时间管理TM[1]

2020/11/16
时间管理TM[1]
4. 处理会议
l 每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主持, 你应鼓励发言和要求言之有
物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作
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改善拖延方法
建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到” 设立目标 找出与自己相关的地方- 对自己的好处 储蓄时间全力再战 自我奖励 设立完工期限 时刻提醒自己事情的重要性 有充分的准备, 才会把事情做好 时间就是金钱
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时间管理概念
l 减少时间的浪费 l 有效地完成既定目标
实现时间的价值
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时间管理的错误观念
l 时间管理只是常识，只要我把工作做好， 我 的时间管理应该还不错
l 我在压力下表现较好， 时间管理会令我失去 我的优势
可以看到的地方
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改善工作环境
l 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 l 利用文件夹来将不同的文件归档
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2. 归档
l 所有的文件和书信应只分成三类:
马上处理 只作参考
归档
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社会的最底层，抱怨整个世界
60％目标模糊
社会的中下层面安稳地生活与工作
10％有清晰但较短期的目标 成为各行业的专业人士
3％有清晰且长期的目标 成为社会各界的顶尖人士
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长期目标:
l 个人目标- 是否有关于健康, 休闲和营养等的目标?
l 事业目标
长期的目标应该是 可以鼓励自己和推动自己!!!
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哲学家这样说：
“时间是物质运动的顺序性 和持续性，其特点是一维性，是一 种特殊的资源。”
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时间的四项独特性
供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得
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要懂得管理自己， 首先要认识自己
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3. 如何处理电话/ 电邮
l 如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并 说明事情的严重性, 以确保对方回电
l 打电话之前, 要把事情重点写下来 l 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给
对方先看, 减少详细解释的时间 l 备有有关文件 l 自设时限
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短期目标
➢ 项目计划( 例如推行 – 新系统) ➢ 日常运作计划 ➢ 每周的行事安排 ➢ 每日的需要完成的工作
短期的目标应该是现实的!
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确定目标
l Specific - 明确的 l Measurable - 可以量度的 l Achievable - 可以达成的 l Realistic - 实际可行的 l Time Bound - 有时间性的
设定目标
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为什么需要目标？ 目标是行动的导航灯!
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为什么需要目标？
成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。 －－美国潜能大师伯恩·崔西语
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5. 授权(善用他人的时间)
授权的定义和原因 l 委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它
通常与一个经理的责任以及决策权利有关 l 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 l 委派授权可以增强一个经理的聪明才智
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Baidu Nhomakorabea 1. 你的工作环境
l 你的工作环境是怎么样? l 有什么方法令你的工作环境可以令你感到
愉快和增加效率?
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改善工作环境
l 将所有可以吸引你视线的东西全挪开 l 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话,
时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..) l 将你要用的器材放在容易找到的地方 l 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头
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四象限原则
重要
重要、紧急 重要、不紧急
紧急
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不重要、紧急
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不重要、不紧 急
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区分优先工作
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理想的工作时间表
1/ 要有正面的工作态度
2/ 留意自己的表现曲线
3/ 预留自己安静的时间
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归档系统
l 一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW l 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE l 一些你需要归档的文件 - FILE l 有空才阅读的书本 - READ l 需要传阅的文件 - PASS ON l 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS
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订立目标 妥善计划 分配时间 权衡轻重 学会借力 自我约束 持之以恒
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3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
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4./利用工作日志
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时间的“20/80”定理(效率原则)
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以行动配合计划
将目标写下来 - 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 – 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下
完成日期及排列优先次序
6. 要懂得说不
l 说不应该是有礼貌 l 要给对方的清晰的解释 l 给对方另外的选择和建议
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7. 处理拖延心态
l 为什么我们会拖延?
不知道如何或从何入手 不知道为什么要做? 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励 没有迫切性 找借口 过分忧虑 忙碌过后
时间估计 – 每项的行动需要多长时间? 灵活性 – 有没有预留时间给不可估计的突发事情 时间表 – 什么时候处理什么事项？
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立 即 行 动!
1/改 变 你 的 习 惯 － 行为科学研究表明：一个人一
天的行为只有5％是属于非习惯性的， 而95％的行为都是习惯性的。
江山易改，本性难移 !
性格决定命运 !
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立即行动!
2/ 修 正 你 的 态 度 － 时光对有些人像张
满的风帆，而对另一些人 却像爬行的蜗牛。
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怎样可以增加 你的生产力?
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为什么需要目标？
哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一 群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ： 27%的人没有目标 60％目标模糊 10％有清晰但较短期的目标 3％有清晰且长期的目标
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为什么需要目标？
25年后调查发现 ：
27%的人没有目标
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什么是时间杀手?
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时间杀手的分类
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时间杀手的分类
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人最容易掉进的时间陷阱
l 工作欠目标， 优先次序不明确 l 危机管理能力薄弱 l 多项工作须同时进行 l 自我组织问题 l 外界骚扰 l 无力拒绝要求 l 不能有效授权 l 拖延工作
工作时间, 勾勒出“ 理想工作时间表” 以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这
三块积木为基础, 想好一天的计划
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TO DO LIST - 执行事项清单
l 每天做 l 每天同一时间做 l 将优先次序写下 l 将最重要的事情写下
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l 我有使用计事本和行事历，这还不够吗？
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时间管理的基本原则
l
1、明确目标
l
2、有计划、有组织地进行工作
l
3、分清工作的轻重缓急
l
4、合理地分配时间
l
5、与别人的时间取得协作
l
6、立即行动、持之以恒
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如果没有目标 l 命中是偶然的，打不中是必然的！
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订立计划
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订立计划以掌握时间
运用企划的概念- 拟定计划 订好长期目标, 以及的短期目标 根据目标的轻重, 安排优先次序 搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效 的
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时间的概念
l “时间就是效率” l “时间就是金钱” l “时间就是生命” l “一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”
最成功和最不成功的人一样，一天都只有 24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥 有的24小时 。
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我们可以怎样赢得每一分秒?
利用交通时间 与运动同行 避开繁忙时间 车上观察构思 车上看书
出差外游 收集情报 计划构想 寓工作于娱乐
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总结
l 时间管理应当是抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯