办公自动化系统在铁路运输行业中的应用

办公自动化系统在铁路运输行业中的应用
随着信息技术的迅猛发展，自动化的办公系统已经在许多行业领域得到应用，铁路运输行业作为国家运输网络中的重要分支，如何将办公自动化系统成熟的运用到铁路运输业的办公中去，实现办公的高质高效，成为从业者们共同关心的问题。

本文从办公自动化系统的特点、优势入手，并就应用方式提出策略，以期为广大同行提供参考。

标签：办公自动化铁路运输应用方法
办公系统自动化就是将通讯信息技术、计算机技术、软件开发技术相结合再一齐运用到办公活动中的新型办公方式，铁路运输业较早的引进了信息系统办公，但随着科技不断发展更新，开发建立更加完善的自动化办公系统和积极发挥其功能以促进办公的高质高效具有十分重要的现实意义。

一、自动化办公系统的优势
1.迅速便捷的处理速度
铁路运输办公自动化系统以网络为载体，以庞大的数据信息流为存储、处理的对象，而铁路运输行业又是一个异常复杂的网状系统，每一条分支其中又牵扯到大量记录信息，包括实时更新的动态内容，将如此繁杂的信息内容以人工处理为手段逐一进行分析、统计、运算要耗费大量的时间精力。

而依托自动化的办公系统则可以轻松、简单的应对。

自动化办公系统凭借多媒体技术的应用，首先能够以强大的图片、文字处理功能直观的展现给办公人员，让人一目了然；其次，多媒体系统可以第一时间发布新的数据、信息，对提高办公效率、减轻工作任务量有着积极作用；此外，高速媒体处理使搭载大量信息内容的数据传输可以便捷的完成，用户可以对媒体及时传达的信息进行阅览，方便与快捷的体验是从前人工办理所难以想象的，而今在使用自动化办公系统后则可以使愿景得以实现。

2.增强交流互动性
铁路运输涉及到部门众多，范围也较为宽泛，要将如此多的部门人员统一协作起来是具有难度的，但是自动化办公系统则完美的解决了这一问题。

办公自动化系统清晰的将铁路运输行业所涉及的工作内容步骤一件件拆分开来，给使用者以清楚明白的操作感受，所谓“拜哪位神仙就进哪座庙”，完成什么任务，查询什么信息，到下一个流程时如何处理等，当这些情况出现时可以直截了当的开展工作，减少不必要的波折，不必有“你方唱罢”我才能排队“登场”的窘境，而是人人都有了可自己发挥的舞台。

此外，自动化的办公系统还能够加强各部门同事之间的沟通交流与信息共享，对于构建和谐愉快、协同一致的办公环境有着积极意义。

大家不再是你追我赶的一副匆匆忙忙的样子，取而代之的是井井有条的有序进行。

3.办公自动化是发展的必然要求
纵观现实生活中的种种实例，首先来讲，社会的发展和科技的不断进步也从旁印证了，紧跟时代步伐才不会被落后淘汰。

办公系统自动化正是把对行业“脉搏”的正确一招，办公自动化系统在铁路运输行业的运用也是保证其行业先进性的要求之一；其次，自动化的办公也对节省人力资源、降低行政管理的成本、提高办公效率从而改善公共服务质量有着有利影响，办公效率的提升一方面为客户带来良好体验，另一方面对于推进智能化、信息化、高速网络化的现代化办公模式开辟了捷径；此外，在办公自动化系统的使用过程中也是使用者能力提升的过程，具体到如何使用操作也促使着使用者努力学习、完善自身，在学习摸索中又不断的提升自己的综合素质水平，这些收获也最终会回馈到工作建设中去，使得行业得到蓬勃发展。

据此，办公自动化系统的运用是具有深厚基础和美好前景的。

二、办公自动化系统的实例使用
系统概述
以《神华铁路货车会议及督办管理系统》为例，办公自动化系统平台由法务系统、公文系统、会议系统、督办系统等四个方面组成，会议系统涵盖的内容包括会前准备、会议议题管理、会议纪要管理、过程文件四项，督办管理系统由任务中心、查询统计、督办报告组成。

在会议管理系统操作流程介绍到，按照新建签报、会议准备、议题纪要管理、会议过程文件，签报的内容包含公文系统审批签报，会前要对会议发起、创建、清单预审、处室领导审批、领导审批、审批结果汇总、上传最终材料，进行到议题管理时则要求手动创建议题、公文议题自动抓起和会议材料上传，完成纪要审核后便是常务会和月度例会自动关联、代办提醒参与领导秘书上传会议文件，领导秘书在线上传本月总结、下月计划。

在督办管理系统中则是先在任务中心集中展示跟踪督办、视图树形展示任务分解过程、领导交办、决议督办、重点工作、发起督办、反馈进度、任务无限层层分解、任务下发后催办、任务办结后智能限制，还有在查询时组合条件查询搜索、查询结果实施展示，最后在督办报告自动生成和情况通报，生成情况统计表和明细表。

从任务的创建到下发、分解、反馈、变更等都有着明确说明，整个过程也流畅清晰。

以会议系统为例，在以前的人工办公模式中，工作人员要准备将会议准备的事项逐一通知，效率十分低下，等通知到了有时还会出现参会者工作档期有冲突，需要互相协调、核对日期，甚至会出现参会人员不齐，等到全员参加时会议一拖再拖，耽误了工作进程的情况。

此外，会议的过程中还要记录内容、整理文件，面对如此繁多的会议材料文件，出现错漏也时有发生。

而采用自动化系统的时候，在准备会议这一项中，提前公布与会人员参会时间，让有时间冲突的人员预先做好调整，再将准备好的会议资料和记录同步到网络上去，使管理更加的规范，既节省了时间又提高工作的质量。

从中我们不难看出，运用办公自动化系统在行业发展中有着举足轻重的作
用，能够最大限度的发挥经济效益，尤其在铁路运输行业中的应用，更加的通用化、包容化、现代化，使铁路运输行业迈进了新的历史进程。

1.办公自动化系统使用应当遵循的原则
使用办公自动化系统不是毫无限制的，也需要遵守一定的原则。

首先，自动化网络系统的建设不是一蹴而就的，通讯技术的发展也需要从点滴的积累开始，由量变引起质变。

这个建设系统的过程需要制定统一的制度和设立集中领导小组，采用严格的标准进行管理，以标准制度化管理作为保障；其次所有的硬件、软件都要以相关要求为标尺，设备要具有规范性，这些对于建设的顺利和成果维护具有前瞻性的意义；最后要注意保障内容的机密性和安全性，虽然网络系统建设立足于系统资源共享，但也面临着承担泄密、资源流失等问题，因此还要遵循着保护私密性和资源独有性。

2.办公自动化系统运用发展展望
经过改革开放后多年的信息化发展研究，自动化系统的科技运用已经取得了一些显著成绩，但同时也面临着很多问题。

自动化办公系统也还有许多难关尚未“攻克”这些问题主要包括以下三个方面：第一，经济发展程度不同与传统行业对于自动化的科技成果的轻视造成一些地域、行业发展程度不平衡；第二，我们的科技水平尚处在一个需要突破的时期，在发展内容上还有许多局限性；第三，安全方面还存在漏洞。

虽然这些问题切实存在，但办公自动化系统的建设依旧有着重要的进步意义，帮我们解决了日常工作中的许多难题，需要我们以发展的眼光去看待。

例如，对于督办系统的建设，在完善督办系统的管理机制时，可以对督查督办的事务做到有序化的管理，促进督办事项落到实处、督办问题尽快解决、齐抓共管上行下效，将及时整理出的领导指示纳入办公自动化的公文管理系统，使得督办工作做到无缝对接和有序跟进。

督办系统的功能得到充分的发挥，对于促成办公自动化系统的升级和对于铁路运输行业的建设完善有着重要的意义，也具有极好的发展前景。

办公自动化系统正处于势头正盛的发展期，但与此同时也注意促进其资源更合理的配置，减少人工因素的参与和影响，让工作人员在实际的工作中提高警惕，严防漏洞，通过不断的进步完善来达到，实现在信息高速路上“高歌猛进”目的。

三、结束语
伴随国家经济飞速发展，铁路运输行业的信息自动化也经历了一个从无到有，一步一步发展壮大的过程。

自动化办公系统的使用给从业者带来的便利不胜枚举，但自动化发展是一个不断进步的过程，还有着一系列问题需大家继续探索、改进才能得到稳步提升，并取得更为瞩目的成就。

参考文献
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