ［高度］，［宽度］允许用户使用负数来表示表示参数 （左负右正，上负下正）
• 基础概念 认识单元格引用 认识数组 • 常用引用函数 OFFSET函数 INDEX函数 • 函数综合应用
基础概念——引用
• 认识工作表区域 • 单元格引用方式 相对引用、绝对引用入混合引用 • 单元格引用的分类 一维引用 ：A1：A10、A2：G2 二维引用 ：A1：C5 三维引用：sheel1:sheel3!A1
“选择性粘贴”命令的应 用
巧变文本为数字
1
问题
在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的 数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默 认是右对齐而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元 格格式为数字也无济于事
2
答案
在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格， 执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择 “选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了
办公软件操作技巧
Word
Excel
office
PowerPoint
主讲:谢省伟 电脑常见故障排除
全程培训计划
培训说明
课时
excel
70%
时间占用百分比
本次培训全程6H 08:30-14:30 每隔过一课时休息 5分钟
10% 10%
word
PowerPoint
10%
电脑基本知识
The Alexander Group, Incorporated,
如何将不相邻的列打印到相邻的位置上
①选中不需要打印的列，然后选择 【格式】|【列】|【隐藏】菜单项将 其隐藏。 ②设置一个包含所有列的打印区域， 其中也包含隐藏的列，然后执行选定 区域的打印操作即可。
用EXCEL做工资表头
在工资汇总表里，只有 第一个人有工资条的条 头（如编号、姓名、岗 位工资.......)，想输出成 工资条的形式。怎么做？
先复制一张工资表，然后在页 面设置中选中工作表选项，设 置打印工作表行标题，选好工 资条的条头，然后在每一个人 之间插入行分页符，再把页长 设置成工资条的高度即可。
Excel中双击格式刷的妙用
提出问题: 如何点选一次格式刷,实现多次应用
答案: 双击格式刷即可,不用时按”ESC”退 出即可
Word内容以图片形式插入到Excel 首先在Word中选中要复制的内容，然后单击 “编辑→复制”命令，进入Excel中，按住S hift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可 将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表 格中，而且在该图片上双击，还可进行文字 修改。利用这种方法也可以把“记事本”等 其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。
数据透视表
• 创建数据透视表 • 编辑数据透视表
第三章 函数篇
认识函数: 函数——Excel预先定义好的特殊公式
SUM(number1,number2,......)
公式——用户自行设计对工作表进行计算 和处理的计算式
=SUM(E1:H1)*A1+26
第一章——函数
• 查找引用函数简介
学习目录
G
⑦单击”确定”按钮即可在当前工作簿中插入一个工作表， 此工作表中显示出导入的外部数据。
如何打印批注
如果用户需要打印工作表中的批注，则必 须将批注显示出来，然后对其进行打印。 选择【文件】|【页面设置】菜单项，弹 出【页面设置】对话框，切换到【工作表】 选项卡中，然后在【批注】下拉列表中选 择【如同工作表的显示】选项即可
培训的方法
1 2 3 4
讲解
演练
每讲结束小结
复述上节重点
第一讲 EXCEL篇
第一章 EXCEL中综合性精华小技巧的应用
本章内容皆选自网络论谈精华篇 及微软Office技巧大赛获奖作品
“选择性粘贴”命令的应 用
如何快速地批量修改数据？
空白单元格中输入50，选定此单元格，选择 “编辑”＼“复制”。选取想修改的单元格 区域，例如从E2到E150。
如何在同一个窗口中打开多个表格
当用户想要在同一窗口中看到两个或者多个表格， 以便进行数据比较和交换时，可以采用以下方法来实现。
①打开当前工作簿中的一个工作表，单击【窗口】|【新建窗口】菜 单项，此时打开一个新的工作簿，此工作簿是在已打开工作簿的基础 上建立的。②单击【窗口】|【重排窗口】菜单项弹出【重排窗口】对 话框，在【排列方式】组合框中选中【垂直排列】复选框。
Shift在绘制线段及图形中的作用
直线
圆形
正方形
变为
变为 Shift键的应用
变为
斜线
矩形
椭圆形
查看Excel中相距较远的两列数据
问题点
若要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比，只能不停 地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻 烦而且容易出错
解决方法 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上指针便会变 成双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，则工作表被一分 为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。 这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显 示Z列数据 Excel中快速定位
演示
实例应用之求平均值
演示
INDEX函数
语法:INDEX(数据表,行号,［列号］ ,［区域序号］) 说明:1、数据表为引用时，结果返回为单元格引用 2、当数据表使用联合区域时，还可以通过区 域号返回子区域 3、INDEX（数组，行号， ［列号］ ） 4、数据表为数组时，结果返回为数组中的具体 值 注意事项：1、通常情况下，行号、列号参数不支持 使用数组 INDEX中文释意:索引
2、快速输入分数
输入“3/4”该怎么办？？ ？ “0 3/4”（注意：中间有一 个空格） 无空格结果是 日期（3月4日）
4、一次输入多个单元格以字符
按住Ctrl键，用鼠标左键选定 多个不连续的单元格（或区 域），输入文本（如※）， 然后按下“Ctrl+Enter”键， 可将该文本同时输入上述选 定的单元格中
然后选择： “编辑”\“选择性粘贴”\“加”运算\“确定” 最后删除空白单元格中输入的50。
“选择性粘贴”命令的应 用
将批量数据完成一个处理结果
? !
例如:你希望将批量数字取负
空单元格中输入“-1”，并点击“编辑→复制” 命令，选择目标单元格。点击“编辑→选择性粘 贴” 选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘确定， 所Biblioteka Baidu数字将与-1相乘。亦可用该方法将数值缩小 或放大任何倍数
“直线”-“绘图”
只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短 。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通 常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车 键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。或 是适当调整单元格属性也可达到目的!
快速创建图表
通过一次按键创建一个Excel图表 这 是一个非常老套的Excel窍门。要想 使用键盘快速创建一个图表，选择 你需要绘制的数据并按下F11键。Ex cel将自动为你创建图表。另外，在 选好单元格后按下“Alt+F1”，你将 得到相同的结果。
2.
计算条件
用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加 上Sheet2的B8单元格内容乘以60％
3.显示位置
将2的计算结果显示在Sheet3的A8单元格中
4.
输入公式
则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式: =Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。
查找函数
——LOOKUP LOOKUP（查找值，查找范围， ［目标范围］） 通常情况下，查找范围的首列或首行要求升序排 列 ——VLOOKUP VLOOKUP（查找值，数据表，列序号， ［匹配 条件］） 可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精确查找，支 持无序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列 支持通配符进行查找